راهکارهای ایجاد فرهنگ بازخورد در سازمان

یکی از اهدافی که مدیران منابع انسانی باید هدف اصلی خود قرار دهند ایجاد یک فرهنگ بازخورد سالم و قوی در محل کار است. ایجاد محیطی مثبت در محل کار موجب رشد کارکنان شده که در نتیجه عملکرد بالاتر را تشویق می‌کند. در صورتی که فرهنگ بازخورد منفی و بیش از حد رقابتی در محیط کار می‌تواند رشد تک تک کارکنان را متوقف کند که در نهایت باعث نرخ جا به جایی زیاد و… می‌شود.

«فرهنگ بازخورد» یکی از بهترین راه‌ها برای افزایش روحیه کارکنان و ایجاد محیط مثبت‌تر و شادتر کاری است. اگر شما کارمندانی دارید که در محیط کاری احساس راحتی می‌کنند از این منظر که همواره نظرات خود را در مورد سازمان، مدیریت و سایر کارمندان به اشتراک می‌گذارند، به احتمال بسیار زیاد این کارمندان از سازمان شما راضی و خشنود هستند.

این بسیار مهم است، به ویژه امروز که بسیاری از کارکنان احساس می‌کنند ارزش کمتری دارند و از مجموعه جدا شده اند. تخمین زده می‌شود که حدود 51 درصد از نیروی کار آمریکا احساس تعهد ندارند و تنها 16 درصد از کارکنان احساس می‌کنند واقعاً با کارفرمایان خود “ارتباط و درگیر هستند”. و نتایج این واقعاً خیره کننده است. به گفته این مؤسسه، کارمندان بی‌تعهد یا کم‌ انگیزه سالانه بین ۴۵۰ تا ۵۵۰ میلیارد دلار برای شرکت‌ها در سراسر جهان هزینه دارند که به دلیل جابجایی بالای کارمندان، عملکرد کلی شغلی پایین‌تر و عوامل مختلف دیگر می‌باشد.

واضح است که باید بر افزایش مشارکت کارکنان، کاهش جابجایی کارکنان و پرورش یک فرهنگ مثبت، پرورش دهنده و متمرکز بر کارمند در سازمان تمرکز کرد. اما چگونه می‌توانید این کار را انجام دهید؟ اینجاست که فرهنگ بازخورد وارد می‌شود. با ایجاد فرهنگی که در آن به بازخورد و صداقت ارزش داده می‌شود، می‌توانید روحیه کارکنان را افزایش دهید، شرکتی بهتر بسازید و عملکرد شغلی را افزایش دهید

بازخورد، چه خوب و چه سازنده، به کارکنان در رشد حرفه‌ای و شخصی کمک می‌کند. یک یادداشت تشکر، یک تمجید ساده و حتی دعوت کردن به یک وعده ناهار به کارکنان کمک می‌کند تا بفهمند چه کاری را درست یا غلط انجام می‌دهند. در واقع، بازخورد به آنها کمک می‌کند تا در عملکرد خود عالی باشند و درگیر بهبود شوند. طبق نظرسنجی اخیر “Harvard Business Review“، هفتاد و دو درصد از پاسخ دهندگان گفته‌اند که در صورت دریافت بازخورد مکرر از مدیران، عملکرد آنها بهبود می‌یابد.

در سال‌های اخیر، شاهد تغییرات شدیدی در محیط کار و نحوه کار بودیم. در نتیجه، گزارش‌های مربوط به عدم تعامل، اضطراب، استرس و عدم تمرکز نیز افزایش یافته است. کمی بازخورد می‌تواند به کارکنان شما کمک کند عملکرد بسیار بهتری داشته باشند و همه بدون توجه به سلسله مراتب خود در سازمان به آن نیاز دارند.

در سطح جهانی، شرکت‌ها روش‌های متفاوتی برای ارتقاء بازخورد کارکنان دارند. پذیرفتن این موضوع اگر جزئی از فرهنگ سازمانی باشد برای اغلب کارکنان دشوار و بالاجبار نیست و پذیرش آن را برای همه کارکنان آسان می‌کند.

مطالعه بیشتر: مدیریت عملکرد سازمانی به چه معناست ؟

 فرهنگ بازخورد چیست؟

فرهنگ بازخورد، فرهنگی است که در آن کارکنان، صرف نظر از سطوح آنها در سازمان، تشویق می‌شوند نظرات خود را دربارۀ یکدیگر به اشتراک بگذارند و نظرات دیگران را دریافت کنند. بازخورد به هر شکل، بخشی از فرهنگ اصلی سازمان است. کارکنان در به اشتراک گذاشتن بازخورد خود صادق هستند و بازخورد همه را می‌پذیرند. اما بایستی توجه شود که گفتن آن آسان‌تر از انجام آن است و توسعه این موضوع زمان می‌برد و نیاز به پرورش دارد.

