آشنایی با مفهوم ارزیابی عملکرد کارکنان

مفهوم عملکرد چیست؟

عملکرد یکی از مفاهیم بنیادین در مدیریت محسوب می­شود، چراکه بسیاری از وظایف مدیریت بر اساس آن شکل میگیرد. به عبارتی موفقیت سازمانها را میتوان در عملکردشان مشاهده نمود.  بوگارت و هالیگان معتقدند عملکرد و مدیریت عملکرد مفاهیمی معماگونه هستند.“وقتی صحبت از عملکرد میشود، نتیجه کار به دست آمده، در ذهن افراد تداعی می شود. عملکرد، مهمترین مسئله برای سازمانهای انتفاعی و غیرانتفاعی است. اطلاع از عوامل تأثیرگذار بر عملکرد برای مدیران بسیار مهم بوده است؛ زیرا این مسئله برای برداشتن قدم های مناسب در آغاز حائز اهمیت است. بااین حال، تعریف، مفهوم سازی و اندازه گیری عملکرد کار آسانی نیست.

مفهوم ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟

ارزیابی عملکرد را فرآیند سنجش و اندازه گیری عملکرد کارکنان در دوره های مشخص می داند به گونه ای که انتظارات و شاخص های مورد قضاوت برای دستگاه ارزیابی شونده شفاف و از قبل به آن ابلاغ شده باشد. تعریف منتخب محقق از ارزیابی عملکرد، عبارت است از تعیین درجه کفایت و لیاقت کارکنان ازلحاظ انجام وظایف محوله و قبول مسئولیت ها در سازمان. ارزیابی عملکرد از مهمترین سازه های مورد بحث در پژوهش های مدیریتی است و بدون شک مهمترین معیار سنجش موفقیت در شرکتهای تجاری به حساب میاید ارزیابی عملکرد به معنای اطمینان از مطابقت عملکرد با برنامه و مقایسه عملکرد واقعی با اهداف از قبل تعیین شده می باشد. اگر تفاوت بین اهداف مورد انتظار و عملکرد واقعی وجود داشته باشد، مدیر باید اقدامات اصلاحی را انجام دهد. ارزیابی عملکرد یا ارزشیابی عملکرد، ابزار مهمی برای دادن پاداش و یا جبران خدمت به کارکنان است و فعالیت معمول و متعارفی است که عملکرد کارکنان، حفظ روابط مناسب، پرورش کارکنان و پذیرش بازخور از سوی کارکنان را مورد بررسی قرار میدهد و به درک و شناسایی لیاقت و شایستگی و یا عدم لیاقت و شایستگی کارکنان، عملکرد کنونی آنان و سازماندهی اهداف آینده کمک میکند. ارزیابی عملکرد افراد در واقـع سـنجش نظـام منـد و مرتب کار افراد در ارتباط با نحوه انجام وظيفه آنها در مشاغل محوله و تعيين توانمندی موجـود در آنها برای رشد و بهبود است. برخی از مهمترین اهداف ارزشيابی عملکرد را میتوان ایـن گونـه برشـمرد: بهبـود عملکـرد فردی، بهبود انگيزش و  شفافسازی انتظارات و کـاهش ابهـام در خصـوص دسـتاورد های عملکردی، تعيين ميزان پاداش و ….

