مقدمه
شکست پروژهها واقعیتی است که بسیاری از سازمانها و تیمهای مدیریتی آن را تجربه کردهاند. در دنیای پرزرق و برق و رقابتی امروز، موفقیت در پروژهها نهتنها به منابع مالی و انسانی کافی بستگی دارد، بلکه به درک عمیق از چالشها و مسائلی که میتواند در طول مسیر پروژه پیش بیاید نیز مرتبط است. تحقیقات نشان میدهد که مشکلاتی نظیر نبود ارتباط مؤثر، عدم مدیریت زمان و منابع، و ابهامات در اهداف پروژه از جمله عوامل اصلی شکست پروژهها هستند. این مسائل میتوانند تحت تأثیر تغییرات ناگهانی در بازار، ناتوانی در مدیریت ریسکهای مربوط به پروژه و عدم استقبال از تغییرات توسط اعضای تیم قرار گیرند.
در واقع، شکست یک پروژه تنها به معنای عدم دستیابی به اهداف تعیینشده نیست، بلکه میتواند تبعات مالی، سازمانی و روانی قابلتوجهی داشته باشد. افراد و گروهها بهواسطه تجربیات تلخ شکست، ممکن است از ریسکپذیری و نوآوری در پروژههای آینده خود خودداری کنند. بنابراین، شناسایی و واکاوی علل اصلی شکست پروژهها میتواند بهعنوان یک ابزار ارزشمند برای بهبود فرآیندهای مدیریت پروژه و افزایش شانس موفقیت در آینده محسوب شود.
در این مقاله، به بررسی هفت دلیل عمده شکست پروژهها خواهیم پرداخت و راهکارهایی برای جلوگیری از وقوع این مشکلات مطرح خواهیم کرد. همچنین، ابزارها و منابع کارآمدی که میتوانند به شما در حفظ مسیر درست پروژه کمک کنند، معرفی خواهیم کرد. با مطالعه این مقاله، شما علاوه بر آگاهی از چالشهای موجود، در مسیر توسعه مهارتهای مدیریتی خود نیز گام بزرگی برخواهید داشت. هدف ما این است که با ارائه راهکارها و بینشهای عملی، به شما کمک کنیم تا در دنیای پیچیده مدیریت پروژه، مسئولیتپذیرتر و مؤثرتر عمل کنید. در نهایت، اميد داريم که یادگیری از این شکستها، به شما و تیمتان کمک کند تا پروژههای موفقتری را در آینده به سرانجام برسانید.
اکثر مدیران، تلخی پروژة ناموفق را تجربه کردهاند. در واقع، در نظرسنجی انجام شده توسط مؤسسه مدیریت پروژه در سال ۲۰۲۱، گزارش شده است که ۱۲ درصد از پروژههای سازمان آنها در سال گذشته بهعنوان شکست تلقی شدهاند. درحالیکه شما تنها نیستید که میخواهید از شکست پروژه جلوگیری کنید، خواندن این مقاله بدان معناست که شما قبلاً یک گام مهم را برداشتهاید؛ بنابراین برنامهریزی و جلوگیری از مشکلات رایج پروژه متداول امری ضروری است.
شکست پروژه به چه معناست؟
یک پروژه ممکن است به دلایل زیر با شکست مواجه شود:
برآوردهنشدن اهداف شما در پروژه
نرسیدن به دستاورد موردنظر در پروژه
تمامنشدن کار بهموقع
شکست امری ذهنی است. اغلب اوقات، پروژههای «شکستخورده» همچنان نتایج قابلتوجهی را به دست میآورند، حتی اگر شما یک مهلت را ازدستدادهاید یا به محصول قابلتحویل نرسیدهاید. درحالیکه شکست هرگز احساس خوبی را ایجاد نمیکند؛ اما اغلب با تعیین اهداف چالشبرانگیز همراه است.
بهعنوانمثال، در این مقاله ما معتقدیم که اگر شما ۱۰۰٪ از زمان موفق باشید، احتمالاً شما در برنامهریزی خود بهاندازه کافی بلندپروازانه نبودید. بااینحال، مهم است که اطمینان حاصل شود که پروژهها به دلایل درست شکست میخورند مانند: تعیین هدفی چالشبرانگیز برای الهام بخشیدن به پیشرفت، نه به دلیل یک فروپاشی اجتنابناپذیر.
