برنامه ریزی پروژه موفقیت پروژه و تحویل به موقع را تضمین می‌کند که یک عملکرد بسیار مهم در هر سازمان فنی است. تلاش برای رسیدن به یک برنامه کامل به افزایش احتمال رضایت مشتریان و اعتماد آنها به سازمان برای سرمایه گذاری‌های آتی کمک می‌کند. این مهمترین گام در کاهش ریسک و شکست پروژه است. از این گذشته، اگر اجرا در نهایت با شکست مواجه شود، هیچ کس برای یک ایده درخشان امتیاز نمی‌گیرد.
برخی از مراحل ضروری برای برنامه ریزی یک پروژه وجود دارد که می‌تواند به یک فرآیند موفق و کارآمد کمک کند. هنگام تشکیل طرح پروژه می‌توانیم به ابزارهای مختلف برنامه ریزی مانند نمودار گانت، نمودار PERT یا روش مسیر بحرانی اشاره کنیم.
در این مقاله به اصول برنامه ریزی در یک پروژه، چرایی اهمیت آن برای سازمان ها، برخی از ابزارهای محبوب مورد استفاده برای برنامه ریزی، تفاوت مدیریت پروژه و برنامه ریزی پروژه و جایگاه برنامه ریزی پرداخته ایم.
برای مطالعه بیشتر: مدیریت پروژه و فاکتور‌های اساسی آن
منظور از برنامه ریزی پروژه چیست؟
منظور از برنامه ریزی پروژه چیست؟
یک پروژه از پنج مرحله مختلف تشکیل شده است: شروع، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و کنترل و خاتمه آن. برنامه ریزی مرحله دوم چرخه حیات پروژه است که در آن برنامه ریزی پس از مرحله شروع انجام می‌شود تا فرآیند اجرا آغاز شود. طرح پروژه به عنوان یک نقشه راه برای کل فرآیند مدیریت پروژه عمل می‌کند.
برنامه ریزی پروژه شامل:
- تعریف اهداف: این تعریف باید اجزای پروژه، هدف اولیه، نتایج مورد نظر و نقاط عطف پایانی را مشخص کند.
- توضیح دامنه: توضیح جزئیات در مورد آنچه که پروژه قصد دارد حل کند و چه کسی از پروژه سود می‌برد را ارائه می‌دهد.
- برنامه ریزی وظایف: به هر کار یک تاریخ شروع، یک تاریخ پایان داده می‌شود و تخمینی از مدت زمان انجام یک کار را ارائه می‌دهد.
- تولید گزارش‌های پیشرفت: این سند شامل کارهایی است که باید انجام شود، کارهای قابل تحویل و نتیجه مورد نظر پروژه می‌باشد.
چرا برنامه ریزی پروژه مهم است؟
برنامه ریزی پروژه در هر مرحله از فرآیند بسیار مهم است. چرا که اصول یک پروژه را مشخص می‌کند، مانند موارد زیر:
- محدوده
- موضوعات
- اهداف
- برنامه
برنامه ریزی پروژه، مدیران پروژه را قادر می‌سازد تا یک ایده ناملموس را به واقعیت تبدیل کنند. اهداف کلیدی برنامه ریزی شامل موارد زیر است:
- تسهیل ارتباطات و ارائه یک منبع مرکزی اطلاعات برای پرسنل پروژه
- به حامی پروژه و سایر ذینفعان کلیدی کمک کنید تا بدانند چه چیزی مورد نیاز است.
- شناسایی اینکه چه کسی وظایف خاصی را انجام خواهد داد، و این وظایف چه زمانی و چگونه انجام خواهد شد.
- تسهیل مدیریت و کنترل پروژه با پیشرفت پروژه
- امکان نظارت و کنترل مؤثر یک پروژه
- مدیریت ریسک پروژه و
- ایجاد بازخورد مفید برای مرحله بعدی برنامه ریزی پروژه.
