معرفی انواع روشهای محاسبه درصد پیشرفت پروژه

مقدمه

در امور مدیریت پروژه، اندازه‌گیری پیشرفت یکی از عوامل اساسی برای ارزیابی عملکرد و پیشبرد پروژه است. این امر از اهمیت بسزایی برخوردار است، زیرا با استفاده از روش‌های موثر محاسبه درصد پیشرفت، مدیران قادرند به رصد و پیش‌بینی مشکلات، بهبودها و تغییراتی که ممکن است در مسیر پروژه رخ دهد، دست پیدا کنند.

درصد پیشرفت پروژه نقش بسیار مهمی در ارزیابی مواردی همچون مدت زمان باقیمانده برای پایان یافتن پروژه، مقدار منابع مالی و انسانی که باید برای پایان دادن به پروژه آماده شوند و همچنین اولویت‌های مدیریتی دارد. بنابراین، بهبود روش‌های محاسبه درصد پیشرفت پروژه می‌تواند به بهبود کارایی و اثربخشی در مدیریت پروژه‌ها کمک شایانی کند.

در مقابل، عدم توانایی در ارزیابی صحیح پیشرفت پروژه می‌تواند منجر به تأخیرها، افزایش هزینه‌ها و افت کیفیت کار و تاخیر در تحویل پروژه گردد. بنابراین، ضروری است که مدیران پروژه با استفاده از روش‌های موثر محاسبه درصد پیشرفت، توانایی خود را در ارزیابی و رصد پیشرفت کارها بهینه سازند.

به منظور اندازه گیری پیشرفت یک پروژه، از دسته بندی های مختلف روش های محاسبه استفاده می شود که هر یک از آنها ویژگی ها و مزایا و معایبی دارند. انتخاب روش مناسب محاسبه پیشرفت پروژه بستگی به نوع و ابعاد پروژه، منابع مالی و زمانی و هدف نهایی پروژه دارد. انجام یک تحلیل دقیق و دقیق در این زمینه می تواند به مدیران پروژه کمک کند تا پیشرفت بهتری را در پروژه خود تجربه کنند.

محاسبه و نظارت بر پیشرفت پروژه‌ها یکی از موارد حیاتی برای موفقیت و مدیریت صحیح پروژه‌ها است. با توجه به متنوع بودن پروژه‌ها و تعداد زیادی از عوامل موثر در آنها، دقیق و صحیح بودن محاسبه درصد پیشرفت ضروری است. هر پروژه از مراحلی تشکیل شده است که برای رسیدن به موفقیت، نظارت دقیق بر پیشرفت آنها لازم است.

اهمیت محاسبه درصد پیشرفت در پروژه‌ها به دلایل زیر می‌تواند مورد توجه قرار گیرد:

• ارزیابی عملکرد: با محاسبه درصد پیشرفت، مدیران قادرند عملکرد پروژه را ارزیابی کنند و با مقایسه پیشرفت فعلی با برنامه اصلی، اطمینان حاصل کنند که پروژه به موقع و با کیفیت انجام شده است.

• انطباق با زمانبندی:

  با محاسبه درصد پیشرفت، مدیران می‌توانند مطمئن شوند که پروژه در زمانبندی مقرر پیش می‌روند و در صورت لزوم، تصحیحات و تغییرات لازم را اعمال کنند.

• پیش‌بینی هزینه:

  محاسبه درصد پیشرفت به مدیران کمک می‌کند تا هزینه‌های پروژه را پیش‌بینی کنند و در صورت نیاز، اقداماتی برای کاهش هزینه‌ها انجام دهند.

• مدیریت ریسک:

  با داشتن اطلاعات دقیق از پیشرفت پروژه، مدیران می‌توانند به شناسایی و مدیریت ریسک‌های موجود در پروژه بپردازند و از وقوع مشکلات و تاخیرهای احتمالی جلوگیری کنند.

• اندازه گیری موارد مهم:

  محاسبه درصد پیشرفت به مدیران پروژه کمک می‌کند تا عملکرد پروژه را با استانداردها و معیارهای مشخصی مقایسه کنند و نقاط ضعف و قوت پروژه را شناسایی کنند.

• ارتباط با تیم:

  همچنین، لازم است دقت کنیم که درصد پیشرفتی که باید مورد استفاده قرار گیرد، بستگی به نوع پروژه و مخاطرات مرتبط با آن دارد. لذا مهم است که بدانیم که چه زمانی از کدام درصد پیشرفتی باید استفاده کنیم. چند نمونه از مهم ترین درصدهای پیشرفت در پروژه‌ها عبارتند از:

         محاسبه درصد پیشرفت به تیم پروژه اجازه می‌دهد که مشارکت خود در پروژه را بسنجند و به تصمیماتی که بهبود عملکرد پروژه را به همراه دارند،           مشارکت داشته باشند.

• درصد پیشرفت واقعی:

  این درصد نشان دهنده میزان کاری است که تا به حال انجام شده است و واقعی توسط تیم پروژه انجام شده است.

• درصد پیشرفت برنامه‌ریزی شده:

  درصدی که برنامه ریزی شده بوده و بر اساس زمان‌بندی پروژه پیش برد ولی هنوز انجام نشده است.

