تدوین برنامه عملیاتی چیست و چرا شما کاملاً به آن نیاز دارید؟

مقدمه

اکثر سازمان‌ها با برنامه‌های استراتژیک، ترسیم استراتژی در یک دوره سه تا پنج ساله و ایجاد یک چشم انداز بلند مدت پایدار آشنا هستند. اما همین سازمان‌ها اغلب فاقد تدوین برنامه عملیاتی هستند. برنامه عملیاتی چیست؟ به طور خلاصه، چه کسی، چه چیزی، چه زمانی و چگونه از عملیات روزانه شما در طول سال آینده را مشخص می‌کند. منظور این است که نحوه تخصیص منابع انسانی، مالی و فیزیکی برای دستیابی به اهداف کوتاه مدتی که از اهداف استراتژیک بزرگتر شما پشتیبانی می‌کنند، تعریف کند. برنامه عملیاتی شما به صورت روزانه به سوالاتی مانند:

• چه کسی باید روی چه چیزی کار کند؟
• چگونه منابع را برای یک کار معین تخصیص خواهیم داد؟
• در حال حاضر با چه خطراتی روبرو هستیم؟
• چگونه می‌توانیم این خطرات را کاهش دهیم؟

به زبان ساده، تدوین برنامه عملیاتی شما راهنمای عملیاتی سازمان شما است که برای اطمینان از دستیابی به اهدافتان طراحی شده است. این یک قطعه کلیدی مهم از پازل برای هر تیم هدف گرا است. در این مقاله به این می‌پردازیم که برنامه عملیاتی چیست و چرا می‌توانند در کسب و کار بسیار مهم باشند.

 برنامه عملیاتی چیست؟

یک برنامه عملیاتی وظایفی را که هر یک از کارکنان برای دستیابی به اهداف تعیین شده در برنامه استراتژیک باید انجام دهند مشخص می‌کند. بخش عملیات یک طرح تجاری در مورد شرکت در حیطه زیر گسترش می‌یابد:

• اهداف
• جدول زمانی
• رویه ها

به عبارت دیگر، برنامه عملیاتی شما باید به طور واضح و با جزئیات، منابع فیزیکی، مالی و انسانی را که به صورت روزانه برای حمایت از اهداف استراتژیک گسترده‌تر شرکت خود اختصاص می‌دهید، توضیح دهد. تدوین برنامه عملیاتی می‌توانند کارکنان و سایر اعضای تیم را در هنگام تصمیم گیری‌های مهم در مورد استراتژی تجاری راهنمایی کنند و شرکت‌ها می‌توانند از این طرح در کنار برنامه استراتژیک خود استفاده کنند.

تدوین برنامه عملیاتی کارکنان و سایر اعضای تیم را در هنگام تصمیم گیری‌های مهم در مورد استراتژی تجاری راهنمایی می کند

  چرا به یک برنامه عملیاتی نیاز دارید؟

مهم‌ترین دلیلی که چرا سازمان ها به تدوین برنامه عملیاتی برای موفقیت کسب و کار نیاز دارند، این است که به کارکنان کمک می‌کنند تا اهداف شرکت را درک کنند. همچنین برای دستیابی به آن‌ها با برداشتن گام‌های عملی و لازم برای کمک به موفقیت شرکت کار می‌کند. یک برنامه عملیاتی، زمانی که به خوبی ساختار یافته و دقیق باشد، می‌تواند به اطمینان حاصل شود که یک کسب و کار در مسیر خود باقی می‌ماند، خواه برای یک پروژه واحد باشد یا برای مدت زمان معینی. با صرف زمان برای تدوین برنامه عملیاتی، ممکن است بتوانید هر بخش از کسب و کار را که نیاز به بهبود دارد، متوجه شوید. برای مثال، اگر می‌خواهید در سال آینده 25 درصد افزایش تولید داشته باشید، ممکن است متوجه شوید که ظرفیت مکانیکی برای رسیدن به این هدف را ندارید. هنگامی که متوجه این موضوع شدید، می‌توانید برنامه دیگری برای افزایش جریان درآمد خود در نظر بگیرید تا بتوانید ماشین آلات جدیدی برای افزایش تولید بخرید.

