نرم افزار مدیریت کار می‌تواند تعادل بین شغل و زندگی را ارتقا دهد

اگر روی کارهای پروژه‌ای و غیر پروژه‌ای کار می‌کنید اما هنوز نرم افزار مناسب را پیدا نکرده اید، ممکن است در مکان‌های اشتباهی جستجو کنید. اغلب اوقات، مدیریت پروژه و مدیریت کار به جای یکدیگر استفاده می‌شوند. به این دلیل که کلمات پروژه و کار اغلب مترادف در نظر گرفته می‌شوند. حقیقت این است که پلتفرم‌های مدیریت پروژه و پلت فرم‌های مدیریت کار کاملاً متفاوت هستند. به بیان ساده، یک پلت فرم مدیریت پروژه نیازهای کسب و کار شما را برای همه چیزهای مرتبط با پروژه پوشش می‌دهد. مدیریت کار خیلی چیزهای بیشتری را پوشش می‌دهد. همه چیز از برنامه ریزی و مدیریت زمان کارکنان گرفته تا کنترل هزینه‌های نیروی کار و بهبود کارایی.

ما اغلب از دیگر جنبه‌های زندگی خود غافل می‌شویم و خود را غرق در کار می‌کنیم. اما همه ما می‌دانیم که برای داشتن یک زندگی رضایت‌بخش تنها کار کردن مهم نیست. داشتن تعادل بین کار و زندگی ضروری است، به ویژه از آنجایی که در حال حاضر اکثر ما در خانه کار میکنیم.

اما قبل از اینکه به مزایا نرم افزار مدیریت کار اشاره شود تفاوت نرم افزار مدیریت کار و مدیریت پروژه را توضیح خواهیم داد:

ابزارهای مدیریت پروژه به شما کمک می‌کنند تا با پروژه‌هایی با اندازه‌های مختلف مقابله کنید و به شما امکان می‌دهند تا با سهولت بیشتری موارد قابل تحویل، نقاط عطف و اهداف خاص را تعریف کنید. آن‌ها می‌توانند توسط افراد یا تیم‌ها استفاده شوند.

از سوی دیگر، ابزارهای مدیریت وظایف، بیشتر بر افزودن و تکمیل وظایف مختلف مرتبط با کار تمرکز دارند، در حالی که برنامه‌های مدیریت کسب ‌و کار برای کمک به شما در پیش‌بینی خطرات، بهبود کارایی تیم و انجام کارها وجود دارند.

در حالت ایده آل، یکی از این ابزارها باید همه موارد فوق را در بر گیرد و به تیم‌ها (نه افراد) کمک کند تا هر چیزی از کل گردش کار گرفته تا کارهای ساده غیر مرتبط با پروژه را سازماندهی کنند. برنامه مدیریت کار برای کمک به شما در هماهنگی افراد و کارتان، بدون محدودیت پروژه یا متدولوژی، طراحی شده است.

نرم افزار مدیریت کار چیست؟

مردم معمولاً نرم افزار مدیریت پروژه (PM) را برای مدیریت تمام کارهای حرفه‌ای خود جستجو می‌کنند. نکته مهم این است که بیشتر آن‌ها علاوه بر وظایف مربوط به پروژه، فعالیت‌های دیگری نیز دارند. در عوض برنامه‌ای می‌خواهند که به آن‌ها امکان برنامه‌ریزی، ردیابی، مدیریت و سازمان‌دهی همه کارها، از جمله آنچه خارج از محدوده نرم‌افزار مدیریت پروژه است، می‌دهد.

در این مورد، افراد به ابزاری نیاز دارند که بتواند به آن‌ها کمک کند تا کار خود را خارج از ساختار سخت یک پروژه ببرند. نرم‌افزار مدیریت کار این انعطاف‌پذیری را فراهم می‌کند و اجازه می‌دهد کار را فراتر از محدودیت‌های یک پروژه یا روش‌شناسی بدون وابستگی به مشتریان، بودجه‌های سخت یا وظایف دیگر انجام داده و ردیابی کند.

ویژگی‌های نرم افزار مدیریت کار

یک نرم افزار مدیریت کار، تمام قابلیت‌هایی را که برای اجرا و نظارت بر کارتان از ابتدا تا انتها نیاز دارید، دوباره متحد می‌کند و منابع، هزینه‌ها و بازه‌های زمانی شما را متعادل نگه می‌دارد. ویژگی‌های رایج نرم افزار مدیریت کار عبارتند از:

• مدیریت کار پیشرفته: وظایف را ایجاد و اختصاص دهید، اولویت‌ها را مدیریت کنید و کار تیم خود را دنبال کنید تا در بودجه‌ها و دد لاین‌ها باقی بمانید.
• ارتباط متمرکز: تیم‌ها از طریق تابلوهای پیام یا موضوعات بحث با یکدیگر همکاری می‌کنند، نظرات خود را ارسال می‌کنند و هر زمان که تغییری در یک کار ایجاد می‌شود اعلان دریافت می‌کنند تا به روز بمانند.
• ذخیره سازی و اشتراک گذاری فایل: از این ابزار به عنوان یک مکان متمرکز برای ذخیره ایمن تمام اسناد و تصاویر خود استفاده کنید و هر زمان که نیاز پیدا کردید به آن‌ها دسترسی داشته باشید.
• مدیریت منابع: تیم خود را برنامه ریزی کنید و ببینید چه کسی روی چه چیزی کار می‌کند تا از توزیع کار بیشتر از آنچه که می‌تواند بجوید جلوگیری شود.
• قابلیت‌های گزارش دهی: ایجاد و ارسال گزارش در زمان، هزینه‌ها و منابع برای نظارت بر پیشرفت، شناسایی مشکلات احتمالی و به روز رسانی مشتریان خود

مطالعه بیشتر: مدیریت عملکرد سازمانی

درک تعادل بین کار و زندگی

در دنیای شرکت‌های امروزی، تعادل بین کار و زندگی یکی از مهمترین جنبه‌ها است. هرچند مفهوم تعادل بین کار و زندگی یک مفهوم کاملا مشخص نیست و برای افراد مختلف معانی متفاوتی دارد. برای برخی افراد، زمان‌بندی موثر بین کار و خانه است. اما برای دیگران این است که بتوانند با مراقبت و پیشرفت شخصی خود به زندگی حرفه‌ای‌شان ادامه دهند.

راشل ریتلوپ، بنیانگذار "هزاره گیج شده" در مقاله خود با عنوان "9 نسل به اشتراک می‌گذارند" می‌گوید: تعادل کار و زندگی چه معنایی برای آنها دارد؟  او در مجله در فوربس ذکر می‌کند، نسل‌های مختلف موفق در مورد تعادل کار و زندگی چه فکر می‌کنند؟ او می‌گوید تعادل بین کار و زندگی تعریف واحدی ندارد. بسیاری از مردم تمایل دارند که آن را متفاوت تعریف کنند. با این حال، اصل آن ثابت است. بسیاری از ما به دنبال یک ازدواج موفق در زندگی حرفه‌ای و خصوصی خود هستیم که به ما اجازه می‌دهد در کمال زندگی کنیم بدون اینکه تحت  تأثیر هیچ کدام از آنها قرار بگیریم.

چرا تعادل کار و زندگی برای کارکنان مهم است؟

تعادل بین کار و زندگی برای همه مهم است. تعادل بین کار و زندگی نه تنها باعث تحقق احساسات می‌شود بلکه بهره‌وری کلی یک سازمان را نیز افزایش می‌دهد. به عنوان یک کارفرما، شما باید بیشتر به تعادل بین کار و زندگی کارکنان خود، به ویژه در دوران COVID-19 ، توجه کنید. چرا که:

• روحیه کارکنان را تقویت می‌کند.
• به نیروی کار انگیزه می‌دهد.
• محیط کار شادی به وجود می‌آید.
• سطوح استرس را کاهش می‌دهد.
• سلامت و تندرستی کارکنان را بهبود می‌بخشد.
• بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
• تمرکز را افزایش می‌دهد.
• به کارکنان کمک می‌کند زمان را بهتر مدیریت کنند.
• مشارکت کارکنان را بهبود می‌بخشد.
• روابط تیمی را بهبود می‌بخشد.