• درصد پیشرفت اصلاحی:

  این درصد نشان دهنده تغییراتی است که در زمان و برنامه پروژه به وجود آمده است و باید مدیران پروژه اقدامات لازم را انجام دهند تا بر آن پیشرفت داشته باشند.

• درصد پیشرفت جاری:

این درصد نشان دهنده میزان پیشرفت جاری پروژه است و باید به منظور تعیین اولویت ها و تصمیم گیری های ضروری مورد توجه قرار گیرد.

این درصدها به مدیران پروژه کمک می کند تا بتوانند به موقع واکنش نشان دهند و به تصمیمات مناسب برای بهبود عملکرد پروژه برسند.

لازم است تاکید شود که محاسبه دقیق و صحیح درصد پیشرفت از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و مدیران پروژه باید از این ابزار برای مدیریت صحیح پروژه‌ها استفاده کنند. انجام محاسبات منظم و بروز رسانی زمانبندی‌ها و بودجه‌ها برای رسیدن به موفقیت در پروژه‌های اجرایی بسیار حیاتی است. در نهایت، محاسبه درصد پیشرفت یک فرآیند حیاتی در مدیریت پروژه‌هاست که به مدیران پروژه امکان می‌دهد تا عملکرد پروژه را بهبود داده و به نتیجه‌گیری‌های درست برای تصمیم‌گیری‌های بعدی برسند.

مفهوم درصد پیشرفت پروژه و نحوه محاسبه آن

درصد پیشرفت پروژه یکی از مهمترین مفاهیم مدیریت پروژه است که برای ارزیابی و پیگیری پیشرفت پروژه ها بسیار اساسی است. این مفهوم به ما کمک می کند تا بفهمیم که پروژه در چه مرحله ای از انجام قرار دارد و آیا به تعهدات زمانی و هزینه ای خود پایبند بوده است یا خیر.

برای محاسبه درصد پیشرفت پروژه، ما نیاز به دو عنصر اصلی داریم که عبارتند از مقدار فعلی کار انجام شده و مقدار کل کاری که باید انجام شود. این دو عنصر با هم ترکیب شده و درصدی که نشان دهنده پیشرفت کلی پروژه است را تشکیل می دهند.

یکی از روش های متداول برای محاسبه درصد پیشرفت پروژه، استفاده از روش مقایسه مقدار فیزیکی کار انجام شده است. در این روش، از معیار های قابل اندازه گیری مانند تعداد واحد های کاری یا ساعت کاری برای انجام کار استفاده می شود. با مقایسه این مقادیر با مقدار کار فعلی که انجام شده است، می توان درصد پیشرفت پروژه را محاسبه کرد.

علاوه بر روش مقایسه مقدار فیزیکی کار انجام شده، روش های دیگری نیز برای محاسبه درصد پیشرفت پروژه وجود دارد. از جمله این روش ها می توان به روش مقایسه هزینه های واقعی با هزینه های بودجه ای، استفاده از روش های ارزیابی نرم افزار مدیریت پروژه و استفاده از گانت چارت اشاره کرد.

درصد پیشرفت پروژه یکی از مهمترین معیارهایی است که برای موفقیت یک پروژه لازم است بررسی و ارزیابی صحیح آن انجام شود. با استفاده از این مفهوم، مدیران پروژه قادرند بهترین تصمیمات را برای ادامه یا تغییر مسیر پروژه اتخاذ کنند و به بهبود عملکرد و افزایش بهره وری پروژه کمک کنند.

نیازمندی های اساسی برای محاسبه درصد پیشرفت

برای محاسبه درصد پیشرفت در یک پروژه، ابتدا باید اهداف و دستاوردهای پروژه را به دقت تعیین کرد. سپس باید مراحل پروژه را به دقت شناسایی کرده و معیارهای پیشرفت هر مرحله را به صورت کامل و واضح تعیین کرد. این معیارها ممکن است شامل زمانبندی، بودجه، کیفیت کار و دیگر عوامل مرتبط با پروژه باشند. سپس باید میزان پیشرفت و اطلاعات مربوط به آن را به صورت دوره ای و دقیق ثبت کرد. با تجمیع این اطلاعات و مقایسه آنها با معیارهای تعیین شده، می توان درصد پیشرفت پروژه را محاسبه کرد و از وضوح و دقت مورد نیاز برای مدیریت اثربخش پروژه اطمینان حاصل کرد. لذا می بایست نیازمندی‌های اساسی زیر باید مورد توجه قرار گیرند:

1. تعریف کار:

   برای محاسبه درصد پیشرفت، ابتدا باید کارهای مورد نیاز برای انجام پروژه به طور دقیق تعریف شود. این شامل وظایف، فعالیت‌ها و دستاوردهای مورد نیاز برای تحقق هدف پروژه است. این تعریف به تیم پروژه کمک می‌کند تا به روشنی بفهمند که چه کارهایی باید انجام دهند تا به پیشرفت پروژه برسند.