هفت دلیل رایج شکست پروژه (و راهحل آنها)
خوشبختانه، این مشکلات رایج قابلحل هستند؛ بنابراین با برنامهریزی مقدماتی، میتوانید از شکست در مسیر جلوگیری کنید.
۱. اهداف نامشخص
مشکل: تیم شما با اهداف پروژه هماهنگ نیست و راهی برای اندازهگیری موفقیت وجود ندارد.
اهداف پروژه، چیزهایی هستند که شما قصد دارید تا پایان پروژه به دست آورید. این اهداف باید مشخص و زمانبندی شده باشند که میتوانید آنها را در پایان پروژه خود اندازهگیری کنید. بدون اهداف واضح، سخت است تیم خود را هماهنگ نگه دارید یا حتی بدانید که آیا پروژه شما موفق بوده یا شکستخورده است.
بهعنوانمثال، تصور کنید تیم شما در حال طراحی صفحه پرداخت جدید برای اپلیکیشن موبایل شما است. بدون هدف واضح (مانند: کاهش زمان متوسط پرداخت برای کاربران نهایی تا ۳۰ درصد در سهماهه دوم) دشوار است بدانید کدام ویژگیهای جدید باعث موفقیت صفحه خواهند شد. پس از اتمام پروژه شما بهدشواری قادر خواهید بود عملکرد را بدون هدفی مشخص برای مقایسه اندازهگیری کنید.
اهداف نامشخص یک مشکل رایج است. شاخص آناتومی کار ۲۰۲۱ که بیش از دههزار کارگر دانش را مورد بررسیقراردادد، کمتر از نیمی از کارمندان درک میکنند که چگونه کار روزانه آنها به اهداف گستردهتر کمک میکند.
راهحل: اهداف واضحی را در برنامهریزی خود تعیین کنید.
اهداف مؤثر پروژه تیم شما را هماهنگ میکنند و معیار اندازهگیری موفقیت را فراهم میکنند. قبل از شروع کار، اهداف را تعیین کنید و آنها میتوانند پروژه شما را حتی بهتر هدایت کنند، تیم را در فرآیند تعیین اهداف درگیر کنید و اطمینان حاصل کنید که همه از ابتدا با هم هماهنگ هستند.
ایده خوبی است که اهداف را بهعنوان بخشی از طرح کلی پروژه خود تعیین کنید که همچنین ذینفعان پروژه، نتایج، جدول زمانی و موارد دیگر را مشخص میکند.
۲. افزایش دامنه
مشکل: نتایج پروژه شما طی پیشرفت کار در حال تغییر است.
تشخیص افزایش دامنه سخت است به دلیل اینکه اغلب بهآرامی رخ میدهد، حتی میتوان گفت که به شما ناگهان حمله میکند. این اتفاق زمانی میافتد که نتایج پروژه از دامنه آن فراتر میرود و شما در نهایت با کار بیشتری روبهرو میشوید تا آنچه که برای آن معامله کردهاید.
بهعنوانمثال، تصور کنید که برنامهریزی کردهاید که در این ماه ۱۰ مقاله وبلاگ را بهعنوان بخشی از راهاندازی محصول جدید منتشر کنید. بااینحال، شما درخواستی از یک ذینفع دریافت کردید که دو پست اضافی را برای پشتیبانی از یک محصول دیگر اضافه کنید. با این درخواست جدید، منابع شما کشیده شده و نیاز به تأخیر در مهلتهای انتشار دارید.
این موضوع یکی از عوامل اصلی ازدسترفتن مهلتها و شکست پروژهها است. در واقع، پاسخدهندگان در نظرسنجی مؤسسه مدیریت پروژه در سال ۲۰۲۱ گزارش دادند که ۳۴ درصد از پروژههای سازمان آنها در سال گذشته تحتتأثیر افزایش دامنه قرار گرفتهاند.
راهحل: قبل از شروع، دامنه پروژه خود را تعریف و منتشر کنید.
وقتی که شما دامنه را از پیش تعریف میکنید، آسانتر است که نتایج را بهموقع و در داخل بودجه تحویل دهید. شما میتوانید منابع را از پیش برنامهریزی و اطمینان حاصل کنید که درخواستهای آخر لحظه تیم شما را فراتر نمیبرد. یک دامنه پروژه مستند همچنین یک ابزار خوب برای مقابله با درخواستهای اضافی از ذینفعان است. در مثال بالا، این به معنای پایبند ماندن به ۱۰ پست وبلاگ اصلی شما و تحویل پروژه بهموقع است.
