هیچ پروژه ای دقیقاً طبق برنامه اجرا نمی شود، اما یک رویکرد مدیریت ریسک قوی به تیم های پروژه کمک می کند تا چالش ها را مرور کنند – و از فرصت ها استفاده کنند. در اینجا پنج تمرین برای تقویت بازی ریسک/پاداش آورده شده است
همه مردم ریسک را مدیریت می کنند. قبل از عبور از خیابان به هر دو طرف نگاه می کنند، قبل از روشن کردن خودرو، کمربند ایمنی را می بندند. در پروژه ها، ریسک پیچیده تر می شود. جاده های بدون علامت وجود دارد، مشکلات احتمالی در کمین هر پیچی وجود دارد. عواقب غافلگیری و عدم آمادگی می تواند بسیار پرهزینه باشد. به همین دلیل است که مدیریت ریسک برای موفقیت هر پروژه و مدیر پروژه، اساسی است.
مدیریت ریسک یک ورزش تیمی است. با مدیر پروژه شروع می شود، اما برای موفقیت نیاز به مشارکت فعال اعضای تیم، سهامداران، حامیان مالی، شرکا و مشتریان دارد. باید توسط سازمان با فرآیندها، ابزارها و منابع روشن حمایت شود و از فرهنگی که ارتباطات صادقانه و مداوم در مورد ریسکها را تشویق می کند، بسیار بهره می برد. با انجام این کار، ریسک های “بد” را می توان زودتر کاهش داد – و ریسک های “خوب” که فرصت ها را به ارمغان می آورند، می توانند برای کسب سودآوری های بیشتر به حداکثر برسند.
در اینجا برخی از روش‌ها و بینش‌های آزمایش‌شده و مورد تأیید متخصصین برای تقویت رویکرد مدیریت ریسک شما آورده شده است.
یک مکالمه را شروع کنید، آن را ادامه دهید
مدیریت ریسک در هسته خود، مانند یک گفتگو است که به مبادلات با تیم ها و سهامداران شما نگاه می کند و می گوید:
«در اینجا چیزهایی وجود دارد که ممکن است اتفاق بیفتد. آیا الان باید اقدام کنیم؟ آیا باید برنامه پروژه خود را تغییر دهیم؟ آیا ما به دنبال آن هستیم؟»
وقتی فشارهای تجاری، افراد یا عوامل دیگر آن مکالمه را دشوار می‌کنند، ضروری است که مدیران پروژه همچنان تمام تلاش خود را برای زنده نگه داشتن بحث در تیم خود انجام دهند .
اکثر اعضای تیم مشتاق هستند در مورد ریسک صحبت کنند، زمانی که باور کنند می توانند این کار را آشکارا انجام دهند بدون اینکه به آنها برچسب شاکی داده شود. در واقع، بیشتر افرادی که در سنگر هستند، از صحبت در مورد ریسک ها راحت می شوند. چیزی که آنها را عمیقاً نگران می کند زمانی است که ریسک هایی را می بینند که موفقیت پروژه را تهدید می کند و هیچ کس نمی خواهد در مورد آن بشنود.
متأسفانه، در بسیاری از سازمان‌ها، ریسک ها مانند سیب‌زمینی داغ مدیریت می‌شوند به طوری که از فردی به فرد دیگر پرتاب می‌شوند. در این محیط، اخبار بد اغلب بدتر می‌شوند و برای انجام کاری در مورد آن خیلی دیر اقدام می‌شود.
بسیاری از مدیران و مشتریان از ریسک بیزار هستند یا حداقل تمایلی به صحبت در مورد آن ندارند، زیرا آنها عدم اطمینان را منفی می دانند، نه بیشتر. بنابراین، چارچوب بندی متفاوت بحث ریسک مفید است.
به یاد داشته باشید که ریسک ها نیز فرصت هستند
ریسک بدون تعقیب فرصت وجود ندارد و فرصت یا هدف نهایی باید ریسک باقیمانده ای را که تصمیم به انجام آن دارید را توجیه کند. اما بسیاری از مدل های ریسک بخش مثبت معادله را نادیده می گیرند. در عوض، آنها ریسک ها را بر اساس احتمال و تاثیر اولویت بندی می کنند و مزایای فرصت بالقوه را نادیده می گیرند. شما نمی توانید بدون در نظر گرفتن مزایای فرصت در مورد ریسک قضاوت کنید.
مدیران پروژه که وظیفه شناسایی ریسک ها را بر عهده دارند می بایست به همان اندازه در ارائه راه حل ها و منافع به ذینفعان نیز کوشا باشند. فرصت ها به طور مداوم در پروژه ها ظاهر می شوند. همانطور که راه حل هایی برای ریسک ها ایجاد می کنید، فرصت های تاکتیکی بیشتری را مشاهده خواهید کرد که ریسک های جدیدی را با خود به همراه خواهند داشت و باید تصمیمات آگاهانه ای در مورد اینکه کدام مسیر را طی کنید، بگیرید .
