نرم افزار مدیریت پروژه مپ

یکی از عوامل مهم موفقیت در هر پروژه، ایجاد زبان مشترک بین تمام عوامل پروژه و اطمینان از اجرای صحیح و به موقع کارها است. لذا استقرار یک نظام جامع و عملیاتی مدیریت پروژه مبتنی بر استانداردهای رایج می‌تواند با ایجاد این امکان، مدیران پروژه را در اجرا و پیشبرد اهداف پروژه یاری نموده و یک نظام هماهنگ و یکپارچه ایجاد کند.

نرم‌افزار مدیریت پروژه مپ منطبق بر استانداردهای PMBOK – Sixth Edition) 2017)  و ISO21500:2012 با هدف ایجاد یک بستر جامع برای کنترل پروژه طراحی و ارائه می‌شود. گستره کاربری این نرم‌افزار در حوزه مدیریت پروژه منحصر به نوع و یا سطح خاصی از پروژه نبوده و طیف وسیعی از انواع پروژه‌ها را پوشش می‌دهد. شما به عنوان مدیر ارشد یک سازمان پروژه‌محور یا مدیر پروژه‌ای که اجرای یک یا چند پروژه را در دستور کار خود دارید، با کمک این بستر نرم‌افزاری می‌توانید موفقیت پروژه‌هایتان را در انطباق با اهداف و انتظارات تعیین شده، تضمین نمایید. تلفیق استانداردهای بین‌المللی مدیریت و کنترل پروژه در کنار اجرای موفق پروژه‌ها، ارزیابی در سطح استاندارهای بین‌المللی را فراهم خواهد آورد و می‌توان اجرای پروژه‌ها را با استناد به تجربیات موفق جهانی گره زد و چشم‌اندازی منطقی در اجرای پروژه‌های در دست اجرا را متصور شد.

نرم‌افزار جامع مدیریت پروژه مپ، قابلیت مدیریت در حوزه‌های مختلف را دارد و این امکان را به مدیران پروژه می‌دهد که بتوانند جهت مدیریت طرح و یا مدیریت پورتفولیوی پروژهنیز از آن بهره ببرند و موفقیت پروژه‌هایشان را در انطباق با اهداف و انتظارات تعیین شده، تضمین نمایند. چند زبانه بودن پلتفرم نرم‌افزاری مپ نیز محدودیت جغرافیایی کاربرد آن را از بین برده است. نقاط تمایز متعدد این نرم‌افزار با سایر نرم‌افزارهای مدیریت پروژه داخلی و خارجی شناخته شده، برگ برنده دیگری برای این محصول دانش بنیان به شمار می‌رود.

توضیحات بیشتر :

نرم افزار مدیریت پروژه یا Project Management Software روشی بسیار راحت برای پیاده سازی و کامل شدن کلیه فعالیت‌های پروژه است. این نرم افزار به شما کمک خواهد کرد که پروژه چه موقع نیاز به تمام شدن دارد. به عبارتی دیگر نرم افزار برای برنامه ریزی کلیه اجزای پروژه‌ها، پیشبرد فرآیندها و مسئولیت‌های هر بخش از پروژه، تعیین مسئولیت‌ها توسط مدیر پروژه به کار می‌رود. این نرم افزار روند انجام پروژه در هر بخش تا کوچک‌ترین قسمت‌های شرکت را مدیریت می‌کند. یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب باید یک مجموعه متنوع از راهکارهای کاربران و مسئولین بخش‌های مختلف پروژه را ارائه دهد و هدف اصلی آن تسهیل برنامه ریزی و ردیابی عناصر پروژه در تمامی سطوح باشد.

 نوآوری‌ها و ویژگی‌های کلیدی پلتفرم مدیریت پروژه مپ برای مشتریان:

• دسترسی به هر آنچه برای مدیریت نیاز دارند در یک بستر واحد نرم افزاری.
• مدیریت همزمان پروژه‌ها و رسیدن سیستم به حداکثر کارایی با صرف کمترین منابع.
• حداکثر سفارشی سازی قابل انجام در نرم افزار توسط خود مشتری.
• پیاده سازی ساده استانداردهای معتبر مدیریت به کمک ابزار نرم افزاری و حذف فرم‌های کاغذی و فایل‌های اطلاعاتی پراکنده مرتبط با برنامه ریزی و اجرای پروژه‌ها.

 نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟

نرم افزار مدیریت پروژه فناوری است که برای سازماندهی گردش کار، کسب و کار شما استفاده می‌شود. شما می‌توانید از این سیستم دیجیتال برای پیگیری، برنامه ریزی و ترسیم پروژه‌ها و وظایف شرکت خود استفاده کنید. این نرم افزار به تیم شما اجازه می‌دهد تا فضای مجازی را به اشتراک بگذارد که در آن می‌توانید کارهای شرکت خود را مشاهده کنید و همچنین پروژه‌های در حال انجام را پیگیری و مدیریت کنید. همه اعضای تیم با اجازه مدیر می‌توانند به این برنامه دسترسی داشته باشند. این کار به شما امکان می‌دهد تکالیف را برنامه ریزی کنید و در پروژه‌ها همکاری کنید.

نرم افزار مدیریت پروژه می‌تواند به مدیریت منابع پروژه شما کمک کند و به شما این امکان را می‌دهد که به سرعت و کارآمد جریان کاری شرکت خود را بررسی کنید. با پیشروی پروژه‌ها، نرم‌افزار به کاربران اجازه می‌دهد تا در مورد وظایف درون سیستم یادداشت ‌برداری کنند و پیشنهاداتی داشته باشند.

یک سیستم مدیریت پروژه گردش کار تیم شما را ردیابی می‌کند و خطوط ارتباطی را شفاف، در دسترس و باز نگه می‌دارد. همچنین برای ارزیابی و افزایش بهره وری تیم شما مفید است. با ردیابی مدت زمانی که کاربران برای یک پروژه صرف می‌کنند یا تعداد وظایفی که انجام می‌دهند، می‌توانید تعیین کنید که چه کسی در تیم شما انتظارات را برآورده می‌کند یا از آن فراتر می‌رود و چه کسانی عقب مانده‌اند. به نوبه خود، این اطلاعات می‌تواند به شما کمک کند تا تغییرات مناسبی در کسب و کار و کارکنان خود ایجاد کنید.

برای مطالعه بیشتر: کنترل پروژه چیست و چه تفاوتی با مدیریت پروژه دارد ؟

 ضرورت نیاز به نرم افزار مدیریت پروژه

هنگام اجرای یک پروژه برای مدیریت بهتر افراد، وظایف و منابع آن‌ها ضروری است که از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده شود. هنگامی که مسئولیت یک پروژه بر عهده شما است همواره این نکته را باید در نظر داشته باشید که موفقیت در انجام پروژه به سه عامل مهم زمان، منابع و نتایج کار بستگی دارد و تمامی پروژه‌ها در خدمت رضایت مندی مشتری می‌باشد. اگر بتوان بین سه عامل ذکر شده تعادلی مناسب برقرار کرد دستیابی به موفقیت در پروژه و جلب رضایت مشتری بسیار آسان خواهد بود. مهم‌ترین قدم بعد از دریافت پروژه به منظور اجرایی کردن آن و دستیابی به هدف مورد نظر، داشتن برنامه ریزی و استراتژی درست و کارآمد است. حال به این سوال در ذهن شما که چرا به این نرم افزار نیاز داریم در ادامه به آن پاسخ داده‌ایم.

صرفه جویی در زمان:

برای اجرای هر پروژه‌ای استفاده بهینه و برنامه ریزی شده از زمان، عاملی اساسی برای افزایش بازدهی، رشد و توسعه سازمان می‌باشد. اهمیت مدیریت زمان در اجرای فرآیندهای کاری بر هیچ کس پوشیده نیست و غیر قابل انکار است.

نظم و اولویت بندی در کارها:

یکی از راه‌های افزایش بهره وری، اولویت بندی درست کارها و وظایف اعضای گروه است. به طور کلی برای مدیریت صحیح کارها بر حسب اهمیت آن‌ها در حین اجرای پروژه استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه ضروری است. پیشنهاد ما به شما این است که نرم افزاری انتخاب کنید که توانایی و قابلیت اولویت بندی وظایف و فعالیت‌ها را برحسب مهم بودن آن‌ها، داشته باشد.

نگهداری اطلاعات:

در هر سازمانی نیاز است که برای جلب اعتماد مشتری، جذب مخاطب، رشد و توسعه سازمان از اطلاعات و مدارک موجود برای اجرایی نمودن پروژه نگهداری شود. نرم افزار مدیریت پروژه این قابلیت را دارد و داشتن آن ضروری است. نرم افزاری که برای پروژه خود استفاده می‌کنید باید ویژگی‌هایی از جمله: پشتیبانی و سرور قابل اطمینان، انتقال سریع اطلاعات بین اعضا، کاهش بروز خطا در کار اعضا، و… را داشته باشد. توصیه ما به شما این است که برای رشد و توسعه شرکت خود از نرم افزارهای مدیریت پروژه با سرورهای قابل اطمینان که قدرت بالا بردن امنیت اطلاعات را دارند استفاده کنید.

