امروز شنبه ۱۸ اردیبهشت ۱۴۰۰
تلفن : 38800803 - 051 (10 خط ویژه)
loading
تاریخ انتشار : ۱۴۰۰/۰۲/۰۹

اهمیت و ضرورت استقرار نظام مدیریت عملکرد کارکنان

عملکرد مناسب و اثربخش کارکنان یکی از کلیدهای موفقیت سازمان‌هاست. عملکرد خوب به معنی بهره­‌وری، کیفیت، سودآوری و مشتری مداری است. به همین دلیل است که سازمان‌های موفق جهان تلاش زیادی می‌کنند تا عوامل مؤثر بر عملکرد و رفتار کارکنان را شناسایی و مدیریت کنند و به این توفیق دست پیدا نمایند که با فراهم کردن این عوامل، بر عملکرد کارکنانشان هم از نظر میزان و هم از نظر کیفیت بیافزایند. مدیریت عملکرد کارکنان باعث همسوئی بین اهداف کارکنان و اهداف سازمان شده و کارکنان را در دستیابی به اهداف سازمانی هدایت می‌کند. این نظام از طریق تقویت عملکرد مطلوب و حذف عملکرد نامطلوب با استفاده از شیوه‌های پرداخت تشویقی، بهره‌­وری نیروی انسانی و بالطبع   بهره‌­وری کل سازمان را افزایش می‌دهد. فرایند مدیریت عملکرد کارکنان با ورود یک کارمند به سازمان شروع و با ترک سازمان پایان می‌یابد.

مدیریت عملکرد کارکنان

نظام مدیریت عملکرد کارکنان  بهترین راهکار را در پاسخ به نیازهای نظارتی مدیران و رفع چالش‌های منابع انسانی ارائه داده و به عنوان ابزاری کارآمد به سؤالات ذیل پاسخ خواهد داد:

  • نقاط قوت و ضعف کارکنان چیست و چگونه باید بازخورد آن به کارکنان اعلام گردد؟
  • کارکنان تا چه اندازه‌ وظایف و امور محوله را مطابق با انتظارات انجام داده‌اند؟
  • چگونه می‌توان با ساختار سنتی و ناکارآمد حقوق و دستمزد مقابله کرد تا کلیه پرداخت‌ها متناسب با عملکرد کارکنان گردد
  • چگونه می‌توان امور رفاهی و انگیزشی کارکنان را به طور عادلانه مدیریت کرد؟
  • چگونه می‌توان نیازهای آموزشی و توسعه فردی کارکنان را شناسایی نمود؟
  • چگونه می‌توان فرایند انتصاب و ارتقاء کارکنان و مدیران را عادلانه و مبتنی بر عملکردهای مورد انتظار انجام داد؟
  • آیا فعالیت‌های انجام شده توسط مدیران و کارکنان با اهداف سازمان همسو می‌باشد؟
  • میزان بهره­‌وری سرمایه‌های انسانی چه اندازه است؟
  • چگونه می‌توان دقت عملیات ارزیابی عملکرد کارکنان را افزایش داد و گزارشات ارزیابی را معتبر و قابل اعتماد نمود؟
  • شیوه افزایش پاسخگویی مدیران و کارکنان در برابر عملکردشان چیست؟
  • چگونه می‌توان عملکرد مدیران و کارکنان را بهبود بخشید؟

ارزیابی کارکنان

نقشه ارتباطی نظام مدیریت عملکرد کارکنان با سایر نظام‌های مدیریتی

گستردگی و اهمیت نظام مدیریت عملکرد کارکنان به حدی است که با سایر نظام‌های مدیریتی سازمان ارتباط تنگاتنگ دارد، برخی  از آنها به نوعی ورودی‌های نظام مدیریت عملکرد کارکنانمدیریت عملکرد هستند و گروه اعظمی از آنها از خروجی‌های این سیستم استفاده و بهره‌برداری می‌نمایند. لذا ضرورت دارد سازمان‌ها به منظور کسب موفقیت در استقرار این سیستم، ارتباط آن را با سایر اجزای مدیریتی سازمان به دقت تعیین نمایند.