از یک نظر، مدیریت ریسک در بهترین حالت یک تلاش کارآفرینانه است. جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و شناسایی داده‌ها اساسی هستند، اما بازدهی بزرگ زمانی حاصل می‌شود که تصمیم‌های جدید به برنامه‌های پروژه‌ای بازتعریف شده منجر می‌شود که بر روی فرصت‌هایی که ریسکها ارائه می‌کنند سرمایه‌گذاری می‌کنند. چالش بزرگ برای بیشتر سازمان‌ها ایجاد زیرساختی است که در واقع پاسخ‌های خلاقانه به ریسک را تشویق می‌کند.
برای مدیریت عدم قطعیت در پروژه‌های نوآورانه که مجهولات قانون هستند، نه استثنا، تعریف مجدد مستمر بهترین رویکرد است و باید در زیرساخت پروژه تعبیه شود. می دانید که نمی توانید تا آخر برنامه ریزی کنید. شما فقط می توانید برای رسیدن به نقاط عطف در جایی در میانه برنامه ریزی کنید. به جای نظارت بر پیشرفت در رسیدن به هدف، باید آنچه را که آموخته اید زیر نظر داشته باشید.
یک بودجه ریسک واقع بینانه در برنامه خود بسازید
اکثر مدیران پروژه در ابتدا فهرستی از ریسک ها و احتمالات بالقوه تهیه می کنند و به جلو حرکت می کنند. یک گام مهم اغلب نادیده گرفته می شود: ایجاد یک بودجه ریسک واقع بینانه. این موضوع اغلب منجر به کمبود منابع یا زمان کافی برای مقابله صحیح با خطرات پس از وقوع می شود.
بودجه ریسک را می توان به چهار دسته عمده تقسیم کرد:
1.اجتناب:
بودجه برای اقداماتی که برای جلوگیری از وقوع ریسک انجام می شود. این نیاز به برنامه ریزی اولیه دارد، زیرا بسیاری از استراتژی های اجتناب باید درست قبل از شروع پروژه اجرا شوند. ممکن است برای شناسایی گزینه‌های جایگزین، مذاکره در مورد شرایط مختلف قرارداد و انتخاب فناوری‌ها یا رویکردهای خاص، بودجه مورد نیاز باشد
2.کاهش:
بودجه برای اقدامات انجام شده برای کاهش احتمال وقوع یا تأثیر ریسک در صورت وقوع. این کاهش شامل اقدامات پیشگیرانه و پیشگیرانه در طول عمر پروژه است.
3.تشخیص/تحریک:
بودجه برای اقداماتی که برای تعیین احتمال وقوع ریسک یا اینکه قبلاً رخ داده است انجام می شود. تشخیص یا تحریک تکنیکی برای تعیین احتمال وقوع ریسک و تأثیر بالقوه آن است. اغلب این آزمایش را می توان فقط قبل از زمانی که احتمال وقوع ریسک رخ می دهد، آغاز کرد.
4.احتمالی:
بودجه برای اقداماتی که برای رسیدگی به نتایج پس از وقوع یک رویداد ریسک انجام می شود. اجرای یک استراتژی احتمالی اغلب پرهزینه تر از سرمایه گذاری در اجتناب یا کاهش و شناسایی است. هر چه سرمایه گذاری در پیشگیری بیشتر باشد، هزینه ریسک کمتر می شود.
نکته کلیدی این دسته بندی این است که از پرداختن به درصدی از بودجه پروژه برای ریسک اجتناب کنید. در عوض، به درستی برآورد و بودجه برای اقدامات اجتنابی، کاهشی، محرک و احتمالی را برآورد کنید.
در نهایت، این بودجه ریسک باید با طرح پروژه شما ادغام شود. بسیاری از مدیران پروژه جدا از بقیه پروژه، فایل، ابزار و فرآیند جداگانه ای برای مدیریت ریسک دارند. در نتیجه، طرح‌های ریسک اغلب فراموش می‌شوند، بی‌اثر می‌شوند یا فقط برای مقاصد اداری استفاده می‌شوند و نمی‌توانند ابزار مدیریت مفیدی باشند. علاوه بر این، احتمال کاهش بودجه ریسک زمانی که به طرح پروژه متصل می شود، کمتر است.