چرایی ارزیابی عملکرد کارکنان

ویژگی سازمان های امروزی پویایی، پیچیدگی، ابهام و سنت گریزی است. با درک این مهم که تغییر و جهانی شدن جزء لاینفک و ذات سازمان های هزاره سوم شده است، قدرت سازگاری و انطباق با تحولات اخیر در عرصه های مختلف اقتصادی-اجتماعی و فناوری افزایش می یابد یکی از عوامل کليدی که میبایست مورد توجه هر سازمانی قرار گيرد، عملکرد افـراد اسـت  که از یکسو می تواند راه موفقيت سازمان را مسدود کند و ازسوی دیگر بـه عنـوان عنصـری رقـابتی و راهبـردی در حفـظ بقـای سـازمان و افـزایش بهـره وری ایفای نقش نماید بهبود مستمر عملکرد کارکنان نيروي بزرگ هم افزايي  ايجاد مي کند که اين نيرو مي­تواند پشتيبان برنامه ي رشد، توسعه و تعالي سازمان شود. بدون بررسي و کسب آگاهي از ميزان پيشرفت کارها و رسيدن به اهداف، شناسايي چالش هاي پيشروي سازمان، کسب بازخور و اطلاع از ميزان اجراي سياست هاي تدوين شده و شناسايي مواردي که به بهبود احتياج دارند، بهبود مستمر عملکرد ميسر نخواهد بود. تمامي موارد مذکور بدون اندازه گيري و ارزيابي امکانپذير نيست. به دلیل نقش مؤثر سازمانها و لذا ضرورت توجه به عملکرد و اثرات عملکرد آنها، ارزیابی در حوزه فعالیت آن امری حیاتی است. از آنجا که یک سازمان متشکل از اجزا و بخشهای مختلف میباشد؛ لذا برای اطمینان از میزان موفقیت سازمان می بایست به ارزیابی میزان تناسب، تطابق و کارایی عملکرد این اجزاء برمبنای شاخصهای صحیح عملکرد، در جهت اهداف سازمانی اقدام نمود. برهمین اساس، برای ارزیابی یک سازمان، استفاده از نتایج ارزیابی کارکنان و بخشهای مختلف یک سازمان ضروری است. از سوی دیگر باید به این نکته اذعان داشت. به منظور گسترش نگرش و فرهنگ شایسته سالاری باید ابزار سنجش و ارزیابی را به گونه­ای به کار برد که طی آن کارکنان لایق و کارآمد از کارکنان نالایق، تمییز و تشخیص داده شوند. از طرفی، همواره یکی از سؤالات مهم این بوده است که چرا برخی از سازمانها درحالیکه سازمانهای دیگر شکست خورده اند، موفق هستند.

چگونگی انجام ارزیابی عملکرد

انجام دقیق مراحل ارزیابی عملکرد کارکنان امـري بـه نـسبت مـشکل است. طراحی شاخص­ هاي ارزیابی و پیاده سازي صحیح و برنامـه ریـزي شده ارزیابی با مشکلاتی همراه است و ازجمله مهمترین مشکلات کـه بررسی کمتري روي آن صورت گرفته است مباحث اخلاق حرفهاي  در ارزیابی عملکرد کارکنان است، زیرا کار ارزیابی مستلزم نوعی قضاوت و داوري درباره رفتار و عملکرد افراد است، بنابراین انجام ارزیابی با کیفیت و با روشی که کمترین آثار سوء را داشته باشد مد نظر میباشد. اما با استفاده از نظام صحیح ارزیابی عملکرد کارکنان می توان تا حدودي بر این مشکلات فائق آمد، سازمان را در تحقق اهداف آن کمک کـرد و انگیزه تلاش بیشتر را در کارکنان فـراهم سـاخت.

مزایای ارزیابی عملکرد کارکنان

ارزیابی عملکرد کارکنان، مزایای بالقوه زیادی برای کارکنان و کارفرمایان به طور یکسان دارد.

برخی مزایای ارزیابی عملکرد کارکنان برای کارفرمایان:

محافظت در برابر دعاوی قضایی

در شرایطی که کارکنان فعلی یا سابق اقدامات قانونی علیه یک شرکت را دنبال می‌کنند، داشتن مستندات واضح از عملکرد آن کارمند بسیار مهم است. این امر به‌ویژه در شرایطی که یک کارمند اخراج یا برای ترفیع رد می‌شود، دارای اهمیت است. در این موارد، ارزیابی عملکرد کارکنان می‌تواند به‌عنوان شواهد عینی که تصمیم‌گیری شرکت را تأیید می‌کند، عمل کند.

