یکی از راه‌های کاهش هزینه در سازمان‌ها استقرار نظام مدیریت فرایند (BPM) است. این موضوع را با یک مثال بررسی می‌کنیم. تجربه‌ی مخاطبان سازمان‌های بزرگ دولتی و خصوصی نشان می‌دهد در برخی موارد هیچ راه ارتباطی در سازمان پاسخگوی ارباب رجوع نیست و این موضوع باعث سردرگمی و نارضایتی مشتریان و مخاطبان می‌شود. بعضا حتی مسیر و فرایند مشخصی برای اعتراض و ثبت شکایت در سازمان‌ها طراحی نشده است. مثال دیگر این چالش می‌تواند در یک سازمان صنعتی  یا در یک مرحله از خط تولید محصول به شکل یک گلوگاه نشان داده شود و این مسئله باعث اتلاف زمان و هزینه می‌شود. مثال‌های زیادی مانند موارد بالا در سازمان‌ها وجود دارند که چالش و عارضه‌ی اصلی آن در ضعف یا فقدان فرایندهای استاندارد در سازمان‌هاست که راهکار اصلی آن تدوین نظام مدیریت فرایند است.

مطالعه بیشتر: مدیریت استراتژیک چگونه به رشد سازمان کمک می‌کند؟

به کار بردن واژه‌ی فرایند، تلویحاً به این نکته اشاره دارد که یک کار مشخص، چارچوب و روند و تعریف شفافی دارد و همواره باید بر اساس یک متغیر از پیش تعیین شده، انجام شود. فرایندهای کسب وکار، مجموعه‌ای از فعالیت‌ها هستند که یک یا چند ورودی دارند و خروجی آنها برای مشتری فرایند، ارزش ایجاد می‌کند. به هم پیوستگی و یکپارچکی فرایندها شرایط را برای خلق یک سازمان چابک با کمترین اتلاف و نارضایتی را به همراه خواهد آورد.

سوال اصلی اینجاست که با مواجهه با چه چالش‌هایی باید به دنبال استقرار نظام مدیریت فرایند باشیم ؟

در پاسخ باید گفت بررسی‌ها نشان داده است که شایع‌ترین عارضه‌های سازمانی که نتیجه‌ی فقدان و یا ضعف سیستم فرایندی یک سازمان محسوب می‌شود به شرح ذیل می‌باشد. به عبارتی اگر موارد ذیل در سازمان شما مشاهده می‌شود راهکار پیشنهادی ما استقرار نظام مدیریت فرایند می‌باشد:

• اگر در سازمان شما منابع و زمان زیادی برای انجام امور تلف می‌شود.
• اگر در سازمان شما شفافیت به عنوان نقطه‌ی ضعف سازمان تلقی می‌شود.
• اگر قدرت کنترل امور برای مدیران سازمان به یک چالش تبدیل شده است.
• اگر در سازمان شما بی‌نظمی مشهود است
• اگر در سازمان شما کارها و اقدامات به صورت سلیقه‌ای انجام می‌شود.
• اگر در سازمان شما دوباره‌کاری به صورت تکرار شونده رخ می‌دهد
• اگر ذینفعان شما از همکاری با سازمان احساس رضایت ندارند.

مطالعه بیشتز: راهنمای جامع تدوین برنامه استراتژیک

دستاوردهای نظام مدیریت فرایند بسیار زیاد و کاملا چشم‌گیر است.دلیل این موضوع جامعیت فرایندهای سازمان و نفوذ آن در تمامی لایه‌ها می‌توان دانست. از طرفی سازمان‌هایی که به یک سیستم مدیریت فرایند علمی و اصولی مجهز شده باشند تاب‌آوری بالایی در شرایط عدم قطعیت دارند. وقتی نگاه فرایندی به سازمان یا کسب وکار داریم، می‌توانیم مکانیزم‌هایی را برای کنترل اجرای صحیح هر فرایند تعریف و تعبیه کنیم. همچنین می‌توانیم کارایی و اثربخشی فرایندها را بررسی کرده و برای بهبود فرایندها برنامه بهبود یا به اصطلاح ( Process Improvement) تنظیم کنیم.
 

