در سازمان‌های دولتی برای دستیابی به اهداف خود از سیستم‌های گوناگون و پیچیده‌ای که با یکدیگر متحد‌اند، استفاده می‌گردد. مطالعات نشان می‌دهد، بیشتر پروژه‌های مدیریتی یا با شکست مواجه می‌شوند و پس از پیاده سازی به اهداف از پیش تعیین شده دست نمی‌یابند و یا بسیار دیرتر از زمانبندی پیش‌بینی شده پیاده سازی می‌شوند و پیاده سازی آن‌ها هزینه‌ای بیشتر از مقدار پیش‌بینی شده در بر دارد. گاهی اوقات هم به نسبت برنامه‌ها بسیار بهتر عمل می‌کنند.

حال دلایل زیر مطرح است:

آیا افراد سازمان مقصراند

افراد در سازمان‌‌‌‌ها دلیل اصلی شکست پروژه‌ها هستند. که به روش‌های مختلف می‌توانند عامل شکست پروژه‌ها شوند، از جمله مواردی که می‌توان به اشاره نمود شامل:

• عدم هماهنگی و یکپارچگی در ارتباطات
• عدم حمایت مدیران در عملیات اجرایی پروژه‌ها
• عدم وجود مدیریت پروژه
• فقدان مهارت و کارایی در نیروهای انسانی
• محدودیت در منابع و مقاومت آن‌ها در برابر تغییرات می‌باشد. و یکی از اصلی‌ترین جنبه‌های موفقیت در مدیریت پروژه‌ها وجود یک تیم منسجم است اما هنوز هم در بسیاری از پروژه‌ها، بین افراد جهت تبادل اطلاعات فاصله‌های کاری بسیاری وجود دارد. این عدم توانایی در همکاری، افراد را بی‌انگیزه می‌کند.

در این سازمان‌ها موارد قابل توجه دیگری نیز وجود دارد. به طور مثال، در یک پروژه دولتی، چرخه‌های متعددی برای انتخاب افراد طی می‌شود. به علاوه ممکن است ذینفعان و تصمیم گیران پروژه به دلایل پیش‌بینی نشده، وضع قوانین جدید، مسائل سیاسی و غیره مرتبا دچار تغییر شوند. 

فقدان شناخت صحیح و کافی از نیازمندی‌ها

روش‌های سنتی موجب عدم شناخت صحیح از نیازمندی‌ها بود. این روش‌ها با رویکرد تغییر رادیکالی وارد سازمان می‌شدند، که به جای چگونگی استفاده از آن‌ها  بیشتر بر روی داده‌ها متمرکز بودند و همچنین انعطاف پذیری در اعمال تغییرات را پشتیبانی نمی‌کردند. متخصصین امور دولتی برای جمع‌آوری نیازمندی‌ها و ثبت آن‌ها به بیش از چند ماه زمان نیاز دارند، سپس واحد مربوطه نیز باید مستندات تهیه شده را به یک سیستم اطلاعاتی جهت استفاده و پوشش نیازمندی‌ها تبدیل نماید. پس از آن شما با مشکلات زیادی مواجه می‌شوید:

• مطمئنا، برخی از نیازمندی‌ها پوشش داده نشده اند.
• نیازمندی‌های موجود، به دلیل عدم دانش کافی واحد نسبت به پروژه به صورت نادرست تفسیر شده‌اند.
• راهکارهای ارائه شده  در گذر زمان نمی‌توانند منعکس کننده تغییرات مهم نیاز‌مندی‌های جدید، تغییر اولویت‌ها و توسعه باشند. 
• به طور کلی برنامه‌ریزی برای سر پا نگه داشتن یک پروژه به مدت چندین سال، عملا بدون پیش‌بینی لازم برای انجام تغییرات غیر ممکن است. 

عدم بحث تکنولوژی

تکنولوژی به تنهایی، عامل مهم شکست پروژه‌ها نمی‌باشند. بلکه روش پیاده سازی، عدم انعطاف پذیری آن در برابر حمایت از تغییرات ایجاد شده و فقدان توانایی در یکپارچه کردن سیستم‌های عملیاتی، دلایل شکست می‎باشند.