مطالعه بیشتر: منظور از ارزیابی عملکرد سازمانی چیست ؟

 چه کسانی از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می‌کنند؟

هر نوع کسب و کاری، از آژانس‌های بازاریابی گرفته تا کسب و کارهای ساختمانی، که بخواهد سازمان داخلی را بهبود بخشد، می‌تواند از نرم افزار مدیریت پروژه بهره مند شود. با این حال، به ویژه برای شرکت‌هایی که از فریلنسرها استفاده می‌کنند و کارمندان دور را مدیریت می‌کنند مفید است. این تیم‌ها اغلب مملو از صفحات گسترده و فایل‌های مشترک هستند، اما ابزارهای مدیریت پروژه با متمرکز کردن همه چیز، ارتباط را تسریع می‌کنند. یک سیستم مدیریت پروژه می‌تواند ارتباط و کار با یکدیگر را برای کارمندان از راه دور یا قراردادی آسان‌تر کند.

اما حتی اگر شرکت شما کارمندان یا فریلنسرهای راه دور نداشته باشد، نرم افزار مدیریت پروژه همچنان می‌تواند با ساده کردن گردش کار به کسب و کار شما کمک کند. مدیران کسب و کار زمانی که به اطلاعاتی در مورد وظایف در حال انجام و نزدیک شدن به اتمام هر کار دسترسی داشته باشند، می‌توانند درک بهتری از نحوه کار تیمشان به دست آورند.

 5 ویژگی اساسی نرم افزارهای مدیریت پروژه

1- برنامه ریزی پروژه:

نرم افزار مدیریت پروژه باید قابلیت پیگیری فرآیند پروژه درباره تکمیل، زمان و هزینه را داشته باشد و همچنین هنگامی که اوضاع از مسیر خود خارج می‌شود به افراد هشدار دهد. نرم افزاری که انتخاب می‌کنید باید قابلیت این را داشته باشد که پروژه‌ها را با در نظر گرفتن سابقه قبلی آن‌ها به آسانی برنامه ریزی کنند.

2-برنامه ریزی و مدیریت زمان:

این قابلیت می‌تواند به راحتی مراحل کاری را ثبت کرده و برنامه کاری افراد را در نظر داشته باشد.

3-تقسیم منابع:

این ویژگی قابلیت بررسی افراد در حال کار بر روی موارد مناسب در زمان مناسب و همچنین زمان و بودجه اختصاصی پروژه و هزینه‌های مالی کارمندان را کنترل می‌کند.

4-ارتباط و همکاری:

در این ویژگی از نرم افزار میتوان به راحتی نظرات و نگرانی‌ها را در هنگام اجرای کار ارسال کرده و با ذینفعان خارجی در ارتباط بود.

5-مستندات و پروژه‌ها:

در این خصوصیت می‌توان همه داده‌ها و مشخصات را طبقه بندی و ذخیره سازی کرد.

دانستن این نکته ضروری است که 5 ویژگی بالا که به آن اشاره شد در هنگام انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه همواره مد نظر خود قرار دهید.

 معرفی برترین نرم افزارهای مدیریت پروژه رایگان

1. Hive

Hive یک نرم افزار مدیریت پروژه است که به تیم‌ها در هر اندازه‌ای خدمات می‌دهد. این برنامه، پلتفرمی رایگان برای همیشه است که  عملکرد کامل مدیریت پروژه را برای تیم‌های 1 یا 2 نفره ارائه می‌کند. این امر باعث می‌شود که آن را به یک نرم ‌افزار مدیریت پروژه رایگان عالی برای تیم‌های کوچک، فریلنسرها و کارآفرینان تبدیل کند.

Hive با رابط کاربری ساده خود شروع به کار را بسیار آسان می‌کند و با تمام ویژگی‌های استاندارد مدیریت وظایف و همکاری، ابزارهای مفید زیادی برای سازماندهی تیم شما وجود دارد. از یک چت بومی گرفته تا چندین نمای پروژه و بخش یادداشت برداری مفید. Hive به عنوان اولین پلت فرم بهره وری دموکراتیک در جهان، با در نظر گرفتن بازخورد کاربران ایجاد شده است. این بدان معناست که شما می‌توانید بر ویژگی‌های جدیدی که به صورت هفتگی Hive ارائه می‌شود تأثیر بگذارید و به همین دلیل امروزه بسیاری از کاربران Hive این پلتفرم را دوست دارند.

2. Zoho Projects

فریب لوگوی کودکانه را نخورید. Zoho Projects یک گزینه کودکانه نیست. این نرم افزار مدیریت پروژه در واقع، چندین ویژگی قوی برای فروش و بازاریابی از جمله ادغام‌های قدرتمند، ذخیره سازی ابری ایمن، نمودار گانت، ردیابی زمان و… به تیم‌ها ارائه می‌دهد. پروژه‌های Zoho پروژه‌های Zoho نیز بخشی از محصولات Zoho است که شامل پلتفرم CRM، نرم افزار دستیار مجازی، ابزارهای جلسه و موارد دیگر می‌شود. این امر باعث می‌شود که گزینه ‌های نرم‌ افزاری را برای یافتن بهترین تناسب و ارزش برای نیازهای تیم آسان کند.

پروژه‌های Zoho را می‌توان بدون هیچ هزینه‌ای برای حداکثر 3 کاربر استفاده کرد. این ویژگی آن را به یک نرم افزار مدیریت پروژه رایگان عالی برای تیم‌های کوچک تبدیل می‌کند. اما برای تیم‌هایی که بیش از سه نفر دارند، باید هزینه طرح پروژه ‌های Zoho را بپردازید. برنامه‌های پرمیوم Zoho Projects از 5 دلار برای هر کاربر در ماه شروع می‌شود، در حالی که برنامه‌های سازمانی از 10 دلار برای هر کاربر در ماه شروع می‌شود.

3. Trello(ترلو)

Trello یک نرم افزار مدیریت پروژه محبوبی است که به دلیل سادگی و سهولت استفاده شناخته شده است. پلتفرم ایده آلی برای تیم‌های کوچکی که خواهان یک ابزار مدیریت پروژه اولیه هستند می‌باشد. بنابراین، اگر تیم شما نیاز به تغییر پروژه‌ها، پیگیری وظایف و کار با کارت‌های متحرک دارد، این ابزار برای شماست.

یکی از بزرگترین مزایای Trello این است که برنامه رایگان آن شامل کارت‌ها و اعضای نامحدود است. وقتی صحبت از ابزارهای ساده و مفید برای سازماندهی تیم خود با بودجه محدود می‌شود، Trello یکی از بهترین انتخاب‌ها است. با این حال، به خاطر داشته باشید که اگر می‌خواهید تمام قدرت ابزار را استفاده کنید، باید به یک برنامه قیمت گذاری پولی ارتقا دهید که از 5 دلار در ماه برای هر کاربر شروع می‌شود.

4. ClickUp

یکی از غول‌های نرم افزار مدیریت پروژه ClickUp است. این نرم افزار می‌تواند تقریباً هر کاری را که در وظایف مدیریت پروژه، مجوزها و اهداف نیاز دارید انجام دهد. توجه به این نکته مهم است که گزینه مدیریت پروژه رایگان ClickUp از نظر عملکرد محدودتر از برنامه‌های قیمت گذاری پولی آن است.

با استفاده از نسخه رایگان، بارها پیش آمده است که روی ویژگی‌ای که می‌خواهم از آن استفاده کنم کلیک می‌کنم، اما افسوس که فقط برای نسخه پولی موجود است. با این حال، همچنان نسخه رایگان ClickUp توصیه می‌شود. این نرم افزار هنوز هم امتیازات زیادی را برای تیم‌های کوچک ارائه می‌دهد و می‌تواند یک تغییر برای کسب و کار کوچک شما برای بهینه سازی فرآیندهای خود باشد. برخی از امتیازات نسخه رایگان آن‌ها شامل 100 مگابایت فضای ذخیره‌سازی، وظایف و اعضای نامحدود، چت و اسناد مشترک است.

5. Airtable

Airtable یک نرم افزار مدیریت پروژه با راه حل‌های آسان و کم کد برای تیم‌هایی است که به دنبال اتوماسیون، ردیابی گردش کار و ساخت برنامه‌های مشترک هستند. Airtable دارای الگوهای از پیش ساخته شده است که ورود را آسان‌تر می‌کند. این نرم افزار امکان ادغام با محبوب‌ترین ابزارها از جمله Google Workspace، Slack، Facebook و Twitter را فراهم می‌کند. Airtable یک رابط عالی و تجربه مشارکتی واقعی را با توانایی دیدن پروژه‌ها و وظایف در نمای شبکه مانند، تابلوهای Kanban، نمودارهای گانت و نماهای تقویم ارائه می‌دهد.
Airtable دارای یک طرح رایگان است که شامل حداکثر 5 سازنده یا ویرایشگر است، شما می‌توانید پایگاه‌های نامحدود، کاربران نامحدود نظردهی و فقط خواندنی، حداکثر 1200 رکورد در هر پایه و در مجموع 2 گیگابایت پیوست در هر پایه ایجاد کنید. هزینه طرح پلاس 10 دلار در ماه است و چندین ویژگی ممتاز مانند فرم‌های مارک سفارشی و همگام سازی خودکار جدول را ارائه می‌دهد.