برای مطالعه بیشتر: مدیریت ریسک | فرآیند شناسایی، ارزیابی و کنترل
مراحل برنامه ریزی پروژه
فرآیند برنامه ریزی پروژه برای موفقیت پروژه حیاتی است. یک مدیر پروژه، باید به تمام عناصر تشکیل دهنده برنامه مدیریت پروژه مانند کار، زمان، منابع و ریسک‌ها فکر کند. در زیر مراحل اساسی برنامه ریزی در یک پروژه اشاره شده است:
- طرح کلی پرونده تجاری
- با سهامداران کلیدی ملاقات کنید
- محدوده پروژه را تعریف کنید
- یک تیم پروژه جمع کنید
- تعیین بودجه پروژه
- موضوعات و اهداف پروژه را تعیین کنید
- طرح کلی محصولات تحویلی پروژه
- یک برنامه زمانبندی پروژه ایجاد کنید
- وظایفی را به اعضای تیم خود اختصاص دهید
- تجزیه و تحلیل ریسک انجام دهید
- طرح پروژه خود را ایجاد کنید
- پیشرفت خود را گزارش دهید
با دنبال کردن مراحل برنامه ریزی پروژه، می‌توانید اهداف خود را تعریف، مراحل لازم برای رسیدن به آن را تعیین و یک برنامه عملیاتی برای پیشبرد طرح کلی طرح پروژه ایجاد کنید.
1. طرح کلی پرونده تجاری
اولین مرحله برنامه ریزی پروژه طرح کلی پرونده کسب و کار است. مورد تجاری شما توجیهی برای پروژه‌ای است که روی آن کار می‌کنید. پرونده تجاری توجیهات شروع پروژه، مزایای آن و بازگشت سرمایه مورد انتظار آن را تشریح می‌کند. اگر مشکلی وجود دارد که در حال حل شدن است، آن مشکل در اینجا مشخص می‌شود. پرونده تجاری به کسانی که در سازمان شما تصمیم می‌گیرند ارائه می‌شود و توضیح می‌دهد که چه کاری چگونه باید انجام شود و همچنین یک مطالعه امکان سنجی برای تعیین دوام پروژه توضیح می‌دهد که در صورت تایید، شما یک پروژه دارید.
برای مطالعه بیشتر: آشنایی با PC و لزوم تهیه آن در پروژه‌های تعریف شده
2. با سهامداران کلیدی ملاقات کنید
هر پروژه دارای ذینفعانی (کسانی که منافع خاصی در پروژه دارند) است. از کسانی که از آن سود می‌برند گرفته تا اعضای تیم پروژه که مسئول موفقیت آن هستند. بنابراین، هر مدیر پروژه باید در طول فرآیند برنامه ریزی پروژه، از مشتریان گرفته تا تنظیم‌کننده‌ها، مشخص کند که این سهامداران کلیدی چه کسانی هستند. ملاقات با آنها برای درک بهتر آنچه باید در برنامه مدیریت پروژه باشد و آنچه باید در تحویل نهایی گنجانده شود ضروری است.
3. محدوده پروژه را تعریف کنید
محدوده پروژه به کار مورد نیاز برای دستیابی به اهداف پروژه و تولید خروجی‌های مورد نیاز اشاره دارد. محدوده پروژه باید توسط یک ساختار شکست کار (WBS) تعریف و سازماندهی شود. بنابراین، محدوده پروژه شامل کارهایی ضروری و همچنین موارد غیر ضروری است که باید در پروژه انجام دهید (موارد تحویلی، تحویل‌های فرعی، بسته‌های کاری، آیتم‌های اقدام). مورد دوم برای طرح پروژه بسیار مهم است. زیرا به جلوگیری از خزش دامنه کمک می‌کند، یعنی زمانی که منابع ارزشمند برای چیزی که در موفقیت پروژه شما ضروری نیست استفاده می‌شود.
4. یک تیم پروژه جمع کنید
در این مرحله از برنامه ریزی پروژه شما به یک تیم پروژه توانمند نیاز دارید تا در ایجاد طرح پروژه و اجرای موفقیت آمیز آن کمک کند. توصیه می‌شود گروهی از متخصصان با تجربه را برای ایجاد یک تیم چند رشته‌ای جمع آوری کنید که برنامه مدیریت پروژه شما را از دیدگاه‌های مختلف ببینید.
5. تعیین بودجه پروژه
هنگامی که محدوده پروژه خود را مشخص کردید، یک لیست وظایف خواهید داشت که باید تکمیل شود تا پروژه شما با موفقیت ارائه شود. برای انجام این کار، به منابعی مانند تجهیزات، مواد، سرمایه انسانی و البته پول نیاز دارید. بودجه پروژه شما برای همه این‌ها پرداخت خواهد شد. اولین قدم برای ایجاد بودجه پروژه، برآورد هزینه‌های مربوط به هر کار است. هنگامی که آن هزینه‌های تخمینی را داشتید، می‌توانید یک خط پایه هزینه ایجاد کنید، که مبنای بودجه پروژه شما است.