 
روش‌­های توسعه و پیاده سازی موجود در سازمان‌های دولتی، روش‌هایی قدیمی، دستی و زمان‌بر هستند. چندین کپی از یک نرم افزار مورد استفاده قرار می‌گیرد تا رضایت واحد‌های پایین‌تر جلب گردد، این درصورتی است که ممکن دارای نیازمندی‌های گوناگونی باشند. سازمان‌ها علاقه‌ دارند که همه متغیر‌ها را مورد دقت و بررسی خود قرار دهند. این عمل یکپارچگی را پیچیده‌تر و پروژه را به شکست نزدیک‌تر می‌کند.

سازمان‌ها نیازمند این امر هستند که قادر باشند از تکنولوژی‌های موجود که برای آن‌ها سرمایه گذاری شده است، بهره بگیرند و همچنین قابلیت‌های گسترده و انعطاف یافته را جهت پشتیبانی از خروجی‌های مطلوب و پوشش دادن به تغییرات پیش آمده ناشی از اولویت‌های سیاسی جدید و غیره را ایجاد نمایند.

 حال راه حل چیست؟

تمرکز روی نتایج

پروژه‌ها هرگز نباید تمرکز خود را صرفا متوجه فناوری نمایند بلکه می‌بایست از طریق فناوری موفقیت در دستیابی به نتایج پایدار را مورد توجه قرار دهند. که لازم است به منظور حصول اطمینان از نتایج موفقیت آمیز هم‌زمان با پشتیبانی از تغییرات پیوسته، به عنوان پلی موارد ذیل را محقق نماید:

• برقراری ارتباط میان افراد و فرآیندها با استفاده از داده‌های ساخت یافته و غیرساخت یافته
• افزایش و ارتقای همکاری فی ما بین
• امکان ایجاد پردازش‌های تخصصی و قواعد پروژه‌های متفاوت
• ارائه دید مناسبی از داده‌ها و تبدیل آن‌ها به اطلاعات مفید و فعال
• یکپارچه کردن محیط توسعه‌ی سازمان و برنامه‌های کاربردی به منظور اطمینان از تغییرات در تمامی سیستم‌ها

هر چیزی را به صورت یک فرآیند تغییرپذیر ببینید

فعالیت‌های دولتی متوجه بر مردم است، و اغلب دارای تغییر می‌باشند و به طور معمول به بیش از یک نقطه متقابل احتیاج دارند. این ارتباط متقابل تنها منحصر به یک زمان نیست بلکه فعالیتی مداوم در طول زمان بوده و در بردارنده اطلاعات مرتبط در هر شکل و هر مکان ممکن می‌باشد.

تکنولوژی می‌بایست امکان مدیریت موارد جامع را با قابلیت گرد هم آوردن تمامی افراد، فرآیندها، داده‌های ساخت یافته و غیر ساخت یافته‌ی مورد نیاز برای حل یک مسئله، را فراهم نموده و همچنین مدیریت این موارد برای عرضه فرآیندهای پویا مورد نیاز است چرا که این فرآیندها به راحتی می‌توانند برای تطبیق با شرایط غیرمنتظره و سیاست‌ها و روال‌های جدید تغییر کنند.

ایجاد وجه تمایز مطلقا از تشخیص تفاوت‌ها

سازمان‌ها در زمان پیدایش تغییرات مداوم، به سرعت احتیاج به تعریف و اصلاح فرآیندها دارند. این امر نیازمند آن دسته از قوانینی که بازتابی از سیاست‌ها و روال‌های سازمانی را دارا باشند. 

قوانین سبب پیدایش قابلیت انعطاف پذیر بودن است و بکار بستن آن‌ها موجب پذیرش ساده دگرگونی‌ها می‌باشد، به این دلیل که قوانین باعث مجوز ساخت یک ساختار فرآیندی در سازمان‌ها شده و بعد از آن لایه‌های تخصصی از دستورالعمل‌های تعیین کننده مغایرت‌ها در وضعیت‎های خاص قرار می‌گیرند. این چنین فرآیندهایی قادرند در تمامی قسمت‌های سازمان، سیستم‌ها و کانال‌های ارتباطاتی مورد استفاده قرار داده شوند. 

