مشاوره مدیریت پروژه دارایی ارزشمندی برای هر سازمانی است. چرا که ذینفعان یک پروژه را قادر می‌سازد تا ناکارآمدی‌ها را در فرآیندها و جریان‌های کاری شناسایی و اصلاح کند. وظایف مشاور در مدیریت پروژه اغلب شامل مدیریت چندین پروژه مختلف به طور همزمان است که می‌تواند ابتکارات گسترده شرکت یا پروژه‌های تجاری خاص باشد.
در این مطلب، ما به شما ایده روشنی از مشاغل مشاوره مدیریت پروژه، مسئولیت ها، روند حقوق و مهارت‌های مورد نیاز برای تبدیل شدن به یک مشاوره در مدیریت پروژه موفق می‌دهیم.
مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه چیست؟
قبل از اینکه به مشاوره مدیریت پروژه بپردازیم ابتدا بهتر است به مفهوم مدیریت پروژه بپردازیم. مدیریت پروژه شامل برنامه ریزی و سازماندهی منابع یک شرکت برای حرکت دادن یک کار، رویداد یا وظیفه خاص به سمت تکمیل است. این امر می‌تواند شامل یک پروژه با ددلاین یا یک فعالیت مداوم باشد. منابع مدیریت شده شامل پرسنل، امور مالی، فناوری و مالکیت معنوی است.
مدیریت پروژه اغلب با زمینه هایی در مهندسی، ساخت و ساز و اخیراً مراقبت های بهداشتی و فناوری اطلاعات (IT) مرتبط است، که معمولاً دارای مجموعه‌ای پیچیده از مؤلفه‌ها هستند که برای ایجاد یک محصول کارآمد باید به صورت مجموعه ای تکمیل و مونتاژ شوند.
صرف نظر از صنعت، وظایف مدیر پروژه تقریباً در همه موارد مشابه است: از جمله این وظایف می‌توان به تعریف اهداف و مقاصد پروژه و تعیین اجزای مختلف پروژه چه زمانی و توسط چه کسی باید تکمیل شوند اشاره کرد. آن‌ها همچنین بررسی‌های کنترل کیفیت را ایجاد می‌کنند تا اطمینان حاصل شود که اجزای تکمیل شده از استاندارد خاصی برخوردار هستند.
مشاوره مدیریت پروژه، دانش و مهارت‌های تخصصی را به ارمغان می‌آورد که کسب و کارها را برای تصمیم گیری آگاهانه در طول چرخه عمر پروژه، از مرحله برنامه ریزی تا تکمیل، توانمند می‌سازد. مشاوره مدیریت پروژه نه تنها مسئول اجرای طرح‌های مدیریت پروژه برای اجرای موفقیت آمیز پروژهها است، بلکه نسبت به تحویل به موقع پروژهها در چارچوب بودجه و منابع تخصیص یافته نیز پاسخگو می‌باشد.
نقش مشاوره مدیریت پروژه علاوه بر ایجاد استراتژی مدیریت پروژه، رسیدگی به امور مالی و استفاده مؤثر از منابع، تعدادی مسئولیت دیگر را نیز به همراه دارد. اینها شامل نظارت بر تیم مدیریت پروژه، هماهنگی با ذینفعان مهم، شناسایی ریسک‌های پروژه و ایجاد راه حل‌های خلاقانه است که اهداف سازمانی را پیش می‌برد.
به طور معمول، یک مشاوره مدیریت پروژه، داده‌های حیاتی کسب و کار را برای شناسایی ناکارآمدی‌ها و روندها در پروژهها تجزیه و تحلیل می‌کند، که از بروز مشکلات جلوگیری کرده و اجرای یکپارچه پروژه را ممکن می‌سازد. ایجاد و اجرای برنامه‌های اضطراری، تعریف نقشه راه و ارائه توصیه‌های دوره‌ای نیز از وظایف رایجی است که تحت نقش مشاوره مدیریت پروژه قرار می‌گیرد.