به طور مثال در نظام مدیریت استراتژیک می‌توان پس از تعیین برنامه‌های ذیل اهداف سازمانی، فعالیت‌هایی را که هریک از کارکنان جهت اجرای برنامه عملیاتی می‌بایست انجام دهند را توسط نظام مدیریت عملکرد کارکنان مورد پایش قرار داد.

در نظام جذب و استخدام افراد، سیستم مدیریت عملکرد می‌تواند عملکرد فرد تازه استخدام را در دوره آزمایشی مورد پایش قرار دهد تا تصمیم‌گیری در خصوص ادامه همکاری وی با سازمان دقیق‌تر و مبتنی بر بازخوردهای واقعی باشد.

در ارتباط با سیستم حقوق و مزایا، در صورت ارتباط با خروجی‌های نظام مدیریت عملکرد می‌توان رویکرد پرداخت مبتنی بر عملکرد را در سازمان، عملیاتی نمود که تأثیر زیادی در افزایش انگیزه کارکنان و حذف بی‌عدالتی‌های نظام پرداخت دستمزد خواهد داشت.

در نظام آموزش و توانمندسازی کارکنان نیز می‌توان با استفاده از نتایج تحلیلی ارزیابی‌های انجام شده، علل عملکردهای ضعیف را شناسایی و در فرایند نیازسنجی آموزش جهت طراحی برنامه آموزشی متناسب بهره برد، همچنین با استفاده از این نتایج افرادی که نیاز به آموزش دارند را می‌توان شناسایی نمود.

به همین ترتیب می‌توان در راستای بهبود فرایندهای مدیریتی سازمان از نظام مدیریت عملکرد کارکنان بهره‌برداری‌های متعددی نمود. لذا توجه به استقرار صحیح این سیستم، می‌تواند نتایج شگرفی را در بهبود عملکرد سازمان داشته باشد، همچنین با توجه به سیاست‌های مدیران سازمان می‌توان رویکردهای متعددی را در ایجاد ارتباط نظام مدیریت عملکرد کارکنان با سایر سیستم‌های مدیریتی مستقر در سازمان به خصوص سیستم مدیریت منابع انسانی برقرار نمود تا حداکثر نتایج از استقرار این نظام حاصل شود.

الزامات اساسی استقرار سیستم مدیریت عملکرد کارکنان

تهیه و اجرای موفقیت‌آمیز سیستم جامع و یکپارچه مدیریت عملکرد کارکنان در گرو عوامل گوناگونی است که فقدان هریک می‌تواند نتایج نامطلوبی را بر جای گذارد. عواملی که بعضاً آشکار و بعضاً ناشناخته هستند ولی مطلقاً کم اهمیت نیستند و این بدان دلیل است که اجرای پروژه علاوه بر تهیه یک نرم‌افزار کارآمد، امکانات و اقدامات بسیاری را می‌طلبد تا به نتایج مطلوب برسد. برخی از مهمترین این عوامل عبارتند از:

اعتقاد و حمایت مدیریت عالی سازمان

در تهیه و استقرار سیستم‌های جدید در سازمان از جمله سیستم مدیریت عملکرد کارکنان اعتقاد و حمایت مدیریت ارشد در رأس سایر الزامات قرار دارد. نظام مدیریت عملکرد کارکنان قبل از اینکه یک سیستم نرم‌افزاری و مجموعه‌ای از الگوها باشد یک نظام فکری و فرهنگی است و می‎توان آن را فرهنگ پاسخگویی در برابر عملکرد نامید. بدون ایجاد این فرهنگ، گردآوری و تحلیل اطلاعات عملکردی کارکنان نمی‌تواند دوام داشته باشد. بنابراین آنچه در سیستم مدیریت عملکرد کارکنان مهم است تفکر پاسخگویی یکایک مدیران و کارکنان بر اساس اطلاعات عملکردی معتبر می‌باشد.

