وقتی به موعد تحویل و اتمام پروژهها بهصورت مؤثر میپردازید، چندین تکنیک مدیریت پروژه مختلف وجود دارد که میتوانید از آنها استفاده کنید. یکی از آنها تسطیح منابع (Resource Smoothing) است که هدف آن توزیع یکنواخت بار کاری برای رسیدن به موعدها است. تسطیح منابع به مدیران پروژه کمک میکند.
در این پست وبلاگ، ما به تسطیح منابع خواهیم پرداخت، چگونه میتواند به شما کمک کند تا همیشه به سر موعد کاری خود برسید
تسطیح منابع چیست؟
تسطیح منابع روشی در مدیریت منابع است که بر تخصیص منابع موجود در طول عمر یک پروژه تمرکز دارد. ایده در اینجا این است که تغییرات و نوسانات مصرف منابع را به حداقل برسانیم، در حالی که به طور همزمان مسیر حیاتی پروژه را حفظ کنیم. این بدان معناست که هدف از تسطیح منابع پایبندی به موعدها و کار با منابع موجود است. این موضوع زمانی مهم است که منابع محدود یا بیش از حد گسترده شده باشند.
چرا تسطیح منابع در مدیریت منابع مهم است؟
تسطیح منابع یکی از بخشهای معمای مدیریت منابع است. این روش با انجام موارد زیر نقش حیاتی ایفا میکند:
– اطمینان از بار کاری ثابت برای اعضای تیم که به محدودکردن دورههای استرس بالا دنبال شده توسط دورههای بیکاری کمک میکند.
– استفادهٔ بهینهتر از منابع موجود، و در نتیجه نیاز به تغییرات آخرین لحظهای را محدود میکند.
– کمک به اطمینان از پیشبینی نیازهای منابع بهگونهای که تیمها بتوانند بهدرستی برنامهریزی و تخصیص کنند.
زمان آزاد (slack time) و شناوری (float) در تسطیح منابع چیست؟
زمان آزاد که به آن شناوری نیز گفته میشود، در تسطیح منابع برای اشاره به مقدار زمانی که یک وظیفه میتواند با تأخیر مواجه شود، بدون اینکه بر مهلت نهایی تأثیر بگذارد، به کار میرود. توجه به زمان آزاد و شناوری میتواند به مدیران پروژه کمک کند هنگامی که برای «تسطیح» منابع خود و بازتوزیع وظایف و منابع در سراسر برنامه زمانبندی پروژه اقدام میکنند.
مزایای تسطیح منابع
تسطیح منابع میتواند ابزاری قدرتمند برای برنامهریزی مهلتهای شما و جلوگیری از فشار بیش از حد بر روی تیم شما باشد.
به برخی از این مزایا میپردازیم:
1.مراقبت از اعضای تیم و جلوگیری از خستگی
هیچ مدیر پروژهای نمیخواهد تیمی داشته باشد که بیش از حد کارکرده و خسته شده باشند. تسطیح منابع نهتنها به مراقبت از اعضای تیم و جلوگیری از خستگی کمک میکند، بلکه به محیط کاری پایدار، پربار و مثبت کمک میکند. بهعنوانمثال: تسطیح منابع میتواند به مدیران کمک کند تا درک کنند که کدام اعضای تیم تحتفشار کاری هستند و چه کسانی بهزودی پروژههای بزرگی در پیش دارند، تا بتوانند منابع و اعضای تیم را به نحو مناسبی تخصیص دهند.
2.اطمینان از استفاده بهینه از تجهیزات
تسطیح منابع نهتنها به افراد بلکه به تجهیزات و منابع فیزیکی دیگر نیز توجه میکند. تسطیح منابع با برنامهریزی استفاده از تجهیزات مناسب برای پروژههای مناسب، از استفاده بیش از حد و توقفهای غیرضروری جلوگیری میکند. این امر همچنین میتواند به صرفهجویی در هزینهها با جلوگیری از نگهداری غیرضروری یا خرابیهای ناشی از استفاده بیش از حد کمک کند.