برای مطالعه بیشتر: کنترل پروژه چیست و چه تفاوتی با مدیریت پروژه دارد؟
انواع خدمات مشاوره مدیریت پروژه
یک مشاوره مدیریت پروژه باید دانش کافی در مورد ابزارها و تکنیک‌های مورد نیاز برای اجرای کارآمد و مقرون به صرفه پروژهها داشته باشد. علاوه بر این خدماتی که مشاور در مدیریت یک پروژه ارائه میدهد راه حل‌ها و پیاده سازی آن در سازمان با هدف بهبود فرآیندها و عملکرد سازمانی در زمینه مدیریت پروژه است. این خدمات شامل طیف گسترده‌ای از اقدامات عارضه یابی نظام مدیریت پروژه، استقرار دفتر مدیریت پروژه، ارزیابی بلوغ سازمانی، استقرار PMIS سازمان و… میشود. خدمات مشاوره ذکر شده در بالا متناسب با شرایط و نیاز سازمان ارائه می‌گردد. سایر خدمات مشاوره مدیریت پروژه به شرح زیر است:
- استقرار سیستم یکپارچه کنترل پروژه و برنامه ریزی
- طراحی و استقرار دفتر مدیریت پروژه (PMO)
- استقرار متدولوژی مدیریت پروژه بر اساس استاندارد بین المللی PMBOK
- ارزیابی بلوغ سازمانی در مدیریت پروژه بر اساس OPM3
- عارضه یابی نظام مدیریت پروژه و ارائه راهکارها
- استقرار نظام مدیریت سبد پروژه یا Portfolio Management
- ارزیابی ریسک‌های پروژه و مدلسازی آن‌ها
- استقرار نرم‌افزارهای کنترل و مدیریت پروژه
خروجی‌های مورد انتظار
مشاوره مدیریت پروژه خدماتی که ارائه میدهد تحت نظارت یک مدیر پروژه متخصص همراه با اعضای تیم پروژه است. ابتدا نیازمندی‌های کارفرما بررسی شده و سپس پروپوزال و شرح خدمات به وسیله مشاور مدیریت به کافرما تحویل داده میشود. در طی جلسات گام‌‌های اجرایی به طور دقیق به اطلاع کارفرما رسانده میشود و پس از تایید کارفرما، تیم پروژه شروع به اجرای موارد مورد توافق در سازمان کارفرما می‌کنند.
در طی اجرای پروژه فازهای مختلف طبق برنامه زمان بندی انجام می‌‌شوند. هر فاز در پایان آن، گزارش‌‌ها به همراه پیشنهادهای مدیریتی برای کارفرما ارائه میشود. پس از استقرار و اطمینان از صحت عملکرد تمامی فرآیندهای طراحی شده مدیریت پروژه در اختیار سازمان قرار می‌گیرند و کارکنان سازمان جهت استفاده اثربخش از فرآیندهای توسعه داده شده یا نرم افزارها، آموزش‌‌های لازم را خواهند دید. و در آخر پس از اتمام خدمات مشاوره، سازمان کارفرما همچنان مورد حمایت اعضای تیم پروژه قرار خواهد گرفت.
برای مطالعه بیشتر: مدیریت راهبردی چیست؟
استانداردهای مورد استفاده
انتخاب استاندارد و یا چارچوب مناسب یکی از مهم‌ترین اقداماتی است که برای مدیریت یک پروژه باید انجام شود. تا کنون استانداردهای متنوعی جهت کمک به مدیریت پروژه تعریف شده اند. هر کدام از استانداردها بر طبق نوع آن ها، میزان پیچیدگی و شرایط محیطی پروژه، ساخته شده اند. به همین جهت یکی از چالش‌های به وجود آمده برای مدیران پروژه، انتخاب استاندارد مناسب و منطبق کردن پروژه بر آن است.
این استانداردها جهت دستیابی به اهداف پروژه برنامه ریزی شده‌اند و از پروژه‌ای به پروژه دیگر متفاوت است اما اهداف آن‌ها جهت تکمیل پروژه در بازه زمانی معین با استفاده از منابع اختصاص یافته معمولاً یکسان است.
تعیین استاندارد مناسب برای مدیریت پروژه
استانداردهای تعیین شده توسط مشاوره مدیریت پروژه باید بتواند فعالیت‌های کلی پروژه را به وضوح تعریف و نیازهای خاص پروژه ها را مشخص نماید. نکته‌ای که باید برای این استانداردها در نظر داشت این است که جزئیات کافی را ارائه دهند تا اطمینان حاصل شود که همه اعضای تیم می‌توانند اهداف پروژه را شناسایی کرده و به دنبال تحقق آن باشند. این استانداردها باید تا حد امکان همه افرادی را که می‌تواند در الزامات عملکردی یک پروژه مشارکت داشته باشند، درگیر کند.