ارزیابی مجدد ریسک در طول پروژه
بیشتر ریسکها ثابت نمی‌مانند، آنها با پروژه و شرایط تغییر تغییر می‌کنند و تکامل می‌یابند. و حتی اگر خود ریسک تغییر نکند، با پیشرفت پروژه، تیم می‌تواند درک بهتری از آن ایجاد کند. بنابراین، گاهی اوقات یک ریسک نه تنها باید اولویت‌بندی شود، بلکه باید مجدداً ارزیابی شود تا ببینیم آیا تأثیر بالقوه، یا احتمال وقوع، یا رویکرد احتمالی و مدیریتی هنوز مناسب است یا خیر.
مدیران پروژه باید چندین عامل مختلف را در ارزیابی مجدد ریسک در نظر بگیرند، از جمله:
- آیا تجزیه و تحلیل اصلی با آنچه که اکنون در مورد ریسک و پروژه شناخته شده است مطابقت دارد؟
- آیا فعالیت های مدیریتی فعلی تاثیری دارد؟
- آیا احتمال برنامه ریزی شده هنوز مناسب به نظر می رسد؟
- اعضای تیمی که به ریسک‌های خاص اختصاص داده شده‌اند، چگونه احساس می‌کنند که اوضاع در حال پیشرفت است؟
- سایر کارشناسان در حوزه های تحت تأثیر ریسک در مورد ارزیابی فعلی چه فکر می کنند؟
- مدیر پروژه و تیم در مورد ریسک چه احساسی دارند، آیا آنها مطمئن هستند یا نگران؟
اهمیت این سوال آخر را دست کم نگیرید. ریسکها نامشخص هستند، بنابراین تجربه اعضای تیم و مدیر پروژه در هنگام تعیین اینکه آیا ارزیابی مجدد ضروری است، مورد توجه قرار می‌گیرد.
بررسی ریسک انجام دهید، بیاموزید و به اشتراک بگذارید
بسیاری از ریسک ها برای هر پروژه منحصر به فرد هستند، بنابراین استفاده از درس ها از یک پروژه به پروژه دیگر ممکن است دشوار به نظر برسد. اما بررسی پایان پروژه می تواند نشان دهنده یک فرصت یادگیری ارزشمند برای مدیریت ریسک در پروژه های آینده باشد. در اینجا برخی از زمینه ها و سؤالاتی وجود دارد که باید در نظر گرفته شوند:
فرآیند شناسایی ریسک:
- کدام دسته ریسک بیشترین اقلام را تولید کردند؟
- کجا تشخیص خطرات مشکل بود؟
- چه جنبه‌هایی از پروژه فقط دارای ریسک‌هایی بود که بعداً در فرآیند شناسایی شدند؟
- چه کسی خارج از تیم اصلی برای کمک به فرآیند شناسایی مورد نیاز بود؟
تحلیل ریسک:
- تحلیل ریسکها کجا راحت‌تر بود و کجا بیشتر چالش برانگیز بود؟
- کدام دسته ها بیشترین ریسک ها را ایجاد کردند؟
- در کجا ایجاد برنامه های اضطراری دشوارتر بود؟
- تعیین رویکرد مدیریت در کجا دشوارتر بود؟
مدیریت ریسک:
- چه نوع و دسته‌هایی از ریسک بهترین پاسخ را به مدیریت دادند؟
- چه رویکردهایی بهترین عملکرد را داشتند و چالش‌ها کجا بودند؟
- آیا نیاز به تغییر رویکرد یا ارزیابی مجدد ریسک ها وجود داشت و اگر چنین است، چرا؟
موارد احتمالی:
- موارد اضطراری در کجا مورد نیاز بود و آیا آنها مؤثر بودند؟
- چه چالش هایی تجربه شد؟
- آیا هیچ طرح احتمالی به طور کامل شکست خورده است؟
یکی از رایج ترین انتقادات در مورد بررسی پروژه ها این است که آنها به تمرین هایی برای مقصر دانستن به جای تلاش برای بهبود پروژه های آینده تبدیل می شوند. در طول بررسی ریسک، تمرکز باید بر درک موارد زیر باشد:
- چرا با مشکلات مواجه شد و چگونه بر آنها غلبه کرد
- بهترین شیوه ها توسعه یا بهبود یافته است
- چه رویکردهایی منجر به نتایج موفقیت آمیز نشدند
- تیم چه توصیه هایی برای بهبود مدیریت ریسک در آینده دریافت کرده استهمواره اطمینان حاصل کنید که اطلاعات را در یک پایگاه داده ریسک گردآوری کرده اید. همه ما از تجربه یاد می گیریم و رشد می کنیم، و بررسی ریسک فرصتی را برای هر مدیر پروژه و عضو تیم فراهم می کند تا سریعتر رشد کند. مدیریت ریسک، همواره سودی را در مسیر اجرای پروژه ایجاد می‌کند، حتی اگر منحنی‌های نامشخصی داشته باشد.