6. Wrike

اگر یک کسب و کار کوچک تا متوسط دارید، Wrike ممکن است برای سازمان شما مناسب باشد. این نرم افزار مدیریت پروژه یک نمودار گانت انعطاف‌پذیر و با کشیدن و رها کردن ارائه کرده که مرور اجمالی وظایف و وابستگی ‌ها را آسان می‌ کند. تیم ‌ها می‌ توانند با نظرات درون برنامه، برچسب‌گذاری کاربر، و ماژول تایید همکاری کنند. Wrike داده ‌ها و بینش ‌ها را در داشبورد جذاب بصری نشان داده که گزارش ‌دهی به سهامداران را به یک کار آسان تبدیل می‌کند.

این نرم افزار مدیریت پروژه همچنین برنامه‌های بومی و شخص ثالث را برای تکمیل وظایف، مدیریت KPI و تولید گزارش ارائه می‌دهد. طرح فریمیوم Wrike به کاربران نامحدود، ادغام‌‌های فضای ذخیره‌ سازی ابری (Google Drive، Dropbox، Box، Microsoft Office 365، و One Drive) و 2 گیگا بایت فضای ذخیره‌ سازی در هر حساب اجازه می‌ دهد. طرح حرفه‌ای Wrike از 80/9 دلار به ازای هر کاربر در ماه شروع می‌شود.

7. Monday.com

یکی دیگر از انواع نرم افزار مدیریت پروژه Monday.com است.  این نرم افزار یک طرح رایگان برای کمک به شما و یک تیم حداکثر 5 نفره برای مدیریت پروژه‌ها دارد. این پلتفرم مدیریت وظایف، ردیابی وابستگی و چندین ادغام اپلیکیشن مانند Slack، Jira، Asana و HubSpot CRM را ارائه می‌دهد. Monday.com همچنین مدیریت رسانه‌های اجتماعی بومی، مدیریت ارتباط با مشتری و وبینارهای آموزشی رایگان را برای همه مشترکین ارائه می‌دهد. ویژگی برتر این پلتفرم این است که دارای ویژگی “دکمه وحشت” است که به کاربران اجازه می‌دهد تا در صورت به خطر افتادن حساب، کل حساب را قفل کنند تا از داده‌ها محافظت کنند.

Monday.com از اسناد نامحدود پشتیبانی می‌کند و برای برنامه‌های iOS و Android در دسترس می‌باشد. نرم افزار مدیریت پروژه همچنین قالب ها، چک لیست ها، تابلوها و ستون ها، ادغام برنامه‌ها و اتوماسیون وظایف را ارائه می‌دهد. نسخه رایگان شامل ویژگی‌های محدودی است و برنامه اولیه از 8 دلار در ماه برای هر کاربر شروع می‌شود. اگر مطمئن نیستید که این بهترین نرم افزار رایگان مدیریت پروژه برای تیم شما است، راهنمای آن‌ها برای گزینه‌های Monday.com را بررسی کنید.

 درک نیازهای سازمانی

قبل از خرید بسته نرم افزار مدیریت پروژه، ارزیابی نیازهای سازمان کاری دشوار است. به عبارتی درک اینکه کدام عملکردها یا عملیات‌ها مورد نیاز خواهند بود، به کارآمد کردن پروسه تصمیم‌گیری کمک شایانی خواهد کرد. توصیه ما به شما این است که لیستی از عملکردها و ویژگی‌ها برحسب نیاز گردآوری شود. چرا که کمک خواهد کرد تا معین کنید کدام بسته‌ها به طور دقیق‌تر با نیازهای شرکت شما مطابقت می‌کنند. همان طور که م‍ی‌دانیم تکنولوژی با سرعت در حال پیشرفت است استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه باید به دقت در برنامه‌های استراتژی بازاریابی شرکت ارزیابی شوند.

مطالعه بیشتر:ضرورت استقرار نظام مدیریت عملکرد سازمانی

 محدودیت سه گانه مدیریت پروژه

محدودیت سه گانه که به عنوان مثلث مدیریت پروژه یا مثلث آهنی نیز شناخته می‌شود، به مرزهای زمان، محدوده و هزینه‌ای اشاره دارد که برای هر پروژه اعمال می‌شود. در ادامه به نحوه عملکرد آن اشاره شده است.

• زمان: مدیران پروژه باید زمان لازم برای تکمیل یک پروژه را تخمین بزنند. برای انجام این کار، آن‌ها از ابزارهای زمان بندی پروژه مانند نمودارهای PERT یا روش مسیر بحرانی استفاده می‌کنند. این امر باید در طول مراحل شروع و برنامه ریزی چرخه عمر پروژه انجام شود تا یک برنامه زمانبندی که مدت زمان تمام فعالیت‌ها را پوشش می‌دهد، ایجاد شود.
• محدوده پروژه: محدوده پروژه به تمام کارهای لازم برای تکمیل یک پروژه اشاره دارد که باید در مرحله برنامه ریزی با استفاده از ساختار شکست کار شناسایی شود. اگر محدوده در طرح پروژه تعریف نشده باشد، می‌تواند باعث شکست پروژه شود که به عنوان خزش محدوده شناخته می‌شود.
• هزینه: هزینه‌های زیادی در ارتباط با یک پروژه وجود دارد. مدیران پروژه با استفاده از روش‌های حسابداری پروژه و ابزارهای ردیابی هزینه‌ها، مسئولیت برآورد، بودجه‌بندی و کنترل هزینه‌ها را بر عهده دارند تا پروژه در چارچوب بودجه مصوب تکمیل شود.

مدیران پروژه بین این سه محدودیت تعادل ایجاد می‌کنند. به عنوان مثال، گسترش دامنه پروژه منجر به منابع کمتر و هزینه‌های بیشتر برای هر فعالیت می‌شود که در نتیجه این امر باعث کاهش سودآوری پروژه می‌شود.

 مراحل مدیریت پروژه: چگونه یک پروژه را گام به گام مدیریت کنیم

در ادامه به مراحل مدیریت پروژه اشاره شده است:

1- شروع پروژه

این مرحله شروعی است که در آن مدیر پروژه باید ثابت کند که پروژه دارای ارزش است و از طریق یک سری اسناد مدیریت پروژه قابل انجام است. در ادامه مهم‌ترین آن‌ها آورده شده است:

• پرونده تجاری: یک پرونده تجاری نیاز به پروژه، اهداف پروژه و بازگشت سرمایه را توجیه می‌کند.
• مطالعه امکان سنجی: یک مطالعه امکان سنجی ثابت می‌کند که پروژه می‌تواند در زمان و هزینه معقول اجرا شود.
• منشور پروژه: منشور پروژه آنچه را که پروژه قرار است تحویل دهد را بیان می‌کند.
• جمع آوری تیم پروژه: برای اجرای هر پروژه به منابع نیاز است. قبل از اینکه بتوان یک برنامه زمان بندی پروژه تهیه کرد، باید یک تیم پروژه ایجاد شود. این شامل ایجاد شرح شغل، نقش‌ها و مسئولیت‌ها می‌شود. تمام این اطلاعات را می‌توان بعداً در یک منشور تیم قرار داد.
• راه اندازی دفتر مدیریت پروژه (PMO): PMO معمولاً یک فضای فیزیکی است که برای مدیر پروژه و کارکنان پشتیبانی تنظیم شده است. بنابراین زیرساخت‌های دفتر شامل داشتن نرم افزار مدیریت پروژه و هرگونه تجهیزات مورد نیاز می‌باشد.
• دستور کار جلسه آغازین: این مرحله مدیریت در جلسه آغازین پروژه به اوج خود می‌رسد، جایی که تیم پروژه و ذینفعان پروژه گرد هم می‌آیند تا در مورد اهداف و اهداف پروژه، محدوده و جدول زمانی توافق کنند.

برای مطالعه بیشتر : مراحل حیاتی برای مدیریت پروژه‌های کوچک

2- برنامه ریزی پروژه

هدف مرحله برنامه ریزی پروژه ایجاد طرح پروژه است که نحوه مدیریت هر بخش از PM در مرحله اجرای پروژه را پوشش می‌دهد.

