در این مقاله به تعریف و توضیح مدل سازمان پروژه محور (POO) پرداخته‌ایم. فرآیندهایی مختص POO هستند که از جمله آن‌ها می‌توان به واگذاری پروژه‌ها و برنامه‌ها، مدیریت پروژه، مدیریت برنامه، رهبری و ممیزی پروژه و برنامه، هماهنگی سبد پروژه، شبکه سازی بین پروژه‌ها، زیرساخت POO و دفتر PM، توسعه پرسنل و توسعه سازمانی آن اشاره کرد. برای اجرای این فرآیندها افراد، تیم‌ها و به طور کلی POO به شایستگی‌های خاصی نیاز دارند. هدف از تمایز واضح بین فرآیند مدیریت پروژه و سایر فرآیندهای خاص، عملیاتی کردن مدل آن، و تمایز بین شایستگی‌های فردی، تیمی و سازمانی در POO است. در ادامه به شرح مدل سازمان پروژه محور پرداخته‌ایم. با ما همراه باشید.
مطالعه بیشتر: بررسی ویژگی‌های بهترین نرم افزار مدیریت پروژه
مقدمه
مقدمه
مدل سازمان پروژه محور، پروژه‌ها را نه تنها به عنوان ابزاری برای انجام فرآیندهای پیچیده، بلکه به عنوان یک گزینه استراتژیک برای طراحی سازمانی شرکت، بخش یا مرکز سود در نظر می‌گیرد. با استفاده از “مدیریت توسط پروژه‌ها” اهداف سازمانی از جمله تمایز سازمانی و عدم تمرکز مسئولیت مدیریت، تضمین کیفیت توسط کار تیمی پروژه و تعاریف کلی نگر پروژه، جهت گیری هدف، یادگیری سازمانی توسط پروژه‌ها دنبال می‌شود. POO را می‌توان به عنوان سازمانی تعریف کرد که مدیریت پروژه‌ها را به عنوان یک استراتژی سازمانی تعریف می‌کند و فعالیت‌های موقت را برای اجرای فرآیندهای پیچیده اعمال می‌کند و همچنین سبد پروژه از انواع مختلف پروژه را مدیریت می‌کند.
مدل سازمان پروژه محور
یک مدل سازمان پروژه محور را می‌توان به عنوان سازمانی تعریف کرد که:
- “مدیریت توسط پروژه‌ها” را به عنوان یک استراتژی سازمانی تعریف می‌کند.
- فعالیت‌های موقت را برای اجرای فرآیندهای پیچیده اعمال می‌کند.
- سبد پروژه از انواع مختلف پروژه مدیریت می‌کند.
- دارای ساختارهای سازمانی دائمی خاص برای ارائه عملکردهای یکپارچه
- “پارادایم مدیریت جدید” را اعمال می‌کند
- دارای فرهنگ مدیریت پروژه صریح است.
- خود را پروژه محور می‌داند.
در بالا به مدل سازمان‌های پروژه محور اشاره شد. همان طور که می‌دانیم سازمان‌های مختلف برای فرآیندهایی با پیچیدگی‌های مختلف، مناسب هستند. مدل سازمان پروژه محور، پروژه‌ها و برنامه‌ها را به عنوان فعالیت‌های موقت برای اجرای فرآیندهای پیچیده در نظر می‌گیرد. برای فرآیندهای منحصر به فرد با پیچیدگی متوسط تا زیاد، با مدت زمان کوتاه تا متوسط (سه ماه تا 24 ماه) پروژه‌ها، فرم سازماندهی مناسبی هستند. پروژه‌ها را می‌توان برای قراردادهایی به منظور مشتریان خارجی و همچنین برای توسعه محصول، کمپین‌های بازاریابی یا فعالیت‌های مهندسی مجدد برای مشتریان داخلی تعریف کرد. برنامه، تشکیلات موقتی برای اجرای فرآیندهایی با پیچیدگی بالا است.
پروژه‌های یک برنامه با اهداف کلی برنامه، استراتژی‌های کلی و فرآیندها و روش‌های متداول پیوند نزدیکی دارند. یک برنامه دارای محدودیت زمانی و میان مدت یا بلند مدت (یک تا چهار سال) است. برنامه‌های خاص آن عبارتند از: توسعه “خانواده محصولات” (و نه یک محصول واحد)، اجرای یک راه حل جامع فناوری اطلاعات (مانند SAP)، سازماندهی مجدد گروهی از شرکت‌ها در یک ساختار هلدینگ، و سرمایه گذاری‌های بزرگ، مانند سکوی نفتی.