2. برنامه‌ریزی زمانی:

   یک زمان‌بندی دقیق برای تمام فعالیت‌ها و وظایف پروژه باید انجام شود تا بتوان درصد پیشرفت را به صورت دقیق محاسبه کرد. این زمان‌بندی باید مشتمل بر زمان شروع و پایان هر فعالیت، میزان زمانی که برای انجام هر کار نیاز است و وابستگی‌های زمانی بین فعالیت‌ها باشد.

3. مشخص کردن واحدهای پیشرفت:

   برای محاسبه درصد پیشرفت، باید واحدهای مناسب برای اندازه‌گیری پیشرفت تعیین شود. این واحدها می‌تواند به صورت زمان، میزان کار انجام شده، مقدار هزینه‌ها و غیره باشد. انتخاب واحدهای صحیح و مرتبط با وظایف پروژه، باعث امکان مقایسه درصد پیشرفت واقعی و برنامه‌ریزی شده می‌شود.

4. بررسی پیشرفت واقعی:

   برای محاسبه درصد پیشرفت، باید وضعیت واقعی انجام کارها و فعالیت‌های پروژه در نظر گرفته شود. بررسی و ارزیابی دقیق پیشرفت واقعی کارها در مقایسه با برنامه‌ریزی شده، به مدیران پروژه کمک می‌کند تا از وضعیت دقیق پروژه مطلع شوند و تصمیمات مناسبی برای مدیریت پروژه بگیرند.

5. مانیتورینگ و کنترل پیشرفت:

   برای اطمینان از اجرای صحیح و برنامه‌ریزی شده فعالیت‌ها، نیاز است که پیشرفت پروژه به صورت دوره‌ای مانیتور شود. با مشخص کردن نقاط کنترلی، اندازه‌گیری پیشرفت و ارزیابی عملکرد پروژه، می‌توان به تصحیح و بهبود برنامه پروژه کمک کرد.

6. ارتباط با تمام اعضای تیم:

   برای محاسبه درصد پیشرفت، لازم است که تیم پروژه از وضعیت پیشرفت آگاه شود و همکاری کند. تبادل اطلاعات و ارتباط منسجم بین اعضای تیم، باعث می‌شود که همه به یکدیگر اطلاع دقیق داشته باشند و بتوانند به صورت موثر به پیشرفت پروژه کمک کنند.

استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه:

برای محاسبه و رصد درصد پیشرفت پروژه، می‌توان از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مناسب استفاده کرد. این نرم افزارها ابزارهای کارآمدی برای محاسبه و درصد پیشرفت، برنامه‌ریزی زمانی و مانیتورینگ پروژه ارائه می‌دهند.

با رعایت این موارد و استفاده از ابزارها و روش‌های مناسب، به محاسبه و مدیریت درصد پیشرفت پروژه به بهترین شکل امکان می‌دهد. این کار باعث بهبود عملکرد و تحقق اهداف پروژه خواهد شد.

روش های محاسبه درصد پیشرفت پروژه 

برای محاسبه درصد پیشرفت پروژه، می‌توان از روش‌های مختلفی استفاده کرد. در زیر تعدادی از این روش‌ها نام برده شده و توضیح کوتاهی در مورد هرکدام ارائه می‌شود:

“درصد پیشرفت کلی پروژه”=”مجموع وزن ∗ پیشرفت هر فعالیت” /”مجموع وزن کلی *100 “

روش وزنی (Weighted Milestone):

1. این روش بر اساس می‌ل‌استون‌هایی که به آنها وزنی اختصاص داده شده است، درصد پیشرفت پروژه را محاسبه می‌کند. در این روش، وزن هر میل‌استون بر اساس اهمیت آن در پروژه مشخص می‌شود و در نهایت با توجه به تعداد و میزان انجام شده از هر میل‌استون، درصد پیشرفت کلی پروژه محاسبه می‌شود.

در روش وزنی، معمولا از فرمول زیر برای محاسبه درصد پیشرفت استفاده می‌شود:

“درصد پیشرفت کلی پروژه”=”مجموع وزن ∗ پیشرفت هر فعالیت” /”مجموع وزن کلی *100 “

برای مثال، اگر فعالیت A با وزن 30% و پیشرفت 50%، فعالیت B با وزن 40% و پیشرفت 75% و فعالیت C با وزن 30% و پیشرفت 60% داشته باشیم، محاسبه درصد پیشرفت کلی پروژه به شکل زیر خواهد بود:

100%  *30%+40%+30% \ (30%*50%)+(40%*75*)+(30%*60%) ” = درصد پیشرفت کلی پروژه”

با انجام محاسبات بالا، می‌توانید درصد کلی پیشرفت پروژه را محاسبه کنید و وضعیت پروژه را ارزیابی کنید.

2. روش مسیر بحرانی (Critical Path):

   این روش بر اساس مسیر مهم (بحرانی) پروژه که شامل فعالیت‌های حیاتی و بیشترین تأثیر روی مدت زمان پروژه است، درصد پیشرفت را محاسبه می‌کند. با توجه به انجام شده از فعالیت‌های مسیر بحرانی و مدت زمان مورد نیاز برای هر فعالیت، درصد پیشرفت کلی به دست می‌آید. در این روش، مسیری که بیشترین تاثیر را بر زمان کل پروژه دارد و مشخص می‌شود، به عنوان “مسیر بحرانی” شناخته می‌شود. فعالیت‌هایی که در این مسیر قرار دارند، باید به دقت پیگیری و انجام شوند و هر تغییری در زمانبندی آنها، به تغییرات قابل توجهی در زمان کل پروژه منجر می‌شود.