قوانین لزوما در یک محفظه داده مرکزی نگه داشته شوند تا این امکان وجود داشته باشد که مورد استفاده مکرر قرار گیرند. این کار موجب هر آنچه ساده‌تر شدن مدیریت تغییرات شده، به این دلیل که هر تغییری در قوانین باعث می‌شود به صورت خودکار همه بستر‌های تحت تاثیر، اصلاح گردند و بدین ترتیب تغییرات فقط یک‌بار اعمال می‌شوند.

مدیریت فعال اطلاعات

هسته شیوه‌های کاری و روندهای یک پروژه سازمانی شامل اخذ، مسیریابی و گزارش‌دهی برای موارد گوناگون می‌باشد. ولی این گام‌ها فقط نیمی از کلیه همه فرایندها می‌باشند. سازمان‌ها منحصرا بر اساس روند‌هایشان عمل نمی‌کنند بلکه سیاست‌هایی را پیش می‌گیرند که چگونگی پاسخ‌دهی به هر مورد خاص را مشخص می‌کند.

این مسئله احتیاج به یک فناوری با قابلیت یکپارچه کردن روند‌ها و سیاست‌های سازمانی می‌باشد به گونه‌ای که تا جایی که امکان دارد همه‌ی فرایندها به صورت اتوماتیک درآیند. سازمان‌ها می‌باید استفاده از اتوماسیون را به منظور افزایش کارایی، انطباق و شفافیت به حداکثر برسانند چرا که فرآیندهای هوشمند می‌توانند طیف وسیعی از سیاست‌ها و روند‌های مربوط به یک موضوع را به صورت فوری مدیریت کنند.

یکپارچه سازی سازمان

سازمان‌ها به طور مستمر در تکاپو برای حفظ و بهبود سیستم‌های جزیره‌ای خود هستند و هر روزه با حجم عظیمی از داده‌های پیچیده که در نهایت در جزیره‌های مختلف کاربرد دارند مواجه می‌شوند. متاسفانه، افرادی که قادرند این محیط را به بهترین نحو مدیریت کنند، در شرف بازنشستگی هستند و حوزه تخصص‌هایشان در حال منسوخ شدن می‌باشد. امروزه سازمان‌ها به دلیل مواجهت با محدودیت‌های بودجه‌ای، باید راه‌های موثرتری برای برگشت سرمایه‌گذاری خود در حوزه فناوری اطلاعات بیابند. 
راه حل، ایجاد یک محیط یکپارچه است که نه فقط گسترش برنامه‌های کاربردی را آسان می‌نماید بلکه جزیره‌های اطلاعاتی را نیز از بین می‌برد. یک محیط یکپارچه تعاملات بین سیستم‌های حاضر را هماهنگ و موزون کرده و داده‌های مورد نیاز بابت انجام فرایند را بی‌نیاز از محل ذخیره این داده‌ها فراهم آورده و همچنین تصویر کامل و فراگیر از اطلاعات نمایش می‌دهد. این گونه محیط یکپارچه‌ای، شفافیت را در سطح سازمان بالا می‌برد؛ به این دلیل که، از استانداردها و معیارهای اتصال و یکپارچگی حمایت می‌کند. این مسئله منجر به استفاده مطلوب از سیستم‌های حاضر در فرایندهای کارآمد می‌گردد.

زمان نباید مانع کار شما باشد

یکی از دلایل رامتداول شکست پروژه‌ها، به طول انجامیدن آن‌ها و در نتیجه‌ی آن عدم پاسخگویی موثر به تغییرات سریعی است که سازمان‌ها با آن مواجه هستند. راه حل این است که از همان ابتدا انتظار تغییرات وجود داشته باشد و برای تغییرات برنامه‌ریزی گردد، در این صورت تغییرات خوشایند خواهد بود و بدین گونه می‌توان تکنولوژی‌هایی را مورد کاربرد و بهره‌وری قرار داد که همکاری ما بین واحد‌ها و نیز تغییرات مداوم را پیش‌بینی نماید.
این مسئله نیازمند سه مولفه ذیل است: 

