کاربران حرفه‌ای مایکروسافت پروجکت از این نرم افزار چه توقعی دارند؟

صاحبان کسب و کار برای مدیریت پروژه‌های خود این دغدغه را خواهند داشت که چه نرم افزاری جوابگو نیازهای مدیریت پروژه‌ای آن‌ها می‌باشد و فرق نرم افزارهای مدیریت پروژه موجود در بازار چه می‌باشد؟

مایکروسافت پروجکت (Microsoft MS Project)، ترلو (Trello)، آسانا (Asana) ، تسکولو (Taskulu)، جیرا (JIRA)، بیس کمپ (Basecamp) و...  نمونه‌هایی از پرکاربردترین نرم افزارهای مدیریت پروژه در سال 2020 می‌باشد. هر کدام از این ابزارها ویژگی‌های برتری دارند که می‌تواند شما را محو خود نماید. تفاوت‌های جزیی زیادی بین نرم افزارهای مدیریت پروژه وجود دارد ولی در کل انتخاب نرم افزار مطلوب بیش از همه به نیازهای سازمانی و نوع پروژه‌ای بستگی دارد که روی آن کار می‌کنید. آنچه که مهم است توجه به این مطلب است که نرم افزارهای ایرانی قدرتمندی در این زمینه وجود دارد که می‌تواند به خوبی جوابگوی مدیریت پروژه‌های شما باشد که در عین کاربری آسان احتیاج به آموزش پیچیده نیز ندارد.

در این مقاله سعی می‌کنیم با توجه به نظر کاربران حرفه‌ای نرم افزار مدیریت پروژه "ام اس پی" در سرتاسر دنیا، محدودیت‌های آن را بیان کنیم. هدف از بیان محدودیت‌های این نرم افزار، نشان دادن ضعف این نرم افزار نیست بلکه هدف بیان ویژگی‌ها و خصوصیات این نرم افزار است تا مخاطب بتواند با شناخت این مهم با هوشیاری بیشتری نسبت به استفاده و یا یادگیری نرم افزارهای مدیریت پروژه اقدام نماید.

با توجه به اینکه نرم افزار MS Project به منظور مدیریت جامع پروژه‌های عظیم طراحی شده است ولی در واقع‌ام اس پروچکت نسبت به نرم افزارهای دیگر، برای مدیریت پروژه‌های کوچکتر به کار می‌رود.

چندین محدودیت در MS Project  وجود دارد که به طور کلی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

انطباق با استاندارد PMBOK

نرم افزار MSP با فرایند‌های حوزه‌های ۱۰ گانه استاندارد PMBOK سازگاری کمتری نسبت به نرم افزارهای مدیریت پروژه دیگر همچون Primavera دارد.

وبسایت پروژه (Project Website):

داشتن یک وبسایت از تمام جزئیات پروژه که توسط کاربر برای پروژه تعریف شده باشد، قابلیتی اررزشمند است که در مایکروسافت پراجکت بدون مایکروسافت پراجکت سرور امکان پذیر نیست.

پشتیبانی وب  (Web Support):

نرم افزار  MSP قابلیتی برای تبدیل مستقیم اطلاعات پروژه به فرمت HTML به منظور اشتراک گذاری در وب ندارد.

ساختار شکست پروژه (WBS):

در نرم افزار MSP، ایجاد WBS و تعریف فعالیت‌ها بصورت همزمان انجام می‌گیرد. ایجاد ساختار شکست بصورت مجزا از فعالیت‌ها باعث می‌شود که شما WBSای با دقت و عمق بیشتر تهیه کنید و در واقع Scope پروژه با جزئیات کامل‌تر تعریف می‌گردد.

برگه زمان وردیابی زمان (Timesheet وTime Tracking)

 تایم شیت، سیستمی تحت وب برای تسریع ارتباطات اعضا تیم پروژه می‌باشد. از تایم شیت‌ ها می توان برای برآورد و مدیریت هزینه و زمان و ارزیابی پروژه‌های سازمانی، بررسی بهره‌وری کارکنان و تخصیص درست فعالیت‌ها به کارکنان، مدیریت صورت‌حساب مشتریان و حقوق و دستمزد کارکنان استفاده نمود. همچنین با ثبت زمان‌های شروع و پایان فعالیت‌ها، مدیران می‌توانند فعالیت‌هایی را که باعث تأخیر در تکمیل پروژه می‌شوند را پیگیری نمایند.

زیر مجموعه فعالیت (Steps): 

شاید شما به دنبال توانایی ایجاد زیر مجموعه فعالیت‌ها (sub- Activities) یا Steps برای یک فعالیت و تعیین تاریخ شروع و پایان برای هر Step باشید که متاسفانه این قابلیت در MSP وجود ندارد.

روابط چند گانه بین فعالیت‌ها (Multiple Activity Relationships):

در MSP تنها قابلیت تعریف یک رابطه بین دو فعالیت دارید. این در حالی است که نرم افزارهایی وجود دارند که امکان تعریف بیش از یک رابطه بین دو فعالیت را به شما می‌دهند (مثلاً می‌توان رابطه FF و SS بین دو فعالیت تعریف نمود).