شما میتوانید دامنه پروژه خود را با یک بیانیه دامنه مستند کنید. میتواند بخشی از برنامه پروژه شما یا حتی یک سند جداگانه باشد. بعد از ایجاد بیانیه دامنه خود، اطمینان حاصل کنید که آن را با ذینفعان خود به اشتراک بگذارید. هنگامی که آنها درک روشنی از آنچه در پروژه شما وجود دارد و آنچه در پروژه شما وجود ندارد، کمتر احتمال دارند که درخواستهای اضافی را دریافت کنند. وقتی شما یک درخواست اضافی دریافت میکنید، میتوانید از فرآیند کنترل تغییر برای تعیین اینکه آیا بهاندازه کافی مهم است که به دامنه پروژه شما اضافه شود، استفاده کنید.
۳. انتظارات غیرواقعی
مشکل: موفقیت قابلدستیابی نیست.
اهداف الهامبخش میتوانند به تحریک پیشرفت کمک کنند، اما همچنان باید قابلدستیابی باشند. اگر اهداف پروژه شما بیش از حد بلندپروازانه باشند، احتمال وقوع استرس در تیم و عدم رعایت مهلتها بهراحتی وجود دارد.
بهعنوانمثال، تصور کنید تیم فروش شما هدف گستردهای از ۱۰۰ کمیسیون در این ماه دارد. اما دو نفر از اعضای تیم در مرخصی هستند، بنابراین بقیه تیم باید برای رسیدن به هدف، اضافهکار کنند. این بدان معنی است که منابع کافی برای دستیابی به هدف وجود ندارد و موفقیت بهاحتمال زیاد از دسترس خارج است.
اهداف بیش از حد بلندپروازانه میتوانند برای جدول زمانی پروژه مانند کریپتونایت باشند. بر اساس شاخص آناتومی کار ۲۰۲۱، شایع ترین علت ازدسترفتن مهلتها، انتظارات غیرواقعی است.
راهحل: تعیین اهداف پروژه اسمارت (SMART)
با برنامهریزی مقدماتی، میتوانید اهداف الهامبخش خود را تعیین کنید که نیازی به ساعات اضافی در ساعت نداشته باشد. برای ایجاد اهداف بلندپروازانه (اما قابلدستیابی) اطمینان حاصل کنید که آنها اسمارت (هوشمند) هستند: واضح، قابلاندازهگیری، قابلدستیابی، واقعبینانه و محدود به زمان. روش اهداف اسمارت مشخص میکند که موفقیت چگونه به نظر میرسد، درحالیکه یک نقشه راه و خط پایان پروژه را برای شما فراهم میکند. اگر مطمئن شوید که اهداف شما قابلدستیابی و در دامنه پروژه شما هستند، میتوانید ریسک پروژه را کاهش و تیم خود را برای موفقیت آماده کنید.
۴. منابع محدود
مشکل: شما منابع لازم برای انجام کار را ندارید.
منابع هر چیزی است که شما برای تکمیل پروژه نیاز دارید مانند: بودجه، کارکنان، زمان، فضا یا ابزار. کمبود منابع میتواند باعث تأخیر پروژه یا حتی متوقفشدن آن شود.
برای مثال، تصور کنید که شما در حال کار بر روی کمپین تبلیغاتی برای محصولی جدید هستید. مهلت نزدیک است، اما بودجه شما برای تدوین ویدئوی مستقل تمام شده است. تنها با یک تدوینگر داخلی، شما باید راهاندازی کمپین را به تعویق بیندازید. در این حالت، شما هر دو بودجه و نیروی کار لازم برای ارائه کار بهموقع را به پایان رساندهاید.
راهحل: از قبل برنامهای برای مدیریت منابع تهیه کنید.
گاهی اوقات پیشبینی رخدادهای غیر برنامهریزی شده مانند کاهش بودجه سخت است. اما اغلب با کمی برنامهریزی، میتوانید اطمینان حاصل کنید که تیم شما آنچه که برای دستیافتن به اهداف پروژه نیازمند است را دارد. برنامه مدیریت منابع مقدار و نوع منابع لازم برای پروژه شما را مشخص میکند؛ بنابراین شما دقیقاً قبل از شروع آنچه موردنیاز است را میدانید. سپس از بهترین شیوههای تخصیص منابع استفاده کنید تا دقیقاً زمان اختصاص شده هر منبع به هر پروژه را مشخص کنید. بهعنوانمثال، این میتواند شامل پهنای باند کارکنان، بودجه، تجهیزات فناوری یا حتی فضای کاری باشد.
