مستند سازی عملکرد سازمانی


مستندسازی عملکرد منظور از مستند سازی، تهیه مجموعه اسناد و مدارکی است که سیر تکوین و تحقق یک فعالیت از شروع تا خاتمه آن و چگونگی بهره­‌ برداری و نگهداری را، با تحلیل و ارزیابی مرتبط نشان می دهد.

مستند­ سازی با قصد ایجاد حافظه سازمانی انجام می گیرد و به معنی جمع ­آوری، سازماندهی، پالایش و انتقال اطلاعات ارزشمند است که به دلایل گوناگون درخطر از دست رفتن هستند. علاوه بر این، مستندسازی از جمله اموری است که منجر به روشن شدن وقایع گذشته می شود.( لطیفیان، احمد و هما مولوی، ۱۳۹۴)

در واقع مستند سازی ابزاری است که امکان استفاده و بکارگیری از تجربیات فردی و گروهی را جهت توسعه سازمانی فراهم می­ سازد و به عنوان کلید مدیریت دانش محسوب می ­گردد که شامل فرایند شناسایی، گردآوری و در دسترس عموم قراردادن سوابق یا اسناد موجود از قبیل مکاتبات، فایل های کامپیوتری، تصاویر و ... می باشد که دارای ارزش تاریخی نیز می باشند.

یکی از روش­های مهم کسب دانش و بهبود عملکرد در هر سازمان" تجربه" است. تجربه، تصویری تاریخی ایجاد می­ کند که به کمک این تصویر می ­توان شرایط و اتفاقات جدید را مشاهده و درک کرد. دانش ناشی از این تجربیات، نقشی آشنا در ذهن به وجود می ­آورد که با استفاده از آن می­ توان بین آنچه که اکنون در حال شکل گرفتن است و آنچه که قبلاً اتفاق افتاده ­است ارتباط برقرار کرد. کسانی که قادر به یادآوری این تجربیات نیستند ممکن است بار دیگر با همان مشکلات مواجه شوند.

آموختن از تجربیات یکی از مهارت­های کلیدی و همچنین ازروش­های موثر کسب دانش در سازمان­های یادگیرنده می­باشد لذا قدم اول در استفاده از تجربیات دیگران، مستند سازی این تجارب می­ باشد.

منظور از مستند سازی تجربیات، مستند سازی همه عواملی است که بر اتخاذ و اجرای تصمیمات تشکیل دهنده تجربیات موثر بوده است.

 

برخی از ویژگی­ها و اصول مستند سازی عبارتند از:

  • مشخص بودن هدف؛ یک تجربه مستند شده خوب، باید از ابتدا هدف را بصورت روشن بیان دارد.
  • بالا بودن فرصت های یادگیری از آن
  • داشتن قدرت انعطاف؛ یعنی برای خوانندگان در سطوح مختلف مناسب باشد.
  • دارا بودن ساختاری مناسب، موجز و روشن
  • دارا بودن حالتی واقعی؛ برای این کار باید از نقل  قول ها، جداول، نمودارها و ...کمک گرفت.
  • عدم وجود قضاوت ذهنی
  • وجود دیدگاه­ها و قضاوت­های شخصی افراد درگیر در تجربه

 

مشکلات ناشی از عدم مستندسازی

  • عدم تجربه‌اندوزی و استفاده از تجارب دیگران؛ در نتیجه عدم ایجاد ارزش افزوده
  • عدم بهینه‌سازی کارها و پیشرفت در امور
  • عدم به روزرسانی قوانین و رویه‌ها و در نتیجه قدیمی و از رده خارج شدن‌ آن­ها 
  • ایجاد روحیه انحصارطلبی و گسترش این روحیه
  • پاسخ‌گو نبودن مسئولین اجرایی

پیتر دراکر(پدر علم مدیریت نوین) درمورد اهمیت مدیران، بیان می­ کند:

" همانطور که درختان از سر فاسد می­ شوند و از بین می­ روند یک سازمان هم زمانی دچار اضمحلال و نابودی می­ گردد که مدیر آن سازمان توانایی مدیریت را نداشته باشد."

