کاربران حرفه ای مایکروسافت پروجکت از این نرم افزار چه توقعی دارند؟

صاحبان کسب و کار برای مدیریت پروژه های خود این دغدغه را خواهند داشت که چه نرم افزاری جوابگو نیازهای مدیریت پروژه ای آن ها می باشد و فرق نرم افزارهای مدیریت پروژه موجود در بازار چه می باشد؟

مایکروسافت پروجکت (Microsoft MS Project)، ترلو (Trello)، آسانا (Asana) ، تسکولو (Taskulu)، جیرا (JIRA)، بیس کمپ (Basecamp) و...  نمونه هایی از پرکاربردترین نرم افزارهای مدیریت پروژه در سال 2020 می باشد. هر کدام از این ابزارها ویژگی‌های برتری دارند که می تواند شما را محو خود نماید. تفاوت های جزیی زیادی بین نرم افزارهای مدیریت پروژه وجود دارد ولی در کل انتخاب نرم افزار مطلوب بیش از همه به نیازهای سازمانی و نوع پروژه ای بستگی دارد که روی آن کار می کنید. آنچه که مهم است توجه به این مطلب است که نرم افزارهای ایرانی قدرتمندی در این زمینه وجود دارد که می تواند به خوبی جوابگوی مدیریت پروژه های شما باشد که در عین کاربری آسان احتیاج به آموزش پیچیده نیز ندارد.

در این مقاله سعی می کنیم با توجه به نظر کاربران حرفه ای نرم افزار مدیریت پروژه "ام اس پی" در سرتاسر دنیا، محدودیت های آن را بیان کنیم. هدف از بیان محدودیت های این نرم افزار، نشان دادن ضعف این نرم افزار نیست بلکه هدف بیان ویژگی ها و خصوصیات این نرم افزار است تا مخاطب بتواند با شناخت این مهم با هوشیاری بیشتری نسبت به استفاده و یا یادگیری نرم افزارهای مدیریت پروژه اقدام نماید.

با توجه به اینکه نرم افزار MS Project به منظور مدیریت جامع پروژه های عظیم طراحی شده است ولی در واقع ام اس پروچکت نسبت به نرم افزارهای دیگر، برای مدیریت پروژه های کوچکتر به کار می رود.

چندین محدودیت در MS Project  وجود دارد که به طور کلی می توان به موارد زیر اشاره کرد:

انطباق با استاندارد PMBOK

نرم افزار MSP با فرایند های حوزه های ۱۰ گانه استاندارد PMBOK سازگاری کمتری نسبت به نرم افزارهای مدیریت پروژه دیگر همچون Primavera دارد.

وبسایت پروژه (Project Website):

داشتن یک وبسایت از تمام جزئیات پروژه که توسط کاربر برای پروژه تعریف شده باشد، قابلیتی اررزشمند است که در مایکروسافت پراجکت بدون مایکروسافت پراجکت سرور امکان پذیر نیست.

پشتیبانی وب  (Web Support):

نرم افزار  MSP قابلیتی برای تبدیل مستقیم اطلاعات پروژه به فرمت HTML به منظور اشتراک گذاری در وب ندارد.

ساختار شکست پروژه (WBS):

در نرم افزار MSP، ایجاد WBS و تعریف فعالیت ها بصورت همزمان انجام می گیرد. ایجاد ساختار شکست بصورت مجزا از فعالیت ها باعث می شود که شما WBSای با دقت و عمق بیشتر تهیه کنید و در واقع Scope پروژه با جزئیات کامل تر تعریف می گردد.

برگه زمان وردیابی زمان (Timesheet وTime Tracking)

 تایم شیت، سیستمی تحت وب برای تسریع ارتباطات اعضا تیم پروژه می‌باشد. از تایم شیت‌ ها می توان برای برآورد و مدیریت هزینه و زمان و ارزیابی پروژه‌های سازمانی، بررسی بهره‌وری کارکنان و تخصیص درست فعالیت‌ها به کارکنان، مدیریت صورت‌حساب مشتریان و حقوق و دستمزد کارکنان استفاده نمود. همچنین با ثبت زمان‌های شروع و پایان فعالیت‌ها، مدیران می‌توانند فعالیت‌هایی را که باعث تأخیر در تکمیل پروژه می‌شوند را پیگیری نمایند.

زیر مجموعه فعالیت (Steps): 

شاید شما به دنبال توانایی ایجاد زیر مجموعه فعالیت ها (sub- Activities) یا Steps برای یک فعالیت و تعیین تاریخ شروع و پایان برای هر Step باشید که متاسفانه این قابلیت در MSP وجود ندارد.

روابط چند گانه بین فعالیت ها (Multiple Activity Relationships):

در MSP تنها قابلیت تعریف یک رابطه بین دو فعالیت دارید. این در حالی است که نرم افزارهایی وجود دارند که امکان تعریف بیش از یک رابطه بین دو فعالیت را به شما می دهند (مثلاً می توان رابطه FF و SS بین دو فعالیت تعریف نمود).

