منشور پروژه چیست؟
منشور پروژه (PC )سندی است که توسط آغازکننده یا حامی پروژه تهیه شده و به طور رسمی موجودیت پروژه را اعلام می کند و به مدیر پروژه اختیاراتی مانند استفاده از منابع سازمان را می دهد.
این سند به مدیر پروژه اجازه می دهد تا قدرت خود را در اختیار شما قرار دهد و به افراد و ذینفعان پروژه، لزوم و فواید کلی تعریف پروژه، مدت زمان مورد نیاز تا اتمام پروژه، هزینه ها و منابع مورد نیاز آن را توضیح دهد.
منشور پروژه هدف و خط مشی اجرای یک پروژه را نشان میدهد لذا بسیار دقیق و منطبق با حقایق تهیه می گردد بر همین اساس به ندرت اصلاح می شود و چنانچه منشور پروژه ای حین اجرای پروژه دستخوش تغییرات و یا اصلاحیه گردد می بایست به ماهیت و اعتبار آن پروژه شک کرد.
اجزا و بدنه اصلی منشور پروژه
- اهداف پروژه: اسناد مرتبط مبنی بر تشریح اهداف کلان و لزوم و دلایل اجرای پروژه
- ذینفعان و افراد درگیر در پروژه: معرفی کلیه افرادی که به طور مستقیم تحت تأثیر پروژه قرار می گیرند و نیاز به اطلاع از روند پیشرفت پروژه دارند. همچنین معرفی افرادی که در روند اجرای پروژه نقش دارند.
- الزامات اساسی: شناسایی و برآورد منابع لازم برای دستیابی به اهداف پروژه
- موانع و محدودیت های پروژه: معرفی و شناسایی ریسک های کلان و موانع و مشکلات احتمالی و تنگناهای موجود در مسیر اجرای پروژه
- ارتباطات و روابط: مشخص شدن شیوه ارتباط مدیر پروژه با صاحبان پروژه، شرکت کنندگان، افراد درگیر در پروژه و ذینفعان مرتبط از طریق پروژه
- نقاط عطف پروژه: مشخص شدن تاریخ شروع و اتمام پروژه همچنین تاریخ کلیه نقاط و فاز های اجرایی مهم در پروژه
- تحویل شدنی های پروژه: معرفی و مشخص شدن کلیه اسناد، محصولات، فرآیندها یا خدمات خاصی را که پروژه پس از اتمام ارائه می دهد.
دلایل استفاده از منشور در پروژه
منشور پروژه در یک شرکت بزرگ ممکن است یک سند چند صفحه ای باشد که پس از تصویب یک پروژه، مورد تأیید قرار گرفته شود. در مورد یک شرکت کوچک هم منشور پروژه می تواند فقط چند پاراگراف با نکات برجسته و مهم در پروژه به انضمام امضای مدیریت شرکت باشد.
در واقع منشور پروژه یک تصویر بزرگ از پروژه را در میان سهامداران کلیدی به نمایش می گذارد. این مهم است که ساختار و دید مشترک از پارامترهای اساسی برای همه یکسان باشد، مخصوصا در مرحله اولیه پروژه، زمانی که موارد مبهم زیادی وجود دارد. همچنین کلیه اطلاعات اصلی در مورد پروژه در یک مکان جمع آوری می شود.
با این حال بدون منشور برای یک پروژه مشکلاتی پیشامد خواهد کرد. از جمله:
- خطر کاهش ارزش و اهمیت یک پروژه؛ چنانچه اهداف و مزایای استراتژیک پروژه مستند نشده باشد اما به توافق رسیده و به رسمیت شناخته شده باشد.
- تاخیر در تصمیم گیری ؛ تصمیمات مدیریتی و مهم با تأخیر گرفته خواهد شد. زیرا هیچ کس برای رفع شرایط بحرانی در پروژه وجود ندارد و مسئولیتی متوجه کسی نخواهد بود.
- تناقض در انتظارات مدیریتی ؛ بدون توافق کلی در منشور، اختلالات و اختلافات مکرر میان سهامداران به وجود خواهد آمد. زیرا آنها اهداف، نظرات و درک نتایج پروژه را متفاوت خواهند داشت.
- افزایش خطر شکست پروژه؛ از آن جا که هیچ مستند روشن و ضبط شده ای در مورد اهداف پروژه وجود ندارد،پروژه بیشتر در معرض شکست قرار خواهد گرفت. در صورتی که منشور پروژه شامل پرونده تجاری و سایر موارد حیاتی پروژه است که به صورت مداوم دیدگاه، مأموریت و عوامل موفقیت بحرانی پروژه را یادآور می شود.
- عدم اقتدار؛ مدیر پروژه با مشکلات ناشی از عدم اقتدار برای صرف بودجه، توانایی به دست آوردن و اختصاص منابع و قدرت عمومی مورد نیاز برای تصمیم گیری روزمره و اقدامات مواجه خواهد شد. این امر باعث می شود که مدیر پروژه برای جذب تامین کنندگان، فروشندگان و منابع خوب برای اجرای پروژه با مشکل مواجه شود. لذا این امر می تواند نارضایتی و بی تفاوتی در تیم پروژه ایجاد نماید.
منابع
WhatIs.com
https://project-charter-template.casual.pm
https://www.projectmanagement.com/