۵. ارتباطات ضعیف
مشکل: اعضای تیم نمیدانند چگونه و چه زمانی بهروزرسانیها را اعلام کنند.
امروزه ارتباطات پیچیدهتر از همیشه است. بر اساس شاخص آناتومی کار ۲۰۲۱، به طور متوسط افراد برای انجام کارشان ۲۵ بار در روز بین ده برنامه جابهجا میشوند و ۲۷ درصد از کارگران میگویند که هنگام جابهجایی برنامهها، اقدامات و پیامها ازدسترفته است.
با افزایش بار برنامههای امروزی، سخت است که بدانید چه زمانی و کجا باید بهروزرسانیهای مهم پروژه را ارائه دهید. به معنای این است که کار ممکن است در معرض خطر باشد اگر اعضای تیم پروژه در استفاده از کدام کانالهای ارتباطی، زمان آنها و یا اینکه چه کسی باید چه چیزی را ارتباط دهد، هماهنگ نیستند.
بهعنوانمثال، تصور کنید شما رهبر یک تیم از راه دور در مناطق شمال آمریکا و اروپا هستید. شما برای انجام کارهایتان ترکیبی از ابزارهای ارتباطی مانند: ایمیل، پیام، ویدئوکنفرانس و اسناد مشترک استفاده میکنید. اما تیم شما مستنداتی در مورد زمان استفاده از هر کانال ندارد؛ بنابراین اعضای تیم اغلب بهروزرسانیهای مهم را در کانالهایی که تنها برخی از افراد میبینند، به اشتراک میگذارند. بهعبارتدیگر، شما جزئیات مهم را از دست میدهید و کارها اغلب تکرار میشوند.
راهحل: ایجاد و بهاشتراکگذاری برنامه ارتباطی.
برنامه ارتباطی واضح، نحوه انتقال اطلاعات مهم و مداوم پروژه را تعیین میکند. این برنامه به تیم شما وضوح میدهد که برای چه کاربردی از کدام ابزارها استفاده کنند، نحوه انتقال بهروزرسانیها (و کسانی که باید آنها را به اشتراک بگذارند) را تعیین میکند و زمانهایی را مشخص میکند که باید افراد کلیدی را در جریان قرار دهید. با برنامه ارتباطی قوی، میتوانید کمتر وقت خود را صرف جستجوی اطلاعات و بیشتر وقت خود را به دستیابی اهداف پروژه اختصاص دهید.
برنامه ارتباطی معمولاً فرکانس، کانال، مخاطبان و مالک برای هر نوع ارتباطی که استفاده خواهید کرد را شامل میشود. بهعنوانمثال، شما ممکن است جزئیات زیر را برای بهروزرسانیهای هفتگی وضعیت پروژه در نظر بگیرید:
نوع ارتباط: بهروزرسانیهای وضعیت پروژه
فرکانس: هفتگی
کانال: ایمیل
مخاطب: تیم پروژه
مالک: مدیر پروژه
۶. تأخیر در برنامهریزی
مشکل: عدم رعایت مهلتها باعث کارهای شتابزده و تأخیر قابلتوجه در پروژه میشود.
یک مهلت ازدسترفته اینجا، یک جلسه تأخیری آنجا، این ممکن است در لحظه بیاهمیت به نظر برسد، اما در نهایت به کارهای عجولانه، همتیمیهای استرسزا و تأخیر قابلتوجه در پروژه منجر شود.
بهعنوانمثال، تصور کنید: شما در حال برنامهریزی نمایشگاه موزه هستید، و جلسه لجستیک با محل برگزاری نمایشگاه چندین بار بهتعویقافتاده است. اکنون دو هفته تا افتتاح بزرگ باقیمانده است و تیم شما باید فرآیند برنامهریزی را با سرعت انجام دهد تا بهموقع آماده شود یا حتی ممکن است لازم باشد رویداد را به تعویق بیندازید. تأخیر در برنامهریزی، روزبهروز رایجتر میشود و طبق آمار سال ۲۰۲۱ باتوجهبه شاخص آناتومی کار ۲۶درصد از مهلتهای هفتگی را از دست میدهند.