تمام هدف تدوین برنامه عملیاتی این است که تأثیر عملیات خود را بر عملکرد کسب و کار در زمان واقعی مشاهده کنید، بنابراین دقیقاً بدانید که چه زمانی باید استراتژی‌های اصلی خود را اجرا کنید. یک برنامه عملیاتی به شما کمک می‌کند تا مناطقی را که درآمد کافی ایجاد نمی‌کنند یا باعث زیان می‌شوند شناسایی کنید و سپس به شما در ایجاد تغییرات لازم کمک می‌کند. همه باید با ماموریت شرکت، اهداف، ریسک‌ها، نیازهای استخدام، پیش‌بینی‌های مالی، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI: Key Performance Indicators) و غیره همسو باشند. تدوین برنامه عملیاتی به هر بخش کمک می‌کند تا با گردهم‌آوری همه اعضای پیشرو بر مشارکت خود در چشم‌انداز بزرگ‌تر تمرکز کند.

گام‌های اصلی تدوین برنامه عملیاتی

چه گام‌هایی می‌توانید برای تدوین برنامه عملیاتی قوی بردارید؟

1. با برنامه استراتژیک خود شروع کنید

برنامه عملیاتی ابزاری برای اجرای برنامه استراتژیک شماست. بنابراین، مهم است که مطمئن شوید که یک برنامه استراتژیک قوی در حال حاضر در اختیار دارید، و همه کسانی که در تلاش‌های شما نقش دارند آن را درک می‌کنند. بدون این راهنمایی، تدوین برنامه عملیاتی مانند تلاش برای برنامه ریزی تعطیلات بدون دانستن اینکه به کجا می‌روید خواهد بود. اگر نمی‌توانید تشخیص دهید که چگونه یک عنصر از برنامه عملیاتی به شما کمک می‌کند تا به یک هدف استراتژیک خاص دست یابید، پس نباید بخشی از برنامه شما باشد.

2. روی مهمترین اهداف خود تمرکز کنید

یک قانون ساده در مورد تدوین برنامه عملیاتی وجود دارد هر چه آن‌ها پیچیده‌تر باشند، کمتر احتمال دارد که یک تیم آن‌ها را با موفقیت دنبال کند. برای جلوگیری از نوشتن یک طرح درهم، روی اهدافی تمرکز کنید که واقعاً مهم هستند. حتی قبل از اینکه برنامه عملیاتی خود را ایجاد کنید، برنامه استراتژیک خود را به اهداف یک ساله تقسیم کنید. سپس ابتکارات کلیدی را تعیین کنید که به شما در دستیابی به آن اهداف کمک می‌کند. آن‌ها ممکن است شامل:

• ساختارهای سازمانی جدید
• اقدامات کنترل کیفیت
• زمان تحویل سریع تر
• زمان بیشتری برای کارمندان صرف توسعه حرفه‌ای می‌شود

3. از شاخص‌های پیشرو استفاده کنید

KPI‌های شما نقش مهمی در موفقیت برنامه عملیاتی شما خواهند داشت. بنابراین انتخاب صحیح آن‌ها بسیار مهم است. مؤثرترین معیارها، شاخص‌های پیشرو هستند. معیارهای پیش‌بینی‌کننده که به شما نشان می‌دهد در آینده چه انتظاری دارید و به شما امکان می‌دهد مسیر را بر اساس آن تنظیم کنید.

4. KPI‌های خود را در خلأ توسعه ندهید

KPI‌هایی که انتخاب می‌کنید، کار همه افراد سازمان شما را برای سال آینده هدایت می‌کند. با توجه به این موضوع، هنگام ایجاد آن KPIها، باید طیف وسیعی از دیدگاه‌های کارکنان خود را بگنجانید.

5. ارتباط مهم است

در ابتدای سال، زمانی را برای به اشتراک گذاشتن و بحث در مورد KPI خود با کل سازمان خود اختصاص دهید. برای همه ضروری است که بدانند چرا این معیارهای خاص را انتخاب کرده اید، چرا اهمیت دارند، چگونه به سازمان شما کمک می‌کنند تا به اهدافش دست یابد و نقش هر فرد ممکن است در تلاش برای موفقیت چه چیزی باشد.

با تدوین برنامه عملیاتی قوی، سازمان شما باید تمام نیازهای خود را برای رسیدگی صحیح به اولویت‌های خود داشته باشد و در نهایت، اهدافی را که زیربنای چشم انداز استراتژیک شما خواهد بود، تحقق بخشد. پروژه‌ها همیشه بخشی از یک عملیات نیستند. این ساختار سازمانی، نحوه عملکرد شعب مختلف در یک شرکت و اقداماتی که برای دستیابی به اهداف یک ساله که با برنامه استراتژیک همسو هستند، برداشته می‌شود، توضیح می‌دهد. هنگامی که برنامه‌‌های استراتژیک و عملیاتی تنظیم شدند، می‌‌توانید طرح ‌های پروژه را برای کمک در دستیابی به اهداف خاص خود بسازید.