تحلیل وضع موجود، شناخت، و تحلیل نیازمندی‌های سازمان

تیم استقرار نظام مدیریت عملکرد کارکنان نیازمند این است که در ابتدای پروژه با مطالعه اسناد بالادستی و بررسی فرایندها، دستورالعمل‌ها، آیین نامه‌ها و گزارشات عملکرد در ادوار گذشته، نقاط قوت و ضعف سازمان و محدودیت‌های اجرایی این سیستم را شناسایی نمایند. همچنین می‌بایست اولویت‌ها و نیازمندی‌های سازمان در بهره‌برداری از نظام مدیریت عملکرد کارکنان و ارتباط آن با سایر زیرسیستم‌های منابع انسانی با توجه به اولویت‌های مدیران تعیین گردد.

تولید محتوا

تولید محتوای نظام مدیریت عملکرد کارکنان به عنوان پیش نیاز  کلیه اقدامات اجرایی استقرار نظام  باید مورد توجه قرار گیرد. این محتوا توسط تیم مشاوره شرکت به گونه‌ای تولید خواهد شد که قادر باشد ارتباط  مؤثر با سایر فرایندهای منابع انسانی را برقرار کند.

استقرار چرخه مدیریت عملکرد کارکنان

فرایند ارزیابی عملکرد یکی از اجزای نظام مدیریت عملکرد است و متأسفانه سازمان‌های زیادی با انجام ارزیابی عملکرد کارکنان خود کار را تمام‌شده می‌پندارند. قبل از ارزیابی عملکرد و بعد از آن فرایندهایی باید انجام شود تا از یک سو کیفیت و دقت ارزیابی افزایش یابد و از سوی دیگر نتایج ارزیابی به درستی استفاده شود. لذا ضروری است که چرخه مدیریت عملکرد کارکنان در سازمان مستقر شود که شامل چهار گام اصلی ذیل است:

1-تنظیم و مبادله تفاهم‌نامه عملکرد فیمابین مدیران و کارکنان زیر مجموعه‌شان  بر مبنای شاخص‌های ارزیابی و اهداف سازمان درارزیابی کارکنان دوره زمانی معین.

2-برنامه‌ریزی عملکرد  در راستای تفاهم‌نامه مبادله شده با تقسیم کار بین مدیر و کارمند در خصوص اقداماتی که می‌بایست توسط دو طرف انجام شود تا تفاهم‌نامه مبادله شده عملیاتی گردد.

3-نظارت و ارزیابی عملکرد کارکنان به منظور پایش وضعیت پیشرفت اجرای وظایف و مأموریت‌های محوله به کارکنان به طور مستمر  و سنجش شاخص‌های ارزیابی عملکرد کارکنان بر اساس تقویم ارزیابی سازمان.

4-برنامه‌ریزی بهبود عملکرد پس از انتشار نتایج ارزیابی عملکرد کارکنان به منظور ارائه پیشنهاد اقدامات بهبود قابل انجام در شاخص‌هایی که عملکرد مطلوبی نداشته‌اند و همچنین ارائه پیشنهاد اقدامات تثبیت عملکرد در شاخص‌هایی که وضعیت مطلوبی دارند به منظور حفظ شرایط مطلوب.                                                                                                                                                                                  

گردآوری داده‌ها و مستندات عملکردی

مبنای هرگونه تصمیم‌گیری و قضاوت در خصوص عملکرد کارکنان، داده‌ها و مستنداتی است که در اثر رویدادهای عملکردی آنان به مرور زمان تولید می‌شود. بنابراین ضروری است در فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان به درستی تشخص داده شود که داده‌های عملکردی از چه منبع معتبری می‌بایست تأمین شود.