• برنامه زمان بندی پروژه: برنامه زمان بندی پروژه یک جدول زمانی برای اجرای وظایف و تخصیص منابع تعریف می‌کند. مدیران پروژه نیاز به نظارت دائمی بر برنامه زمان بندی پروژه با ابزارهای مدیریت وظایف و ردیابی زمان دارند.
• بودجه پروژه: بودجه پروژه مجموع تمام هزینه‌های برآورد شده پروژه است. مدیران پروژه باید هزینه‌ها را کنترل کنند تا از آن تجاوز نکنند.
• ساختار شکست کار (WBS): WBS ابزار برنامه ریزی پروژه است که به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تا تمام فعالیت ها، نقاط عطف و قابل تحویل در محدوده پروژه خود را تجسم کرده و آن‌ها را اولویت بندی کنند.
• طرح مدیریت محدوده: توضیح می‌دهد که چگونه محدوده پروژه شما در طول پروژه کنترل می‌شود تا از خزش دامنه جلوگیری شود.
• طرح مدیریت ریسک: شامل یک ثبت ریسک با فهرستی از تمام خطرات بالقوه، مالک ریسک و اقدامات کاهش ریسکی است که برای هر ریسک انجام می‌شود.
• برنامه مدیریت منابع: نحوه به دست آوردن، تخصیص و مدیریت منابع شما در طول پروژه را شرح می‌دهد.
• طرح مدیریت ذینفعان: همه ذینفعان پروژه را شناسایی، آن‌ها را اولویت بندی می‌کند و کانال‌های ارتباطی و راهبردهای حل تعارض مورد استفاده را توضیح می‌دهد.

مدیران پروژه اغلب طرح پروژه خود را با استفاده از یک نرم افزار نمودار گانت ارائه می‌کنند که نمایشی بصری از کل زمان بندی و محدوده پروژه ارائه می‌دهد. برخی از نمودارهای گانت به طور خودکار فعالیت‌های مسیر حیاتی را شناسایی می‌کنند.

برای مطالعه بیشتر: اسکرام در مدیریت پروژه

3- اجرای پروژه

مرحله سوم مدیریت پروژه، اجرای پروژه است. زمانی که وظایف و نقاط عطف ذکر شده در طرح پروژه برای دستیابی به اهداف و مقاصد پروژه بررسی می‌شود.

مرحله اجرای پروژه زمانی است که مدیران پروژه باید بر تمام حوزه‌های دانش مدیریت پروژه نظارت داشته باشند، زیرا پروژه آن‌ها به سمت مرحله نظارت و کنترل پیش می‌رود.

• مدیریت وظایف: مدیران پروژه و اعضای تیم باید وظایف خود را مدیریت کنند. این امر شامل نظارت و گزارش است تا مطمئن شوید که کار در چارچوب زمانی برنامه ریزی شده اجرا می‌شود.
• مدیریت زمانبندی: هنگامی که یک برنامه زمانی ایجاد شد، باید از طریق اجرای پروژه نظارت شود تا مطمئن شوید که در مسیر خود باقی می‌ماند.
• مدیریت هزینه: همانطور که یک پروژه برنامه ریزی شده، بودجه هم برنامه ریزی شده است. هزینه‌های پروژه باید کنترل شود تا در حد بودجه توافق شده باقی بماند.
• مدیریت کیفیت: محصولات تحویلی باید به موقع و در حد بودجه تولید شوند، اما اگر کیفیت پایین باشد، پروژه موفق نخواهد بود. بنابراین، اطمینان حاصل کنید که معیارهای موفقیت و الزامات کیفیتی که توسط ذینفعان پروژه تعیین شده است، رعایت می‌شود.
• مدیریت تغییر: به طور کلی مدیریت تغییر، فرآیندی برای بهبود فرآیندهای تجاری، تخصیص بودجه و عملیات در یک سازمان است.
• مدیریت تدارکات: پروژه‌های کمی هستند که می‌توان بدون نیاز به خرید، اجاره یا قرارداد با منابع خارجی انجام داد. این فرآیند تدارکات نامیده می‌شود. مدیریت روابط با فروشندگان و تامین کنندگان همان چیزی است که مدیریت تدارکات در مورد آن است.
• مدیریت منابع: منابع هر چیزی است که برای انجام پروژه لازم است. این شامل تیم، تجهیزات، مواد و غیره می‌شود. برنامه ریزی منابع شامل نقش‌ها و مسئولیت‌های تیم، آنچه که آن‌ها نیاز دارند و محل کار آن‌ها است.
• همکاری تیمی: هنگامی که اجرای پروژه آغاز می‌شود برنامه ریزی، راه را هدایت می‌کند، اما اعضای تیم باید ابزارهایی برای همکاری با یکدیگر داشته باشند تا بتوانند در ارتباطات نزدیک بمانند.

4- نظارت و کنترل پروژه

مرحله چهارم مدیریت پروژه، نظارت و کنترل پروژه، همزمان با مرحله اجرای پروژه انجام می‌شود که شامل نظارت بر پیشرفت و عملکرد پروژه است تا اطمینان حاصل شود که طبق برنامه و در حد بودجه باقی می‌ماند. رویه‌های کنترل کیفیت برای تضمین کیفیت اعمال می‌شود.

گزارش نیز بخش مهمی از این مرحله مدیریت پروژه است. اول، به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تا پیشرفت را دنبال کنند، و دوم، داده‌هایی را برای ذینفعان در طول پروژه ارائه می‌دهد تا آن‌ها را در جریان نگه دارد. گزارش‌های مدیریت پروژه زیادی از جمله وضعیت پروژه، جدول زمانی، حجم کار، تخصیص و گزارش هزینه وجود دارد.

5- بسته شدن پروژه

پنجمین مرحله مدیریت پروژه، بسته شدن پروژه است که در آن نتایج نهایی پروژه به ذینفعان ارائه می‌شود. پس از تایید، منابع آزاد، اسناد تکمیل شده و همه چیز امضا می‌شود.

• انتقال کالاهای تحویلی: این پروژه در مورد تولید یک محصول نهایی است که نشان دهنده پایان اجرای پروژه و بسته شدن پروژه است. بنابراین، مطمئن شوید که تمام محصولات تحویلی پروژه شناسایی، تکمیل و به طرف مناسب تحویل داده شده است.
• تایید تکمیل: در این مرحله، تایید همه ذینفعان، مشتریان، حتی تیم پروژه مورد نیاز است. تایید به معنی امضا است، بنابراین هیچ سردرگمی و درخواست تغییر لحظه آخری وجود ندارد.
• بررسی مستندات: معمولاً مدیر پروژه مسئول بررسی تمام قراردادها و اسناد است تا مطمئن شود همه چیز خوب بوده و امضا شده است.
• منابع انتشار: قبل از تکمیل یک پروژه، تیم، کارگران قراردادی، اجاره‌ها و غیره باید به طور رسمی آزاد شوند. فرآیندی را برای اطلاع رسانی و اطمینان از پرداخت هزینه به همه در نظر بگیرید.

 نرم افزار مدیریت پروژه چه مزایایی دارد؟

مدیریت یک تیم آسان نیست، به خصوص اگر در دنیای کسب و کار کوچک تازه کار هستید. استفاده از یک سیستم مدیریت پروژه یک گردش کار منظم و یک روش ارتباط کارآمد برای تیم شما ایجاد می‌کند. در ادامه برخی از مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه آورده شده است.

1. بهره وری را بهبود می‌بخشد

سیستم‌های مدیریت وظایف نه تنها شما و تیمتان را در جریان تکالیف به روز نگه می‌دارند، بلکه به شما امکان تجزیه و تحلیل گردش کار و پیشرفت را نیز می‌دهند. برخی از سیستم‌ها حتی دارای تجزیه و تحلیل هستند که نشان می‌دهد دقیقاً چه مدت طول کشیده است تا کارمندان وظایف خود را انجام دهند. هنگامی که این داده‌ها را در اختیار دارید، می‌توانید نقاط ضعف کسب و کار خود را مشخص کنید و به آن مسائل رسیدگی کنید تا بهره وری بهبود یابد.

2. ارتباطات را ساده می‌کند

ایمیل‌ها بخش بزرگی از ارتباطات در محل کار هستند، اما نرم‌افزار مدیریت پروژه به شما امکان می‌دهد صندوق ورودی را کاهش دهید. با یک راه حل مدیریت پروژه، نیازی به ارسال ایمیل‌های پیگیری یا یادآوری نیست، زیرا شما و تیمتان می‌توانید با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و پیشرفت یکدیگر را در سیستم مشاهده کنید.

3. باعث صرفه جویی در زمان می‌شود

نرم افزار مدیریت پروژه نیز می‌تواند به شما در صرفه جویی در زمان کمک کند. برای مثال، لازم نیست نگران گم شدن یک به‌روزرسانی یا پیشنهاد در انبوه ایمیل‌های صبح شنبه باشید. در عوض، ابزارهای گزارش بلافاصله به کاربران پینگ می‌کنند. به همین ترتیب، شما مجبور نخواهید بود فایل‌ها را جستجو کنید یا به صورت جداگانه با هم تیمی‌ها ارتباط برقرار کنید، چرا که ارتباط در یک فضا اتفاق می‌افتد، بنابراین سردرگمی و جابجایی تکالیف از بین می‌رود.

