امروز دوشنبه ۴ مهر ۱۴۰۱
تلفن : 38800803 - 051 (10 خط ویژه)
تاریخ انتشار : ۱۴۰۱/۰۳/۲۴ دسته بندی : مدیریت-پروژه

راهکارهای ارتقای ظرفیت‌های مدیریت پروژه با نرم افزار مپ

مدیریت پروژه یا Project management یا به کارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها برای فعالیت‌های پروژه در جهت تحقق الزامات پروژه است. در همه سازمان‌ها پروژه‌هایی وجود دارد که هر کدام از آن‌ها هدف خاصی را دنبال می‌کنند یا به عبارتی برای رسیدن به یک هدف معین برنامه ریزی شده‌اند. این پروژه‌ها باید در موعد مشخصی آغاز و پایان یابند. در ابتدای هر پروژه اگر درجهت تضمین اجرای درست پروژه استاندارد مناسبی انتخاب شود و مدیریت کردن پروژه درست و اصولی باشد پیشرفت سازمان اتفاق خواهد افتاد. هدف از ارائه این مقاله نحوه مدیریت پروژه است. برای اینکه بدانید چگونه آن را مدیریت کنید تا پایان همراه ما باشید.

مقدمه

در بسیاری از سازمان‌ها مدیریت پروژه به صورت مجموعه‌ای از فرآیندهای آغازین، برنامه‌ریزی، اجرایی، پایشی و اختتامی تعریف شده است. هدف از مدیریت کردن پروژه، برنامه‌ریزی و هدایت پروژه در چهارچوب زمان، هزینه و کیفیت به منظور ایجاد نتایج مشخصی‌ می‌باشد. مدیر یک پروژه موظف است با استفاده درست از منابع، نتایج معلوم و مورد انتظار را همراه با هزینه‌هایی که از قبل توافق‌شده‌ در موعد درست خود تحویل ‌دهد. مدیریت در هنگام اجرای پروژه از دو تکیه‌گاه قدرتمند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه بهره می‌گیرد. مدیر پروژه‌ها معمولا برنامه ریزی خود را با استفاده از روش مسیر بحرانی (CPM) انجام می‌دهند. مسیر بحرانی روشی است که فعالیت‌های مختلف پروژه را به ترتیب و به مؤثرترین شکل ممکن، زمان‌بندی می‌کند.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه چیست

همان طور که اشاره شد مدیریت پروژه شامل برنامه ریزی، اجرا و تکمیل پروژه‌ها است. مدیران پروژه با استفاده از مجموعه‌ای از روش‌ها، فرآیندها و ابزارها برای هدایت تیم خود و مدیریت منابع به این امر دست می‌یابند. امروزه اکثر متخصصان مدیران پروژه از نرم افزارهای مدیریتی پروژه برای برنامه ریزی، اجرا و کنترل پروژه‌ها استفاده می‌کنند. به عنوان مثال، نرم افزار مدیریت پروژه مپ به شما این امکان را می‌دهد که برنامه‌ها، منابع، هزینه‌ها و تیم‌ها را در یک ابزار آنلاین مدیریت کنید. مدیران پروژه در طول اجرا می‌توانند از نمودارهای گانت، تابلوها و تقویم‌ها برای ایجاد زمان‌بندی پروژه و اختصاص کار با در دسترس بودن منابع استفاده کنند.

حوزه‌های دانش مدیریت پروژه

حوزه‌های دانش مدیریت پروژه

اصطلاح حوزه‌های دانش مدیریت پروژه برای توصیف تمام جنبه‌های مختلف یک پروژه که نیاز به مدیریت دارند استفاده می‌شود. مدیران پروژه مسئولیت نظارت بر این حوزه‌ها را بر عهده دارند، بنابراین از تمامی ابزارها، روش‌ها و منابعی که در اختیار دارند استفاده می‌کنند. در ادامه فهرستی از تمام 10 حوزه دانش مدیریت در پروژه ارائه شده است که توسط موسسه مدیریت پروژه (PMI) در بدنه دانش مدیریتی پروژه (PMBOK) توضیح داده شده است.