گزارشات ارزیابی عملکرد

نتایج ارزیابی می‌بایست بر اساس بهره‌برداری کننده و شیوه بهره برداری از آن توسط گزارشات، تهیه و منتشر شود. کیفیت شکلی و محتوایی گزارشات و  میزان دقت آن از اهمیت زیادی برخوردار است، زیرا مبنای تصمیمات متعددی در خصوص کارکنان ارزیابی شده و برنامه ریزی منابع انسانی می‌باشد. تیم استقرار نظام مدیریت عملکرد کارکنان می‌بایست قالب‌های هریک از گزارشات عملکردی را بر مبنای داده‌ها و مقادیر گردآوری شده و نیازمندی‌های زیر سیستم‌های منابع انسانی طراحی نماید. برخی از گزارشات ارزیابی عملکرد کارکنان عبارتند از:

  • کارنامه عملکرد فردی هر یک از کارکنانمدیریت عملکرد
  • گزارش رتبه‌بندی یا گرید ‌بندی کارکنان بر اساس امتیازات کسب شده در کل و در محورها و شاخص‌ها
  • گزارش تجمیع عملکرد مدیران و کارکنان هر یک از واحدهای سازمانی یا هر یک از محورها و شاخص‌ها
  • گزارش مقایسه عملکرد کارکنان هر یک از واحدهای سازمانی به ازای امتیاز کل و امتیاز محورها و شاخص‌ها
  • گزارش تصمیمات اداری در خصوص کارکنان به ازای شرط‌های تعریف شده

شیوه بهره‌برداری از گزارشات و نتایج ارزیابی عملکرد

تیم استقرار می‌بایست با مطالعه دقیق فرایندها و دستورالعمل‌های سازمان و با لحاظ نمودن نظرات مدیران، آیین‌نامه‌های بهره‌برداری از نتایج ارزیابی در تصمیمات اداری مرتبط با کارکنان و همچنین شیوه‌نامه‌های  بهره‌برداری از نتایج ارزیابی در سایر نظام‌های منابع انسانی را تدوین نماید.  

استقرار نرم افزار مدیریت عملکرد کارکنان

تحقق اهدافی که سازمان در استقرار نظام مدیریت عملکرد کارکنان به دنبال آن است، تا حد بسیار زیادی وابسته به انتخاب نرم‌افزاری مناسب و منعطف است که به کمک آن بتوان هر یک از فرایندهای اصلی و فرعی این سیستم را مکانیزه نمود. بهره‌برداری از نرم‌افزار موجب خواهد شد که گردآوری داده‌های عملکردی تسهیل شده و امکان کنترل دقیق وضعیت اجرای فرایندهای مدیریت عملکرد فراهم گردد.

 

فرم درخواست نرم افزار

 

سازماندهی مناسب

از نظر وزنی تهیه یک نرم‌افزار مناسب و کارآمد درصد بزرگی از یک پروژه استقرار نظام مدیریت عملکرد کارکنان به حساب نمی‌آید. قسمت بزرگ مربوط به سایر فعالیت‌هایی است که باید جهت استقرار سیستم انجام گیرد. توجه به این نکته حائز اهمیت است که اجرای موفق یک پروژه در گرو ارتباط نزدیک و تنگاتنگ عناصر دخیل در پروژه است. این عناصر عبارتند از: مدیران عالی سازمان، مدیر پروژه، تیم مشاوره و استقرار نظام مدیریت عملکرد کارکنان، تیم پشتیبانی و استقرار نرم‌افزار، کانون‌های ارزیابی، مدیران و کارکنان.

و در نهایت باید بگوییم سازماندهی و تعریف ارتباط کاری این عناصر باید به ‌گونه‌ای باشد که همگی به‌طور کاملاً مسئولانه در خدمت پیشبرد پروژه استقرار نظام مدیریت عملکرد کارکنان قرار گیرند، خصوصاً تعریف یک ارتباط کاری صحیح با تیم پیاده‌سازی نرم‌افزار یک اقدام کلیدی و استراتژیک است، به‌ویژه آنکه اگر این تیم از کارکنان سازمان نباشد و در قالب یک قرارداد به پروژه مربوط شده باشد.

 

ارزیابی کارکنان
مدیریت عملکرد کارکنان
استقرار نظام مدیریت عملکرد کارکنان
نظام مدیریت عملکرد
نرم‌افزار مدیریت عملکرد
راهکارهای مدیریتی
محصول دانش‌بنیان
تماس با ما
تماس با ما
پشتیبانی
پشتیبانی