تشویق کارکنان به عملکرد بهتر

به دلیل شلوغی بسیاری از سازمان‌ها، ارزیابی عملکرد کارکنان ممکن است تنها چند بار باشد که کارفرمایان بازخورد و تقویت ساختاریافته مثبتی را به کارکنان خود ارائه می‌دهند. انجام این کار باعث تقویت روحیه کارمندان می‌شود، به آنها نشان می‌دهد که چه‌کارهایی را باید انجام دهند تا به ایجاد رابطه مثبت بین کارفرما و کارمند کمک کند. این موضوع می‌تواند به‌حداقل‌رساندن گردش مالی کارکنان کمک کند؛ زیرا کارکنان روش‌های واضحی را شناسایی می‌کنند که کار آن‌ها را ارزشمند می‌سازد.

اطلاع‌رسانی شیوه‌های استخدام

ارزیابی عملکرد کارکنان، هنگامی که به‌طورکلی در نظر گرفته می‌شود، می‌تواند بینش ارزشمندی در مورد استخدام و یا شیوه‌های استخدام گذشته ارائه و شیوه‌های آینده را مطلع کند. به‌عنوان‌مثال، اگر شرکتی متوجه روندی در کارمندان بامهارت‌های توسعه‌نیافته در یک منطقه خاص شود، می‌توانند موارد غربالگری اضافی را برای آن مهارت تعیین شده به فرآیند استخدام خود اضافه کنند. ارزیابی تعداد افرادی که در نتیجه ارزیابی به کار خود ادامه می‌دهند یا اخراج می‌شوند، میزان و ماهیت لازم را برای استخدام مجدد اطلاع می‌دهد.

برخی از مزایای ارزیابی عملکرد برای کارمندان:

رشد و توسعه

ارزیابی عملکرد کارکنان زمانی را برای مدیران اختصاص می‌دهد تا بر عملکرد فردی و فرصت‌های رشد و توسعه تمرکز کنند. این ارزیابی فرصتی ایده‌ آلی برای کارمندان است تا در مورد حقوق و اهداف شغلی خود بحث کنند و یاد بگیرند که برای دستیابی به آن اهداف باید چه کاری انجام دهند. با شناسایی نقاط قوت و نقاط بهبود، کارفرمایان و کارکنان می‌توانند یک برنامه رشد ایجاد کنند که مهارت های کارمند را گسترش و به شرکت کمک کند. همچنین می‌تواند دریچه هایی را برای پیشرفت و دستیابی به اهداف شغلی بلندمدت باز کند.

هدایتگری مافوق

ممکن است اعضایی از مدیریت ارشد وجود داشته باشند که به‌راحتی در دسترس نباشند و تعاملات مکرر با کارمندان را نداشته باشند. فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان می‌تواند بینش این رهبران را در مورد نیروی کار از جمله کسانی که بهترین عملکرد را دارند و کجا نیاز به حمایت از فرصت‌های ترفیعی دارند را فراهم کند.

افزایش حقوق یا پاداش

در برخی شرکت‌ها، افزایش حقوق یا پاداش‌ها بر اساس شایستگی به کارمندانی که در ارزیابی‌ها عملکرد خوبی داشته‌اند، اعطا می‌شود. ارزیابی عملکرد کارکنان قوی همچنین می‌تواند منجر به فرصت‌های پیشرفت درون شرکت از جمله پیشرفت‌های رسمی از طریق ترفیع یا واگذاری مسئولیت‌های رهبری شود.

بهبود ارتباطات

ساختار یک ارزیابی عملکرد کارکنان به ارتباط مؤثر کمک می‌کند. این سیستم برای تشویق مثبت و نقد سازنده، دارای مکانیزم‌هایی است که گفتگو را هدایت کرده و بازخوردهای بسیار خاصی ارائه می‌دهد. این ارزیابی می‌تواند تا حد زیادی تنش‌ها را کاهش دهد زمانی که درباره چیزی چالش‌برانگیز صحبت می‌کنیم. در برخی موارد، این فرآیند درهایی را برای ارتباط معنادارتر در خارج از فرآیند ارزیابی نیز باز می‌کند.