1-مدیریت یکپارچه سازی:

 این بخش فرآیندها و متدولوژی‌های مختلف مدیریت در پروژه را به منظور ایجاد یک استراتژی انجام می‌دهد. این استراتژی به تیم‌ها کمک می‌کند تا با یکدیگر بهتر کار کنند. مدیریت یکپارچه سازی، کار تیمی را تقویت و اطلاعات را برای نظم دهی و ترتیب هماهنگ می‌کند.

2- مدیریت محدوده:

در مدیریت محدوده، وظایف پروژه، محصولات قابل تحویل و نقاط عطف از طریق یک فرآیند شناسایی، تعریف و کنترل می‌شوند. فرآیند شناسایی شامل جمع‌آوری نیازمندی‌های ذینفعان، ایجاد ساختار تفکیک کار (WBS) و سپس نظارت و مدیریت تغییرات می‌باشد.

3-مدیریت زمان‌بندی:

جزئیات نحوه ایجاد زمانبندی پروژه مدیریت و نظارت می‌شود. مدیریت زمان بندی بخشی از مرحله برنامه ریزی مدیریت پروژه است و یک جدول زمانی واقع بینانه برای دستیابی به اهداف پروژه ایجاد می‌کند.

4-مدیریت هزینه:

 فرآیندی است که برنامه ریزی و کنترل هزینه‌های مربوط به یک پروژه را مدیریت می‌کند. بدین معنا که جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و گزارش هزینه‌ها برای پیش‌بینی و نظارت بر بودجه پروژه به منظور جلوگیری از هزینه‌های بیش از حد است.

5-مدیریت کیفیت:

نظارت بر کلیه فعالیت‌های مربوط به تحویل پروژه به منظور اطمینان از برآورده شدن انتظارات کیفیت است. این کار با ادامه اندازه‌گیری کیفیت در طول اجرای پروژه و اصلاح هرگونه انحراف از انتظارات کیفیت انجام می‌شود.

6-مدیریت منابع:

در صورت نیاز با تخصیص دادن منابع، بیشترین بهره را از افراد، مواد و تجهیزات مورد نیاز برای اجرای پروژه خود ببرید.

7-مدیریت ارتباطات:

 فرآیندهای مختلفی که برای ارسال پیام‌های واضح در یک پروژه استفاده می‌شود. این فرآیندها شامل ایجاد کانال‌ها، فرکانس و ارسال پیام‌ها برای اطمینان از دریافت به موقع و درک آن‌ها است.

8-مدیریت ریسک:

مدیریت ریسک شناسایی، ارزیابی و پیشگیری یا کاهش خطرات در پروژه است. این خطرات ممکن است منفی برای اجتناب یا مثبت برای بهره برداری باشند.

9-مدیریت تدارکات:

ایجاد و حفظ روابط با منابع خارجی مورد نیاز در پروژه است. مدیریت تدارکات شامل فروشندگانی می‌شود که محصولات و خدمات مورد نیاز برای دستیابی به اهداف پروژه را می‌فروشند.

10-مدیریت ذینفعان:

 شناسایی ذینفعان پروژه، تعیین انتظارات و توانایی آنان و سپس توسعه استراتژی‌هایی برای مدیریت و به روز نگه داشتن آن‌ها در مورد پیشرفت است.

حوزه‌های دانش مدیریت پروژه که در بالا به آن‌ها اشاره شد؛ باید از ابتدا تا انتهای پروژه‌ها مدیریت شوند. تمام پروژه‌ها از مراحل یکسانی عبور می‌کنند که به عنوان چرخه حیات مدیریت پروژه شناخته می‌شود.