مدیریت فرایندهای سازمان می‌تواند به عنوان یک ابزار توانمند برای مشاوران کسب و کار و سازمان تلقی گردند. با نگاه فرایندی، مشاوران می‌توانند عارضه‌ها یک کسب و کار را به شکلی دقیق‌تر انجام دهند و مدیران می‌توانند پروسه‌های تحول سازمانی را در قالب مهندسی مجدد BPR طراحی و اجرا کنند.

تعریف شاخص‌های کلیدی برای ارزیابی فرایندهای سازمان مهم‌ترین خدمتی است که شرکت یسنا پارس در زمینه مشاوره تدوین نظام مدیریت فرایند می‌تواند در اختیار مدیران قرار دهد. شاخص‌ها باید با نگاه فرایندی تدوین شوند. نگاه فرایندی می‌تواند به شما کمک کند تا شاخص‌های درست و مناسب را تشخیص داده و آنها را در گلوگاه‌ها و نقاط کلیدی فرایندهای مختلف ثبت و اندازه‌گیری کنید. به طورکلی مهم‌ترین دستاوردهای استقرار نظام مدیریت فرایند به شرح ذیل می‌باشد:

• کاهش زمان چرخه برنامه‌ریزی و گزارش‌دهی در سازمان‌ها و بهبود تعاملات با سازمان‌های بالادستی
• تأثیرگذاری مستقیم بر ارتقاء کیفیت کالا و خدمات
• کاهش نرخ اشتباهات در عملکرد کارکنان و معاونت‌های سازمان (کاهش اشتباهات فردی و سازمانی)
• حفظ مشتریان و افزایش رضایت ارباب رجوع و کارکنان 
• اقدام بر اساس استانداردها و منطبق بر مقررات و قوانین شرکت 
• کاهش زمان لجستیک و تحویل کالا در شرکت‌های تولیدی
• بهبود پاسخگویی و عملکرد سازمان در ارائه خدمات به مشتریان و ذینفعان
• ارتقاء مکانیزم‌های گزارش‌دهی سازمان
• کمک به اتوماسیون‌سازی و الکترونیکی کردن فرایندها و حذف کارهای دستی و کاغذی
   

ما در دپارتمان مشاوره مدیریت یسناپارس، برآنیم تا مشاوره‌های مدیریتی مورد نیاز شما را با شیوه‌های متناسب ارائه نماییم تا بتوانید نظام مدیریت فرآیندهای کسب و کار را به صورت اصولی در سازمان‌تان مستقر نمایید و در نهایت از مزایای استقرار این سیستم بهره‌مند شوید.

 خدمات مشاوره استقرار نظام مدیریت فرآیندهای کسب و کار با دو روش ذیل ارائه می‌گردد:

مشاوره به صورت منتورینگ (مربی‌گری):

در این روش ارائه خدمات مشاوره به نحوی است که بتوانید با شناخت کامل و علمی از موضوع و استفاده از دانش و تجربیات و توصیه‌های تیم مشاور به صورت جلسات حضوری، آنلاین و تلفنی و بهره‌گیری از مستندات آموزشی مانند کتاب، جزوه، ویدئو و ... مراحل و گام‌های استقرار نظام مذکور را در سازمان‌تان اجرا نمایید.

مشاور و مجری (تولید محتوا):

در این روش ارائه خدمات مشاوره با محوریت تولید محتوای بومی و متناسب با نیاز شما توسط تیم مشاوره انجام می‌شود و پس از آن تیم مشاور با همکاری شما، کلیه اقدامات متناسب با محتوای تولید شده را جهت جاری‌سازی سیستم تا رسیدن به نتیجه مطلوب برنامه‌ریزی و اجرا می‌نماید.

در صورت تمایل به بهره مندی از خدمات تیم مشاوره یسنا پارس در استقرار نظام مدیریت عملکرد کارکنان لطفاً با تکمیل پرسشنامه و ارسال آن از طریق فرم ذیل، درخواست خود را ثبت نموده تا متعاقب آن کارشناسان ما پیشنهاد شرکت را متناسب با نیاز شما تهیه و ارسال نمایند.

دانلود فایل پرسشنامه درخواست تدوین و استانداردسازی شاخص­های ارزیابی