یک روش محاسبه ساده برای محاسبه درصد پیشرفت پروژه با استفاده از مسیر بحرانی، به شرح زیر است:

در این فرمول، زمان انجام تاکنون مسیر بحرانی مربوط به مجموع زمان انجام فعالیت‌هایی است که بر روی مسیر بحرانی قرار دارند و تاکنون انجام شده‌اند. زمان مقرر کل مسیر بحرانی، مربوط به زمان مجموع انجام تمامی فعالیت‌ها در مسیر بحرانی است.

3. روش ترکیبی (Combined Method):  این روش ترکیبی از روش‌های مختلفی مانند روش وزنی و روش کریتیکل پات استفاده می‌کند. با توجه به وزن‌دهی به فعالیت‌ها و همچنین ترکیب اطلاعات از مسیر مهم پروژه، این روش به محاسبه درصد پیشرفت با دقت بیشتری کمک می‌کند. در این روش، وزن‌های مختلف به فعالیت‌های پروژه اختصاص داده می‌شود و سپس با استفاده از زمانبندی و اطلاعات مسیر بحرانی، درصد پیشرفت کلی پروژه محاسبه می‌شود.

در این محاسبه، مجموع وزن فعالیت‌های انجام شده برابر با جمع ضرب وزن‌هر فعالیت در درصد پیشرفت آن فعالیت است. مجموع وزن کل پروژه نیز معادل جمع وزن تمامی فعالیت‌ها در پروژه است. این روش ترکیبی اجازه می‌دهد تا وابستگی‌ها و تاثیراتی که فعالیت‌ها بر یکدیگر دارند را در محاسبه درصد پیشرفت پروژه لحاظ کند.

4. روش نقاط کنترلی (Control Points):

در این روش، نقاط کنترلی و مهم پروژه تعیین می‌شوند و میزان انجام شده از هر نقطه کنترلی در نظر گرفته می‌شود. با بررسی و ارزیابی پیشرفت این نقاط، درصد پیشرفت کلی پروژه تعیین می‌شود. این روش بر اساس ردیابی و ثبت پیشرفت و فعالیت‌ها در نقاط زمانی مشخص انجام می‌شود. این روش به مدیران پروژه کمک می‌کند تا بتوانند درصد پیشرفت پروژه را در زمان‌های مختلف ارزیابی کنند و وضعیت پروژه را بهتر مدیریت کنند.

جهت محاسبه درصد پیشرفت با استفاده از روش نقاط کنترلی، از فرمول زیر استفاده می‌شود:

در این فرمول، مجموع ارزش پیشرفت شده در نقاط کنترلی معادل با جمع ارزش پیشرفت شده در تمامی نقاط کنترلی است. ارزش برنامه‌ریزی شده کل پروژه نیز برابر با ارزشی است که در برنامه‌ریزی اولیه برای پروژه تعیین شده است.

روش نقاط کنترلی به مدیران پروژه این امکان را می‌دهد تا در هر لحظه زمانی، درصد پیشرفت پروژه را درک کرده و نیازمندی‌ها و تغییرات مورد نیاز را برای بهبود پروژه اعمال نمایند.

5. روش PERT (Program Evaluation and Review Technique):

   این روش برای تخمین مدت زمان و پیشرفت پروژه استفاده می‌شود و بر اساس سه تخمین (بهینه، حداقل و حداکثر) از مدت زمان هر فعالیت، درصد پیشرفت پروژه را محاسبه می‌کند. روش PERT بر اساس ارزیابی احتمالی پیشرفت فعالیت‌های مختلف پروژه انجام می‌شود. این روش بر اساس تصور اینکه هر فعالیت احتمالی متفاوتی برای پیشرفت خود دارد، طراحی شده است. با این روش، احتمالات مربوط به پیشرفت هر فعالیت به صورت معیاری در نظر گرفته می‌شود تا درصد پیشرفت پروژه دقیقاً محاسبه شود.

برای محاسبه درصد پیشرفت پروژه با استفاده از روش PERT، می‌توان از فرمول زیر استفاده کرد:

در این فرمول، مجموع پیشرفت متوقع تمامی فعالیت‌ها به معنای جمع ضرب درصد پیشرفتی است که هر فعالیت احتمالی در پروژه دارد و جمع زمان‌های متوقع تمامی فعالیت‌ها نیز معادل با جمع زمانی است که برای انجام تمامی فعالیت‌ها تخمین زده شده است.

با استفاده از روش PERT، مدیران پروژه می‌توانند به صورت احتمالی درصد پیشرفت پروژه را محاسبه کرده و پیش‌بینی‌های دقیق‌تری در مورد زمانبندی پروژه داشته باشند.

