چگونه یک مدیر پروژه باهوش اطمینان حاصل می‌کند که کار به روشی قابل پیش بینی، کارآمد و کم استرس تکمیل می‌شود؟ مدیران پروژه از چندین ابزار و تکنیک در زمان‌‌های مختلف استفاده می‌کنند، اما مدیریت ارتباطات پروژه یکی از مواردی است که در طول پروژه استفاده می‌شود.
این مقاله راهنمای مدیریت ارتباطات پروژه است. شما یاد خواهید گرفت که چرا اهمیت دارد، یک نمای کلی از فرآیند ارتباطات را مشاهده می‌کنید، و نمونه‌هایی از جایی که می‌توانید آن را در پروژه‌های خود اعمال کنید، دریافت خواهید کرد.
مطالعه بیشتر: آشنایی با نرم افزارمدیریت پروژه مپ
مدیریت ارتباطات پروژه چیست؟
مدیریت ارتباطات پروژه چیست؟
در سطح بالایی، مدیریت ارتباطات پروژه تضمین می‌کند که اطلاعات کلیدی به طور مؤثر و به روشی از پیش تعیین‌شده بین افراد مختلفی که روی یک پروژه کار می‌کنند (یا تحت تأثیر قرار گرفته‌اند) جریان پیدا می‌کند. کاری که آن‌ها با اطلاعات انجام می‌دهند متفاوت است. برخی ممکن است فقط به آگاهی از اطلاعات در مقابل انجام یک اقدام خاص بر اساس آن نیاز داشته باشند. با این حال، داشتن برنامه‌ای برای نحوه به اشتراک گذاری اطلاعات در طولچرخه عمر پروژه برای موفقیت پروژه بسیار مهم است.
مطالعه بیشتر: کنترل پروژه چیست و چه تفاوتی با مدیریت پروژه دارد؟
چقدر باید ارتباط برقرار کنید؟
مدیران پروژه بین 60 تا 90 درصد زمان خود را صرف ارتباط با افراد مختلف در پروژه‌های خود می‌کنند. برای توضیح اینکه چرا ارتباط بسیار مهم است، فرمول راهنمای PMBOK را برای تعیین تعداد کانال‌های ارتباطی در نظر بگیرید:
n (n-1) / 2
در این فرمول، n تعداد افراد حاضر در پروژه است.
مطالعه بیشتر: مشاوره مدیریت پروژه چیست؟
چرا ارتباط پروژه مهم است؟
از آنجایی که تیمهای پروژه اغلب شامل افراد حرفه ای با دیدگاه ها و توانایی های مختلف هستند، مدیریت ارتباطات پروژه برای آگاه نگه داشتن همه و تمرکز بر هدف بسیار مهم است. برای اطمینان از موفقیت پروژه، مدیران پروژه زمان زیادی را صرف ارتباط با تیمهای خود می‌کنند. اگرچه ارتباطات برای مدیران پروژه اولویت است، اما برای سایر متخصصان نیز مهم است که در حین کار بر روی پروژه تعهد به بهبود توانایی‌های ارتباطی خود داشته باشند. این امر ممکن است شامل پرسیدن سؤالاتی باشد که در مورد جنبه خاصی از پروژه نامشخص هستند، یا بیان پیشنهادی که ممکن است به پیشرفت آن کمک کند.
مطالعه بیشتر: انواع مدیریت پروژه چیست؟
چه زمانی ارتباط پروژه اتفاق می‌افتد؟
در اینجا برخی از جلسات متداول که در آن مدیریت ارتباطات پروژه در طول یک پروژه اتفاق می‌افتد آورده شده است:
- جلسه آغازین پروژه
- ارائه برای مشتریان یا سایر ذینفعان
- به روز رسانی‌های اجرایی، خلاصه‌های کتبی و ارائه ها
- استندآپ روزانه یا جلسات وضعیت هفتگی یا ماهانه به صورت حضوری یا از طریق چت ویدیویی
- جلسات نقطه عطف برای بحث در مورد پیشرفت، خطرات پروژه و تعیین مسیر پیش رو
- مرور جلسات به صورت دوره‌ای تا محصولات تحویلی پروژه را ارائه دهید و پذیرفته شوند
مطالعه بیشتر: برنامه ریزی پروژه چیست؟
فرآیند مدیریت ارتباطات پروژه
مدیریت ارتباطات پروژه در یک چرخه به خوبی تعریف شده و قابل تکرار رخ می‌دهد. در ادامه 4 مرحله از فرآیند ارتباطات آورده شده است:
1. برنامه ریزی کنید
در زمان شروع یا قبل از شروع، مدیر پروژه یک طرح ارتباطی را پیشنهاد می‌کند و از اعضای تیم و ذینفعان نظر می‌خواهد. این طرح مشخص می‌کند که چه کسی ارتباطات را ارائه می‌دهد، چگونه اطلاعات صادر می‌شود، چه اقداماتی مورد انتظار است. هدف این است که اطمینان حاصل شود که همه اعضای تیم و ذینفعان می‌دانند که در طول پروژه چه انتظاراتی باید از یکدیگر داشته باشند.
