معمولاً در بیشتر مدل‌های مدیریت عملکرد،از مدل چهار مرحله‌ای دمینگ، شامل برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری، اجرا و نظارت مستمر، کنترل نقاط ضعف و قوت و ارائه بازخورد و در نهایت تحلیل و مرور عملکرد، الهام گرفته می‌شود.

 الف) گام اول: برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری برای تعیین استانداردهای عملکرد

برای برنامه‌ریزی اصولی و دستیابی به شاخص‌های عملکردی مناسب، بهتر است که در ابتدا، «تجزیه‌وتحلیل شغل» به‌عنوان منبعی محوری برای اطلاعات مرتبط با مشاغل سازمانی انجام گیرد. پس از جمع‌آوری اطلاعات مشاغل و جمع‌بندی آن، اولویت‌بندی و استخراج معیارهای عملکردی برای هر یک از مشاغل انجام می‌گیرد. معیارهای کلیدی عملکرد، شامل مجموعه‌ای از معیارهای عمومی و نیز برخی معیارهای خاص با توجه به رده‌های شغلی، ماهیت مشاغل و ... است. در ادامه، می‌بایست ابزار سنجش هر یک از شاخص‌های عملکردی و دامنه و وزن آن‌ها را تعیین نماییم.  

ب) گام دوم: اجرای ارزیابی، نظارت مستمر، پیگیری، مربیگری و اندازه‌گیری عملکرد

پس از روشن شدن اهداف و برنامه‌ها و توافق بر سر آن‌ها، مدیران و سرپرستان باید در نقش مربی به نظارت، حمایت، هدایت، آموزش، تفویض اختیار و ارائه بازخوردهای لازم بپردازند. مدیر در طی دوره ارزیابی باید با درک مقتضیات کار و مسئولیت‌ها، ارزیابی‌های لازم را به عمل آورده، بازخورد دهد و کارمند مورد نظر را به سمت تغییر و بهبود رفتار و عملکرد خود در مسیر اجرای موفق برنامه‌ها و دستیابی به اهداف، راهنمایی نماید. علاوه بر این، مدیریت و سرپرست بایستی در نقش مربی به کارکنان کمک نموده تا پس از هر اقدام، بازبینی و عکس‌العمل داشته باشند و از عملکرد و رفتارهایشان یاد بگیرند. (مربیگری فرآیندی انعطاف‌پذیر و پرورشی است که بر اساس توافق دوجانبه، بین دو نفر شکل می‌گیرد، به‌طوری‌که مربی به‌صورت مستمر و در راستای بهبود سطح عملکرد و افزایش توانمندی‌های فرد، به او بازخورد می‌دهد.)

ج) گام سوم: کنترل نقاط قوت و ضعف و استاندارد و ارائه بازخورد

سومین مرحله از فرآیند به هم‌پیوسته مدیریت عملکرد کارکنان، ارزیابی رفتار و عملکرد آن‌ها، در مقایسه با اهداف و انتظاراتی است که از قبل تعیین و توافق شده است که این مرحله، همراه با مشخص شدن نقاط ضعف و قوت آن‌ها است. کلید موفقیت این مرحله از کار، این است که کارکنان به مدیران اعتماد داشته باشند و نتایج این ارزیابی را قبول نمایند. باید توجه داشت که در ارزیابی رفتار و عملکرد کارکنان، مثل هر فعالیت یا اقدام انسانی دیگر، امکان خطا وجود دارد. در واقع ارزیابی کردن، از دشوارترین و پیچیده‌ترین کارهایی است که مدیران انجام می‌دهند.  

د) گام چهارم: تحلیل و مرور عملکرد و اقدامات اصلاحی و تبیین برنامه توسعه و بهبود فردی و گروهی

 آخرین مرحله از فرآیند مدیریت عملکرد کارکنان که به‌نوعی تکمیل‌کننده فرآیند بوده و به آن ماهیت مدیریتی می‌دهد، مرور عملکرد کارکنان و اتخاذ اقدامات اصلاحی، با هدف بهبود عملکرد در دوره‌های آتی برنامه‌ریزی است.

مدیر پس از انجام ارزیابی‌های لازم و تکمیل فرم ارزیابی عملکرد کارمندانش که در آن نقاط قوت و ضعف کارمند و موفقیت‌ها و ناکامی‌های او منعکس شده است، باید در جلسه‌ای رودررو با کارمند، به تحلیل و بازنگری عملکرد و رفتار وی پرداخته و مشترکأ تصمیمات مهمی بگیرند که اجرای آن، به بهبود عملکرد و موفقیت هم‌زمان کارمند و سازمان بینجامد.

برای این‌که چرخه عملکرد کامل شود و به قولی بتوان مدیریت عملکرد شغل را انجام داده و آن را بهبود داد، باید این چرخه، همواره در جریان بوده و در هر دوره به‌صورت مستمر اهداف بازبینی، بازتعریف و بهبود داده شوند. به‌این‌ترتیب، می‌توانیم چرخه کسب‌وکار را به حرکت و گردش درآوریم و سازمان را در مسیر توسعه و بهبود قرار دهیم.

مراجع:

1. بهزاد ابوالعلایی، مدیریت عملکرد: راهنمای مدیران برای ارزیابی و بهبود عملکرد کارکنان، سازمان مدیریت صنعتی، 1395.

۲. آرین قلی پور، مدیریت منابع انسانی (مفاهیم، تئوریها و کاربردها)، سازمان مطالعه و تدوین کتب علوم انسانی دانشگاهها (سمت)، 1395