میزکار شخصی

ورود اطلاعات توسط افراد مرتبط به هر فعالیت در میزکار شخصی و عدم مشاهده کلیه اطلاعات توسط تمامی افراد، قابلیتی است که نرم افزار MSP از آن بی بهره است.

خط مبنا (Baseline):

نرم افزارهای مدیریت پروژه ای وجود دارد که محدودیتی در خصوص تعداد ایجاد "خط مبنا" ندارند ولی در MSP فقط می توانیم تعداد ۱۱ "خط مبنا" تعریف و ایجاد کنیم.

امکان ایجاد و پیگیری پروژه های چندگانه (Multiple Project):

امکان برنامه ریزی و کنترل پروژه های چندگانه در MSP قابلیتی ضعیف است.

دسترسی همزمان چندین کاربر (Multiple User Access):

یکی از محدودیت های مهم نرم افزار MSP این است که اجازه کار همزمان چندین کاربر روی یک پروژه را نمی دهد. به بیا ن دیگر پروژه درحال تغییر توسط یک کاربر، قفل شده و برای کاربر های دیگر بصورت Read Only  می باشد.

دسترسی محدود شده (Constraint Access):

نرم افزار MS Project، این امکان را به شما نمی دهد که برای کاربران مختلف، دسترسی تعریف شده تعیین کنید و این قابلیت را ندارد که به هر کاربر امکان دسترسی فقط به برخی از قابلیت ها و ویژه گی های نرم افزار را بدهد. 

امکان پیگیری ریسک ها و مشکلات پروژه (Issues&Risks):

نرم افزار MSP دارای قابلیت ضعیفی برای پیگیری مسائل و ریسک های پروژه می باشد در صورتی که نرم افزارهای مدیریت پروژه ای وجود دارد که قابلیت پیش بینی ریسک های احتمالی پروژه را دارد و می تواند تمامی این ریسک ها و مشکلات پروژه را  ثبت و پیگیری نماید.

ستون ها (Columns):

در MSP فقط حدود ۳۰ ستون وجود دارد و در نتیجه به واسطه اطلاعات کمی که در اختیار کاربر می گذارد، قابلیت تولید گزارش های جدولی متنوع (مثل هزینه ها، انحرافات، بودجه بندی، اطلاعات مربوطه به ارزش کسب شده (EVM)، تاریخ ها و غیره) را ارائه نمی دهد.

گزارشات (Reports):

MSP با وجود قابلیت بالا در تولید گزارشات گرافیکی سفارشی، امکان تهیه گزارشات جدولی جامع مطابق با تمامی نیازهای شما ندارد.

پیشرفت وضعیت

هایلایت زرد رنگِ کارهایی که حداکثر تا یک ماه آینده باید انجام پذیرد قابلیتی است که برخی نرم افزارهای مدیریت پروژه را از MSP متمایز می سازد. این قابلیت در نرم افزارMSP فقط در صورت ارتقای این نرم افزار قابل اجراست.

هزینه

مایکروسافت پراجکت قابلیت درج هزینه منابع را دارد ولی اجازه درج مخارجی مانند آموزش، مأموریت، ODC، مخارج باقی مانده برنامه ریزی شده را بر روی فعالیت ها نمی دهد.

بحث و گفت و گو

امکان مکالمه و تعامل با دیگر افراد درگیر در پروژه در نرم افزار MSP وجود ندارد.

راهنمایی (Hint Help)

نرم افزار MSP نمی تواند مقادیر و محاسبات مربوط به هر ستون را با بردن علامت موس بر روی فیلد آن برای کاربران کم سابقه نشان دهد.

جمع بندی

در انتها بایستی این موضوع را نیز مدنظر قرار دهید که نرم افزار MSPقابلیت کامپیوتری نمودن تمام جزئیات پروژه تان را به شما نمی دهد و در واقع برای کار روی پروژه های تکی مناسب تر است. همچنین کاربران با چالش وجود نسخه های متعدد از این نرم افزار روبرو هستند به عنوان مثال نسخه بالاتر این نرم افزار، برنامه زمان بندی ای ارائه می دهد که کارفرما با نسخه های پایین تر توانایی استفاده از آن را ندارد.

راهکار نرم افزاری شرکت یسناپارس در زمینه مدیریت پروژه

نرم افزار مدیریت پروژه مپ یک سامانه ابری است که برخلاف MSP، اشتراک و تعامل آنلاین در آن آسان است، به‌علاوه هم تمام ویژگی‌های Microsoft Project  را دارد و هم با پوشش محدودیت های MSP، ویژگی‌های قدرتمندی را به شما ارائه می‌دهد.

توجه به این نکته ضروری است که برخی از محدودیت های نرم افزار MSP فقط در صورت ارتقای این نرم افزار قابل اجراست. ولی راه‌حل‌های ارتقا نرم افزارMSP  عمدتاً دشوار وهزینه‌بر می باشد. در جدول زیر سعی شده است که سایر محدودیت های نرم افزارMSP از دید کاربران حرفه ای آن بطور خلاصه ارائه شود: