طرح استقرار نظام مدیریت سبد پروژه چیست؟ همان طور که می‌دانیم اجرای موفق پروژه با درک مرزهای پروژه از قابلیت‌های درون سازمان و همچنین معیارهای موفقیت و محدودیت‌های خاص پروژه آغاز می‌شود. استقرار این سیستم در سازمان‌های پروژه محور به این معنا است که شما استانداردها و دستورالعمل‌هایی را تدوین کرده‌اید که موجب ارتقا سطح مدیریت سبد پروژه می‌شود. برنامه‌های استقرار با ایجاد یک لیست وظایف مناسب برای یک پروژه و همچنین توزیع آن‌ها در بین تیم کمک می‌کند.
در صورتی تحقق اهداف اجرای پروژه‌ها با موفقیت رخ می‌دهد که ظرفیت مدیریت پروژه ارتقا یابد. واقعیت دیگری که باید به آن توجه کرد اتمام انبوه پروژه‌های نیمه تمام است. چرا که ناتمام ماندن پروژه‌های زیر بنایی، شکست و تاخیر در آن یکی از مهم‌ترین پیامدها و مشخصه‌های نهادینه نشدن استقرار نظام مدیریت پروژه به شکل عملیاتی در طرح‌های کشور است. در این مقاله درباره طرح استقرار نظام مدیریت سبد پروژه صحبت خواهیم کرد.
مطالعه بیشتر: مدیریت سبد پروژه چیست؟
مقدمه
مقدمه
طرح استقرار نظام مدیریت سبد پروژه ساختار آن به گونه‌ای است که بازدهی را در سریع‌ترین زمان ممکن ارائه می‌دهد. توصیه می‌شود که پیاده سازی آن رویکردی مبنی بر تکرار باشد. چرا که این امکان را می‌دهد تا درک سازمان‌ها، یا فقدان وابسته به آن، از مدیریت سبد پروژه همراه با دانش تیم پیاده‌سازی از فرآیندهای مشتری خاص، بهتر کنترل کند. مدیریت پورتفولیو باید در تمام مراحل در طول چرخه عمر سبد پروژه و با در نظر گرفتن جنبه‌های استراتژیک، مالی و عملیاتی انجام شود. مدیریت سبد پروژه یک برنامه کاربردی ترکیبی بسته بندی شده است که به راحتی امکان نصب و پیکربندی پایه را فراهم می‌کند. محدوده پیاده سازی دقیق را می‌توان برای رفع نیازهای خاص اصلاح کرد.
طرح استقرار چیست؟
طرح استقرار نظام مدیریت سبد پروژه یک راهنمای گام به گام در مورد آنچه که باید در مرحله نهایی یک پروژه اتفاق بیفتد تا به مرحله تولید برسد، است. این طرح نیاز دارد که آخرین جزئیات کوچک را بدون توجه به اینکه چقدر کوچک است، شامل شود. یک طرح استقرار داده‌هایی را در مورد تمام اهداف اصلی یک پروژه حمل می‌کند. همان طور که می‌دانیم ردیابی یکی دیگر از عوامل مهم در مدیریت سبد پروژه است. در طرح استقرار روش‌های ردیابی نیز نهایی شده است.
مطالعه بیشتر: منظور از مدیریت پروژه چیست ؟ معرفی بهترین نرم افزار مدیریت پروژه
زمان تکمیل طرح استقرار
هر کاری که انجام می‌دهید به مقداری زمان نیاز دارد. اگر کارها به شیوه‌ای مناسب انجام شوند، زمان صرف شده برای آن کار را می‌توان کاهش داد. درست مانند طرح استقرار، اگر همان فرآیند به صورت دستی با استفاده از یک الگوی طرح استقرار توسط نرم افزار کارآمد انجام شود، در زمان صرفه جویی زیادی می‌شود. برنامه استقرار باید توسط مدیر پروژه جمع آوری شود و قبل از استقرار با کل تیم پروژه بررسی شود. زمان انجام این فعالیت به زمان بندی پروژه بستگی دارد. این کار را می‌توان یک هفته قبل از استقرار یا یک روز قبل از آن انجام داد. هنگامی که طرح استقرار نظام مدیریت سبد پروژه بررسی شد، باید بین تمام اعضای تیم پروژه توزیع شود تا در طول استقرار به عنوان مرجع استفاده شود.