 معایب نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟

اگرچه نرم افزار مدیریت پروژه یک راه عالی برای سازماندهی تکالیف تیم شما است، اما دارای چند اشکال احتمالی است که کسب و کار شما باید آن‌ها در نظر بگیرد.

1. هزینه

نرم افزار مدیریت پروژه بسته به اندازه سازمان و ویژگی‌های مورد نیاز شما می‌تواند گران باشد. بر اساس تعداد کاربران، ویژگی ‌های قابل تنظیم و فضای ذخیره‌ سازی مورد نیاز کسب ‌و کارتان، بیشتر از آنچه انتظار دارید، ممکن است هزینه پرداخت کنید.

2. آموزش

برای برخی از برنامه‌های مدیریت پروژه، منحنی یادگیری برای کارکنان بسیار شیب دار است. سیستم‌های بیش از حد پیچیده می‌توانند وقت گیر باشند و کارکنان را از خود دور کنند. برای کاهش مشکلات هنگام استفاده از برنامه، کارکنان شما باید به خوبی با آن کنار بیایند و درک کاملی از نحوه عملکرد آن داشته باشند.

جیمی کامبوج، بنیانگذار و مدیر عامل نرم‌افزار Imenso، به Business News Daily گفت: «ترغیب کل تیم به استفاده از نرم ‌افزار مدیریت پروژه، درک تفاوت ‌های مختلف آن و مهم‌تر از همه ادغام در روش کار آن‌ها می‌تواند زمان بر باشد.

3. ویژگی‌های اضافی

در حالی که برای نرم افزار مدیریت پروژه شما مهم است که ابزارهای مورد نیاز خود را داشته باشد، اما وجود بیش از حد ویژگی‌ها می‌تواند برنامه را برای کاربران چالش برانگیز کند. Ian Sells، مدیر عامل RebateKey گفت: در حقیقت، یکی از بزرگترین معایب نرم افزار مدیریت پروژه این است که بسیاری از این برنامه‌ها زنگ‌ها و سوت‌های زیادی دارند.

سلز گفت: «در حالی که ویژگی‌های اتوماسیون خوب هستند و ادغام‌‌ها می‌توانند به آسان کردن کار کمک کنند، گاهی اوقات همه ویژگی‌های «اضافی» در ابزار مدیریت پروژه، استفاده از آن را طاقت‌فرسا می‌سازد. آخرین چیزی که یک مدیر پروژه می‌خواهد این است که ابزار مدیریت پروژه را مدیریت کند تا به بخشی از کار تبدیل شود.

 مهمترین چالش‌های مدیریت پروژه

بررسی نظرات حرفه‌ای ‌های مدیریت پروژه کشورمان، ما را به این نتیجه می‌رساند که عدم تعریف درست پروژه، فقدان مهارت برنامه‌ریزی، مدیران و تیم اجرایی کار نابلد، کمبود بودجه پروژه، عدم مدیریت ریسک و عدم رعایت مسایل اخلاقی از مشکلات سال‌های اخیر اجرای پروژه‌ها در ایران بوده است .

آمار زیر متعلق به مهمترین چالش‌های مدیریت پروژه در سال 2020 می‌باشد که توسط سایت financesonlineاعلام شده است. همانطور که ملاحظه می‌فرمایید کمبود بودجه پروژه با اختلاف زیادی از سایر عوامل، چالش برانگیزترین موضوع موفقیت پروژه می‌باشد.

مطالعه بیشتر: راهنمای تدوین برنامه استراتژیک

کمبود بودجه پروژه

از مهمترین دغدغه‌های کشورهای در حال توسعه برای انجام پروژه‌های زیربنایی و بهره برداری از محصولات و خدمات حاصل از آن ها، نحوه تأمین مالی و تهیه بودجه اجرایی می‌باشد. تعیین روش مناسب تأمین مالی در مرحله امکان سنجی پروژه باید به تمام نیازهای بخش‌های مختلف درگیر در پروژه مانند کشور میزبان پروژه، صنعت مرتبط با پروژه، پیمانکاران، خریداران، تهیه کنندگان، بانک‌های قرض دهنده، مسأله ریسک‌ها و… توجه کند و بعد از آن با توجه به اولویت و اهمیت هر کدام به انتخاب روش مناسب تأمین مالی بپردازد.

ناسازگاری در رویکرد

موفقیت هر پروژه به اهداف استراتژیک، مسیر حرکت و نگرش تمامی بخش‌های سازمان گره خورده‌ است. داشتن ارتباطاتی موثر و سازمان‌یافته بین تمامی ارکان پروژه، راه حلی برای غلبه بر این چالش مدیریت پروژه می‌باشد.

فقدان مهارت برنامه ریزی

برنامه ریزی و مدل ذهنی مبتنی بر برنامه‌ریزی، برای کسی که در مدیریت، سرپرستی، کنترل یا اجرای پروژه‌ها فعالیت می‌کند، یک انتخاب یا سلیقه نیست بلکه یک ضرورت است. می‌دانیم که مدیریت و کنترل پروژه با برنامه‌ریزی گره خورده است و یکی از این‌ها بدون دیگری، معنا و هویت پیدا نمی‌کنند و فقدان مهارت برنامه‌ریزی از چالش برانگیزترین عوامل در موفقیت مدیریت پروژه می‌باشد.

 فعالیت‌هایی که دفاتر مدیریت پروژه (PMO) بیشتر درگیر آن هستند

دفتر مدیریت پروژه Project management office، واحدی سازمانی برای مرکزیت‌دهی و هماهنگی مدیریت پروژه‌های  تحت نفوذ آن است. PMO بر مدیریت پروژه‌ها، طرح‌ها و یا ترکیب آنها نظارت می‌کند. در نمودار میله‌ای بالا بیشترین فعالیت و درگیری دفاتر مدیریت پروژه در سازمان‌های 2020 را ملاحظه می‌فرمایید که بیانگر آن است که بیشترین زمان این دفاتر در سال گذشته صرف امور منتورینگ سایر مدیران پروژه شده است.

بررسی اجمالی شرکت‌های ایرانی نیز در مورد این موضوع نشان می‌دهد که طیف وسیعی از شرکت‌ها از دفتر مدیریت پروژه بی‌نصیب‌اند و اکثر شرکت‌های مدعی، فقط برنامه‌ریزی و کنترل پروژه را در دفتر مدیریت پروژه خود انجام می‌دهند و از باقی مزایا و وظایف PMOاطلاعی ندارند! همین مطلب ضرورت آشنایی با دفتر مدیریت پروژه را مشخص می‌کند تا شرکت‌های ایران عزیزمان نیز از این پدیده در مدیریت پروژه بی‌بهره نمانند.

دفتر مدیریت پروژه در طیفی از کارکردهای پشتیبانی برای مدیریت پروژه به گونه‌های آموزش، تهیه نرم‌افزار، تعیین خط مشی‌ها و رویه‌های استاندارد تا مدیریت مستقیم و واقعی پروژه‌ها و مسئولیت برای رسیدن به اهداف پروژه ایفای نقش می‌کند و باعث تمرکز سیستماتیک مدیریت پروژه در سازمان شده و وضعیت کلی پروژه‌ها و برنامه‌های سازمان را با دقت بسیار بالایی کنترل می‌کند.

مطالعه بیشتر: شاخص‌های نظام مدیریت استراتژیک

 حوزه‌های دانش مدیریت پروژه

اصطلاح حوزه‌های دانش مدیریت پروژه برای توصیف تمام جنبه‌های مختلف یک پروژه که نیاز به مدیریت دارند استفاده می‌شود. مدیران پروژه مسئولیت نظارت بر این حوزه‌ها را بر عهده دارند، بنابراین از تمامی ابزارها، روش‌ها و منابعی که در اختیار دارند استفاده می‌کنند. در ادامه فهرستی از تمام 10 حوزه دانش مدیریت در پروژه ارائه شده است که توسط موسسه مدیریت پروژه (PMI) در بدنه دانش مدیریتی پروژه (PMBOK) توضیح داده شده است.

1.مدیریت یکپارچه سازی:

این بخش فرآیندها و متدولوژی‌های مختلف مدیریت در پروژه را به منظور ایجاد یک استراتژی انجام می‌دهد. این استراتژی به تیم‌ها کمک می‌کند تا با یکدیگر بهتر کار کنند. مدیریت یکپارچه سازی، کار تیمی را تقویت و اطلاعات را برای نظم دهی و ترتیب هماهنگ می‌کند.

2. مدیریت محدوده:

در مدیریت محدوده، وظایف پروژه، محصولات قابل تحویل و نقاط عطف از طریق یک فرآیند شناسایی، تعریف و کنترل می‌شوند. فرآیند شناسایی شامل جمع‌آوری نیازمندی‌های ذینفعان، ایجاد ساختار تفکیک کار (WBS) و سپس نظارت و مدیریت تغییرات می‌باشد.

