مدل بلوغ مدیریت پروژه (که معمولاً به اختصار PMMM می‌گویند) ماتریسی است که نشان می‌دهد چگونه فرآیند مدیریت پروژه یک شرکت در طول زمان تکامل می‌یابد. همانطور که یک شرکت با گسترش آن تغییر می‌کند، لازم است که سبک مدیریت پروژه نیز به بلوغ برسد. می‌دانیم که یک سازمان به طور تصادفی رشد نمی‌کند، یک شرکت وقتی رشد می‌کند که با هدف باشد. در این مقاله به جنبه‌های مختلف مدل بلوغ مدیریت پروژه و نحوه استفاده از این مدل برای ارتقای سطح فرآیندهای مدیریت پروژه می‌پردازیم.
مطالعه بیشتر: مدیریت پروژه به چه معناست؟ ویژگی‌های یک نرم افزار مدیریت پروژه
مقدمه
مقدمه
مفهموم مدل بلوغ مدیریت پروژه را با ذکر مثال درک آن را برای شما راحت‌تر خواهیم کرد. اگر به گذشته خود تا به الان نگاه کنید متوجه خواهید شد که در دوران دبستان چگونه بوده‌اید. آیا روشی بالغ برای نگاه کردن به جهان داشتید؟ وقتی دبیرستان بودید چطور؟ اکنون که بزرگسال هستید و زندگی بیشتری را تجربه کرده‌اید، نظرات و دیدگاه‌های شما چگونه است؟ مفهوم بلوغ را می‌توان در بسیاری از موارد از جمله تجارت و مدیریت پروژه به کار برد. هنگامی که یک سازمان برای اولین بار شروع به توسعه کار خود می‌کند، ممکن است فرآیند استاندارد کمی برای مدیریت پروژه وجود داشته باشد. با رشد کسب و کار، سبک مدیریت پروژه آن‌ها بالغ می‌شود. این همان مفهوم اساسی پشت مدل بلوغ مدیریت پروژه است.
درک اجزای مدل بلوغ مدیریت پروژه می‌تواند به شما کمک کند که سازمان شما در حال حاضر در کجا قرار دارد و فرآیندهای شما چقدر بالغ هستند. سپس، می‌توانید از این دانش برای توسعه و بهبود فرآیندهای مدیریت پروژه خود استفاده کنید.
مدل بلوغ مدیریت پروژه (PMMM) چیست؟
همان طور که در ابتدای مقاله اشاره کردیم مدل بلوغ مدیریت پروژه یا PMMMماتریسی است که نشان می‌دهد چگونه فرآیند مدیریت پروژه یک شرکت در طول زمان تکامل می‌یابد. همانطور که یک شرکت با گسترش آن تغییر می‌کند، لازم است که سبک مدیریت پروژه نیز به بلوغ برسد. می‌دانیم که یک سازمان به طور تصادفی رشد نمی‌کند، یک شرکت وقتی رشد می‌کند که با هدف باشد.
هدف از مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی ارائه دستورالعمل از مراحلی است که می‌توانند برای بهبود بردارند. هنگامی که PMMM به صورت بصری قرار می‌گیرد، مانند ماتریسی به نظر می‌رسد که دارای پنج ستون در سراسر آن است که سطوح بلوغ را نشان می‌دهد، و 10 ردیف برای نشان دادن حوزه‌های دانش.
PMMM بر اساس مدل‌های تجاری موجود از قبیل مدل بلوغ قابلیت (CMM) ایجاد شده و توسط موسسه مهندسی نرم افزار دانشگاه کارنگی ملون و مدل تعالی از بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت (EFQM) توسعه یافته است. همچنین این مدل جنبه‌هایی را از مدل بلوغ ریسک می‌گیرد، که مشخص می‌کند چه جنبه‌ها و فعالیت‌هایی می‌توانند یک برنامه مدیریت ریسک پایدار و قابل تکرار ایجاد کنند.
مطالعه بیشتر: مدیریت سبد پروژه چیست و چه تفاوتی با مدیریت پروژه دارد؟
5 سطح بلوغ PMMM
این پنج سطح بلوغ مدیریت پروژه همگی نشان دهنده مرحله بلوغی است که یک شرکت می‌تواند در آن قرار گیرد. ممکن است یک سازمان در سطوح مختلف بلوغ در حوزه‌های مختلف دانش قرار گیرد. این شبیه به یک روبریک درجه بندی یا بررسی عملکرد کارکنان است.
سطح 1: فرآیند اولیه
در این سطح از بلوغ مدیریت پروژه، یک سازمان فرآیندهای مدیریت پروژه بسیار کمی دارد. به احتمال زیاد، وظایف به صورت تصادفی انجام می‌شوند و پیش بینی موفقیت آینده چالش برانگیز است، چرا که همه چیز به طور موقت انجام می‌شود. تیم‌های مختلف ممکن است از فرآیندهای مدیریت پروژه متفاوتی استفاده کنند که در نتیجه باعث عدم پاسخگویی و انسجام بین تیم‌ها می‌شود. در این سطح اسناد بسیار کمی (در صورت وجود) وجود دارد، و معیارها فقط در صورت نیاز جمع آوری می‌شوند. از آنجایی که تیم‌های پروژه معیارها را اندازه گیری نمی‌کنند، هیچ راهی برای ارزیابی موفقیت پروژه وجود ندارد.
روند اولیه لزوماً مرحله بدی برای حضور در آن نیست. همه تیم‌ها باید از جایی شروع کنند! نکته اصلی که در این مرحله باید دقت داشت، آگاهی از کمبود فرآیندها و اسناد است. بنابراین شما می‌توانید با تیم خود برای توسعه آن‌ها همکاری کنید.
مطالعه بیشتر: برنامه استراتژیک به چه معناست و چه مراحلی دارد؟
سطح 2: فرآیند و استانداردهای ساختاریافته
در این سطح از بلوغ مدیریت پروژه، یک سازمان مدیریت پروژه پایه را اجرا می‌کند، اما فقط برای پروژه‌های فردی. این بدان معناست که ممکن است متدولوژی‌های مدیریت پروژه متفاوتی در سراسر سازمان استفاده شود. به عنوان مثال، تیم بازاریابی ممکن است پروژه‌های خود را متفاوت از تیم فروش سازماندهی کند. هنگامی که فروش و بازاریابی نیاز به همکاری دارند، این قطع ارتباط باعث اصطکاک می‌شود. از آنجایی که هیچ شیوه مدیریت پروژه سازمانی گسترده‌تری وجود ندارد، موفقیت همه پروژه‌ها به مدیران پروژه و تیم‌هایی که در آن پروژه‌ها کار می‌کنند بستگی دارد. معیارها فقط به اساسی‌ترین راه برای اطمینان از موفقیت پروژه فعلی ردیابی می‌شوند.
اگر تیم شما در این سطح است، در مسیر درستی است! به عبارتی شما در حال استانداردسازی فرآیندهای مدیریت پروژه خود در سطح تیم هستید. اکنون، می‌توان روی ایجاد روش‌های استاندارد در سراسر شرکت تمرکز کنید تا همکاری‌های بین‌عملکردی بیشتری را ارتقا دهید.
سطح 3: استانداردهای سازمانی و فرآیندهای نهادینه شده
در این سطح از بلوغ مدیریت پروژه، یک سازمان باید سیستم مدیریت پروژه تعریف شده داشته باشد که در سراسر سازمان استاندارد شده و گاهی اوقات به عنوان دفتر مدیریت پروژه (PMO) شناخته می‌شود. در این سطح شما معیارها را اندازه گیری می‌کنید، اما فقط برای ایجاد یک خط پایه، نه برای برنامه ریزی استراتژیک. چیزی که در این سطح مهم است و باید دقت داشت مستندسازی است. فرآیندها و اطلاعات مجموعه‌ای وجود دارد که به وضوح نشان می‌دهد که فرآیندهای تجاری استاندارد چگونه به نظر می‌رسند. اگر یک وضعیت اضطراری بحرانی برای کسب و کار اتفاق بیفتد، برنامه‌های اضطراری واضحی برای جلوگیری از شکست کامل کسب و کار وجود دارد.
مطالعه بیشتر: مدیریت عملکرد کارکنان چیست؟
سطح 4: فرآیندهای مدیریت شده
در سطح 4 بلوغ مدیریت پروژه، سازمان شما تمام ویژگی‌های سطح سه را نشان می‌دهد و آن را کمی جلوتر می‌برد. یک سازمان در سطح فرآیندهای مدیریت شده دارای فرآیندهای مدیریت پروژه و مستندات روشن است. سرنخ‌های پروژه به طور منظم فرآیندهای استاندارد مدیریت پروژه را در سراسر سیستم‌های شرکتی ترکیب می‌کنند. در طول این مرحله، مدیریت به طور منظم نظارت بر معیارها و بررسی عملکرد گذشته را برای تصمیم گیری برای پروژه‌های آینده آغاز می‌کند. در سطح چهار، مدیریت درک روشنی از چگونگی دستیابی به موفقیت پروژه دارد. بر اساس تجربیات گذشته، مستندات و معیارهای فعلی، آن‌ها می‌توانند تصمیمات آگاهانه‌ای اتخاذ کنند تا اطمینان حاصل شود که پروژه‌های آینده برای موفقیت تنظیم شده‌اند.
سطح 5: فرآیند بهینه سازی
هنگامی که یک سازمان به این سطح از بلوغ مدیریت پروژه می‌رسد، می‌تواند به طور کامل بهینه سازی فرآیندهای خود را به بهترین نحو با نیازهای خود شروع کند. یکی از شاخص‌های کلیدی این مرحله، بهبود مستمر است. بهبود مستمر فرآیند تطبیق فرآیندهای شما در تلاش برای حفظ کارایی و بهره‌وری است. سازمان‌های بالغ، تکنیک‌های بهبود مستمر را در فرآیندهای مدیریت پروژه خود ادغام می‌کنند. تیم شما نه تنها به طور منظم در مورد معیارها گزارش می‌دهد، بلکه از این معیارها برای ایجاد یک برنامه استراتژیک در حال حرکت به جلو نیز استفاده می‌کند. در حالی که سازمان‌های سطح چهار PMMM معیارها را برای اتخاذ تصمیم‌های کلیدی تجاری بررسی می‌کنند، شرکت‌های سطح پنج نیز به طور فعال فرآیندهای تجاری را بهبود می‌بخشند.
مطالعه بیشتر: مدیریت عملکرد سازمانی چیست؟
10 حوزه دانش مدیریت پروژه
اگر پنج سطح بلوغ PMMM ستون‌های ماتریس باشند، 10 ناحیه دانش ردیف‌ها هستند. این حوزه‌های مختلف دانش توسط راهنمای موسسه مدیریت پروژه (PMI)، مجموعه دانش مدیریت پروژه (PMBOK Guide) شناسایی می‌شوند. این استاندارد صنعتی برای شناسایی حوزه‌های دانش برای مدیریت پروژه است.
- مدیریت یکپارچه سازی پروژه: هماهنگی قطعات متحرک مختلف پروژه‌ها. شامل وظایف فردی، منابع، ذینفعان، محصولات قابل تحویل و مدیریت پورتفولیو است. این حوزه دانش نحوه ارتباط همه این قطعات متحرک را به سایر اعضای تیم شناسایی می‌کند.
- مدیریت محدوده: روشی که تیم تضمین می‌کند که یک پروژه متناسب با محدوده پروژه باشد، چه زمان، بودجه یا منابع.
- مدیریت زمان: مشابه مدیریت محدوده پروژه است و روشی است که یک تیم مدیریت پروژه از زمان در طول یک پروژه استفاده می‌کند.
- مدیریت هزینه: زیرمجموعه‌ای از مدیریت محدوده است. به این صورت که یک تیم هزینه‌های یک پروژه را مدیریت می‌کند و اینکه آیا از بودجه به طور موثر استفاده می‌کنند یا خیر.
- مدیریت کیفیت: چگونه تیم‌ها از فرآیندهای خود برای تولید محصولات با کیفیت استفاده می‌کنند.
- مدیریت منابع: تیم‌ها چگونه اعضای تیم را در طول یک پروژه سازماندهی، پردازش، مدیریت و رهبری می‌کنند.
- مدیریت ارتباطات: روشی که تیم‌ها پروژه‌ها را هم به صورت داخلی به سایر کارکنان و هم از بیرون به مشتریان آینده و فعلی منتقل می‌کنند که می‌تواند شامل ارتباطات بلادرنگ و غیرهمزمان باشد که همه آن‌ها باید در یک برنامه ارتباطی مستند شوند.
- مدیریت ریسک: چگونه یک تیم به طور فعال ریسک پروژه را کاهش می‌دهد. همچنین مدیریت ریسک شامل هر گونه طرح اضطراری است که یک تیم در پاسخ به ریسک احتمالی دارد.
- مدیریت تدارکات: چگونه یک سازمان کالا یا خدمات را از فروشندگان خارجی دریافت می‌کند. این می‌تواند در سطح پروژه یا در سطح شرکت باشد.
- مدیریت سهامداران: روشی که تیم شما انتظارات ذینفعان مختلف را مدیریت می‌کند. یا نحوه ارتباط شما با به روز رسانی وضعیت با سهامداران مختلف است.