از ویژگی‌های استانداردهای پروژه این است که بتواند کلیه سیستم مدیریت پروژه، شایستگی‌‌ها و محدودیت‌‌های آن را در نظر بگیرد، اهداف پروژه را تعریف، سامانه اطلاعاتی را با شناسایی اهداف پروژه ساماندهی و همچنین برای ایجاد شبکه سیستم برای نظارت و کنترل کارآمد پروژهها برنامه‌ریزی کند. هر چه این استانداردها دقیق‌تر باشد موجب افزایش بهره وری اعضای تیم میشود و به همه‌ی اعضای تیم اجازه میدهد تا اهداف پروژه را بهتر بشناسند.
برخی از سازمان‌ها هستند که چندین پروژه را مدیریت می‌کنند این گونه سازمان‌ها باید جهت هماهنگی و مدیریت پروزه‌های مختلف، استانداردهای مدیریتی را وضع کنند. استانداردهایی که در این شرایط سازمان‌ها باید وضع کنند این است که ابتدا پروژهها را اولویت بندی کنند و سپس استفاده از منابع و به روز رسانی‌ها و گزارش‌های پروژه را تشریح کنند.
برای مطالعه بیشتر: مدیریت استراتژیک چیست؟
از دیگر ویژگی‌های استانداردهای مدیریت پروژه شامل:
- ضروریات تضمین کیفیت
- برنامه مدیریت ریسک
- تمهیدات امنیتی
- تکنیک‌های تست
- مستندات و الزامات پروژه
خدماتی که یسنا در حوزه مدیریت پروژه ارائه می‌کند
شرکت تحقیق و توسعه یسنا پارس با ارائه خدمات در حوزه مدیریت پروژه به دیگر سازمان‌ها و شرکت ها، می‌توان گامی موثر در جهت نیل به اهداف پروژه برداشت.
- خدمات این حوزه عبارتند از:
- طراحی و استقرار سیستم و دفتر مدیریت پروژه
- مکانیزاسیون سیستم مدیریت پروژه
- تهیه و تدوین برنامه زمانبندی، ساختار شکست کار و هزینه ها، بودجه پروژه و بروز رسانی آن
- کنترل و ارزیابی وضعیت پروژه و ارائه گزارشات کاربردی ادواری متناسب با نیاز ذینفعان
- تهیه و تدوین لایحه تاخیرات
- تهیه برنامه کیفیت پروژه و کنترل ادواری
- تهیه برنامه ریسک پروژه
- ارائه راه کارهای هوش تجاری
برای مطالعه بیشتر: هوش تجاری چیست و چگونه به کسب و کار شما کمک می‌کند؟
معرفی نرم افزار مدیریت پروژه یسنا
نرم‌افزار مدیریت پروژه مپ طبق استانداردهای PMBOK – Sixth Edition) 2017) و ISO21500:2012 در جهت ایجاد یک بستر جامع برای کنترل پروژه طراحی و ارائه شده است. دامنه استفاده از این نرم افزار در زمینه مدیریت پروژه منحصر به نوع یا سطح خاصی از پروژه نیست و طیف وسیعی از انواع پروژهها را در بر می‌گیرد. به عنوان مدیر ارشد یک سازمان پروژه محور و یا به عنوان مدیر پروژه‌ای که یک یا چند پروژه را در دستور کار خود دارید، با کمک این پلتفرم نرم افزاری می‌توانید موفقیت پروژه‌های خود را با توجه به اهداف و انتظارات تعیین شده تضمین کنید. ادغام استانداردهای بین المللی مدیریت و کنترل پروژهها همراه با اجرای موفق پروژه ها، ارزیابی در سطح استانداردهای بین المللی را فراهم می‌کند و اجرای پروژهها را می‌توان با استناد به تجربیات موفق جهانی و دیدگاه منطقی در اجرا پیوند داد.
نرم افزار جامع مدیریت پروژه مپ توانایی مدیریت در حوزه‌های مختلف را دارد و به مدیران پروژه این فرصت را میدهد تا از آن برای مدیریت پروژه یا مدیریت پورتفولیو پروژه استفاده کنند و موفقیت پروژه‌های خود را با توجه به اهداف و انتظارات تعیین شده تضمین کنند. ماهیت چند زبانه پلت فرم نرم افزار محدودیت جغرافیایی استفاده از آن را نیز از بین برده است. نقاط تمایز فراوان این نرم افزار با سایر نرم افزارهای مطرح داخلی و خارجی مدیریت پروژه، برگ برنده دیگری برای این محصول دانش بنیان است.
برای مطالعه بیشتر :آشنایی با نرم افزارهای برتر مدیریت پروژه