6. روش Earned Value Management (EVM): 

   این روش با استفاده از مفاهیم ارزش کسب شده، هزینه‌های کسب شده و بودجه برنامه، پیشرفت فیزیکی، هزینه‌ها و زمان را پایش و کنترل می‌کند. که بر اساس سه پارامتر اصلی شامل پیشرفت واقعی (Actual Cost: AC)، ارزش برنامه‌ریزی شده (Planned Value: PV) و ارزش پیشرفت شده (Earned Value: EV) انجام می‌شود. با استفاده از این سه پارامتر، می‌توان درصد پیشرفت پروژه را دقیقاً محاسبه کرد و نقاط کنترلی نظارت بر پروژه را بهبود داد.

فرمول‌های اصلی در روش EVM به شرح زیر است:

1. ارزش پیشرفت شده (Earned Value: EV) معادل با مجموع ارزش پیشبینی شده فعالیت‌هایی است که تا زمان مورد نظر انجام شده‌اند. به عبارت دیگر، EV ارزش مالی از فعالیت‌هایی است که فعلاً انجام شده‌اند.
2. ارزش برنامه‌ریزی شده (Planned Value: PV) نشان دهنده ارزشی است که برنامه‌ریزی شده برای پروژه در یک زمان خاص است.
3. پیشرفت واقعی (Actual Cost: AC) نشان دهنده مقدار واقعی از هزینه‌هایی است که برای پروژه تا زمان مورد نظر هزینه شده است.

با استفاده از این سه پارامتر، می‌توان میزان پیشرفت پروژه را با استفاده از این فرمول محاسبه کرد:

همچنین می‌توان از فرمول زیر برای محاسبه شاخص عملکرد زمانی (Schedule Performance Index: SPI) و شاخص عملکرد هزینه‌ای (Cost Performance Index: CPI) در روش EVM استفاده کرد:

این شاخص‌ها نیز به مدیران پروژه این امکان را می‌دهند تا نقاط ضعف و قوت پروژه را شناسایی کرده و تصمیمات مناسبی برای بهبود عملکرد پروژه اتخاذ کنند.

7. روش BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled):

   در این روش، مقدار هزینه های انجام شده تا زمان خاصی محاسبه شده و با بودجه برنامه ریزی شده مقایسه می شود تا نشان دهد که پروژه به چه اندازه در مسیر صحیح قرار دارد. BCWS نشان دهنده ارزش برنامه‌ریزی شده برای کارهایی است که تا زمان مورد نظر باید انجام شده باشد.

فرمول محاسبه BCWS به صورت زیر است:

BCWS = PV

که در آن:

BCWS: Budgeted Cost of Work Scheduled

PV: Planned Value (ارزش برنامه‌ریزی شده)

به عبارت دیگر، BCWS معادل با ارزش برنامه‌ریزی شده برای کل کارهایی است که تا زمان مورد نظر در برنامه‌ریزی شده‌اند. این مقدار نشان‌دهنده میزان هزینه‌ای است که بوده است که باید تا زمان فعلی بصورت برنامه‌ریزی شده انجام شده باشد.

Planned Value (PV) یا ارزش برنامه‌ریزی شده، معادل با مجموع هزینه‌هایی است که باید تا زمان مورد نظر در برنامه‌ریزی شده باشند برای انجام کارهایی که در آن زمان باید تکمیل شوند. برای محاسبه Planned Value (PV)، شما باید از ساختار و زمانبندی پروژه استفاده کنید و مراحل زمانبندی شده از انجام پروژه را بررسی کنید. سپس هزینه تخمینی هر فعالیت را در زمان مورد نظر ضرب در تعداد روزهای زمانبندی شده برای آن فعالیت محاسبه کنید. در نهایت مجموع این هزینه‌های تخمینی برای تمام فعالیت‌ها محاسبه می‌شود که این مقدار برابر با Planned Value (PV) می‌شود. به عبارت دیگر، PV بر اساس هزینه‌ها و زمانبندی معادل با ارزش برنامه‌ریزی شده برای کارهایی است که تا زمان مورد نظر در برنامه‌ریزی شده است.

BCWS به مدیران پروژه کمک می‌کند تا با مقایسه آن با مقادیر ارزش پیشرفت شده (EV) و ارزش واقعی فعلی (AC)، نقاط ضعف و قوت پروژه را شناسایی کرده و تصمیمات مناسبی برای بهبود عملکرد پروژه اتخاذ کنند.

8. روش BCWP (Budgeted Cost of Work Performed):

   این روش از مقایسه هزینه های انجام شده با هزینه های بودجه تعیین شده برای انجام پروژه استفاده می کند. این روش به مدیران پروژه کمک می کند تا بفهمند که چقدر از پیشرفت پروژه حاصل شده است و چه میزان هزینه ها برای انجام پروژه صرف شده است. BCWP بر اساس ارزشی است که به واقعیت مشخصات و ویژگی‌های پروژه مصرف شده است و نشان‌دهنده میزان پیشرفت واقعی پروژه است.

فرمول محاسبه BCWP به صورت زیر است:

BCWS = EV

در این فرمول:

BCWP: Budgeted Cost of Work Performed

EV: Earned Value (ارزش واقعی انجام شده)

به عبارت دیگر، BCWP معادل با مجموع هزینه‌هایی است که واقعاً برای انجام کارهای پروژه در زمان مورد نظر مصرف شده است. این مقدار نشان‌دهنده وضعیت و پیشرفت واقعی پروژه است.