چرا فرهنگ بازخورد سالم بسیار مهم است؟

چرا فرهنگ بازخورد سالم برای موفقیت سازمانی شما در آینده مهم است؟ دلایل زیادی وجود دارد که در اینجا ما فقط موارد برتر را اشاره کرده ایم.

• مشارکت کارکنان را افزایش می‌دهد: فرهنگ بازخورد برای ایجاد فضای مشارکت کارکنان ضروری است. کارمندان متعهد، کارمندان مؤثرتری هستند و به احتمال زیاد به شرکت شما وفادار خواهند بود. به گفته موسسه جهانی مک کینزی، کارکنانی که احساس می‌کنند با کارفرمایان خود درگیر هستند 20 تا 25 درصد در محل کار موثرتر هستند و طبق گفته گالوپ، کارمندانی که احساس مشارکت دارند، 27 درصد بیشتر احتمال دارد که عملکرد «عالی» خود را گزارش دهند و تیم‌هایی با نرخ مشارکت بالا، 21 درصد بازده بیشتری دارند.

این یک تضمین است که اگر بتوانید با استفاده از فرهنگ بازخورد خود با کارمندان تعامل برقرار کنید، از عملکرد بهتری برخوردار خواهید شد.

• محیط کار مثبت‌تری ایجاد می‌کند: درست مانند مشارکت کارکنان، وجود یک محیط کار مثبت و سرگرم کننده تأثیر زیادی بر عملکرد کارکنان دارد. یک محل کار متمرکز بر منفی بودن که فاقد ارتباطات است می‌تواند به طور جدی بر رفاه کارکنان و همچنین توانایی آن‌ها برای عملکرد در سطح بالا تأثیر بگذارد.
• اعداد نیز منعکس کننده این هستند: طبق گفته شرکت Fast، کارمندان در یک محل کار مثبت 12٪ بازده بیشتری دارند و طبق گفته دانشگاه وارویک، کارمندانی که احساس می‌کنند در محیط کاری منفی کار می‌کنند، 10 درصد کمتر موثر هستند.
• گردش مالی و “فرار مغزها” را کاهش می‌دهد: گردش مالی برای مدیران منابع انسانی بسیار گران است. تخمین زده می‌شود که هزینه از دست دادن یک کارمند حدود 33 درصد از حقوق آن‌ها است. با توجه به مقدار زمان، انرژی و منابعی که باید برای یافتن جایگزین صرف شود. به همین دلیل، شرکت‌هایی که نرخ جابه‌جایی کارکنان بالایی دارند، نسبت به شرکت‌هایی که نرخ جابه‌جایی کارکنان پایین‌تری دارند، بسیار کمتر مؤثر و بهره‌ور هستند.
• ارتباطات شرکتی را بهبود می‌بخشد: فرهنگ بازخورد می‌تواند به بهبود ارتباطات شرکتی با کارکنان کمک کند. هنگامی که یک شرکت بر روی باز بودن و صادق بودن با خود تمرکز می‌کند، برقراری ارتباط با اهداف و زمینه‌های تمرکز/بهبود شرکت آسان‌تر است.
• مطالعه‌ای از مک کینزی نشان داد که ارتباطات شفاف و شفاف بین کارکنان داخلی می‌تواند به افزایش بهره وری تا 25 درصد کمک کند. علاوه بر این، ارتباطات بهتر شرکتی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با کارمندان تعامل داشته باشند و وفاداری شرکتی را به طور مؤثرتری ایجاد کنند.

 مزایای فرهنگ بازخورد

روش‌های زیادی برای تعریف مزایای ایجاد فرهنگ بازخورد وجود دارد، اما ما آنها را به 4 عنوان تقسیم کرده‌ایم:

1- بهبود مستمر عملکرد

به گفته بیل گیتس همه ما به افرادی نیاز داریم که به ما بازخورد بدهند زیرا اینگونه پیشرفت می‌کنیم. بازخورد موثر، یادگیری ما را تسریع می‌کند. بازخورد موثر به ما نشان می‌دهد که چه کارهایی را به خوبی انجام می‌دهیم و چه چیزهایی را باید بهبود دهیم و به همین دلیل، ایجاد فرهنگ بازخورد برای یادگیری و بهبود عملکرد، اساسی است. نکتۀ مهم این است که بایستی بر مهارت‌ها و طرز فکر دریافت بازخورد موثر و نه فقط ارائه آن، تأکید شود. این توانایی دریافت موثر بازخورد است که واقعاً پتانسیل فرهنگ بازخورد را ایجاد می‌کند.