مطالعه بیشتر: مدیریت عملکرد سازمانی چیست ؟

چرخه حیات پروژه

چرخه حیات پروژه

چرخه عمر پروژه از پنج مرحله تشکیل شده است که به عنوان گروه‌های فرآیند مدیریت در پروژه شناخته می‌شوند: شروع، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و کنترل و خاتمه. در ادامه هر یک از مراحل مدیریت چرخه عمر پروژه را شرح خواهیم داد.

1-شروع پروژه

این مرحله شروعی است که در آن مدیر پروژه باید ثابت کند که پروژه ارزش اجرا دارد و از طریق یک سری اسناد، مدیریت پروژه قابل انجام است. در اینجا مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از پرونده تجاری، مطالعه امکان سنجی، منشور پروژه، گردآوری تیم پروژه، راه اندازی دفتر مدیریت پروژه و دستور کار جلسه آغازین می‌باشد.

2-برنامه ریزی پروژه

هدف مرحله برنامه ریزی پروژه، ایجاد طرح پروژه است که نحوه مدیریت هر حوزه در مرحله اجرای پروژه را پوشش می‌دهد. مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از: زمان بندی پروژه، بودجه پروژه، ساختار تفکیک کار، طرح مدیریت محدوده، طرح مدیریت ریسک، طرح مدیریت منابع، طرح مدیریت ذینفعان است.

مدیران پروژه اغلب طرح پروژه خود را با استفاده از یک نرم افزار نمودار گانت ارائه می‌کنند که نمایشی بصری از کل زمان بندی پروژه و محدوده پروژه را ارائه می‌دهد. برخی از نمودارهای گانت به طور خودکار فعالیت‌های مسیر حیاتی را شناسایی می‌کنند.

3-اجرای پروژه

مرحله سوم مدیریت پروژه، اجرای پروژه است، زمانی است که وظایف و نقاط عطف ذکر شده در طرح پروژه برای دستیابی به اهداف و مقاصد پروژه بررسی می‌شود. مرحله اجرای پروژه زمانی است که مدیران پروژه باید بر تمام حوزه‌های دانش مدیریت پروژه‌ها نظارت داشته باشند، چرا که پروژه آن‌ها به سمت مرحله نظارت و کنترل پیش می‌رود. مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از: مدیریت کارها، مدیریت برنامه، مدیریت هزینه، مدیریت کیفیت، مدیریت تغییر، مدیریت تدارکات، مدیریت منابع و همکاری تیمی.

4-نظارت و کنترل پروژه

مرحله چهارم مدیریت پروژه، نظارت و کنترل پروژه، همزمان با مرحله اجرای پروژه انجام می‌شود که شامل نظارت بر پیشرفت و عملکرد پروژه است تا اطمینان حاصل شود که طبق برنامه و در حد بودجه باقی می‌ماند. رویه‌های کنترل کیفیت برای تضمین کیفیت اعمال می‌شود. گزارش نیز بخش مهمی از این مرحله است. چرا که اول به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تا پیشرفت را دنبال کنند، دوم داده‌هایی را برای ذینفعان در طول پرژه ارائه می‌دهد تا آن‌ها را در جریان نگه دارد. در این مرحله گزارش‌های زیادی از جمله وضعیت پروژه، جدول زمانی، حجم کار، تخصیص و گزارش هزینه وجود دارد.

5-بسته شدن پروژه

مرحله پنجم مدیریت پروژه، بسته شدن پروژه است که در آن تحویل نهایی پروژه به ذینفعان ارائه می‌شود. پس از تایید، منابع آزاد می‌شوند، اسناد تکمیل می‌شود و همه چیز امضا می‌شود. برخی از مراحل اصلی این مرحله عبارتند از: کالاهای تحویلی انتقالی، تایید تکمیل، بررسی اسناد و مدارک، منابع انتشار.