هر چه مدل سازمان پروژه محور انواع مختلف پروژه را در سبد پروژه خود داشته باشد، متمایزتر شده و پیچیدگی مدیریت آن بیشتر می‌شود. به منظور حمایت از عملکرد موفقیت آمیز پروژه‌های واحد و همچنین اطمینان از انطباق اهداف پروژه با استراتژی‌های کلی، ساختارهای یکپارچه خاص مانند مرکز استراتژیک، دفتر PM و گروه نمونه کار پروژه مورد نیاز است. POO با وجود یک فرهنگ مدیریت پروژه صریح (یعنی مجموعه‌ای از ارزش‌ها و هنجارهای مرتبط با مدیریت پروژه) مشخص می‌شود. در POO، مدیریت پروژه به عنوان یک فرآیند تجاری در نظر گرفته می‌شود که برای آن رویه‌های خاص و درک مشترکی از نقش‌های پروژه وجود دارد و روش‌های مدیریت پروژه برای آن اعمال می‌شود.
علاوه بر این، در مدل سازمان پروژه محور استفاده از “پارادایم مدیریت جدید” مورد نیاز است. رویکردهای مدیریت سنتی بر روش‌های برنامه‌ریزی دقیق، تمرکز بر تخصیص بسته‌های کاری مشخص و مشخص به افراد، تکیه بر توافق‌های قراردادی با مشتریان و تامین‌کنندگان و استفاده از سلسله مراتب به‌عنوان ابزار یکپارچه‌سازی مرکزی تأکید دارند. علاوه بر این، در POO استفاده از “پارادایم مدیریت جدید” مورد نیاز است. رویکردهای مدیریت سنتی بر روش‌های برنامه‌ریزی دقیق، تمرکز بر تخصیص بسته‌های کاری مشخص برای افراد، تکیه بر توافق‌های قراردادی با مشتریان و تامین‌کنندگان و استفاده از سلسله مراتب به‌عنوان ابزار یکپارچه‌سازی مرکزی تأکید دارند.
مطالعه بیشتر: مدیریت سبد پروژه به چه معناست؟
ویژگی‌های اصلی پارادایم مدیریت جدید
- در نظر گرفتن سازمان به عنوان مزیت رقابتی
- توانمندسازی کارکنان
- فرآیند گرایی
- کار تیمی در سازمان‌های ساختار مسطح
- تغییر سازمانی مستمر و ناپیوسته
- مشتری مداری
- شبکه سازی با مشتریان و تامین کنندگان.
فرآیندهای سازمان پروژه محور
مدل سازمان پروژه محور با فرآیندهای تجاری خاص مشخص می‌شود. مدیریت پروژه، فرآیند تجاری اصلی POO است که شامل شروع فرآیندهای فرعی پروژه، هماهنگی پروژه، کنترل پروژه، مدیریت ناپیوستگی پروژه و بسته شدن پروژه می‌باشد. فرآیند مدیریت پروژه با واگذاری رسمی پروژه شروع می‌شود و با پذیرش پروژه توسط صاحب پروژه به پایان می‌رسد. فرآیند مدیریت پروژه علاوه بر فرآیندهای مرتبط با محتوا برای دستیابی به نتایج پروژه انجام می‌شود. نمونه‌هایی برای فرآیندهای مرتبط با محتوای یک پروژه مهندسی عبارتند از مهندسی، تدارکات، محاسبات و ساخت و ساز. موضوعات مورد توجه در فرآیند مدیریت پروژه شامل اهداف پروژه، محدوده کار، زمان‌بندی پروژه و هزینه‌های پروژه و همچنین سازمان پروژه، فرهنگ پروژه و زمینه پروژه هستند.
فرآیندهای خاص سازمان پروژه محور
مدل سازمان پروژه محور دارای 10 فرآیند خاص است که به شرح زیر می‌باشد:
- مدیریت پروژه
- مدیریت برنامه
- رهبری، حسابرسی ارزیابی پروژه‌ها و برنامه‌ها
- مدیریت سبد پروژه
- شبکه سازی بین پروژه‌ها
- زیر ساخت‌های مدل سازمان پروژه محور
- توسعه پرسنل در POO
- توسعه سازمانی POO
- واگذاری پروژه و برنامه
- واگذاری پروژه و برنامه
مزایای طراحی سازمان‌های برنامه به جای تعریف یک “مگا پروژه” با چندین پروژه فرعی
- سازماندهی کمتر سلسله مراتبی
- ساختارهای واضح و اصطلاحات معلوم
- توانمندسازی پروژه‌های برنامه با پذیرفتن فرهنگ‌های پروژه خاص، روابط خاص با محیط‌ها، سازمان‌های پروژه خاص و غیره.
- تمایز بین مالکیت برنامه و مالکیت‌های مختلف برای پروژه‌ها.
اهداف هماهنگی سبد پروژه
- بهینه سازی نتایج سبد پروژه (و نه پروژه‌های منفرد)
- انتخاب پروژه‌هایی که باید شروع شوند
- تعریف اولویت‌های پروژه
- هماهنگی منابع داخلی و خارجی
- سازماندهی یادگیری بین پروژه‌ها
اساس هماهنگی سبد پروژه یک پایگاه داده است که امکان توسعه گزارش‌های نمونه کار پروژه را فراهم می‌کند. گزارش نمونه کارها پروژه مخصوص نمودار میله‌ای پروژه‌ها، نمودار سود پروژه در مقابل ریسک، نمودار پیشرفت پروژه‌ها و… است.