3.مدیریت زمان‌بندی:

جزئیات نحوه ایجاد زمانبندی پروژه مدیریت و نظارت می‌شود. مدیریت زمان بندی بخشی از مرحله برنامه ریزی مدیریت پروژه است و یک جدول زمانی واقع بینانه برای دستیابی به اهداف پروژه ایجاد می‌کند.

4.مدیریت هزینه:

فرآیندی است که برنامه ریزی و کنترل هزینه‌های مربوط به یک پروژه را مدیریت می‌کند. بدین معنا که جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و گزارش هزینه‌ها برای پیش‌بینی و نظارت بر بودجه پروژه به منظور جلوگیری از هزینه‌های بیش از حد است.

5.مدیریت کیفیت:

نظارت بر کلیه فعالیت‌های مربوط به تحویل پروژه به منظور اطمینان از برآورده شدن انتظارات کیفیت است. این کار با ادامه اندازه‌گیری کیفیت در طول اجرای پروژه و اصلاح هرگونه انحراف از انتظارات کیفیت انجام می‌شود.

6.مدیریت منابع:

در صورت نیاز با تخصیص دادن منابع، بیشترین بهره را از افراد، مواد و تجهیزات مورد نیاز برای اجرای پروژه خود ببرید.

7.مدیریت ارتباطات:

فرآیندهای مختلفی که برای ارسال پیام‌های واضح در یک پروژه استفاده می‌شود. این فرآیندها شامل ایجاد کانال‌ها، فرکانس و ارسال پیام‌ها برای اطمینان از دریافت به موقع و درک آن‌ها است.

8.مدیریت ریسک:

مدیریت ریسک شناسایی، ارزیابی و پیشگیری یا کاهش خطرات در پروژه است. این خطرات ممکن است منفی برای اجتناب یا مثبت برای بهره برداری باشند.

برای مطالعه بیشتر: ریسک در مدیریت پروژه چیست؟

9.مدیریت تدارکات:

ایجاد و حفظ روابط با منابع خارجی مورد نیاز در پروژه است. مدیریت تدارکات شامل فروشندگانی می‌شود که محصولات و خدمات مورد نیاز برای دستیابی به اهداف پروژه را می‌فروشند.

10.مدیریت ذینفعان:

شناسایی ذینفعان پروژه، تعیین انتظارات و توانایی آنان و سپس توسعه استراتژی‌هایی برای مدیریت و به روز نگه داشتن آن‌ها در مورد پیشرفت است.

حوزه‌های دانش مدیریت پروژه که در بالا به آن‌ها اشاره شد؛ باید از ابتدا تا انتهای پروژه‌ها مدیریت شوند. تمام پروژه‌ها از مراحل یکسانی عبور می‌کنند که به عنوان چرخه حیات مدیریت پروژه شناخته می‌شود.

برای مطالعه بیشتر: داده کاوی چیست؟

 روند مدیریت پروژه در سال 2022

مدیریت پروژه در سال 2022 دستخوش تغییرات قابل توجهی خواهد شد. رویدادهای فیزیکی و فرهنگی در سراسر جهان، روندهای جدیدی را در صنعت‌های مختلف شکل می‌دهد. این روندها حتی ممکن است کل این رشته را متحول کنند.

روند فعلی چیست؟

در حالی که همه خواهان درک آینده روندها هستیم، تیم‌های مدیریت پروژه در ماه‌های آتی، تحت تأثیر این روندهای فعلی خواهند ماند:

1- بهبود ارتباطات بین تیم‌های ترکیبی

تیم‌های ترکیبی، تیم‌هایی هستند که در مکان‌های مختلف و با روش‌های مختلف با یکدیگر همکاری می‌کنند. مدیران پروژه‌های امروزی باید یاد بگیرند که چگونه با استفاده از سیستم‌هایی بر چالش‌های کار از خانه یا کار از راه دور غلبه کنند. بهبود ارتباطات نه تنها بهره وری را افزایش می‌دهد، بلکه باعث بهبود سلامت روان در محل کار پس از همه‌گیری کرونا می‌شود.

2-  اثربخشی حداکثری کار ترکیبی و دورکاری

حتی پس از فروکش کردن همه‌گیری کرونا، مدل کارِ ترکیبی همچنان یکی از اصلی‌ترین بخش‌های تجارتِ رو به جلو خواهد بود. تعامل رودررو با کارکنان مزایای زیادی دارد. با این حال، این تعامل مستلزم استفاده از فناوری و استراتژی‌های جدید برای مدیریت صحیح آن است.

3- استقبال از مدیریت چابک

در سال 2022، شرکت‌ها باید از چابکی تیم‌های خود مطمئن باشند. تیم‌ها به جای داشتن یک چارچوب یکسان، باید دانش و تجربه لازم برای انتخاب چارچوب‌های استراتژیک متناسب با نیازهایشان را داشته باشند.

سال گذشته، شرکت‌های زیادی استفاده از روش‌های Agileرا برای بهبود فرایندهای مدیریت پروژه خود آغاز کرده‌اند. انتظار می‌رود در سال‌های آینده استفاده از مدیریت Agile افزایش یابد.

پیش بینی روندهای آینده در مدیریت پروژه

بر اساس تجربیات و تحقیقات معتقدیم که روندهای آینده که در ادامه بیان می‌کنیم ارزش بررسی دارند. از هر کدام از این روندها برای درک بهتر اهداف خود در سال آینده و اینکه صنعت شما در چند ماه آینده چگونه خواهد بود استفاده کنید.

1- تیم‌های پروژه کاملاً دورکار

شروع ویروس کرونا، بسیاری از سازمان‌ها را مجبور کرد در سیاست‌های کار از خانه خود تجدید نظر کنند. در نتیجه، بسیاری از کارگران در ایالات متحده به صورت تمام وقت یا پاره وقت وظایف خود را از خانه انجام می‌دهند. این بدان معناست که مدیریت پروژه دیگر محدود به دفتر کار نیست.

وقتی اعضای تیم در کنار هم هستند، برخی از کارها راحت‌تر انجام می‌شوند. به عنوان مثال، تمرینات تیم‌سازی به صورت رو در رو ، زمان کمتری می‌گیرد. علیرغم چالش ها، دورکاری دارای مزایای بسیاری است که می‌تواند به سازمان‌ها در جذب و حفظ استعدادهای برتر کمک کند. به عنوان مثال، به کارمندان اجازه می‌دهد تا از هر کجای دنیا همکاری کنند.

علاوه بر این موضوع، کارمندان به طور روز افزونی تمام وقت به عنوان اعضای تیم‌های پراکنده، جهانی کار می‌کنند و از طریق نرم افزارها و برنامه‌های آنلاین با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند و هماهنگ می‌شوند. فناوری نقش بزرگی در این موضوع دارد. جلسات از طریق ابزارهای آنلاین برگزار می‌شود، وظایف در یک ابزار مدیریت پروژه ردیابی می‌شوند و برنامه‌ها به طور کامل به صورت آنلاین به اعضای تیم ارائه می‌شود.

از آنجایی که افزایش درخواست دورکاری از سمت پرسنل احتمالاً ادامه خواهد داشت، مدیران پروژه باید راه‌هایی برای کاهش اصطکاک و کارآمدتر کردن کار خود بیابند. بنابراین سوالی که باید از خود بپرسید این است: آیا می‌توانید پروژه‌های خود را با استخدام فریلنسرها یا کارگران دورکار  بهبود بخشید؟ اگر پاسخ مثبت است،  فناوری‌های مناسب برای حمایت از کسب و کار شما وجود دارد.

2- افزایش وابستگی به ابزارها

این رشته همیشه ابزاری برای انجام اهداف و مدیریت ریسک بوده است. با این حال، در طول سال‌ها، دامنه آن گسترش یافته است و طیف گسترده‌ای از فعالیت‌ها و ابتکارات را در بر می‌گیرد.

ابزارهای مدیریت پروژه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا استراتژی خود را اجرا کنند، اما می‌توان از آنها برای مدیریت پورتفولیو و وظایف مختلف مرتبط با آن استراتژی نیز استفاده کرد. انجام این کار به آنها کمک می‌کند تا تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند و پیشرفت سازمان خود را در راستای اهداف کلیدی بهبود بخشند و در عین حال ارزش  بیشتری را ارائه دهند. روندهای جهانی نیز بر وابستگی ما به این ابزارها تأثیر گذار است. با تغییر متدهای جهان به دلیل افزایش ابزارهای هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی، مدیریت پروژه تحت تاثیر نیاز به جمع آوری و تجزیه و تحلیل حجم وسیعی از داده‌ها قرار خواهد گرفت. پیش‌بینی اینکه دقیقاً چگونه این اتفاق خواهد افتاد دشوار است، اما اکثر کارشناسان موافق هستند که اجتناب‌ناپذیر خواهد بود.