2- دستیابی سریع‌تر به هدف

همانطور که بازخورد، یادگیری را تسریع می‌کند، دستیابی به هدف را سرعت می‌بخشد. بازخورد موثر، این کار را تضمین می‌کند که انرژی، تمرکز و تلاش تیم شما، به طور موثر هدایت گردد.

3- بهبود مشارکت کارکنان

تام رات میگوید: کارکنانی که به تازگی تشویق شده اند، افزایش بهره وری را نشان میدهند، نمرات بالاتری از مشتریان دریافت می‌کنند و عملکرد بهتری دارند.

این را هم بدانید که پاداش تنها یک نوع بازخورد است، انواع دیگری از بازخورد نیز وجود دارد. همه تحقیقات نشان می‌دهد که ترکیب چندین شکل بازخورد موثر (از جمله تشخیص عملکرد ، تمجید و مشارکت)، فرهنگ بازخورد و حفظ کارکنان را بهبود می‌بخشد.

4- افزایش چابکی کسب و کار

سرانجام، فرهنگ بازخورد ناگزیر باعث پاسخگویی بیشتر افراد در یک سازمان می‌شود و این باعث ایجاد یک سازمان پاسخگوتر می‌شود، زیرا که افراد بیشتر درگیر کار می‌شوند. به گفته  چارلز داروین  ایجاد فرهنگ بازخورد، چابکی کسب و کار را افزایش می‌دهد و در جهانی که به سرعت در حال تغییر است، بقا از آن کسانی است که بیشترین واکنش را به تغییر نشان می‌دهند.

مطالعه بیشتر: مهمترین شاخص‌های ارزیابی عملکرد کارکنان

 چگونه می‌توانید فرهنگ بازخورد را در سازمان خود ایجاد کنید؟

1. پرورش طرز فکر رشد

هر کارمندی که در سازمان کار می‌کند باید نگرشی رو به رشد داشته باشد. افرادی که دارای طرز فکر رشد هستند، نسبت به یادگیری مداوم و تمایل به بهبود مهارت‌های خود تمایل نشان می‌دهند. آنها همیشه جایی برای پیشرفت و رشد پیدا می‌کنند تا مهارت‌ها و توانایی‌های خود را تقویت کنند. برای آنها، بازخورد، راهی است برای درک بهتر خود و پیشرفت. بسیار واضح است استخدام افرادی که می‌خواهند یاد بگیرند مزایای زیادی دارد، اما بسیاری از شرکت‌ها هنوز این ویژگی اساسی را در فرایند استخدام از دست می‌دهند. اغلب اوقات استخدام بر مبنای “تجربه مناسب” یا “مناسب صنعت” است. تصور نکنید که همه دنبال یادگیری هستند، حتی برخی افراد بسیار موفق هم به دانسته‌های فعلی خود متکی هستند و علاقه‌ای به یادگیری ندارند.

افرادی که دارای طرز فکر رشد هستند (برخلاف طرز فکر ثابت)، بازخورد را فرصتی برای رشد می‌دانند و یکی از مهمترین ویژگی‌ها برای پیشرفت و یادگیری، تمایل به دریافت بازخورد و عمل به آن را دارند.

نحوه ایجاد ذهنیت رشد در سازمان به شرح زیر است:

• از روز اول شروع کنید! هنگام استخدام و غربالگری کارکنان خود، طرز فکر آنها را نسبت به رشد ارزیابی کنید.
• فرصت‌هایی را برای آموزش، توسعه و یادگیری مستمر در اختیار کارکنان قرار دهید.
• کارکنانی که رشد کلی را نشان می‌دهند را تشخیص دهید.

سوالات زیر را در مصاحبه‌های استخدامی خود مطرح کنید:

• یک نمونه از زمانی که بازخورد سختی دریافت کردید را بیان کنید. وضعیت چگونه بود، بازخورد چگونه بود و با بازخورد چه کردید؟
• نمونه‌ای از مواردی را که مجبور به ارائه بازخورد سخت بوده‌اید، برای من بیان کنید. اوضاع چگونه بود، بازخوردها چه بود و نتیجه چه بود؟
• افرادی که از بازخورد خود به عنوان بخشی از روزمره خود استقبال می‌کنند، می‌توانند به راحتی به این سوالات پاسخ دهند، و کسانی که نه، نمی‌توانند!

مطالعه بیشتر: راهکارهای تدوین برنامه استراتژیک

2- فرهنگ فعلی شرکت خود را دوباره ارزیابی کنید

به منظور ایجاد فرهنگ بازخورد، مهم است که فرهنگ موجود را در سازمان خود را بسنجید و ارزیابی کنید. با ارزیابی فرهنگ موجود، درک بهتر آنچه باید انجام شود آسان‌تر می‌شود. ادغام فرهنگ بازخورد با فرهنگ موجود سازمان آسان می‌شود.

3- چارچوب‌بندی بازخورد

موفقیت یک فرایند بازخورد ارتباط زیادی با نحوه چارچوب‌بندی بازخورد دارد. به منظور به حداکثر رساندن قدرت بازخورد، سه مورد وجود دارد که باید رخ دهد. اول از همه، بازخورد باید معنی‌دار باشد. دوم، بازخورد باید بر نقاط قوت و ضعف افراد متمرکز شود و سوم، نباید آن را به تأخیر انداخت.

4- کارکنان خود را برای اشتراک بازخورد آموزش دهید

وقتی ابزار و چارچوب بازخورد اجرا شد، باید نحوه بازخورد را به افراد آموزش داد (چه با ابزار بازخورد، چه فقط با ارائه بازخورد)، علاوه بر آموزش، بازخورد، باید تمرین هم بشود. ما تمایل داریم رفتارهایی را که از دیگران می‌بینیم، بخصوص رفتارهای رهبران را اتخاذ و الگوبرداری کنیم. وقتی می‌بینید افرادی که مرتباً بازخورد می‌دهند و دریافت می‌کنند به آن عادت می‌کنند، انجام این کار توسط خودتان آسان‌تر می‌شود، بنابراین مهم است که عمداً بازخورد را تمرین کنید.

مطالعه بیشتر: شاخص‌های مدیریت استراتژیک

5- نظارت بر روند

برای اینکه بدانید ابزار بازخورد چگونه کار می‌کند و چند نفر از آن استفاده می‌کنند، باید مجموعه‌ای از معیارها و رفتارها را ارائه دهید که ایده‌آل آنها را دوست دارید ببینید. سپس می‌توانید از این ابزار به عنوان معیاری برای اندازه‌گیری موفقیت ابزار و پی‌گیری پیشرفت کلی فرایند استفاده کنید.

6- ارزیابی مجدد و بازسازی

آخرین مرحله در چرخه، جایی است که شما باید به طور انتقادی کل فرایند را ارزیابی کنید. به آنچه کار می‌کند توجه کنید. به مواردی که کار نمی‌کند توجه کنید. متوجه خواهید شد که فرایندهای خاصی وجود دارد که باید آنها را دوباره کار کنید یا دوباره تنظیم کنید. وقتی بتوانید مشخص کنید که چه چیزی کار می‌کند، به شما این فرصت را می‌دهد تا کارکنان با عملکرد خوب را تقویت کرده و فرهنگ بازخورد محور خود را تقویت کنید.

7- ابزار بازخورد درست را انتخاب کنید

پس از نهادینه کردن فرهنگ بازخورد در محل کار، باید تصمیم بگیرید که از چه نوع ابزارهای بازخوردی می‌خواهید استفاده کنید. عوامل خاصی وجود دارد که باید در نظر بگیرید. مانند سهولت استفاده، فرایند پیاده‌سازی، نحوه مطابقت آن با نحوه انجام کار و انتخاب ابزاری که با فرهنگ سازمان مطابقت دارد. پیشنهاد ما به شما، نرم افزار مدیریت عملکرد کارکنان است، این نرم افزار  بهترین راهکار در پاسخ به نیازهای شما در نظارت بر عملکرد مدیران و کارکنان و هدایت آنها به سوی بهبود عملکرد است. این نرم‌افزار تحت وب بر اساس مدل‌های علمی نظام مدیریت عملکرد، کلیه ابعاد نظام مدیریت عملکرد کارکنان ‏را پشتیبانی می‌نماید و ابزاری کارآمد برای اندازه‌گیری و کنترل مستمر عملکرد کارکنان در جهت تحقق  اهداف و عوامل کلیدی موفقیت سازمان و بهبود کیفیت در تصمیم‌گیری‌هاست.