6. مقاصد و اهداف پروژه را تعیین کنید
برای مطالعه بیشتر: 4 گام اساسی در مراحل بودجه ریزی چیست؟
هنگام برنامه ریزی پروژه، اهداف و مقاصد چیزهای متفاوتی هستند. اهداف نتایجی است که می‌خواهید به آن برسید و معمولاً گسترده هستند. از سوی دیگر، اهداف دقیق‌تر هستند. آنها نیاز به گام‌های قابل اندازه گیری برای انجام شدن دارند. هنگام ایجاد یک طرح پروژه، اهداف و مقاصد به طور طبیعی از پرونده تجاری سرچشمه می‌گیرند، اما در این مرحله، شما وارد جزئیات بیشتر می‌شوید. به این معنا، شما در حال تنظیم دقیق اهداف تعیین شده در مورد کسب و کار و ایجاد وظایفی هستید که به وضوح تعریف شده اند. این اهداف و مقاصد در یک منشور پروژه جمع‌آوری شده‌اند که در طول چرخه عمر پروژه از آن استفاده خواهید کرد.
7. طرح کلی پروژه‌های تحویلی
ایجاد طرح کلی پروژه‌های تحویلی از دیگر مراحل برنامه ریزی پروژه است. یک پروژه می‌تواند تحویل‌های متعددی داشته باشد. یک محصول تحویلی می‌تواند یک کالا، خدمات یا نتیجه‌ای باشد که برای تکمیل یک کار، فرآیند، فاز، پروژه فرعی یا پروژه مورد نیاز است. همانطور که در محدوده پروژه تعریف شده است، یک پروژه از زیر پروژه ها، فازها، فعالیت‌ها و وظایف تشکیل شده است و هر یک از این اجزا می‌تواند یک محصول قابل تحویل داشته باشد. اولین کاری که باید انجام دهید این است که تعیین کنید تحویل نهایی چیست و چگونه می‌پی خواهید برد که کیفیت انتظارات ذینفعان شما را برآورده می‌کند. در مورد سایر محصولات قابل تحویل در پروژه، آنها نیز باید شناسایی شوند و فردی در تیم باید پاسخگوی تکمیل موفقیت آمیز آنها باشد.
8. یک برنامه زمانبندی پروژه ایجاد کنید
زمان بندی برنامه ریزی پروژه چیزی است که همه چیز به آن وابسته است. از وظایف گرفته تا بودجه، همه با زمان مشخص می‌شوند. زمان‌بندی‌ها با جمع‌آوری تمام وظایف مورد نیاز برای رسیدن به محصول نهایی و تنظیم آنها در جدول زمانی پروژه که در آن مهلت شما به پایان می‌رسد، تنظیم می‌شوند. به همین دلیل، زمان‌بندی‌ها به فازهایی تقسیم می‌شوند که با نقاط عطف مشخص می‌شوند، که نشان‌دهنده پایان یک پروژه و شروع مرحله بعدی است.
9. وظایفی را به اعضای تیم خود محول کنید
استراتژی مشخص شده است، اما تا زمانی که وظایف را به اعضای تیم خود واگذار نکنید، مشخص نمی‌شود. آنها باید درک روشنی از وظایف و مسئولیت‌های خود داشته باشند تا بدانند چه کاری باید انجام دهند. سپس، هنگامی که وظایفی را به آنها می‌دهید تا برنامه خود را تکمیل کنند، مطمئن شوید که دستورالعمل‌های دقیق و هر گونه اسناد پشتیبانی لازم را به آنها ارائه داده اید.
10.تجزیه و تحلیل ریسک انجام دهید
هر پروژه دارای سطحی از ریسک است. انواع مختلفی از ریسک مانند ریسک محدوده، ریسک فنی و ریسک برنامه زمانی وجود دارد. حتی اگر طرح پروژه شما کامل باشد، عوامل داخلی و خارجی می‌توانند بر زمان، هزینه و محدوده پروژه شما تأثیر بگذارند (محدودیت سه گانه). بنابراین، باید برنامه ریزی پروژه خود را انعطاف پذیر کنید. راه‌های زیادی برای آماده شدن برای ریسک وجود دارد، مانند ایجاد یک برنامه مدیریت تغییر، اما در حال حاضر، مهمترین کاری که باید انجام دهید این است که با استفاده از گزارش‌های وضعیت پروژه و یا نرم افزار برنامه ریزی پروژه برای نظارت بر ریسک، پیشرفت خود را در طول مرحله اجرا ردیابی کنید.