مطالعه بیشتر: یادگیری ماشینی به چه معناست ؟

3- تمرکز بر افزایش همکاری

تحول دیجیتالِ مدیریت پروژه باید تا پایان سال 2022 کامل شود. البته منظور ما تکیه بر ابزارهای آنلاین برای همکاری و هماهنگی بین تیم‌ها است، نه فقط مبادلات ایمیل‌های پی در پی پیچیده. شرایط دورکاری، تیم‌های ترکیبی و انعطاف پذیر به کارمندان اجازه می‌دهد تا در هر کجا که می‌خواهند کار کنند، در حالی که کارفرمایان از خروجی باکیفیت بالاتر کارگران خود بهره‌مند می‌شوند. علیرغم مزایای تیم‌های توزیع شده در نقاط دور از هم، ارتقای همکاری بین کارکنان می‌تواند بسیار چالش‌برانگیز باشد.

برای حل این مشکل، بسیاری از شرکت‌ها شروع به پیاده‌سازی ابزارهای آنلاین مدیریت پروژه کرده‌اند. به عنوان مثال، برخی از تیم‌ها از کنفرانس چند رسانه‌ای استفاده م‌ کنند تا کارگران از راه دور همچنان بتوانند با همکاران هم‌رده خود ارتباط برقرار کنند. برخی دیگر از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند پلتفرم مدیریت پروژه مپ، برای برنامه‌ریزی و نظارت بر پیشرفت در تمام طرح‌های فعال استفاده می‌کنند.

مهم نیست که در سال 2022 از کدام ابزار مدیریت پروژه استفاده کنید، ولی یک چیز واضح است: به دلیل وجود کرونا، یادگیری نحوه کار خوب با دیگر همکاران علیرغم موانع فیزیکی همچنان ضروری خواهد بود.

4- درک انواع مختلف مهارت‌های نرم

مدیران پروژه معمولاً به سطح خاصی از تخصص در زمینه‌های مختلف عملیات نیاز دارند تا بتوانند با موفقیت نقش ایفا نمایند. با این وجود، اگر از مهارت‌های نرم بدرستی استفاده نکنند، ممکن است نتوانند به طور موثر افراد را مدیریت کنند و بهترین نتایج را به دست آورند. مهارت‌های نرم مانند همدلی، تصمیم‌گیری و رهبری برای موفقیت یک پروژه حیاتی هستند. مدیر پروژه‌ای که این توانایی‌ها را دارد نقش مهمی در بهبود عملکرد کل تیم به عنوان الگویی برای رفتار برای فرهنگ‌سازی در محیط کار ایفا می‌کند. زیرا در پایان، مدیر پروژه میزان همکاری اعضای تیم را تا پایان پروژه تعیین می‌کند.

برای بهبود مهارت‌های نرم خود به نکات زیر توجه فرمایید:

• در مورد افکار و احساسات دیگر اعضای گروه، فرضیات خود را در نظر نگیرید، بلکه اعضای تیم را تشویق به بحث در مورد آن کنید و همیشه جزئیات مهم پروژه را به صورت مکتوب دریافت کنید.
• کارکنان را تشویق کنید که خودشان باشند، در برنامه‌ریزی پروژه مشارکت داشته باشند و شخصیت خود را بیان کنند.
• با پرسیدن سوالاتی از اعضای تیم در مورد زندگی آنها خارج از محل کار، با آنها ارتباط عمیق‌تری بگیرید.
• یاد بگیرید که چگونه به درستی عذرخواهی کنید و یک بحث را برای خود و دیگران حل کنید.
• پذیرای بازخورد باشید. شما همیشه می‌توانید یاد بگیرید و پیشرفت کنید.

مطالعه بیشتر: هوش تجاری چیست و چگونه به سازمانها سود می‌رساند؟

5- تاکید بر پرهیز از استرس جسمی و روحی

پیش‌بینی می‌شود که در سال جدید توسعه کارکنان بیشتر از حفظ کارمندان با چالش روبه‌رو می‌شود. شما از اعضای تیم جدیدتان می‌خواهید که سریع‌تر آموزش ببینند و کارهایی که به اعضای جدید تیم واگذار می‌شود، زودتر مستقر شوند. اجتناب از استرس جسمی و روحی، سهم بزرگی در شاد نگه داشتن و سلامت کارکنان خواهد داشت. راه‌های زیادی وجود دارد که می‌توانید کار را برای کل اعضای تیمتان، روان و خوشایند‌تر کنید. به روش‌های زیر توجه نمایید:

• انتظارات واضحی را با اهداف و ضرب الاجل تعیین کنید

این روش به اعضای تیم شما اجازه می‌دهد تا روی چیزهایی تمرکز کنند که در آنها خوب هستند و نه روی چیزهایی که در آنها خوب نیستند. همچنین از تکرار تصادفی تمرینات یا فرآیندهای مشابه جلوگیری می‌کند.

• انعطاف‌پذیری

همه می‌خواهند ساعات کاری انعطاف‌پذیرتری داشته باشند. به همین دلیل مهم است که به اعضای تیم خود اجازه دهید بدون نظارت مداوم کار کنند. ولی لازم است برای تکمیل کار به آنها ضرب‌الاجل مشخصی داده شود. در صورت بروز مشکلات، مشکلات را حل کنید و بر آسان‌تر کردن کار برای همه افراد درگیر در پروژه تمرکز کنید. شما همچنین می‌توانید آزادی بیشتری را از نظر مکانی برای کارمندان فراهم کنید. حداقل یک روز دورکاری در هفته یا ماه پیشنهاد دهید. یا اگر کارمندان شما محلی هستند و کاملاً دورکار بوده اند، به آنها میز بدهید تا در صورت نیاز به شرکت بیایند و از آنجا کار کنند.

• تناسب اندام را بخشی از فرهنگ محل کار قرار دهید

کارکنان شما باید برای ورزش وقت بگذارند. برگزاری یا هماهنگی کلاس‌های یوگا، جلسات پیاده‌روی یا حتی فعالیت‌های کوچک مانند یک جلسه حرکات کششی گروهی هر روز صبح به این موضوع کمک می‌نماید.

• بیشتر تحسین کنید تا انتقاد

مدیرانِ بزرگ تلاش‌های اعضای تیم خود را تشخیص می‌دهند. این مدیران می‌توانند در خلوت به پرسنل پر تلاش خود تبریک بگویند یا در یک جلسه هفتگی یا با یک اعلامیه کوچک، دستاوردهای او را  اعلام کنند. حتی یک تصدیق کوچک از کار سخت یک نفر می‌تواند تفاوت بزرگی در احساس او نسبت به پروژه و وظایفش ایجاد کند.

6- متدولوژی چابک

توسعه‌ی چابک مجموعه‌ای از اصول است که توسعه‌دهندگان بدون نیاز به یادگیریِ نحوه مدیریتِ وظایف و فرآیندهای سنتی، قادر به شروع پروژه‌ها هستند. با متدولوژی Agile، تیم‌ها می‌توانند به راحتی یک پروژه را به چند مرحله تقسیم کنند و کار را به طور یکپارچه مدیریت کنند. همچنین به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا به طور مؤثرتری با ذینفعان پروژه همکاری کنند.

 پلتفرم مدیریت پروژه مپ، چگونه به مدیریت پروژه‌های شما در سال جدید کمک خواهد کرد؟

پلتفرم چند زبانه مدیریت پروژه مپ که با هدف ایجاد مزیت رقابتی و یکپارچه‌سازی نظام مدیریت پروژه طراحی و تولید می‌شود، قابلیت‌هایی را به مخاطبان و کاربران خود ارائه می‌نماید که ضمن تسهیل جریان فعالیت‌ها، می‌تواند منجر به مدیریت بهینه زمان و منابع پروژه می‌شود. لذا با استقرار این نرم‌افزار، می‌توانید قابلیت‌های کلیدی نرم‌افزار مدیریت پروژه مپ را در جهت مدیریت پروژه‌هایتان انتظار داشته باشید. برخی ازین قابلیت‌ها شامل موارد زیر است:

• استفاده از منطق همکاری تیمی و گروهی (Collaborative)
• انعطاف در انتخاب مدل‌های زمان‌بندی پروژه‌ها به صورت همزمان (Scheduling)
• امکان نظارت نرم‌افزار بر اقدامات استراتژیک پروژه‌ها (Portfolio)
• توانایی بالا در مستندسازی عوامل پیشبرد پروژه (ِDocumentation)
• توانایی رصد دقیق و لحظه‌ای جریان کار (Work flow)
• توانایی بالا در رصد منابع پروژه اعم از منابع انسانی، مالی و زمان (Analyze resources)
• قابلیت ردیابی گلوگاه‌ها (Issue tracking)
• زیبایی گرافیکی و خلق تجربه‌ی مثبت به واسطه UI/UX بهینه (Aesthetics)
• مدیریت مراحل پیچیده پروژه Complex Project With Phases
• همکاری با همه افراد درگیر در پروژه بصورت دورکاری

در نهایت با ثبت درخواست ملاحظه دمو پلتفرم مدیریت پروژه مپ، مدیریت پروژه‌ی سال جدید خود را شروع کنید.