مطالعه بیشتر: معرفی 6 تکنیک مدیریت زمان پروژه
2. انجام دادن
دومین مرحله از فرآیند مدیریت ارتباطات پروژه انجام آن است. هنگامی که برنامه ریزی انجام و پروژه شروع شد، ارتباط واقعا شروع می‌شود! این مرحله تماماً در مورد اقدام است. از جمله صدور صورتجلسه، ارائه گزارش‌ها و مستندسازی تغییرات پیشنهادی در صورت توافق. بزرگ‌ترین مسئولیت شما در اینجا این است که اطمینان حاصل کنید که همه تعهدات به موقع و در سطح مورد انتظار برآورده می‌شوند.
مثال‌های متعددی وجود دارد که ارتباطات پروژه از سایر فرآیندهای مدیریت پروژه پشتیبانی می‌کند. فقط برای توضیح بیشتر، در اینجا چند مورد وجود دارد که معمولاً ممکن است اتفاق بیفتد:
- مشارکت ذینفعان: آگاهی کلی از وضعیت پروژه، مسائل، نگرانی ها و اقدامات لازم یا حمایت مورد نیاز برای موفقیت پروژه را فراهم می کند.
- نظارت و گزارش پیشرفت: از طریق مرور منظم پیشرفت پروژه، دستاوردها، مسیر رو به جلو و مراحل بعدی کمک می‌کند.
- مستندسازی تصمیمات مهم: روشی را برای مستندسازی و انتشار تصمیمات مهم تیم پروژه برای مراجعات بعدی ارائه می‌دهد.
- تیم سازی: به تیم پروژه کمک می‌کند تا از طریق ارتباط منظم، بحث در مورد مسائل و نگرانی‌ها و آشنایی با یکدیگر اعتماد ایجاد و حفظ کند.
- مدیریت انتظارات: لحن و جزئیات را برای چگونگی جریان ارتباطات، زمان دریافت آن و معیارهایی برای انجام اقدامات مناسب (در صورت نیاز) تعیین می‌کند.
- مدیریت انتقال و تغییر: تضمین می‌کند که اعضای تیم و ذینفعان از هرگونه تغییر پیشنهادی، تأثیر بالقوه آن‌ها آگاه هستند و در حمایت از تغییرات همسو هستند.
مطالعه بیشتر: راهنمای مقدماتی مدیریت پروژه در منابع انسانی
3. نظارت
در این مرحله از فرآیند مدیریت ارتباطات پروژه، مدیر پروژه به دنبال نظرات تیم و ذینفعان به همراه بازخورد است. آیا مردم به دنبال اطلاعات بیشتر، اطلاعات کمتر، یا انجام کاری متفاوت از آنچه بر سر آن توافق شده است، هستند؟
یک مکالمه یا نظرسنجی مستقیم می‌تواند برای درک اینکه آیا نیازها برآورده شده است یا خیر و هر حوزه‌ای که ممکن است نیاز به تنظیم داشته باشد مفید باشد.
4. تغییر
بر اساس بازخورد مرحله 3، بازخورد را وارد کنید و طرح را در صورت نیاز تطبیق دهید. هدف در اینجا این است که اطمینان حاصل شود که انتظارات کاملاً با نحوه برقراری ارتباط همسو هستند.
از پس از یادداشت برداری از اینکه چه چیزی موثر است و چه چیزی مناسب نیست، تنظیمات لازم را انجام دهید تا تیم بتواند رویکرد خود را به ارتباطات افزایش دهد. به عنوان مثال، اگر پاسخ لازم را از یک ایمیل دریافت نکردید، تلفن بزنید.
مطالعه بیشتر: ریسک در مدیریت پروژه چیست؟
مهارت‌های ارتباطی برای مدیران پروژه
مدیریت ارتباطات پروژه به مهارت‌های متفاوتی برای حداکثر اثربخشی نیاز دارد. در ادامه بهترین مهارت‌های ارتباطی برای مدیران پروژه آمده است:
- گوش دادن فعال: تمرکز بر آنچه که گفته می‌شود
- ثبات: به تعهدات خود عمل کنید و یک حرکت تیمی ایجاد کنید.
- وضوح: در ارتباطات خود از اصطلاحات خاص خودداری کنید و از جملات کوتاه استفاده کنید.
- دسترس‌پذیری: اطمینان حاصل کنید که ارتباطات به گونه‌ای ارسال می‌شود که برای همه راحت است.
- احترام: با مخاطب خود با احترام و ملاحظه رفتار کنید.
پروژه‌ها مسئولیت بزرگی هستند و ممکن است گاهی اوقات طاقت فرسا به نظر برسند. خوشبختانه، روش‌ها و ابزارهایی وجود دارد که می‌توانند به ما در سازماندهی مسائل به قطعات قابل مدیریت کمک کنند.
جزئیات مدیریت ارتباطات پروژه ممکن است با توجه به سبک و ترجیحات شما متفاوت باشد. صرف نظر از اندازه پروژه یا صنعت شما، ارتباطات از ابتدا تا انتها نقش مهمی ایفا می‌کند و می‌تواند به شما کمک کند تا پروژه‌های خود را با موفقیت انجام دهید.