الگوهای طرح استقرار پروژه
بیشتر پردازش داده‌ها و طرح قالب توسط مدیریت سبد پروژه انجام می‌شود، اما اگر کل تیم درگیر تلاش باشد، طرح استقرار نظام مدیریت سبد پروژه را می‌توان به روشی بهتر انجام داد. الگوهای مختلفی وجود دارند که به الگوی طرح استقرار کمک می‌کنند. در زیر به برخی از این الگوهای مهم که باید در نظر بگیرید اشاره شده است.
مطالعه بیشتر: مدیریت عملکرد کارکنان
1-الگوی منشور پروژه:
منشور پروژه الگویی است که به شما کمک می‌کند اطلاعات کلی یک پروژه را به صورت سازماندهی شده ثبت کنید. هر مدیر باید از الگوی منشور پروژه به عنوان پایه و اساس خوبی برای یک پروژه استفاده کند.
محتوای اصلی قالب منشور پروژه شامل عنوان پروژه، شرح پروژه، تاریخ ارائه سند و توسط چه کسی قرار داده شده است، اهداف پروژه، فهرست مفروضات، محدوده پروژه، نقاط عطف پروژه، بیانیه موثر، نقش و مسئولیت‌ها، منابع، بودجه، ریسک‌های احتمالی، معیارهای اندازه گیری موفقیت و در نهایت امضای مدیر پروژه و حامیان مالی می‌باشد.
2-الگوی استقرار محدوده پروژه:
الگوی محدوده پروژه یکی دیگر از طرح استقرار نظام مدیریت سبد پروژه است که می‌تواند به طور موثر برای یک پروژه ساختمانی استفاده شود. الگوی استقرار محدوده پروژه تمام اطلاعات مربوط به پروژه را حمل می‌کند. برخی از محتوای اساسی الگوی محدوده پروژه عبارتند از: عنوان پروژه، نویسنده محدوده پروژه، تاریخ شروع پروژه، هدف یا ایده اصلی پروژه، اهداف کلیدی، محدوده، محصولات قابل تحویل، مزایا، مفروضات، محدودیت‌ها، ریسک‌ها، وابستگی‌های عمده، ذینفعان، منابع و جدول زمانی است.
3-اسناد استقرار مدیریت سبد پروژه:
اسناد مدیریت سبد پروژه شامل طرح مدیریت هزینه، سند برنامه ریزی اجرای پروژه، سند الگوی شروع پروژه می‌باشد.
چگونگی استقرار پروژه از طریق چرخه عمر پروژه
طرح استقرار نظام مدیریت سبد پروژه از طریق چرخه عمر پروژه که شامل 4 مرحله مختلف است انجام می‌شود.
- مرحله شروع که در آن اولویت‌ها و اهداف پروژه تعیین می‌شود.
- مرحله برنامه ریزی در این مرحله لیست وظایف تهیه شده و تاریخ تحویل برای این وظایف تخمین زده می‌شود.
- مرحله اجرا مرحله‌ای است که بر روی طرح انجام شده در 2 مرحله اول اقدام می‌شود.
- مرحله آخر که در آن پروژه به پایان می‌رسد، نتایج نظارت شده و مراحل بعدی تکمیل پروژه تصمیم گیری می‌شود.
سخن پایانی
نکته مهمی که باید در طرح استقرار نظام مدیریت سبد پروژه در نظر داشت این است که اصول و تکنیک‌های علمی مربوطه باید با مهارت و تجربه بالا شخصی سازی شده و فرآیند استقرار به همراه آموزش و تعامل کامل با کلیه پرسنل سازمان صورت گیرد. در ابتدای مقاله مراحل اجرایی طرح استقرار نظام مدیریت سبد پروژه اشاره شد. پیروی از این مراحل، مدیر پروژه را قادر می‌سازد تا از آنچه در طول استقرار در حال انجام است مطلع باشد و از راه‌اندازی یکپارچه و موفقیت‌آمیز اطمینان حاصل کند.