Earned Value (EV) یا ارزش واقعی انجام شده، مقدار هزینه‌ای است که متناظر با کار انجام شده در پروژه است و از این رو به عنوان اندازه‌گیری از پیشرفت کارهای پروژه استفاده می‌شود.

در اینجا، درصد پیشرفت کارها ضرب شده در ارزش برنامه‌ریزی شده (PV) یا هزینه برنامه‌ریزی شده برنامه زمانبندی شده (BCWS)، مقدار ارزش واقعی انجام شده (EV) را مشخص می‌کند. به عبارت دیگر، EV بر اساس مقدار پیشرفت کارها و ارزش برنامه‌ریزی شده آنها محاسبه می‌شود.

با استفاده از مقادیر BCWP و PV (Planned Value)، می‌توان درصد پیشرفت پروژه (Percent Complete) را محاسبه کرد به صورت زیر:

این فرمول به ما امکان می‌دهد تا میزان پیشرفت واقعی پروژه را نسبت به ارزش برنامه‌ریزی شده آن محاسبه کنیم.

9. روش نقاط انتهایی (Milestone Method):

   در این روش، پیشرفت بر اساس نقاط انتهایی و مهم پروژه مشخص می‌شود. با توجه به انجام شده از هر نقطه انتهایی، پیشرفت کلی پروژه به تعویق نمی‌افتد.

روش نقاط انتهایی (Milestone Method) یکی از روش‌های استفاده شده برای محاسبه درصد پیشرفت پروژه است که بر اساس تکمیل نقاط انتهایی مهم یا مایل‌استون‌ها (Milestones) تعریف شده در زمانبندی پروژه می‌باشد. در این روش، ارزش واقعی انجام شده (EV) بر اساس تکمیل موفقیت‌آمیز نقاط انتهایی مهم تعریف شده در پروژه محاسبه می‌شود.

فرمول محاسبه Earned Value (EV) بر اساس روش نقاط انتهایی به صورت زیر است:

EV = % Complete × PV_m

در این فرمول:

EV: Earned Value (ارزش واقعی انجام شده)

% Complete: درصد پیشرفت کارها (مبتنی بر تکمیل نقطه انتهایی)

PV_m: Planned Value associated with the milestone (ارزش برنامه‌ریزی شده مرتبط با نقطه انتهایی)

به عبارت دیگر، EV بر اساس درصد پیشرفت کارها محاسبه می‌شود که به تکمیل موفقیت‌آمیز نقاط انتهایی مهم پروژه بستگی دارد. این روش به مدیران پروژه کمک می‌کند تا با استفاده از نقاط انتهایی مهم پیشرفت پروژه را ارزیابی کنند و اطمینان حاصل کنند که پروژه به طور کلی در مسیر صحیح قرار دارد.

10. روش دلفی (Delphi Method):

    این روش از تجمع دانش و تجربه افراد متخصص برای تخمین و پیش‌بینی پیشرفت پروژه استفاده می‌کند. تکنیک‌هایی مانند نظرسنجی، مصاحبه و مشورت با افراد متخصص برای تعیین و تصحیح پیشرفت پروژه استفاده می‌شود. در این روش، افراد متخصص و متعدد به صورت مستقل نظرات و پیش‌بینی‌های خود را اعلام می‌کنند و سپس این نظرات توسط مدیر پروژه یا یک گروه تخصصی مورد بررسی و تجمیع قرار می‌گیرد. این فرایند تکرار می‌شود تا به یک تخمین نهایی برای درصد پیشرفت پروژه برسند.

به عنوان یک روش ارزیابی کیفی، روش دلفی به خصوص برای اموری که به اندازه کافی قابل اندازه‌گیری نیستند، مورد استفاده قرار می‌گیرد. این روش بر اساس تجربه و تصمیمات گروهی افراد متخصص عمل می‌کند.

در روش دلفی، فرمول محاسبه درصد پیشرفت پروژه وجود ندارد چرا که این روش به تخمین‌ها و پیش‌بینی‌های کیفی و جهتی از درصد پیشرفت پروژه متمرکز است و از فرمول‌های ریاضی کوچکتر استفاده می‌کند. به عنوان مثال، می توان بر اساس نظرات متخصصان و تخصیص امتیازات، درصد پیشرفت پروژه را تعیین کرد.

11. روش 50/50: 

    این روش یکی از روش‌های ساده محاسبه درصد پیشرفت پروژه است که بر اساس تقسیم مساحت زمانی برای انجام کارها به شکل مساوی (50 درصد برای زمان، 50 درصد برای تکمیل) از انجام کارها استفاده می‌کند. به این ترتیب، اگر یک فعالیت 50٪ زمان آن گذشته باشد و 50٪ آن تکمیل شده باشد، درصد پیشرفت آن فعالیت برابر با 50٪ خواهد بود.

فرمول محاسبه درصد پیشرفت بر اساس روش 50/50 به صورت زیر است:

در این فرمول:

Actual Duration: مدت زمان واقعی که برای انجام یک فعالیت صرف شده است.

