در دنیای رقابتی امروز نمی‌توان تنها به کمک یک نوشدارو، تمام مشکلات و بیماری‌های سازمانی را حل نمود. این امر نیازمند ارائه و اجرای پیوسته راه حل‌های درست می‌باشد. سازمان‌ها باید با بدست آوردن درک مناسبی از مشکل، ابزارها و مفاهیم مناسب را بکار گیرند، تا به تدریج به یک سازمان متعالی تبدیل شوند. یکی از این مشکلات و بیماری ها، وجود نقص در رابطه با جریان و محیط کاری است، که نظام 5S می‌تواند ابزاری مناسب برای خروج از این وضعیت باشد. ما قصد داریم تا در این مطلب به تعریف نظام 5S و مراحل آن بپردازیم.
مطالعه بیشتر: مدیریت عملکرد سازمانی چیست ؟
جایگاه بهره وری و کیفیت در نظام 5S
جایگاه بهره وری و کیفیت در نظام 5S
برای درک بهتر این نظام، ابتدا بهتر است تا جایگاه بهره وری و کیفیت در نظام 5S را تبیین نماییم. بهره وری و کیفیت دو واژه‌ای است که امروزه دارای پیوندی ناگسستنی هستند. به کمک بهبود هریک از این دو، دیگری نیز بهبود می‌یابد. برای همین منظور مفاهیم، فلسفه‌ها و سیستم‌های کلانی از جمله مدیریت کیفیت جامع، شش سیگما، تولید ناب و… بوجود آمده اند، که به دنبال بهبود بهره وری و کیفیت می‌باشند. این سیستم‌ها برای رسیدن به اهداف خود فلسفه، مراحل و ابزارهایی در اختیار دارند که به دنبال افزایش کیفیت و بهره وری در تمامی ابعاد یک سیستم، از جمله، ورودی، فرآیند و خروجی آن می‌باشند.
کیفیت و بهره وری در ورودی و خروجی یک سیستم می‌تواند به معنای استفاده مناسب از مواد اولیه، کاهش محصولات ناقص، دوباره کاری و… باشد. اما تعریف بهره وری و کیفیت در فرآیند یک سیستم با توجه به نقش پررنگ نیروی انسانی متفاوت خواهد بود. امروزه مزیت رقابتی که برای سازمان‌ها ایجاد می‌گردد دیگر مواد اولیه یا ورودی آن‌ها نیست، بلکه فرآیند مورد استفاده و منابع انسانی آن سازمان است که مزیت رقابتی برای آن‌ها ایجاد می‌نماید. به عبارتی یکی از اصلی‌ترین ثروت‌های یک سازمان، منابع انسانی آن است. به همین جهت هر ساله سازمان‌ها هزینه‌های زیادی را صرف آموزش و بهبود عملکرد نیروهای انسانی خود می‌کنند.
یکی از اصلی‌ترین مواردی که بر عملکرد نیروی انسانی تاثیرگذار است، فضا و محیط کاری وی می‌باشد. نبود یک فضای کاری مناسب، موجب کاهش محسوس عملکرد و خروجی منابع انسانی خواهد شد. سیستم‌ها و مفاهیم کلانی که ذکر گردید برای این امر نیز دارای مفاهیم و ابزارهای مناسبی هستند که هدف آن ایجاد فضای کاری مناسب در جهت افزایش کیفیت و بهره وری نیروی انسانی است که خود منجر به افزایش کیفیت و بهره وری محصولات و خدمات سازمان خواهد گردید.در نتیجه جایگاه بهره وری و کیفیت در نظام 5S مشخص می‌شود، چون یکی از مهمترین این ابزارها، نظام 5S می‌باشد.
مطالعه بیشتر: مدیریت عملکرد کارکنان چیست ؟
درک مفاهیم پایه‌ای در رابطه با نظام 5S
برای درک مفاهیم پایه‌ای در رابطه با نظام 5S ابتدا بایستی بیان کنیم که مشتریان بدنبال استفاده از محصول و یا خدمتی هستند که بیشترین ارزش را در قبال هزینه پردختی برای آن‌ها به ارمغان آورد. تمامی اجزای سیستم در این ارزش آفرینی نقش دارند. اما موری، مودا و مورا تلفاتی هستند که موجب کاهش ارزش محصولات و خدمات سازمان خواهند شد. این سه واژه دارای ریشه‌ای ژاپنی هستند و در ادامه به تعریف آن‌ها پرداخته خواهد شد:
موری
یکی از مواردی که بایستی در درک مفاهیم پایه‌ای در رابطه با نظام 5S بایستی مورد توجه قرار بگیرد، موری نام دارد که به معنای بار اضافه کاری است، که فراتر از توان یک فرد، می‌باشد. این بار اضافی باعث خستگی و فرسودگی نیروی انسانی خواهد شد که خود منجر به افزایش اشتباهات، کاهش کیفیت کار و بهره وری وی خواهد شد.