مطالعه بیشتر: ارزیابی عملکرد سازمانی
PM-شایستگی‌ها در سازمان پروژه محور
شایستگی را می‌توان به عنوان دانش و تجربه برای اجرای یک فرآیند تجاری تعریف کرد. شایستگی‌های خاصی که یک مدل سازمان پروژه محور به آن نیاز دارد، مربوط به عملکرد فرآیندهایی است که قبلا توضیح داده شد. برای انجام فرآیند مدیریت پروژه؛ شایستگی‌های فردی، تیمی و سازمانی باید مورد تجزیه و تحلیل قرار بگیرند.
PM-شایستگی‌های افراد
با توجه به نقش پروژه‌ای که باید انجام شود، شایستگی‌های مدیریت پروژه مورد نیاز افراد متفاوت است. نقش‌های پروژه زیر را می‌توان توسط افراد انجام داد: صاحب پروژه، مدیر پروژه، دستیار مدیریت پروژه، عضو تیم پروژه و مشارکت کننده پروژه. مدیر پروژه نه تنها برای اعمال روش‌های مدیریت پروژه، بلکه برای طراحی خلاقانه فرآیند مدیریت پروژه به دانش و تجربه نیاز دارد.
این توانایی مربوط به:
- انتخاب روش‌های مدیریت پروژه مناسب برای یک پروژه معین
- انتخاب ساختارهای ارتباطی مناسب
- تسهیل کارگاه‌ها و جلسات مختلف
- انتخاب شرکت کنندگان برای کارگاه‌ها و جلسات مختلف
- تصمیم برای مشارکت دادن مربی پروژه
- تعریف فرم مناسب برای مستندات مدیریت پروژه.
شایستگی مدیریت پروژه یک مدیر پروژه، توانایی انجام تمام وظایف مشخص شده در شرح نقش است. علاوه بر دانش و تجربه مدیریت پروژه برای یک نوع پروژه خاص، یک مدیر پروژه نیاز به دانش محصول، شرکت و صنعت دارد. در پروژه‌های بین المللی، آگاهی فرهنگی و دانش زبان نیز پیش نیاز است.
PM-شایستگی‌های تیم‌های پروژه
یک تیم پروژه برای انجام موفقیت آمیز یک پروژه، به شایستگی نیاز دارد. شایستگی یک تیم پروژه را می‌توان به عنوان شایستگی‌های مدیریت پروژه اعضای تیم پروژه به اضافه دانش اجتماعی و تجربه تیم برای ایجاد “تصویر پروژه بزرگ”، ایجاد هم افزایی، حل تعارضات، و تضمین یادگیری در تیم تعریف کرد. یک تیم پروژه در کارگاه‌ها و جلسات همکاری می‌کند. کاربرد طرح‌های پروژه، مانند ساختار تفکیک کار، برنامه زمان بندی، تجزیه و تحلیل محیط پروژه و غیره، باید به عنوان ابزاری برای پشتیبانی از ارتباطات در تیم پروژه در نظر شود.
PM-شایستگی‌های سازمان پروژه محور
نه تنها افراد، بلکه سازمان‌ها نیز توانایی کسب دانش و تجربه و ذخیره آن را در یک “ذهن جمعی” دارند. ویکه در سال 1998 دانش سازمانی را نهفته در اصول سازمانی توصیف می‌کند که نحوه کار سازمان را تعریف می‌شود. به عنوان مثال، چنین اصول سازمانی که نحوه مدیریت پروژه‌ها را مشخص می‌کند، رویه‌های مدیریت پروژه، همان الگوهای مدیریت پروژه و طرح‌های استاندارد پروژه است. شایستگی مدیریت پروژه مدل سازمان پروژه محور را می‌توان با یک مدل “PM-Competence” توصیف و ارزیابی کرد. این مدل را می‌توان در یک “خزنده وب” با محور شروع پروژه، کنترل پروژه، هماهنگی پروژه، مدیریت ناپیوستگی پروژه، بسته شدن پروژه و طراحی فرآیند مدیریت پروژه ارائه کرد.
سخن پایانی
مدیریت پروژه یک شایستگی فرآیندی مهم برای سایر فرآیندهای خاص مدل سازمان پروژه محور است و باید تجزیه و تحلیل و توسعه بیشتری نیز داشته باشد. ابزارهای مناسب برای این ارزیابی‌ها هنوز باید در پروژه‌های تحقیقاتی توسعه یابد. علاوه بر این، مفهوم یادگیری سازمانی و توسعه شایستگی نه تنها باید به طور کلی برای POO، بلکه برای فعالیت‌های موقت آن، یعنی پروژه‌ها و برنامه‌ها نیز اعمال شود.
