آنچه مدیران تازه‌کار باید بدانند

تصورش را بکنید که برای یک پست مدیریتی انتخاب شده‌اید و قبل از این هیچ تجربه‌ای در این زمینه نداشتید. تا به حال به این فکر کرده‌اید که با چه چالش‌هایی مواجه خواهیدبود؟ در این مقاله از نکاتی که مدیران تازه‌کار باید بدانند صحبت کردیم. اگر شنیدن این مقاله را به خواندن آن ترجیح می‌دهید، این امکان هم برای شما فراهم شده و می‌توانید محتوای مقاله را در اپیزود سوم پادکست کلینیک مدیریت بشنوید.

اپیزود سوم پادکست کلینیک مدیریت 

تفویض اختیار را شروع کنید

شما فقط یک انجام‌دهنده نیستید که لیست کارها را بررسی می‌کند. شما اکنون یک رهبر و مربی هستید، که باید روی کمک به دیگران برای موفقیت تمرکز کنید. و این مستلزم تفویض مسئولیت است. با تفویض اختیار، به کارمندان خود ثابت می‌کنید که به آنها اعتماد دارید که کار را به پایان برسانند و برای ورودی‌های خود ارزش قائل هستند و این تأثیر مثبتی در روحیه  آنها دارد. تحقیقات گالوپ نشان می‌دهد که مدیران تازه کار در درجه اول، مسئولیت سطح درگیری کارکنان خود را بر عهده دارند. شما باید فرصت‌های پیشرفت حرفه‌ای و فرصت یادگیری مهارت‌های جدید را در اختیار کارمندان قرار دهید. به یاد داشته باشید: اگر تیم شما شکست می‌خورد، شما نیز این کار را انجام دهید.

مطالعه بیشتر: مدیریت عملکرد سازمانی

بیاموزید که چگونه به شرایط دشوار بپردازید

با توجه به اینکه کارمندان بخشی از زمان کارشان را صرف درگیری در محیط کار می‌کنند اجتناب‌ناپذیر است که خود را در برخی مکالمات پرتنش پیدا کنید. وقتی این کار را انجام می‌دهید، غریزه شما ممکن است نادیده گرفتن آنها باشد به این امید که اوضاع سرانجام خودش حل شود. شاید رویارویی باعث ناراحتی شما شود و یا نمی‌خواهید احساسات زیردستان را جریحه‌دار کنید. هرچقدر بیشتر از یک مسئله اجتناب کنید، بدتر هم می‌شود، به همین دلیل شما باید یاد بگیرید که چگونه تعارض محل کار را به طور موثر حل کنید.  اگر اعضای تیم شما با مشکلی به شما نزدیک می‌شوند، به طور فعال به صحبت‌های آنها گوش فرا دهید و همدلی را تمرین کنید. این مهم است که شما احساسات کارمندان خود را تصدیق کنید و دیدگاه آنها را درک کنید تا بتوانید ریشه موضوع را پیدا کنید و به طور مشترک در جهت یک راه‌حل مناسب تلاش کنید.

تصدیق روابط تغییر یافته

درگیری در محیط کار اغلب زمانی اتفاق می‌افتد که روابط شما شروع به تغییر کند. اگر از درون به شما ارتقا می‌یابد، ممکن است شخصی که به طور معمول با او غیبت می‌کردید اکنون زیردست شما باشد یا کارمندانی را مدیریت کنید که روزگاری هم سن و سالان شما بودند. یافتن تعادل بین دوست و مدیر سخت، اما مهم است. برخی از اطلاعات برای به اشتراک گذاشتن بسیار محرمانه است و نمی‌توانید اجازه دهید روابط شخصی روی قضاوت شما تأثیر بگذارد. به همین دلیل بهتر است به طور پیشگیرانه هرگونه تغییر را برطرف کنید. این می‌تواند به همین سادگی باشد که بگوییم ، “من برای دوستی ما ارزش قائل هستم، اما به عنوان یکی از مدیران تازه کار نیاز دارم که تیم به من اعتماد کند و مرا عادلانه و سازگار ببیند.” در حالی که گفتگوی ساده‌ای نخواهد بود ، اما یک مکالمه ضروری است.

روی اعتمادسازی تمرکز کنید

تحقیقات نشان می‌دهد وقتی کارمندان احساس اعتماد مدیران تازه کار خود می‌کنند، در کار خود تلاش بیشتری می‌کنند و در نقش‌های خود شادتر هستند. بنابراین اولویت‌بندی اعتمادسازی مهم است. با هر یک از گزارش‌های مستقیم خود جلسات یک به یک را ترتیب دهید. در طی آن جلسات  بپرسید که اهداف حرفه‌ای آنها چیست و چگونه می‌توانید به آنها کمک کنید تا گام بعدی در حرفه خود را بردارند. اگر آنها می‌خواهند مهارت خاصی را یاد بگیرند، آیا پروژه‌ای وجود دارد که بتوانید به آنها اختصاص دهید یا آموزشی که می‌توانید پیشنهاد دهید؟ اگر در آینده آنها سرمایه گذاری کنید، احتمالاً احساس سرمایه‌گذاری بیشتری در شرکت خواهند کرد. شفافیت همچنین می‌تواند به ایجاد اعتماد کمک کند. هنگام تصمیم‌گیری صریحاً درباره نتایج و نتایج آن تصمیمات، مثبت یا منفی، با تیم صحبت کنید. اطلاعات مهم و همچنین مواردی را که در حال کار روی آنها هستید به اشتراک بگذارید و دیگران را نیز به این کار تشویق کنید. این ارتباط آزاد و صادقانه باعث اعتماد بین تیم خواهد شد.

مطالعه بیشتر: ارزیابی عملکرد سازمانی

بازخورد به موقع ارائه دهید

طبق نظرسنجی انجام شده توسط PWC، تقریباً 60 درصد از پاسخ‌دهندگان تمایل به بازخورد روزانه یا هفتگی دارند. اگر کارمندی نیاز به بازخورد دارد، مطمئن شوید که به موقع است. فقط منتظر بررسی سالانه نباشید. در صورت تصویب پروژه، زیردستان نمی‌توانند از مشاوره استفاده کنند و اگر بلافاصله به این وضعیت نپردازید، ممکن است موانع اضافی ایجاد کنید. با ارائه بازخورد به موقع، به کارمندان فرصت می‌دهید عملکرد خود را بهبود بخشیده و از نظر حرفه‌ای رشد کنند، که به نوبه خود باعث ایجاد اعتماد می‌شود.

بازخورد بخواهید

همانطور که انتظار دارید کارمندان تیم شما بطور مداوم از بازخوردی که به آنها می‌دهید بیاموزند، مهم این است که سعی کنید نقاط قوت و ضعف خود را نیز ارزیابی کنید تا به مرور به رشد خود کمک کنید. از پرسیدن بازخورد سازنده از کارمندان خود نترسید تا بتوانید مناطقی را که ممکن است نیاز به پیشرفت داشته باشید، شناسایی کنید. این نه تنها به شما کمک می‌کند تا اهدافی را برای خود تعیین کنید، بلکه به کارمندانتان نیز نشان می‌دهد که برای ورودی آنها ارزش قائل هستید و منافع کل تیم را در قلب خود دارید.

مربی پیدا کنید

مشکلاتی که احتمالاً با آنها روبه رو هستید چیز جدیدی نیستند. شخصی در شرکت یا صنعت شما قبلاً با کارمندی برخورد کرده است که عملکرد ضعیفی دارد یا مجبور شده است به شخصی که بیش از حد از مزایای مورد نظر خود می‌گوید تضمین نشده است. به همین دلیل یافتن مربیانی که می‌توانید در صورت بروز مشکلات برای مشاوره یا پشتیبانی از آنها استفاده کنید بسیار مهم است. با آموختن از اشتباهات آنها، می‌توانید خود را از گام‌های اشتباه بردارید.

مطالعه بیشتر: ارزیابی عملکرد کارکنان

به خود اجازه ناامیدی ندهید

اگر مسئله‌ای پیش‌آمد، دلسرد نشوید. شما مدیر جدید هستید. از شما انتظار نمی‌رود که همه چیز را بدانید در صورت لزوم درخواست کمک کنید، خود را در برابر اشتباهات پذیرفته و هرگونه بازخورد را با کمال لطف قبول کنید. احساس غرق شدن در نقش جدید آسان است. اما وقتی این کار را انجام دادید، به خود یادآوری کنید که به دلیلی ارتقا یافته‌اید.