اقدامات موثر در راستای ارتقای ظرفیت‌های مدیریت پروژه  شما

اقدامات موثر در راستای ارتقای ظرفیت‌های مدیریت پروژه

  • آماده کردن: تیمی را برای ارزیابی نمونه کارهای مدیریت پروژه خود ایجاد کنید. و سپس ساختار سازمانی خود را ارزیابی کنید.
  • تعریف کردن: یک رویکرد توافق شده برای بررسی پروژه‌ها ایجاد کنید و تصمیم بگیرید که چه قابلیت‌هایی از مدیریت پروژه برای کمک به موفقیت پروژه‌های شما بیشتر مورد نیاز است.
  • ارزیابی: در مورد پروژه‌های خاص و چگونگی مدیریت موثر آن‌ها قضاوت کنید.
  • شناسایی مشکلات: شکاف‌های عملکرد مشترکی را که در چندین پروژه رخ می‌دهد را مشخص کرده و مهارتها، ضعف‌ها و شکاف‌ها کارکنان را ارزیابی کنید.
  • تعریف اصلاحات مورد نیاز: تعیین کنید که چگونه شکاف‌های عملکردی ممکن است رفع شود و خط مبنا و معیارهای ناظر بر بهبود عملکرد را تعیین کنید.
  • توسعه اصلاحات: تیمی را برای توسعه اقدامات اصلاحی که می‌تواند برای مجموعه شما مفید باشد را تشکیل دهید.
  • اعمال اصلاحات: از برخی اصلاحات و تغییرات مدیریتی در یک پروژه آزمایشی استفاده کرده و برای اعمال تغییرات در پروژ‌های بیشتر برنامه ریزی کنید.
  • ارزیابی: نتایج پروژه آزمایشی را به عنوان نتایج تغییرات اعمال شده ارزیابی و بررسی کنید.
  • کار کردن به منظور بهبود یافتن: به طور مداوم تغییرات بیشتر را براساس نتایج به منظور بهبود مدیریت کلی پروژه خود ایجاد کنید.

مطالعه بیشتر: مدیریت عملکرد کارکنان به چه معناست؟

نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟

نرم افزار مدیریت پروژه مپ

وظیفه نرم افزارها در مدیریت پروژه زمان‌بندی رویدادها و فعالیت‌ها است. از این نرم افزارها در جهت تسهیل اجرای پروژه برای بخش عملیاتی آن استفاده می‌شوند. نرم افزار مدیریت پروژه مپ برای سطوح مدیریتی نیز جنبه اطلاعاتی داشته و با دریافت داده‌ها اطلاعاتی را برای کاربران فراهم می‌کنند.

از جمله قابلیت‌های نرم افزار مدیریت پرژه مپ عبارتند از:

  • دسترسی فراگیر به پروژه‌ها و فعالیت‌ها با توجه به تحت وب بودن محصول
  • مدیریت فرایندی پروژه‌ها در 5 فرآیند اصلی (منشور پروژه، برنامه ریزی پروژه، اجرای پروژه، کنترل پروژه و اختتام پروژه)
  • زمان بندی پروژه بر اساس روزهای کاری و غیرکاری
  • تعریف تقویم شمسی، قمری، میلادی
  • مشاهده نمودار گانت به تفکیک هر پروژه
  • تعریف وظایف و فعالیت‌های اعضای تیم پروژه و روابط پیش نیازی فعالیت‌ها
  • تخصیص انواع منابع نیروی انسانی، تجهیزات، ماشین آلات، مصرفی و... به هر نوع فعالیت

و....

مطالعه بیشتر: آشنایی با امکانات نرم افزار مدیریت پروژه مپ

سخن پایانی

در ابتدای مقاله اشاره کردیم مدیریت پروژه شامل اختصاص دادن منابع، پیگیری و کاربرد هر کدام از آن‌ها برای دستیابی به یک هدف مشخص می‌باشد. انواع مختلف پروژه به روش‌هایی گفته می‌شوند که برای مدیریت در پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند و به منظور تسهیل در مدیریت این پروژه‌ها نرم افزارهایی به این کار اختصاص داده شده‌اند.

مدیریت پروژه
تماس با ما
تماس با ما
پشتیبانی
پشتیبانی
دموی محصولات
دموی محصولات