11. طرح پروژه خود را ایجاد کنید
همانطور که در بالا توضیح داده شد، برنامه مدیریت پروژه سندی است که از چندین عنصر تشکیل شده است. قبل از اینکه به جزئیات بیشتر در مورد هر یک بپردازیم، بسیار مهم است که بدانیم برای داشتن یک طرح پروژه قوی باید همه آنها را در نظر بگیریم. اجزای مورد نیاز ممکن است بسته به پروژه شما متفاوت باشد، اما به طور کلی، برای ایجاد برنامه مدیریت پروژه خود به این اسناد اصلی نیاز دارید:
- منشور پروژه
- زمان بندی پروژه
- بودجه پروژه
- بیانیه محدوده پروژه
- طرح مدیریت ریسک
- برنامه مدیریت تغییر
- طرح مدیریت هزینه
- طرح مدیریت منابع
- طرح مدیریت ذینفعان
12. پیشرفت خود را گزارش دهید
اطمینان از اینکه ذینفعان شما از پروژه سود می‌برند، هدف اصلی شماست. آنها سرمایه‌گذاری کرده‌اند و راضی نمی‌شوند که بدون بررسی گزارش‌های وضعیت پروژه، کاری انجام دهند تا ببینند اوضاع چگونه پیش می‌رود. با ساختن یک ساختار شکست کار (WBS) در مرحله برنامه ریزی پروژه، می‌توانید پروژه را برای آنها تجزیه کنید تا متوجه شوند که طرح پروژه شما چگونه اجرا می‌شود. مهم است که ذینفعان را در جریان قرار دهید تا انتظاراتشان را مدیریت و رضایت آنها را تضمین کنید. برگزاری جلسات برنامه ریزی منظم که در آن گزارش‌های پیشرفت را ارائه می‌دهید، راهی عالی برای نشان دادن این موضوع است که همه چیز طبق برنامه ریزی پیش می‌رود. در این جلسات هرگونه سؤال یا نگرانی ممکن است مطرح شود. برنامه مدیریت ذینفعان شما نحوه مشارکت آنها در پروژه را مشخص می‌کند.
ابزارهای برنامه ریزی پروژه
ابزارهای برنامه ریزی پروژه به همه افراد مربوطه کمک می‌کند تا الزامات و مهلت‌های پروژه را پیگیری کنند. برخی از محبوب‌ترین ابزارهای برنامه ریزی پروژه عبارتند از:
1. نمودار گانت
نمودار گانت یک استاندارد صنعتی است که به ردیابی زمان و وابستگی متقابل بین وظایف کمک می‌کند. نمودار گانت ابزاری ضروری برای نشان دادن مراحل مختلف، مشاغل و منابع درگیر در مدیریت پروژه است.
برای مطالعه بیشتر: نمودار گانت چیست؟
2. روش مسیر بحرانی (CPM)
با شناسایی طولانی‌ترین زنجیره وظایف وابسته، CPM به شناسایی مسیر حیاتی یا ضروری کمک می‌کند.
برای مطالعه ببیشتر: نحوه استفاده از روش مسیر بحرانی در مدیریت پروژه
3. نمودار PERT
تکنیک ارزیابی و بازبینی برنامه (PERT) به تجزیه و تحلیل وظایف برای تکمیل پروژه و زمان لازم برای تکمیل کارها کمک می‌کند. PERT برنامه ریزی و زمان بندی پروژه‌های بزرگ و پیچیده را ساده می‌کند.
برای مطالعه بیشتر: کنترل پروژه چیست و چه تفاوتی با مدیریت پروژه دارد ؟
4. ساختار شکست کار (WBS)
ساختار شکست کار (WBS) فرآیندی است برای سازماندهی کار تیم در بخش‌های قابل مدیریت. WBS یک ساختار سلسله مراتبی از اقلام قابل تحویل مورد نیاز برای تکمیل پروژه است.
5. مستندات پروژه
مستندات پروژه در طول چرخه عمر پروژه ایجاد می‌شود که شامل محدوده پروژه، زمان بندی آن و تجزیه و تحلیل ریسک است. اسناد پروژه به درک بهتر و تحلیل ریسک پروژه کمک می‌کند.
تفاوت مدیریت پروژه و برنامه ریزی پروژه
برنامه ریزی در مورد سازماندهی، ترتیب، طراحی، آماده سازی و برنامه ریزی است. در حالی که مدیریت، رهبری، نظارت و اداره است. این دو اصطلاح متفاوت هستند که گاهی اوقات تنها توسط مدیر پروژه انجام می‌شود، اما اغلب نقش‌های متمایزی در پروژه‌های بزرگتر دارند.