یک نرم‌افزار منابع انسانی می‌تواند به ایجاد و حفظ این تعادل کمک کند

یک نرم‌افزار مدیریت کار تحت وب به طور جادویی همه مشکلات تعادل بین کار و زندگی سازمان شما را حل نمی‌کند. در واقع، هیچ درمان جادویی برای آن وجود ندارد. یک نرم‌افزار مدیریت کار پمبتنی بر وب یکی از راه‌حل‌های بسیاری است که می‌تواند به بهبود کسری تعادل بین کار و زندگی در یک سازمان کمک کند. نحوه استفاده از آن می‌تواند به کارکنان راه دور شما کمک کند تا تعادل خوبی بین کار و زندگی ایجاد کنند.

مطالعه بیشتر: ارزیابی عملکرد کارکنان

تعیین هدف مشخص است

نرم‌افزارهای مختلف مدیریت عملکرد کارکنان، متفاوت عمل می‌کنند اما اکثر نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد کارکنان  به شما این امکان را می‌دهند تا اهداف واضحی را برای خود و کارکنان خود تعیین کنید. این اهداف قابل پی‌گیری هستند و پیشرفت هدف معمولاً برای کارکنان و مدیران نیز قابل مشاهده است. این به کارکنان درک بهتری از آنچه که باید بر روی آن تمرکز کنند و برای تکمیل این اهداف باید انجام دهند، می‌دهد.

مدیریت زمان بهتر

مدیریت زمان یکی از مهمترین جنبه‌هایی است که به شما در ایجاد تعادل خوب بین کار و زندگی کمک می‌کند. نرم‌افزار مدیریت کار به شما کمک می‌کند تا زمان و فعالیت‌های خود را از طریق حفظ جدول زمان‌بندی، لیست کارهای قابل اشتراک‌گذاری و دریافت یادآوری‌های مبتنی بر کار و غیره پی‌گیری کنید.

سازگاری با ساختار حفظ می‌شود

حفظ ساختار سازگار در محل کار جنبه مهمی است که به نظر می‌رسد اکثر سازمان‌ها از آن چشم‌پوشی می‌کنند. این به کارکنان کمک می‌کند تا سطح استرس خود را حفظ کنند زیرا الگوهای کاری آنها قابل پیش‌بینی و ثابت است. نظام مدیریت عملکرد کارکنان می‌تواند به شما در حفظ ثبات ساختاری کار کمک کند و به شما این امکان را می‌دهد تا اهداف و وظایف خود را زودتر از موعد تعیین کنید و در نتیجه به کارکنان زمان لازم برای سازگاری را بدهید.

اولویت‌بندی بهتر وظایف

اکثر سیستم‌های مدیریت عملکرد کارکنان  دارای مدیران وظیفه هستند که به کارمندان شما اجازه می‌دهد لیست وظایف ایجاد کنند. این لیست وظایف می‌تواند به عنوان فهرست کارهای انجام شده یا یادآوری‌های قابل مشاهده باشد و به کارمندان کمک کند تا وظایف خود را در اولویت‌بندی بهتری قرار دهند. و هنگامی که کارکنان بتوانند وظایف خود را اولویت‌بندی کنند، احساس غرق شدن در کار را از بین می‌برد، که به نوبه خود باعث ایجاد تعادل بین کار و زندگی می‌شود.

مطالعه بیشتر: ارزیابی عملکرد سازمانی

روابط تیم حفظ می‌شود

یکی از مهمترین مسائلی که تعادل کار و زندگی را از بین می‌برد، عدم توانایی در ایجاد روابط تیمی است. وقتی با یک تیم کار می‌کنید، مهم است که به صورت تیمی عمل کنید. نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد کارکنان تحت وب معمولاً دارای یک مولفه اجتماعی هستند که به کارکنان اجازه می‌دهد بدون در نظر گرفتن زمان و فاصله با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. و مهم است که به یاد داشته باشید که همه ارتباطات نیازی به کار ندارند. گاهی اوقات، یک سلام کردن ساده یا داشتن یک گپ کوچک تیم‌ها را به هم نزدیک می‌کند. ارتباط مکرر، به صورت شفاهی یا از طریق نرم‌افزار یکی از راه‌های پرورش شبکه است.

 

 

منبع:

https://engagedly.com/hr-management-software-promote-work-life-balance/?_x_tr_sl=en&_x_tr_tl=fa&_x_tr_hl=nl&_x_tr_pto=ajax,elem