برای مطالعه بیشتر: راهنمای مقدماتی مدیریت پروژه در منابع انسانی

 ساختار شکست کار (wbs)در مدیریت پروژه چیست؟

ساختار شکست کار (WBS) در مدیریت پروژه روشی برای تکمیل یک پروژه پیچیده و چند مرحله‌ای است. این راهی برای تقسیم و تسخیر پروژه‌های بزرگ برای انجام سریع‌تر و کارآمدتر کارها است. هدف WBS این است که یک پروژه بزرگ را قابل مدیریت‌تر کند. تقسیم آن به قطعات کوچکتر به این معنی است که کار می‌تواند به طور همزمان توسط اعضای مختلف تیم انجام شود که منجر به بهره وری بهتر تیم و مدیریت آسان‌تر پروژه می‌شود.

ساختار شکست کار (WBS) در مدیریت پروژه یک ساختارشکنی بصری، سلسله مراتبی و تحویل پذیر از یک پروژه است. این ساختار یک نمودار مفید برای مدیران پروژه است. زیرا به آن‌ها اجازه می‌دهد تا محدوده پروژه خود را تجزیه کنند و تمام وظایف مورد نیاز برای تکمیل پروژه‌های خود را تجسم کنند.

مدیران پروژه از نرم افزار مدیریت پروژه برای چیدمان و اجرای ساختار شکست کار استفاده می‌کنند. نرم افزار مدیریت پروژه هنگام ترکیب با نمودار گانت که سطوح WBS و سلسله مراتب وظایف را در بر می‌گیرد، می‌تواند برای برنامه ریزی، زمان بندی و اجرای پروژه‌ها موثر باشد.

برای مطالعه بیشتر: مقایسه مدیریت سبد پروژه و مدیریت پروژه

 چرا از WBS در مدیریت پروژه استفاده کنیم؟

ساخت WBS اولین گام در تدوین برنامه زمان بندی پروژه است. تمام کارهایی را که باید تکمیل شوند (و به چه ترتیبی) برای دستیابی به اهداف و هدف‌های پروژه را تعریف می‌کند. با تجسم پروژه خود به این روش، می‌توانید محدوده پروژه خود را درک کنید و منابع را برای تمام وظایف پروژه خود اختصاص دهید.

یک ساختار تفکیک کار به خوبی ساخته شده به گروه‌های فرآیند مدیریت پروژه مهم و حوزه‌های دانش زیر کمک می‌کند:

• برنامه ریزی پروژه، زمان بندی پروژه و بودجه بندی پروژه
• مدیریت ریسک، مدیریت منابع، مدیریت وظیفه و مدیریت تیم

علاوه بر این، WBS به جلوگیری از مسائل رایج مدیریت پروژه مانند زمان‌های از دست رفته، خزش دامنه و هزینه بیش از حد و موارد دیگر کمک می‌کند. به عبارت دیگر، WBS به عنوان نقشه راه شما از طریق وظایف چالش برانگیز عمل می‌کند. پروژه‌ها یا مراحل کوچک‌تر ممکن است بخشی از محدوده پروژه شما باشند و حتی آن‌ها را می‌توان به وظایف، قابل تحویل‌ها و پکیج‌های کاری تقسیم کرد. شما ممکن است از عهده چنین مواردی برآیید و درک روشنی از مشخصات مورد نیاز برای تکمیل هر بخش از محدوده پروژه خود با کمک WBS داشته باشید.

 مزایای ساختار شکست کار یا WBS

برخی از مزایای ساختار شکست کار عبارتند از:

• شناسایی موارد تحویلی امکان برنامه ریزی کامل پروژه را فراهم می‌کند: ایجاد یک ساختار تفکیک کار به شما و تیم شما نیاز دارد که محصولات تحویلی خود را شناسایی کرده و آن‌ها را به موارد قابل اجرا که باید روزانه و هفتگی روی آنها کار کنید تقسیم کنید.
• تمرکز را برای اعضای تیم تسهیل می‌کند و عملکرد را بهبود می‌بخشد: دیدن کارهایی که تیم باید در روزها و هفته‌های آینده انجام دهد، تمرکز روی کارهای روزمره را آسان‌تر می‌کند. در حالی که اهداف بلند مدت حیاتی هستند، اهداف کوتاه مدت اهداف مشخصی را در اختیار تیم‌ها قرار می‌دهند.
• روابط بین کالاهای تحویلی را برقرار می‌کند: از آنجایی که وابستگی‌ها با ساختار تفکیک کاری به طور کامل نمایش داده می‌شوند، به راحتی می‌توان تشخیص داد که در صورت نادیده گرفتن فعالیت‌های کوچکتر، کدام محصولات عمده تحت تأثیر قرار گرفته اند.

 منشور پروژه در مدیریت پروژه چیست؟

منشور پروژه یک سند رسمی و معمولاً کوتاه است که پروژه شما را به طور کامل توصیف می‌کند. از جمله اینکه اهداف چیست، چگونه انجام خواهد شد و سهامداران چه کسانی هستند. منشور پروژه یک عنصر حیاتی در برنامه ریزی پروژه است. زیرا در طول چرخه عمر پروژه استفاده می‌شود.

منشور پروژه معمولاً مستندات زیر را نشان می‌دهد:

• دلایل پروژه
• اهداف و محدودیت‌های پروژه
• ذینفعان اصلی
• خطرات شناسایی شده
• مزایای پروژه
• بررسی کلی بودجه

 نکاتی برای نوشتن منشور مدیریت پروژه

در ادامه چند نکته مفید دیگر وجود دارد که باید هنگام انجام مراحل بالا به خاطر داشته باشید.

1. به بینش‌های تیم خود تکیه کنید: احساس نکنید که نیاز دارید همه این اطلاعات را خودتان به دست آورید. برخی از اعضای تیم پروژه خود را گرد هم بیاورید تا آن‌ها در مورد اهداف، نقاط عطف و زمینه‌های مشکل بالقوه فکر کنند. جمع آوری بینش آن‌ها به شما کمک می‌کند تا منشور مدیریت پروژه بسیار دقیق‌تری ایجاد کنید.

2. آن را کوتاه و صریح نگه دارید: گم شدن در حجم اطلاعات موجود وسوسه انگیز است. اما، به خاطر داشته باشید که منشور در مدیریت پروژه شما قرار است یک نمای کلی در سطح بالا از پروژه شما باشد و نه یک تفکیک که تمام جزئیات را پوشش دهد. هر بخش از منشور، شما فقط باید به یک یا دو جمله نیاز داشته باشد. علاوه بر این، نمودارها و فهرست‌های گلوله‌ای به شما کمک می‌کنند اطلاعات را به روشی سازمان‌یافته و قابل هضم ارائه دهید.

3. یک الگو بسازید: بعد از اینکه متوجه شدید که منشور در مدیریت پروژه چقدر مفید است، بدون شک برای تمام پروژه‌های تیم خود منشور خواهید خواست. زمان را برای اختراع مجدد تلف نکنید. یک الگوی ساده ایجاد کنید که بتوانید آن را کپی کرده و برای تمام منشورهای پروژه خود استفاده کنید. نه تنها برخی از تلاش‌های دستی را حذف می‌کند، بلکه تضمین می‌کند که هیچ عنصری را از دست ندهید.

 منشور پروژه باید شامل چه مواردی باشد؟

• قالب‌های منشور در مدیریت پروژه اغلب شامل بخش‌های زیر از پروژه است:
• هدف پروژه: دلایل انجام پروژه را به زبانی واضح و مختصر مستند می‌کند که باید محدوده پروژه را تعیین کند.
• شرکت کنندگان پروژه: نشان می‌دهد که چه کسانی در پروژه شرکت خواهند کرد و نقش آن‌ها را به وضوح بیان می‌کند.
• سهامداران: حامیان پروژه یا سایر افرادی را که مستقیماً تحت تأثیر پروژه قرار می‌گیرند و باید از پیشرفت آن مطلع شوند، شناسایی می‌کند.
• الزامات: منابع مورد نیاز برای دستیابی به اهداف پروژه را مشخص می‌کند.
• محدودیت ها: موانع یا تنگناهای احتمالی را مستند می‌کند و باید به شرکت کنندگان در آماده سازی برای مسائل احتمالی پروژه کمک کند.
• نقاط عطف پیاده سازی: تاریخ شروع و تکمیل ایده‌آل و همچنین تاریخ ‌های دیگر پست ‌های بازرسی مهم، مانند برنامه زمان‌بندی پروژه را مشخص می‌کند.
• ارتباط: مشخص می‌کند که مدیر پروژه چگونه با صاحبان پروژه، شرکت کنندگان و سهامداران کلیدی در طول پروژه ارتباط برقرار می‌کند.
• تحویل دادنی ها: نشان می‌دهد که پروژه چه محصولات، فرآیندها یا خدمات خاصی را پس از تکمیل ارائه می‌دهد.