 مراحل تدوین برنامه عملیاتی کسب و کارهای کوچک

برای تدوین برنامه عملیاتی موفق، تعیین اهداف به وضوح مهم است. در اینجا چندین مرحله وجود دارد که به شما در ایجاد یک برنامه عملیاتی کاربردی کمک می‌کند:

1. تعیین هدف

اگر درک روشنی از هدف نداشته باشید، برنامه ریزی می‌تواند چالش برانگیز شود. تعیین وضعیت و اهدافی که برای رسیدن به آن تلاش می‌کنید به شما کمک می‌کند تا موقعیت خود را به طور دقیق تجزیه و تحلیل کنید. راه حل‌های ممکن را برای حل چالش‌ها کشف و استراتژی‌ها را به درستی برای رسیدن به موفقیت اجرا کنید.

2. انتخاب S.M.A.R.T

هدف S.M.A.R.T بودن (S: Specific, M: Measurable, A: Achievable, R: Relevant, T: Time-Bound) به این معناست که اهداف باید مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و محدود در زمان باشند. این روش به مدیران و کارکنان کمک می‌کند تا اهداف کوتاه مدت و بلندمدت خود را تعیین کنند که قابل نظارت و دستیابی است.

3. ترسیم طرح

هنگام تدوین برنامه عملیاتی ابتدا وظایف و نقاط عطف را اولویت بندی کنید و سپس تصویری از برنامه عملیاتی ایجاد کنید. این فاکتور به شما کمک می‌کند تا اعضای تیم خود را درگیر کنید تا فعالیت‌های خود را پیگیری کنند.

از آنچه باید انجام دهید یک نمودار بصری ایجاد کنید. این امر به شما کمک می‌کند دید خود را تجسم کنید. با استفاده از این نمودار می‌توان اهداف و کارهایی را که نمی‌توان انجام داد یا به آن‌ها دست پیدا کرد شناسایی و با برنامه ریزی صحیح آن‌ها را اولویت بندی کنید.

4. اولویت بندی وظایف

هماهنگی فعالیت‌ها با اهداف آن‌ها و اطلاع اعضای تیم مربوطه ضروری است. هنگامی که تمام وظایف خود را فهرست و اولویت بندی کردید، می‌توانید به وضعیت پروژه، پیشرفت و پیگیری تکمیل دسترسی داشته باشید. شما می‌توانید لیست وظایف خود را بر اساس اهمیت سازماندهی کنید. به این ترتیب افراد تیم می‌دانند که کدام کارها باید ابتدا انجام شوند تا برنامه به درستی کار کند. در نتیجه اعضای تیم دید روشنی از آنچه باید انجام دهند خواهند داشت و به آن‌ها اجازه می‌دهند تا برای کار خود برنامه ریزی کنند.

5. تعیین نقاط عطف

نقاط عطف اهدافی هستند که تیم شما باید در زمان معینی به آن‌ها دست یابد تا بتواند در یک پروژه خاص به جلو حرکت کند. وقتی این نقاط عطف مشخص باشد، کار شما روان ‌تر پیش خواهد رفت. وقتی نقاط عطف تعیین می‌کنید، اساساً اهداف بزرگ را به اجزای کوچکتر تقسیم می‌کنید که راه را برای اهداف بزرگتر هموار می‌کند. نکته مهم در اینجا این است که اضافه کردن این نقاط عطف به تدوین برنامه عملیاتی موجب تشویق و ایجاد انگیزه در اعضای تیم می‌شود.

6. تعیین منابع

قبل از شروع تدوین برنامه عملیاتی، باید مطمئن شوید که منابع لازم برای انجام کار را دارید. امری طبیعی است که شما تمام منابع لازم برای دستیابی به اهداف خود را نداشته باشید. برای اطمینان یافتن از اینکه هیچ جنبه‌ای از کار را از دست نداده اید، باید تمام اجزای ضروری از جمله تعداد پروژه ها، بودجه موجود، برنامه زمان بندی و هر چیز دیگری که برای رسیدن به هدف لازم است را در برنامه خود بگنجانید.

دانستن اینکه چه کاری باید انجام دهید، شانس موفقیت کار یا پروژه شما را افزایش می‌دهد. اگر منابع لازم را برای دستیابی به اهداف فراهم نشود، در رسیدن به اهداف و مهلت‌های زمانی مشخص شده با مشکل مواجه خواهید شد.