3. اجازه تغییرات پروژه بدون تغییر مسیر بحرانی پروژه
همه وظایف در پروژه حیاتی نیستند. این بخشی اساسی از تسطیح منابع است که به مدیران گزینهای برای تغییر یا حتی لغو بخشهایی از پروژههای غیرحیاتی ارائه میدهد. موضوع بسیار مهمی است؛ زیرا اگر منابع محدود باشند، بخشهایی از پروژهها نیاز به تغییر دارند تا تضمین شود که موعدها همچنان رعایت شود.
4. کاهش نوسانات در تقاضای منابع
در مدیریت پروژه، برنامهریزی، امری حیاتی است. تسطیح منابع به کاهش نوسان در تقاضای منابع در طول عمر پروژه کمک میکند، این کار با برنامهریزی و درک دسترسی منابع در هر زمان مشخص انجام میشود. این امکان را فراهم میکند تا بودجهبندی و برنامهریزی تدارکات بهتری صورت گیرد و همچنین جریان کار بهتری در طول پروژه فراهم شود.
5. افزایش رضایتمندی مشتریان
هیچکس نمیخواهد به دلیل عدم سازماندهی یا ازدستدادن موعدهای مهم، مشتریان ناراضی داشته باشد. تسطیح منابع با کمک به شرکتها برای پیگیری پیشرفت و ارائه محصولات و نتایج باکیفیت بالا، رضایتمندی مشتریان را افزایش میدهد.
6.ایجاد محیط کاری چابکتر
برنامهریزی و تخصیص منابع بخش مهمی از مدیریت پروژه است. اما دانستن اینکه چگونه تغییرات را اعمال کرده و با شرایط پیچیده مواجه شد، برای حفظ تیم در مسیر صحیح و خوشحال نقش محوری دارد. محیط کاری چابک و رویکرد به مدیریت پروژه آسانتر است زمانی که از تسطیح منابع استفاده میشود، زیرا اطلاعات بهراحتی در دسترس است زمانی که نیاز به اعمال تغییرات است.
مثالهایی از تسطیح منابع
تسطیح منابع میتواند در زمینهها و صنایع مختلف به شکلهای متفاوتی ظاهر شود.
در زیر به مثالهایی رایج میپردازیم:
پروژه ساختوساز:
یک مدیر ساختوساز وظایف را به طور یکنواخت بین کارگران توزیع میکند، بهگونهای که هیچ تیمی بیش از حد تحتفشار قرار نگیرد. این رویکرد همچنین زمان استفاده از جرثقیل و دیگر تجهیزات سنگین را برنامهریزی میکند تا از اوقات بیکاری جلوگیری کند.
توسعه نرمافزار:
یک رهبر پروژه، وظایف را به توسعهدهندگان، طراحان و تسترها به نحوی اختصاص میدهد که از ایجاد گلوگاهها جلوگیری کند، بهطوریکه هر تیم جریان پایداری از کار دریافت کند.
برنامهریزی رویداد:
یک برنامهریز رویداد وظایف را در تیم تخصیص میدهد تا اطمینان حاصل شود که همه جنبههای رویداد، از لجستیک تا بازاریابی، همزمان پیش میروند بدون اینکه بار زیادی بر هیچ یک از اعضای تیم وارد شود.
کمپین بازاریابی:
یک مدیر بازاریابی وظایفی مانند تحقیقات بازار، ایجاد محتوا، و اجرای کمپین را به طور یکنواخت در طول زمانبندی پروژه پخش میکند تا سطح فعالیت ثابتی حفظ و از خستگی اعضا جلوگیری شود.
پروژه تحقیقاتی دانشگاهی:
یک سرپرست تحقیقات وظایف را به اعضای مختلف اختصاص میدهد، اطمینان حاصل میکند که جمعآوری دادهها، تجزیهوتحلیل، و نوشتن پژوهش همزمان پیشرفت میکند. این کار به جلوگیری از شتاب آخرین لحظات و منتشرشدن بهموقع پژوهش کمک میکند.
نویسنده: امین زیوری