راهحل: جدول زمانبندی پروژه را بهعنوان بخشی از برنامه پروژه خود اضافه کنید.
برنامه پروژه کاربردی را که قبلاً اشاره کردیم را به یاد دارید؟ معمولاً شامل یک جدول زمانبندی دقیق پروژه است. جدول زمانبندی پروژه هر گام لازم که باید انجام داد، کسانی که مسئول آن کار هستند و زمان موردنیاز برای هر وظیفه را نشان میدهد.
جدول زمانبندی پروژه مؤثر، به تیم شما وضوح میدهد که چگونه قطعات به هم متصل میشوند. بهاینترتیب، شما میتوانید بهراحتی تشخیص دهید که کدام نقاط عطف کلیدی به دیگران وابسته هستند؛ بنابراین میتوانید از تاریخهای تحویل به عقب برگردید تا اطمینان حاصل کنید که زمان کافی برای انجام هر گام وجود دارد. همچنین میتوانید تیم خود را در فرآیند زمانبندی شامل کنید تا از زمان و مسئولیتهای همه حساب کنید.
۷. عدم شفافیت
مشکل: اعضای تیم نمیتوانند به مستندات مهم پروژه دسترسی پیدا کنند.
پس شما یک برنامه پروژه عالی با برنامه زمانبندی پروژه، ارتباطات، مدیریت منابع و اهداف هوشمند تهیه کردهاید. حال چهکار کنیم؟
اگر این اسناد ثابت و بهراحتی قابلدسترسی توسط تیم شما نباشند، ارتباط بهروزرسانیها بدون نیاز به جلسات زمانبر صورت میگیرد. حتی در این صورت، اطلاعات ممکن است در میان از دست بروند.
راهحل: از ابزار مدیریت کار برای نگهداری اطلاعات پروژه در مکان استفاده کنید.
مدیریت کار به شما کمک میکند تا جریانهای کاری را سازماندهی کرده و فرآیندهایی را برای همکاری بلندمدت تیم خود تعیین کنید. ابزار مناسب مدیریت کار میتواند بهعنوان یک منبع واقعی اطلاعات پروژه، اسناد و وضعیت عمل کند. نرمافزار مدیریت پروژه به تیم شما اجازه میدهد تا به اطلاعات موردنیاز دسترسی داشته باشد و با آخرین بهروزرسانیهای پروژه بهروز باشد. به این معنا است که شما میتوانید ردیابهای اکسل را که بهسرعت منسوخ میشوند، حذف و مطمئن شوید که تیم پروژه شما هر زمان که به آن نیاز داشته باشد، اطلاعات در زمان واقعی را دارد.
پروژههای خود را از شکست محافظت کنید
اکنون که از این دلایل متداول برای شکست پروژهها آگاه هستید، در ادامه برخی ابزار برای تنظیم پروژههای خود برای موفقیت را معرفی میکنیم:
– سند اختصاصی پروژه برای معرفی پروژه به سهامداران.
– برنامه پروژه برای حفظ کار در مسیر صحیح: شامل موارد زیر است:
– اهداف و مقاصد پروژه
– معیارهای موفقیت
– سهامداران و نقشها
– دامنه و بودجه
– نشانگرها و تحویلپذیریها
– نقاط عطف و خروجیها
– برنامه ارتباطات
– برنامه مدیریت منابع برای مدیریت بار کاری تیم.
– ثبت ریسک برای شناسایی مشکلات محتمل.
– جلسه آغاز پروژه برای تطبیق در جزئیات کلیدی و جلب حمایت سهامداران.
– ابزار مدیریت پروژه برای هماهنگسازی همه این موارد.
راه موفقیت پروژه
احتمالاً به موضوع اصلی دست یافتهاید. زمانی که به مدیریت ریسک و جلوگیری از شکست پروژه میپردازید، برنامهریزی پیشین کلیدی است. با اینکه تیم خود را برای برنامهریزی به شکل استراتژیک و درنظرگرفتن تمام قطعات متحرک پروژه قادر میسازید، میتوانید سابقة موفقیت ایجاد و اهداف کلیدی را دستخوش شکست کنید. برای شما به برنامهریزی پیشین و پروژههای موفق بسیار آیندهدار آرزومندم.
نویسنده و مترجم: تیم یسناپارس