7. نظارت، اندازه گیری و به روز رسانی برنامه

برای ارزیابی پیشرفت پروژه‌ها و نحوه کار تیم، تخصیص زمان و منابع ضروری است. نکته‌ای که باید در نظر داشته باشید این است که اطمینان حاصل کنید جلسات بعدی با اعضای تیم به طور منظم و مستمر برگزار می‌شود و همه اعضای تیم در مسیر رسیدن به اهداف هستند. همچنین باید توضیح واضحی از نحوه نظارت و ارزیابی تجهیزات در تدوین برنامه عملیاتی ارائه دهید. چرا که این کار استراتژی‌های موثر را شناسایی کرده و از درگیر شدن با استراتژی‌های ناکارآمد جلوگیری می‌کند.

 انتخاب اهداف SMART، ترسیم طرح، اولویت بندی وطایف، تعیین نقاط عطف، تعیین منابع، نظارت، اندازه گیری و به روز رسانی برنامه، مراحل تدوین برنامه عملیاتی کسب و کارهای کوچک است

 انواع شاخص‌های سنجش برنامه عملیاتی

• شاخص داده‌ها یا ورودی ها: میزان منابع مورد نیاز برای ارائه خدمات مانند: نیروی کار، مواد و لوازم مورد نیاز. این شاخص همچنین شامل عواملی است که بر تقاضا تأثیر می‌گذارد. برای مواردی از جمله اندازه گیری هزینه خدمات، ترکیب منابع استفاده شده و مقدار منابع استفاده به کار می‌رود.
• شاخص ستانده یا خروجی: میزان عرضه خدمات را اندازه گیری می‌کند و بر سطح فعالیت سازمان تمرکز دارد. متداول‌ترین نتیجه این شاخص اندازه گیری حجم کار است. این شاخص برای تعریف برنامه‌هایی که تولید می‌کند مفید است، اما استفاده از آن محدود است. زیرا دستیابی به هدف را نشان نمی‌دهد و در مورد کارایی و کیفیت خدمات توضیحی داده نمی‌شود. شاخص ستانده یا خروجی به تنهایی نمی‌تواند به یک مدیر بگوید که چقدر در تدوین برنامه عملیاتی موفق بوده یا چه بخشی از کار با بقیه متفاوت است.

مثال: تعداد بیماران ترخیص شده

• شاخص نتیجه: پیامدها و اثرات بلندمدت دستیابی به اهداف برنامه را اندازه گیری می‌کند. انعکاس نتایج به دست آمده و مزایای به دست آمده می‌باشد.

مثال: مانند درصد بیماران ترخیص شده که به طور کامل بهبود یافته‌اند یا تعداد بیماری‌های قابل کنترلی که بروز آن‌ها با واکسن کاهش یافته است.

• شاخص کارایی: به معنای نسبت بین هزینه به خروجی، نسبت بین خروجی به داده، نسبت خروجی در واحد زمان است و بهره وری یکسان را نشان می‌دهد.
• شاخص کیفیت: این شاخص اثربخشی فعالیت‌های انجام شده برای دستیابی به هدف را اندازه گیری می‌کند. این شاخص اعتبار، دقت، صحت و کفایت خدمات را اندازه گیری می‌کند. از دست دادن نرخ فقدان کیفیت را می‌توان با اندازه گیری منابع اضافی صرف شده برای تکرار خطاها، تصحیح خطاها و شکایات مشتری جبران کرد.

مثال: درصد داده‌های صحیح وارد شده به رایانه بخشی از شاخص کیفیت است.

نتیجه گیری

تدوین برنامه عملیاتی شما، راهنمای عملیاتی سازمان شما است که برای اطمینان از دستیابی به اهدافتان طراحی شده است. این یک قطعه کلیدی مهم از پازل برای هر تیم هدف‌گرا است. یک برنامه عملیاتی، زمانی که به خوبی ساختاریافته و دقیق باشد، می‌تواند به اطمینان حاصل شود که یک کسب و کار در مسیر خود باقی می‌ماند، خواه برای یک پروژه واحد باشد یا برای مدت زمان معینی. گام‌های اصلی تدوین برنامه عملیاتی عبارت است از: شروع با برنامه استراتژیک؛ تمرکز بر مهم‌ترین اهداف؛ استفاده از شاخص‌های پیشرو؛ توسعه ندادن KIP ها در خلأ؛ اهمیت داشتن ارتباط. برای اینکه کسب‌وکارها برنامه عملیاتی موفقی را تدوین کنند، اجرای این مراحل ضروری است: تعیین اهداف؛ انتخاب SMART؛ ترسیم طرح؛ اولویت‌بندی وظایف؛ تعیین نقاط عطف؛ مشخص کردن منابع؛ نظارت، اندازه‌گیری و به روز رسانی منابع.