Planned Duration: مدت زمان برنامه‌ریزی شده برای انجام آن فعالیت.

Actual Work: میزان کاری که واقعاً انجام شده است.

Planned Work: میزان کاری که برنامه‌ریزی شده برای انجام است.

این فرمول تقسیم مساحت زمانی و تکمیلی 50/50 را در محاسبه درصد پیشرفت پروژه استفاده می‌کند تا بیشترین و چینه‌ای ترین تخمین را ارائه دهد، اما ممکن است برای پروژه‌های پیچیده تر یا زمان بندی دقیق تر نیاز به روش‌های دیگری نیز باشد.

12. روش 0/100:

    در این روش یکی از عوامل (معمولاً زمان یا کار) به صورت کامل و تکمیلی مورد بررسی قرار می‌گیرد و عامل دیگر (برای مثال زمان) به صورت نادیده گرفته می‌شود. به عبارت دیگر، اگر یک فعالیت به صورت کامل زمانی که برای انجام آن برنامه‌ریزی شده است را مصرف کرده باشد، درصد پیشرفت آن به صورت 100 درصد در نظر گرفته می‌شود.

فرمول محاسبه درصد پیشرفت براساس روش 100/0 به صورت زیر است:

در این فرمول:

Actual Duration: مدت زمان واقعی که برای انجام یک فعالیت صرف شده است.

Planned Duration: مدت زمان برنامه‌ریزی شده برای انجام آن فعالیت.

با استفاده از این فرمول و روش 100/0، تنها مدت زمانی که برای انجام کار برنامه‌ریزی شده است ملاک در نظر گرفته می‌شود و درصد پیشرفت فعالیت بر اساس این ملاک محاسبه می‌شود. این روش برای پروژه‌هایی که تمرکز بیشتری بر زمان یا کار موردنیاز دارند، مناسب است. اما برای پروژه‌های پیچیده تر، نیاز به روش‌های دیگری نیز ممکن است باشد.

13. روش مدیریت دستیابی به اهداف (Management By Objectives – MBO):

    در این روش، اهداف و وظایف پروژه تعیین شده و پیشرفت براساس دستیابی به این اهداف ارزیابی و محاسبه می‌شود. روش مدیریت دستیابی به اهداف (MBO) یکی از روش‌های مدیریتی است که بر اساس تعیین اهداف واضح و محدود برای هر کارمند یا تیم، برنامه‌ریزی، انجام و ارزیابی عملکرد افراد و گروه‌ها را تشویق و تداوم می‌بخشد. این روش بر ایده‌ای تمرکز دارد که درصد پیشرفت کارمندان و گروه‌ها بر اساس دستاوردهای خود نسبت به اهداف تعیین شده بررسی شود.

فرمول محاسبه درصد پیشرفت در روش MBO به صورت زیر است:

100* (هدف تعیین شده / واقعیت های کسب شده )

در این فرمول، واقعیت های کسب شده به معنی نتایج و انجام شده‌ها توسط افراد یا تیم است و هدف تعیین شده نشان‌دهنده اهداف که برای کارمندان یا گروه‌ها تعیین شده است. این فرمول به مدیران کمک می‌کند تا میزان پیشرفت افراد را نسبت به اهداف تعیین شده اندازه‌گیری و ارزیابی کنند.

14. روش مقیاس ارزیابی اهداف (Objectives and Key Results – OKR):

این روش یک روش مدیریتی معروف است که استفاده از اهداف (Objectives) و نتایج کلیدی (Key Results) برای تنظیم و پیگیری پیشرفت در یک سازمان را ترویج می‌کند. در این روش، اهداف بزرگ سازمان به شکل واضح و قابل اندازه‌گیری تعیین می‌شوند و برای هر هدف، نتایج کلیدی مشخص می‌شوند که به عنوان معیارهای اندازه‌گیری پیشرفت بر روی آن اهداف عمل می‌کنند.

فرمول محاسبه درصد پیشرفت در روش OKR به صورت زیر است:

100* (امتیازات مجموع/ امتیازات تکمیل شده)

در این فرمول، امتیازات تکمیل شده به میزان پروژه‌ها، وظایف یا اهدافی که به درستی انجام شده‌اند اشاره دارد. امتیازات مجموع نیز به امتیازات کلی که برای اهداف یا نتایج کلیدی تعیین شده اشاره دارد. این فرمول به مدیران کمک می‌کند تا میزان پیشرفت در راستای دستاوردهای اهداف و نتایج کلیدی را اندازه‌گیری و ارزیابی کنند و به افراد کمک می‌کند تا به موفقیت در دستیابی به اهداف خود نزدیک شوند.

معیارهای انتخاب بهترین روش محاسبه درصد پیشرفت 

برای انتخاب بهترین روش محاسبه درصد پیشرفت بر اساس شرایط و نیازهای هر پروژه، می‌توانید معیارهای زیر را مورد توجه قرار دهید:

• نوع پروژه:

  نوع و خصوصیات پروژه می‌تواند تأثیر زیادی بر انتخاب روش محاسبه درصد پیشرفت داشته باشد. برای پروژه‌های فنی و تکنیکال‌تر، ممکن است روش‌های مبتنی بر فرمول‌های ریاضی و اندازه‌گیری دقیق مناسب‌تر باشند، در حالی که مدیریت پروژه‌های خلاقانه و نوآورانه ممکن است روش‌های کیفی بیشتر برای ارزیابی مناسب باشند.