مورا
عدم تعادل و توزیع مناسب کار با توجه سررسید آن، باعث می‌گردد تا هرقدر سررسید آن نزدیکتر گردد، حجم کار بیشتر گردد. این افزایش حجم کار و اضطراب نیروی انسانی برای انجام کار تا سررسید آن، کیفیت خروجی را کاهش خواهد داد. می‌توان گفت که مورا نیز یکی از آن دسته مفاهیم است که بایستی در درک مفاهیم پایه‌ای در رابطه با نظام 5S مورد توجه قرار گیرد.
مودا
آخرین مفهومی که در درک مفاهیم پایه‌ای در رابطه با نظام 5S بایستی با آن آشنا شوید، عبارت است از مودا، که به فعالیت‌ها یا تلفاتی گفته می‌شود که ارزشی به محصول یا خدمت اضافه نخواهد کرد. تولید مازاد، حمل و نقل، موجودی غیر ضروری، حرکت‌های اضافی، کالای معیوب ، زمان‌های انتظار و فرآیندهای اضافی ۸ تلفات اصلی مودا هستند که با حذف آن‌ها کیفیت و بهره‌وری افزایش پیدا خواهند کرد.
چرخه نظام آراستگی 5S چیست
نظام آراستگی 5S بدنبال حذف مودا، مورا و موری است که به موجب آن فضا و جریان کاری بهبود خواهد یافت. برای این منظور نظام 5S یک چرخه ۵ مرحله‌ای از ۵ کلمه ژاپنی ارائه نموده است. برای درک بهتر این مسئله که چرخه نظام آراستگی 5S چیست، مراحل آن را در بخش زیر بیان کردیم:
1-ساماندهی
ساماندهی یا (Seiri) در نظام آراستگی 5S به معنای حذف هرآنچه که مورد نیاز نیست و جدا نمودن آن‌ها از ابزار، مواد و وسایلی که مورد نیاز است. روش رد تگ یکی از ابزار مناسب برای این مرحله است.
2-نظم و ترتیب
نظم و ترتیب یا (Setion) در چرخه نظام 5S به این معنا است که مکان مناسب و مشخص ابزار و مواد مورد استفاده که پیدا کردن و استفاده از آن‌ها را راحت‌تر می‌کند، در نظر گرفته شود.
3-پاکیزه سازی
(Seiso) یا تعریف فرآیندهای تمیز کردن روزانه، هفتگی و … باعث پاکیزگی محیط کار و استفاده مناسب از ابزار و وسایل خواهد شد.
4-استاندارد سازی
استاندارد سازی یا (Sekitsu) در چرخه نظام 5S به معنی، تعریف مراحل و نحوه انجام سه مرحله قبل به کمک چک لیست ها، توضیحات و شرح وظایف، تا جزیی از برنامه روزانه سازمان گردد.
5-حفظ و انضباط
در نهایت ۴ مرحله قبل می‌بایست جزیی دائمی از سازمان گردند. با تعریف شاخص‌های عملکردی مناسب می‌توان از خروج سازمان از مسیر تعریف شده توسط نظام 5S جلوگیری نمود.
نظام آراستگی 5S دارای ۵ مرحله اصلی است، اما امروزه مرحله ششمی بنام امنیت ( Safety) به آن اضافه گردیده است و به شرح زیر می‌باشد:
6-امنیت
امنیت در چرخه نظام 5S به معنی وجود فضای کاری است که امنیت جانی و روانی منابع انسانی را فراهم کند و موجب افزایش بهره وری و کیفیت خروجی کار شود. برای این مرحله، در زمان اجرای هر کدام از مراحل ذکر شده، مجری می‌بایست گوشه چشمی به امنیت نیز داشته باشد. برای مثال زمانی که در مرحله ساماندهی از روش رد تگ استفاده می‌شود، می‌توان از یلو تگ نیز برای تعیین نکات ایمنی ابزار استفاده نمود.
فواید نظام 5S
اجرای این نظام دارای فواید بسیاری می‌باشد که در ادامه به فواید نظام 5S می‌پردازیم:
- کاهش تلفات سازمانی مانند تعداد کالای معیوب، موجودی اضافه و…
- بهبود و افزایش بهره وری سازمانی
- افزایش کیفیت محصولات و خدمات
- محیط کاری امن و مناسب
- بهبود جریان کار
- بهبود روحیه و تعهد کارمندان
- استفاده بهینه از فضای موجود
- افزایش انضباط شخصی کارمندان
کلام آخر
در این مطلب به بیان تعریف نظام 5S پرداختیم و بیان کردیم که این ابزار با بکارگیری چرخه 5s که متشکل از پنج مرحله ساماندهی (seiri)، نظم و ترتیب (setion)، پاکیزه سازی (seiso)، استاندارد سازی (sekitsu) و حفظ و انضباط (shitsuke)می باشد، محیطی امن و مناسب برای کارمندان در جهت ارائه خروجی با کیفیت ایجاد خواهد نمود از این جهت دارای اهمیت بسیاری برای سازمان‌ها می‌باشد.