نرم افزار ارزیابی عملکرد کارکنان

نرم افزار ارزیابی عملکرد کارکنان به مدیران کمک می کند تا استانداردهای عملکرد کارکنان را تعیین و عملکرد شغلی یک کارمند را ارزیابی کنند. سیستم های مدیریت عملکرد برای مدیریت پیشرفت، عملکرد و توسعه کارکنان در ارتباط با اهداف سازمانی استفاده می شود. شرکت ها از نرم افزار ارزیابی عملکرد کارکنان برای تسهیل بحث های معنادار و مداوم بین مدیران و گزارش های مستقیم استفاده می کنند. با کمک این ابزارها مدیران می توانند بررسی های عملکرد کارکنان را انجام دهند، سابقه ای از موضوعات بحث جلسه را حفظ و اهداف کارکنان را تعیین کنند. نرم افزار ارزیابی عملکرد کارکنان می تواند به عنوان یک راه حل مستقل یا به عنوان بخشی از مجموعه مدیریت منابع انسانی یکپارچه پیاده سازی شود.

نرم افزار ارزیابی عملکرد کارکنان ابزاری است که به شرکت ها کمک می کند تا عملکرد کارکنان را ارزیابی کنند و اطمینان حاصل می شود که اهداف کارکنان با اهداف بخش یا شرکت همسو هستند. از این ویژگی ها می توان برای ارزیابی عملکرد، برنامه های بهبود، پیشرفت شغلی و مذاکرات حقوق استفاده کرد.

یک کارمند از نرم افزار ارزیابی عملکرد کارکنان برای تعریف و ارائه به روز رسانی پیشرفت در اهداف مقاطع مختلف در طول سال در یک چرخه معمولی بررسی عملکرد استفاده می کند. مدیر بعد از مستند سازی بررسی خود از کارمند یا اهداف و صحبت ‌هایشان، تغییرات یا بهبودهای لازم را توضیح می‌دهد.

این رویه توسط نرم افزار ارزیابی عملکرد کارکنان ساده و استاندارد شده است. همچنین این نرم افزار اندازه گیری می کند که آیا بهره وری کارمند در سطح قابل قبولی است و اطمینان حاصل می کند که اهداف کاری همچنان مطابق با اهداف شرکت است. علاوه بر بررسی عملکرد و بهبود، برخی از ارائه دهندگان نرم افزار مدیریت عملکرد کارکنان را با سایر عملکردهای استراتژیک منابع انسانی همراه می کنند.

نرم‌افزار مدیریت عملکرد کارکنان تسما-یسناپارس

این نرم‌افزار تحت وب بر طبق مدل‌های علمی نظام مدیریت عملکرد، تمامی ابعاد نظام مدیریت عملکرد کارکنان ‏را پشتیبانی می کند. این نرم افزار ابزاری کارآمد برای اندازه‌گیری و کنترل مستمر عملکرد کارکنان در جهت تحقق اهداف و عوامل کلیدی موفقیت سازمان و بهبود کیفیت در تصمیم‌گیری‌ها می باشد.

از دیگر مزایای نرم افزار مدیریت عملکرد کارکنان تسما می توان به این موضوع اشاره کرد که مدیران قادر خواهند بود کارکنان را از لحاظ عملکردی به طور دقیق مقایسه کرده و برنامه ‌های بهبود عملکرد، توانمندسازی کارکنان و پرداخت مبتنی بر عملکرد و … را بر اساس آن اجرا نمایند.

کلام آخر

بنابراین می‌توان گفت، موضوع اصلی در تمام تجزیه و تحلیل های سازمانی، عملکرد است و بهبود آن مستلزم اندازه گیری است و ازاین رو، سازمانی بدون سیستم ارزیابی عملکرد قابل تصور نمی باشد. همچنین صاحب نظران و محققین معتقدند که ارزیابی عملکرد، موضوعی اصلی در تمامی تجزیه وتحلیل های سازمانی است و تصور سازمانی که شامل ارزیابی و اندازه گیری عملکرد نباشد، مشکل است. ارزیابی و اندازه گیری عملکرد موجب هوشمندی سیستم و برانگیختن افراد در جهت رفتار مطلوب میشود و بخش اصلی تدوین و اجرای سیاست سازمانی است.