میزکار شخصی

ورود اطلاعات توسط افراد مرتبط به هر فعالیت در میزکار شخصی و عدم مشاهده کلیه اطلاعات توسط تمامی افراد، قابلیتی است که نرم افزار MSP از آن بی‌بهره است.

خط مبنا (Baseline):

نرم افزارهای مدیریت پروژه‌ای وجود دارد که محدودیتی در خصوص تعداد ایجاد "خط مبنا" ندارند ولی در MSP فقط می‌توانیم تعداد ۱۱ "خط مبنا" تعریف و ایجاد کنیم.

امکان ایجاد و پیگیری پروژه‌های چندگانه (Multiple Project):

امکان برنامه ریزی و کنترل پروژه‌های چندگانه در MSP قابلیتی ضعیف است.

دسترسی همزمان چندین کاربر (Multiple User Access):

یکی از محدودیت‌های مهم نرم افزار MSP این است که اجازه کار همزمان چندین کاربر روی یک پروژه را نمی‌دهد. به بیا ن دیگر پروژه درحال تغییر توسط یک کاربر، قفل شده و برای کاربر‌های دیگر بصورت Read Only  می‌باشد.

دسترسی محدود شده (Constraint Access):

نرم افزار MS Project، این امکان را به شما نمی‌دهد که برای کاربران مختلف، دسترسی تعریف شده تعیین کنید و این قابلیت را ندارد که به هر کاربر امکان دسترسی فقط به برخی از قابلیت‌ها و ویژه گی‌های نرم افزار را بدهد. 

امکان پیگیری ریسک‌ها و مشکلات پروژه (Issues&Risks):

نرم افزار MSP دارای قابلیت ضعیفی برای پیگیری مسائل و ریسک‌های پروژه می‌باشد در صورتی که نرم افزارهای مدیریت پروژه‌ای وجود دارد که قابلیت پیش بینی ریسک‌های احتمالی پروژه را دارد و می‌تواند تمامی این ریسک‌ها و مشکلات پروژه را  ثبت و پیگیری نماید.

ستون‌ها (Columns):

در MSP فقط حدود ۳۰ ستون وجود دارد و در نتیجه به واسطه اطلاعات کمی که در اختیار کاربر می‌گذارد، قابلیت تولید گزارش‌های جدولی متنوع (مثل هزینه ها، انحرافات، بودجه بندی، اطلاعات مربوطه به ارزش کسب شده (EVM)، تاریخ‌ها و غیره) را ارائه نمی‌دهد.

گزارشات (Reports):

MSP با وجود قابلیت بالا در تولید گزارشات گرافیکی سفارشی، امکان تهیه گزارشات جدولی جامع مطابق با تمامی نیازهای شما ندارد.

پیشرفت وضعیت

هایلایت زرد رنگِ کارهایی که حداکثر تا یک ماه آینده باید انجام پذیرد قابلیتی است که برخی نرم افزارهای مدیریت پروژه را از MSP متمایز می‌سازد. این قابلیت در نرم افزارMSP فقط در صورت ارتقای این نرم افزار قابل اجراست.

هزینه

مایکروسافت پراجکت قابلیت درج هزینه منابع را دارد ولی اجازه درج مخارجی مانند آموزش، مأموریت، ODC، مخارج باقی مانده برنامه ریزی شده را بر روی فعالیت‌ها نمی‌دهد.

بحث و گفت و گو

امکان مکالمه و تعامل با دیگر افراد درگیر در پروژه در نرم افزار MSP وجود ندارد.

راهنمایی (Hint Help)

نرم افزار MSP نمی‌تواند مقادیر و محاسبات مربوط به هر ستون را با بردن علامت موس بر روی فیلد آن برای کاربران کم سابقه نشان دهد.

جمع بندی

در انتها بایستی این موضوع را نیز مدنظر قرار دهید که نرم افزار MSPقابلیت کامپیوتری نمودن تمام جزئیات پروژه تان را به شما نمی‌دهد و در واقع برای کار روی پروژه‌های تکی مناسب‌تر است. همچنین کاربران با چالش وجود نسخه‌های متعدد از این نرم افزار روبرو هستند به عنوان مثال نسخه بالاتر این نرم افزار، برنامه زمان بندی‌ای ارائه می‌دهد که کارفرما با نسخه‌های پایین‌تر توانایی استفاده از آن را ندارد.

راهکار نرم افزاری شرکت یسناپارس در زمینه مدیریت پروژه

نرم افزار مدیریت پروژه مپ یک سامانه ابری است که برخلاف MSP، اشتراک و تعامل آنلاین در آن آسان است، به‌علاوه هم تمام ویژگی‌های Microsoft Project  را دارد و هم با پوشش محدودیت‌های MSP، ویژگی‌های قدرتمندی را به شما ارائه می‌دهد.

توجه به این نکته ضروری است که برخی از محدودیت‌های نرم افزار MSP فقط در صورت ارتقای این نرم افزار قابل اجراست. ولی راه‌حل‌های ارتقا نرم افزارMSP  عمدتاً دشوار وهزینه‌بر می باشد. در جدول زیر سعی شده است که سایر محدودیت‌های نرم افزارMSP از دید کاربران حرفه‌ای آن بطور خلاصه ارائه شود: