مدیریت پروژه‌های کوچک چالش‌های منحصر به فردی نسبت به پروژه‌های بزرگتر دارند. از آنجایی که آن‌ها کوچک هستند، وسوسه انگیز است که از روند برنامه ریزی صرف نظر کرده و شروع به اجرای کار کنید. این پدیده در صورتی صادق است که پروژه‌ها وظایفی مشابه کارهای قبلی انجام دهند که در این صورت منجر به نادیده گرفتن برنامه ریزی و شروع به انجام کار می‌شود. مسئله مهم تر، متدولوژی‌ها و چارچوب‌های مدیریت پروژه هستند که برای پروژه‌های بزرگ طراحی شده‌اند. استفاده از چنین چارچوب‌هایی برای تلاش‌های کوچک دست و پا گیر و غیر ضروری است. آنچه مورد نیاز است، روشی است که بر مراحل اساسی تمرکز کند و زمان را برای زیاده‌روی تلف نکند.
موارد زیر به تشریح اجزای ضروری برای مدیریت پروژه‌های کوچک و نحوه ارائه موفقیت آمیز نتایج پروژه در هر بار اشاره می‌کند. هدف از این مطلب این است که به مردم کمک کنیم تا نتایج پروژه را سریعتر ارائه دهند، که بهتر به اهداف مورد نظر دست یابند و این کار را با استرس کمتر انجام دهند.
مطالعه بیشتر: آشنایی با امکانات نرم افزار مدیریت پروژه
مدیریت پروژه‌های کوچک
مدیریت پروژه‌های کوچک
قبل از اینکه به شرح مدیریت پروژه‌های کوچک بپردازیم ابتدا بهتر است با معنا و مفهوم مدیریت آشنا شویم. مدیریت به معنای داشتن مسئولیت یا مسئولیت یک پروژه است که شامل دانش و مهارت‌های مدیریت عمومی و دانش و مهارت‌های مدیریت پروژه می‌باشد. به طور کلی مدیر پروژه فعالیت‌های پروژه را برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل می‌کند. شیوه‌های مدیریت پروژه به بهترین وجه توسط حوزه‌های دانش مدیریت پروژه در راهنمای مجموعه دانش آن (موسسه مدیریت پروژه، 2004) توصیف شده است.
حوزه‌های دانش شامل فرآیندها، ابزارها و تکنیک‌ها برای 9 حوزه زیر است:
- مدیریت یکپارچه سازی پروژه
- مدیریت محدوده پروژه
- مدیریت زمان پروژه
- مدیریت هزینه پروژه
- مدیریت کیفیت پروژه
- مدیریت منابع انسانی پروژه
- مدیریت ارتباطات پروژه
- مدیریت ریسک پروژه
- مدیریت تدارکات
اگرچه حوزه‌های دانش رهبری پروژه برای مدیریت پروژه‌های کوچک قابل اجرا هستند، اما لازم نیست همه آن‌ها به طور کامل یا در هر پروژه کوچک مورد استفاده قرار گیرند. همانطور که مدیر پروژه فعالیت‌های فرآیندی مورد نیاز برای شروع، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و کنترل و بستن فعالیت‌های پروژه را انجام می‌دهد، مدیر پروژه نیز باید حوزه‌های دانش را درک کند و بداند که کدام یک برای پروژه کوچک قابل اجرا هستند و کدام یک را می‌توان حذف کرد. این یک تصمیم پروژه به پروژه است.
مدیریت پروژه‌های کوچک به رسمیت و ساختار کمتری نسبت به پروژه‌های بزرگتر نیاز دارند. فرآیندها و ابزارها باید مقیاس پذیر و سازگار باشند. آن‌ها باید مقیاس پذیر باشند تا زمان صرف شده برای استفاده از فرآیندها و تمرکز آن ها، همگی متناسب با نیازهای پروژه باشند. فرآیندها و ابزارها باید قابل انطباق باشند تا ابزارهای انتخاب شده برای پشتیبانی از پروژه به راحتی قابل استفاده باشند. اسناد کلیدی مدیریت پروژه که باید در نظر گرفته شوند عبارتند از منشور پروژه، ساختار تفکیک کار، لیست قابل تحویل و برنامه پروژه بسته به اندازه پروژه و نیازهای گزارش. همچنین مهم است که برای آنچه که ممکن است اشتباه شود آماده باشید. بنابراین ابزاری برای گرفتن ریسک‌های پروژه نیز توصیه می‌شود.
مطالعه بیشتر: آشنایی با مراحل کنترل پروژه
در مدیریت پروژه‌های کوچک چه چالش‌های عمده‌ای وجود دارد؟
برنامه ریزی یک چالش بزرگ برای مدیریت پروژه‌های کوچک است. گرد هم آوردن افراد مناسب در زمان مناسب برای بحث در مورد جزئیات پروژه می‌تواند سخت باشد. با پروژه‌های کوچک، به نظر می‌رسد همه راه حلی دارند و زمان برنامه ریزی اغلب نادیده گرفته می‌شود. اولین واکنش پس از دریافت پروژه کوچک، پرش مستقیم و شروع به انجام فعالیت‌های پروژه بدون برنامه ریزی است. حتی با تجربه‌ترین مدیر پروژه حداقل یک بار در این دام افتاده است. با برنامه‌ریزی نکردن شما از یک جزء حیاتی پروژه چشم پوشی می‌کنید. مدیر پروژه باید برای برنامه ریزی وقت بگذارد. به این علت که برنامه ریزی جهت پروژه را ارائه می‌دهد و یک ابزار ارتباطی برای حامی و سایر ذینفعان پروژه است.
هنگام برنامه ریزی برای مدیریت پروژه‌های کوچک، مدیر باید چند مورد را در نظر بگیرد:
1.برنامه ریزی را به خاطر بسپارید. نادیده گرفتن اهمیت برنامه ریزی برای یک پروژه کوچک آسان است.
2.افرادی را که کار را انجام می‌دهند در برنامه ریزی کار مشارکت دهید. ایجاد سریع برنامه‌ای بر اساس آنچه باید انجام شود برای شما آسان است، اما افرادی که کار را انجام می‌دهند اطلاعات دقیق‌تری در مورد میزان تلاش و زمان در دسترس بودن را دارند. برای انجام کار بدون این اطلاعات، حتی یک پروژه کوچک شکست خواهد خورد.
3.مراقب باشید بیش از حد برنامه ریزی نکنید یا بیش از حد جزئی نشوید. تصمیم بگیرید که چقدر جزئیات مورد نیاز است و بدانید چه زمانی کافی است.
4.آخرین موردی که یک مدیر برای مدیریت پروژه‌های کوچک خود باید در نظر بگیرد این است که میل به ساختار پروژه را کنترل کند تا بر عناصری که بیشتر با آن‌ها راحت است تأکید کند. در نتیجه، ممکن است به جنبه‌هایی که با آن آشنایی ندارید توجه لازم را نداشته باشید. همیشه به یاد داشته باشید در آنچه می‌دانید گیر نکنید.
مطالعه بیشتر: آشنایی با شاخص‌های مدیریت استراتژیک
شناخت پروژه‌های کوچک
با هجوم تجارت روزانه در هر شرکت بزرگی، جدا کردن کار پروژه از عملیات روزانه یا کار معمولی و مداوم، اغلب دشوار است. اما، پروژه‌ها در همه زمینه های یک کسب و کار کوچک یا بزرگ وجود دارند و کار پروژه‌ای آسیب خواهد دید مگر اینکه شناسایی و اولویت‌بندی شود. چندین موضوع نیاز به شناخت مدیریت پروژه‌های کوچک را احاطه کرده است:
کمبود وقت برای فکر و برنامه ریزی: هنگامی که کار پروژه به عنوان مجموعه‌ای از فعالیت‌ها بدون آمادگی کافی انجام شود، پیامدهای متعددی در پی خواهد داشت. به عنوان مثال سازمان‌ها متحمل هزینه‌های بالاتری می‌شوند، موقعیت‌ها از دست می‌رود، کارکنان و مدیریت ناامید می‌شوند، و سایر اثرات سوء قابل پیش‌بینی ظاهر می‌شوند.
- غفلت ارتباطی:مدیریت پروژه‌های کوچک معمولاً ارتباطات کمتری در خود دارند و به روز رسانی وضعیت کمتری نسبت به پروژه‌های بزرگتر خود دارند. حامیان مالی معمولا فراموش می‌کنند که شروع پروژه را درخواست کرده اند. این کار منجر به تلاش بیهوده می‌شود، زیرا کار بیهوده‌ای است.
- عدم مشارکت اسپانسر:اگر تلاش‌ها مدیریت نشود، حامیان به سرعت از پروژه‌های کوچکتر جدا می‌شوند. هم نادیده گرفتن ارتباطات و هم عدم مشارکت با حامی، حکم اعدام برای پروژه‌های کوچک است. طبق تحقیقات اخیر (گروه Standish، 2001)، عوامل اصلی موفقیت پروژه، پشتیبانی اجرایی و مشارکت کاربر است که به طور یکسان برای پروژه‌های بزرگ و کوچک اعمال می‌شود.
- اختلاط کار عملیاتی و پروژه ای:افراد همچنین تمایل دارند که کار پروژه را با پشتیبانی یا نگهداری مداوم ترکیب کنند. کار پروژه معمولاً آسیب می‌بیند. به این علت که نسبت به کار عملیاتی فوریت کمتری دارد. به نظر می‌رسد که پروژه‌ها هرگز پایان نمی‌یابند. تکمیل نشدن پروژه‌ها اثرات منفی دارد، از جمله: الف) کار برای نگهداری یک محصول با کار پروژه‌ای که آن را توسعه داده اشتباه گرفته می‌شود. ب) درس‌های مهم آموخته شده ثبت نشده است. و ج) فرصت‌های تیم سازی فراهم نشده است. بسته شدن پروژه برای پروژه‌های کوچک به اندازه پروژه‌های بزرگ مهم است.
مطالعه بیشتر: راهنمای تدوین برنامه استراتژیک
بهترین روش‌ها برای مدیریت پروژه‌های کوچک
در زیر به بهترین روش‌های مدیریت پروژه‌های کوچک اشاره شده است.
- درگیر کردن ذینفعان در مراحل اولیه پروژه و در طول پروژه.
- دانستن اینکه منشور پروژه زمینه را برای فعالیت‌های پروژه فراهم می‌کند.
- برنامه ریزی و آمادگی برای برنامه ریزی مجدد. همچنین در فعالیت‌های برنامه ریزی افرادی که کار را انجام خواهند داد نیز شامل شود.
- نگهداری اسناد مهم پروژه در دفترچه یادداشت پروژه و راه اندازی سیستم بایگانی الکترونیکی در ابتدای پروژه
- نظارت بر پیشرفت پروژه، پاسخ به واریانس‌ها و مدیریت تغییرات.
- اطمینان از برآورده شدن اهداف پروژه و تکمیل فعالیت‌های بسته شدن پروژه.