به عنوان مثال در ادامه وظایف هر نقش را تعریف کرده ایم:
برنامه ریزان پروژه:
- با مدیر پروژه کار می‌کنند
- برنامه ریزی و پیگیری هزینه ها
- برآورد هزینه ها
- حفظ برنامه ها
- نگه داشتن منابع پروژه در مسیر
- ارائه به‌روزرسانی‌های منظم پروژه
- حفظ ارتباط با کارکنان پروژه
- مدیران پروژه:
- کار با برنامه ریز پروژه
- رهبری تیم مسئول نتایج پروژه
- آغاز پروژه
- برنامه ریزی پروژه
- اجرای طرح مدیریت پروژه
- نظارت و کنترل پروژه
- بستن پروژه
- حل تعارض
- مدیریت انتظارات ذینفعان
هر دو نقش، مسئول مدیریت پروژه و تیم‌های پروژه در طول چرخه عمر پروژه هستند. برنامه ریزی پروژه در واقع در مورد سازماندهی، ترتیب، طراحی، آماده سازی و زمان بندی صحبت می‌کند. اما مدیریت پروژه در مورد سرپرستی، یا رهبری، نظارت، سازماندهی و اداره کردن می‌باشد. در برنامه ریزی پروژه افراد با مدیریت کار می‌کنند و مسئول برنامه‌ریزی و پیگیری زمانبندی، تخمین هزینه و پیگیری آنها هستند. علاوه بر این آنها با کارکنان پروژه کار می‌کنند و در واقع در مورد هر تعارضی که ممکن است پروژه را از مسیر خارج کند، واسطه می‌شوند.
اگر طرح مدیریت پروژه و همه طرح‌های فرعی را در نظر بگیرید، سازماندهی و مدیریت هر کدام را نیز بر عهده دارند. مانند طرح محدوده، برنامه هزینه، منابع انسانی، کیفیت و مدیریت ریسک، همه آن برنامه‌هایی که آنها مسئول آن هستند.
به عبارت دیگر، اگر فرآیندهای مدیریت پروژه در یک پروژه را برای راه اندازی پروژه، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و کنترل و نتیجه گیری در نظر بگیرید، آنها واقعاً مسئول این منطقه خاص، یعنی برنامه ریزی هستند. با این حال، اگر به نقش مدیر پروژه نگاه کنید، آنها یا با مدیر پروژه کار می‌کنند یا در صورت عدم وجود به عنوان برنامه ریز پروژه عمل می‌کنند. آنها مسئولیت گروهی را بر عهده دارند که وظیفه تکمیل تمام موارد تحویلی را بر عهده دارند.
برای مطالعه بیشتر: راهنمای تدوین برنامه استراتژیک
معرفی نرم افزار مدیریت پروژه مپ
نرم‌افزار مدیریت پروژه مپ طبق استانداردهای PMBOK – Sixth Edition) 2017) و ISO21500:2012 در جهت ایجاد یک بستر جامع برای کنترل پروژه طراحی و ارائه شده است. دامنه استفاده از این نرم افزار در زمینه مدیریت پروژه منحصر به نوع یا سطح خاصی از پروژه نیست و طیف وسیعی از انواع پروژه‌ها را در بر می‌گیرد. به عنوان مدیر ارشد یک سازمان پروژه محور و یا به عنوان مدیر پروژه‌ای که یک یا چند پروژه را در دستور کار خود دارید، با کمک این پلتفرم نرم افزاری می‌توانید موفقیت پروژه‌های خود را با توجه به اهداف و انتظارات تعیین شده تضمین کنید. ادغام استانداردهای بین المللی مدیریت و کنترل پروژه‌ها همراه با اجرای موفق پروژه ها، ارزیابی در سطح استانداردهای بین المللی را فراهم می‌کند و اجرای پروژه‌ها را می‌توان با استناد به تجربیات موفق جهانی و دیدگاه منطقی در اجرا پیوند داد.
نرم افزار جامع مدیریت پروژه مپ توانایی مدیریت در حوزه‌های مختلف را دارد و به مدیران پروژه این فرصت را می‌دهد تا از آن برای مدیریت پروژه یا مدیریت پورتفولیو پروژه استفاده کنند و موفقیت پروژه‌های خود را با توجه به اهداف و انتظارات تعیین شده تضمین کنند. ماهیت چند زبانه پلت فرم نرم افزار محدودیت جغرافیایی استفاده از آن را نیز از بین برده است. نقاط تمایز فراوان این نرم افزار با سایر نرم افزارهای مطرح داخلی و خارجی مدیریت پروژه، برگ برنده دیگری برای این محصول دانش بنیان است.