در تأیید نکته فوق می ­توان بیان نمود که همه­ ی مدیران برای یادگیری از اشتباهات قبلی خود، ارزش قائل می­ شوند. این برای مدیران موفق ضروری است که دریابند چه کارهایی غلط انجام شده اند، پیامدهای آن چه بوده ­است و چگونه از شرایط مشابه در آینده اجتناب کنند. بنایراین مستندسازی تجربه مدیران در هر سازمانی از اهمیت بسزایی برخوردار است.

" یک تجربه خوب شبیه به پیچ گوشتی است" کاربرد اصلی مشخص است ولی کاربردهای وسیع تری هم دارد.

 

مستند سازی عملکرد، دستاوردها و نتایج شگرف و متعددی دارد که موجب بهبود عملکرد سازمان  شده و  منافع ویژه ای را برای آن تأمین خواهد کرد:

 

منافع مستند سازی عملکرد برای سازمان:

  • فراهم آمدن زمینه ثبت، گسترش و آموزش فرهنگ سازمان به نسل های بعدی کارکنان و مدیران
  • ثبت تاريخي، تحليلي و علمي تجارب، موفقيت­ها، دستاوردها، مراحل رشد و ساير رويدادهاي تعيين كنندة سازمان
  • مستندسازی مشکلات و تنگناها؛ برنامه ریزی بر اساس آنچه سازمان نیازمند آن است و ارائه راه حل های کاربردی برای حل مشکلات و تنگناهای سازمان
  •  نگهداری سابقه در مورد موضوعات مهم مربوط به فعالیتهای گذشته
  • حفظ منابع اطلاعاتی مورد استفاده در طرح یا پروژه؛ منابع اطلاعاتی که با توجه به اهداف پروژه مورد بررسی قرار می گیرند چنانچه در هر مرحله مستندسازی شود از دوباره کاری جلوگیری می کنند و باعث تکمیل آمار و اطلاعات دوره بعد می شود.
  • استفاده از مستندات به عنوان مرجع
  • انجام مرحله جمع‌آوری داده‌ها و آماده‌سازی سیستم‌ها برای اتوماسیون و در نتیجه صرفه‌جویی هنگفت در زمان و هزینه‌های مادی

منافع مستند سازی عملکرد برای مدیران:

  • آشکار کردن نقص ها و نیازهای آماری و اطلاعاتی
  • ابزاری برای خلق نظریه های بومی مدیریت
  • قادر ساختن افراد به بررسی کنترل کیفیت برنامه های اجرا شده
  • فراهم شدن زمینه بروز رویدادهای گذشته و امکان ارزیابی علمی نقاط قوت و ضعف سازمان
  • تطابق هزینه‌های حقیقی با هزینه‌های برآوردی
  • امكان به اشتراك گذاشتن منابع آموزش
  • امکان محاسبه و تحلیل شاخص های عملکردی فرایند

منافع مستند سازی عملکرد برای کارکنان:

  • جلوگیری از پراکندگی، تکرار فعالیت ها و جلوگیری از انجام دوباره مطالعات در کارهای مشابه
  • ابزاری برای الگو برداری از بهترین تجربیات
  • افزایش بهره‌وری کارکنان
  • افزایش دقت و کاهش خطاها واشتباهات
  • پاسخگویی هر یك از افراد/گروه‌ها در مقابل مجموعه فعالیت خود
  • امکان شناسایی فرایندهاوتعامل بین آنها
  • بهبود ارتباطات وشفاف سازی؛ انتقال لایه لایه‌ی اطلاعات بین همکاران سازمانی، افزایش سطح آگاهی و تخصص کارمندان

لطفاً جهت دریافت شرح خدمات و برنامه اجرایی شرکت یسنا پارس جهت مستند سازی عملکرد در سازمان شما، پرسشنامه ذیل را تکمیل
و از طریق ایمیل info@yesnapars.com یا نمابر 33800032-051 ارسال نمایید.


دانلود فایل پرسشنامه درخواست مستند سازی عملکرد

 

Join our periodical literature


پیغام شما با موفقیت ارسال شد

لطفا ایمیل را وارد کنید