• یک دیدگاه مدل محور که به کاربران این حوزه مجوز می‌دهد در فرآیند ایجاد تغییر و دگرگونی در سازمان، با یکدیگر مشارکت و همکاری نمایند. 
• ابزارهایی که به تحلیلگران مجوز می‌دهد بی‌واسطه سیاست‌های سازمان را در مدل‌ها و طرح‌های برنامه کاربردی پیاده سازی نمایند.
• یک محفظه از دارایی‌ها با قابلیت استفاده مکرر که به IT اجازه می‌دهد شاخص‌هایی همانند امنیت، قوانین یکپارچه سازی داده‌ها، ایجاد اتوماتیک ساختار و قالب برنامه کاربردی و قابل استفاده، مستند سازی و کد را به سرعت تولید نمایند. 
   

ما چگونه می‌توانیم کمک کنیم: مپ برای تغییر سازمان

مپ به سازمان‌ها اجازه ‌می‌دهد تا کمک کند عملیات درون سازمانی را دگرگون نمایند. بر این اساس، سازمان‌ها توانایی دارند تا برنامه‌های کاربردی را با جایگاه و مرتبه مکانیزاسیون بالا که استتار کننده احتیاجات است را تولید نماید. با این راهکار، زمان و هزینه توسعه برنامه‌های کاربردی تنها به اندازه بخش کوچکی از زمان و هزینه روش‌های توسعه سنتی یا راهکارهای تجاری است. چرا که راه کارهای تجاری نیازمند تنظیمات گسترده‌ای هستند.

با مپ این امکان وجود دارد که فرآیندها و قوانین را برای اعمال در اساس نامه‌ها و مقررات جدید، تغییرات در سیاست‌های حاضر و شرایط خاص یکپارچه نمود. مدیریت موارد جامع و فراگیر، به سبب ایجاد یک فضای مشترک و همگانی و استفاده از داده‌های اندوخته در سیستم‌های قدیمی، به حذف و ساقط کردن راه حل‌های دستی می‌پردازد. 
با مپ، سازمان‌ها می‌توانند:

• اندیشه‌هایشان را بزرگ کنند و بر روی خروجی تمرکز کنند.
• تعامل موثر در بین فعالیت‌ها ایجاد نمایند.
• فضای گسترش و پیشرفت سازمانی و برنامه‌ها و طرح‌های مناسب بکارگیری را یکپارچه نمایند.
• فازهای گوناگون پروژه را بر اساس اصلاحات مداوم عملی سازند.

نتیجه گیری:

با بررسی و در نظر گرفتن راه کارهای عرضه شده به این نتیجه و پیامد دست پیدا می‌کنیم که بهترین و با تدبیرترین نگرش برای تسلط و پیروزی بر مشکلات پروژه‌های سازمان‌های دولتی، انتخاب سیستم مدیریت پروژه می‌باشد که قادر باشد تغییرات را به آسانی پشتیبانی و حمایت نموده و توسعه برنامه‌های کاربردی را در زمان و با هزینه پایین ممکن سازد. 

سیستم مدیریت پروژه بهترین گزینه برای مدیریت این نوع فرآیندها می‌باشد، به این دلیل که اضافه بر یکپارچه نمودن محیط توسعه و پیشرفت سازمانی، امکان ایجاد فرآیند‌های پویا را میسر می‌سازد. این فرایند‌ها به‌ آسانی می‌توانند طیف گسترده‌ای از سیاست‌ها و روند‌های مرتبط به یک موضوع را مدیریت کنند. همچنین امکان تعریف قوانین گوناگون در این سیستم منجر به ساده شدن هر چه بیشتر تغییرات و کاهش زمان مورد نیاز برای طراحی فرایند‌های مختلف می‌گردد. تحت این شرایط هر چقدر که یک نرم افزار غنی‌تر و استاندارد‌تر باشد، بهتر می‌تواند به مشکلات فائق آید و در این میان یک ابزار بومی، بسیار ساده‌تر و کامل‌تر می‌تواند نیازمندی‌های سازمانی را بشناسد و به کمک تعامل موثری که ما بین واحد‌های مختلف ایجاد می‌نماید، پاسخگوی نیازمندی‌های مداوم سازمان باشد. 

منبع: Why Government Technology Projects Fail eBook