• هدف مورد نظر:

  در نظر داشتن هدفی که می‌خواهید از محاسبه درصد پیشرفت بدست آورید نیز حائز اهمیت است. آیا هدفتان اندازه‌گیری دقیق پیشرفت است یا فقط نیاز به ردیابی کلی و بصری دارید؟

• منابع و توانایی‌ها:

  بودجه، زمان، توانایی فنی و انسانی و دسترسی به اطلاعات ممکن است محدودیت‌هایی باشند که بیاید مدنظر قرار گیرد. بر اساس منابع و توانایی‌های موجود، روشی انتخاب شود که بهترین نتیجه را با حداقل هزینه و زمان برای شما داشته باشد.

• مشارکت و پذیرش:

  مهم است که افرادی که در پروژه مشارکت دارند، با روش انتخاب شده برای محاسبه درصد پیشرفت، آشنا و پذیرا باشند. برای موفقیت نهایی پروژه، باید از افرادی که در آن مشارکت دارند، حمایت و تعامل مناسبی در انتخاب و استفاده از روش محاسبه پیشرفت داشت.

• مشخص بودن دوره زمانی پروژه:

  در نظر داشتن یا روزهای کاری، هفته‌ها یا ماه‌ها برای محاسبه درصد پیشرفت بسیار حائز اهمیت است. بر اساس طول دوره‌های زمانی مورد نظر، می‌توانید یک روش مناسب برای محاسبه درصد پیشرفت انتخاب کنید.

• پیچیدگی پروژه:

  میزان پیچیدگی پروژه نیز می‌تواند تأثیر زیادی بر انتخاب روش محاسبه درصد پیشرفت داشته باشد. برای پروژه‌های پیچیده، ممکن است نیاز به روش‌های دقیق‌تر و جامع‌تر در محاسبه پیشرفت باشد.

• نیاز به گزارش‌دهی:

  در صورتی‌که نیاز به گزارش‌دهی دقیق و منظم در مورد پیشرفت پروژه داشته باشید، روشی که امکان ایجاد گزارش‌های واضح و قابل فهم را فراهم می‌کند، مناسب‌تر است.

• استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه:

  نرم‌افزارهایی که قابلیت محاسبه درصد پیشرفت را دارند و امکان دسترسی آسان به اطلاعات مربوط به پروژه را فراهم می‌کنند، می‌توانند به شما در انتخاب و استفاده از روش مناسب کمک کنند.

   نتیجه‌گیری

در این مقاله به معرفی انواع روش‌های محاسبه درصد پیشرفت پروژه پرداختیم. هر یک از این روش‌ها دارای ویژگی‌ها و معایب خاصی بودند که بسته به نیاز و شرایط پروژه، انتخاب می‌شوند. برای بهترین نتیجه، می‌توان از ترکیب مختلف این روش‌ها استفاده کرد. این ترکیب می‌تواند تصویر بسیار دقیقتری از پیشرفت پروژه ارائه دهد و به مدیران پروژه کمک زیادی در تصمیم‌گیری‌های پروژه‌ای ارائه کند.

با توجه به پیچیدگی و اهمیت محاسبه درصد پیشرفت پروژه، فهم کامل از انواع روش‌ها و مزایا و معایب هرکدام از آن‌ها امری ضروری به حساب می‌آید. همچنین، نیاز به استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و ابزارهای مرتبط برای رصد و پیگیری بهتر پیشرفت پروژه اجتناب‌ناپذیر است.

در نهایت، انتخاب روش مناسب برای محاسبه درصد پیشرفت پروژه نقش بسیار مهمی در موفقیت و پیشرفت صحیح پروژه دارد. انجام تحلیل دقیق و دستیابی به اطلاعات صحیح می‌تواند به مدیران پروژه کمک کند تا تصمیمات درستی در زمینه مدیریت پروژه‌ها اتخاذ کنند و پروژه‌ها را به راهکارهای موثرتری هدایت کنند.

  مراجع 

• Ammash, K. N., & Rahim, S. H. A. (2020). Comparing earned value management (EVM) indexes for project control: An application includes Agile approach. International Journal of Engineering Business Management.
• Kerzner, H. (Year). Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. John Wiley & Sons.
• Cooke-Davies, T. (2002). The “real” success factors on projects. International Journal of Project Management, 20(3), 185-190.
• Fleming, Q. W., & Koppelman, J. M. (2016). Earned value project management. Project Management Institute.
• Pinto, J. K., & Slevin, D. P. (1988). Critical factors in successful project implementation. IEEE transactions on engineering management, (1), 22-27.
• Lechler, T. G., & Thomas, R. K. (1989). Project management tools and techniques in high-technology SMEs. Project Management Journal, 20(4), 31-39.

       نویسنده: امین زیوری