مهارت‌های رهبری خود را تقویت کنید

اگرچه اصطلاحات “رهبری” و “مدیریت” یا غالباً به جای یکدیگر استفاده می‌شوند، در حقیقت آنها مجموعه مهارت‌های متمایزی هستند. این احتمال وجود دارد که شما بر اساس مهارت‌های مدیریتی مانند حل مسئله، سازماندهی و تفویض اختیار، به نقش جدید خود ارتقا یافته باشید. اکنون که عنوان “مدیر” را کسب کرده‌اید، وقت آن است که مهارت‌های رهبری خود را نیز تقویت کنید. رهبران غالباً ویژگی‌های کلیدی شامل درجه بالایی از هوش هیجانی، مهارتهای عالی بین فردی و انعطاف‌پذیری را نشان می‌دهند، که به آنها این امکان را می‌دهد که نیازهای هم تیمی خود را بهتر درک کنند و آنها را قادر به کار در جهت رسیدن به یک هدف مشترک کنند. گرچه همه رهبران مناصب مدیریتی را ندارند، اما مهارت‌های رهبری قوی باعث مدیران تازه کار عالی می‌شود.

مطالعه بیشتر: راهکارهای تدوین برنامه استراتژیک

تبدیل شدن به یک رهبر موثر

به عنوان یکی از مدیران تازه کار، از شما انتظار نمی‌رود که همه پاسخ‌ها را داشته باشید. در عوض، این اولین فرصت شماست تا توانایی خود را در یادگیری و رشد مداوم و در حالی که تیم خود را به سمت اهداف سازمانی خود هدایت کنید، نشان دهید.

همیشه در جستجوی راه‌های توسعه مهارتهای رهبری خود باشید تا بتوانید در نقش جدید خود به عنوان یکی از مدیران تازه کار موفق باشید و کار خود را به سمت جلو ادامه دهید

به طور واضح و موثر ارتباط برقرار کنید

تیم خود را به طور کامل از اهداف، اولویت‌ها و ددلاین‌های مهم مطلع کنید. ارتباط موثر برای ایجاد اعتبار و جلب حمایت تیم شما ضروری است. پس مطمئن شوید که یک جهت روشن ارائه می‌کنید و همیشه در معرض سؤالات و بازخورد دیگران باشید.

یک مثال خوب تنظیم کنید

همان سطحی از حرفه‌ای بودن، صداقت و فداکاری را از خود بپرسید که از دیگران می‌خواهید. اگر انتظار دارید که تیم خوشبین و دوستانه باشد، مطمئن شوید که شما هم همینطور هستید. اگر انتظار تعهد بزرگی دارید، خودتان را بررسی کنید که آیا کار می‌کنید و متعهد هستید.

تشویق به بازخورد

گاهی اوقات افراد تا زمانی که احساس آمادگی نکنند نمی‌خواهند در مورد موضوعات خاصی صحبت کنند. از طریق پشتیبانی، آموزش و منابع مناسب، با باز نگه داشتن دریچه‌ها، نظرات خود را در مورد موضوعات مطرح کنید تا افراد تیم شما بدانند که شما می‌خواهید نگرانی‌ها و ایده‌های آن‌ها را بشنوید و همچنین به آن‌ها کمک کنید تا راه‌حل‌هایی برای هر مشکلی پیدا کنند.

به رسمیت شناختن پیشنهاد

تلاش‌ها، پیشرفت‌ها و دستاوردهای تیم خود را به طور عمومی تصدیق کنید. به این ترتیب، نه تنها اعتماد آن‌ها را ایجاد می‌کنید، بلکه مشارکت‌ها و تلاش‌های آینده را تشویق می‌کنید.

قاطع باشید

یک رهبر خوب باید تصمیم بگیرد و به آن‌ها پایبند باشد. مردم با کسی که دائما عقایدش را تغییر می‌دهد احساس راحتی نمی‌کنند.

به تیم خود کمک کنید تا تصویر بزرگ را ببیند

کمی وقت بگذارید و به تیم خود توضیح دهید که چگونه تکالیف و فعالیت‌های آن‌ها بخشی از اهداف بزرگ‌تر و کلی سازمانی است که شما به آن تعلق دارید. این نشان می‌دهد که هر کاری که انجام می‌دهند می‌تواند بر شهرت و موفقیت هر کسی تأثیر بگذارد.

سپس کشف کنید

یک محیط یادگیری مستمر ایجاد کنید و خود را در این فرآیند مشارکت دهید. تیم خود را تشویق کنید تا راه‌های جدیدی را برای دستیابی به اهداف فردی خود و اهداف تعیین شده توسط شما و سازمان کشف کنند. به آن‌ها اجازه دهید اشتباهات را مرتکب شوند و از آن‌ها درس بگیرند و مطمئن باشند که به ایده‌های جدید و نوآورانه پاداش می‌دهید.