هوش مصنوعی در مدیریت منابع انسانی

در گذشته تصور می‌شد که هوش مصنوعی محض، فقط مخصوص داستان‌های علمی است، در حالی که امروزه اکثر متخصصان می‌دانند که استفاده از فناوری هوشمند، فعالانه در حال تغییر محل کار است. تقریباً در هر حرفه و صنعت، کاربردهای هوش مصنوعی وجود دارد و مشاغل حوزه منابع انسانی نیز از این قاعده  مستثنی نیستند.

نظرسنجی اخیر انجام شده توسط Oracle و Future Workplace نشان داد که متخصصان منابع انسانی معتقدند هوش مصنوعی می‌تواند فرصت‌های بیشتری را برای تسلط بر مهارت‌های جدید و به دست آوردن وقت آزاد، فراهم کند و به متخصصان منابع انسانی اجازه می‌دهد نقش فعلی خود را گسترش دهند تا در سازمان خود استراتژیک‌تر باشند. در میان رهبران منابع انسانی که در نظرسنجی شرکت کردند، 81 درصد گفتند که همگامی با سرعت تغییرات فناوری در کار، چالش‌برانگیز است. به همین ترتیب، اکنون بیش از هر زمان دیگری برای متخصصان منابع انسانی مهم است که روش‌های تغییر شکل هوش مصنوعی در صنعت را درک کنند.

برای کشف اینکه هوش مصنوعی به چه معناست، چگونه در دنیای مدیریت منابع انسانی اعمال می‌شود و اینکه چگونه امروزه متخصصان منابع انسانی می‌توانند برای آیندۀ این رشته آماده شوند، این مقاله را بخوانید.

مطالعه بیشتر: مدیریت عملکرد سازمانی

هوش مصنوعی چیست؟

هوش مصنوعی (AI) فناوری است که به کامپیوترها این امکان را می‌دهد که از داده‌های قبلی جمع‌آوری شده یاد بگیرند و اقداماتی را انجام دهند یا توصیه کنند. از نظر مدیریت منابع انسانی، هوش مصنوعی می‌تواند به روش‌های مختلف برای ساده‌سازی فرآیندها و بهبود کارایی استفاده شود.

 Uwe Hohgrawe استاد ارشد دانشگاه Northeasternتوضیح می‌دهد که “ما به عنوان انسان، اطلاعاتی که پیش روی خود داریم را دیده و از هوش خود برای نتیجه‌گیری استفاده می‌کنیم. از آن سو، ماشین‌آلات هوشمند نیستند، اما ما می‌توانیم با تغذیـۀ اطلاعات و فناوری مناسب، آنها را هوشمند جلوه دهیم.”

در حالی که سازمان‌ها با نرخ‌های مختلف، هوش مصنوعی را در فرایندهای منابع انسانی خود پیاده می‌کنند، کاملاً واضح است که ببینیم این فناوری با استقبال بیشتر از آن، تأثیرات پایداری در این زمینه خواهد داشت. به همین دلیل، مهم است که متخصصان منابع انسانی با درک اینکه فناوری چیست و چگونه در عملکردهای مختلف به کار گرفته می‌شود، خود را برای این تغییرات آماده کنند.

 3 کاربرد برتر هوش مصنوعی در منابع انسانی

در میان بسیاری از کاربردهای هوش مصنوعی در بخش منابع انسانی، برخی از اولین تغییراتی که متخصصان منابع انسانی باید انتظار داشته باشند؛ شامل استخدام و پذیرش سازمانی، تجربه کارمند، بهبود فرآیند و اتوماسیون کارهای اداری است.

 استخدام و پذیرش سازمانی

در حالی که بسیاری از سازمان‌ها در حال ادغام فناوری هوش مصنوعی در فرایند جذب نیرو هستند، سازمان‌های زیادی هم از این فناوری بهره‌مند نیستند. در حقیقت، طی تحقیقی با عنوان بررسی روند جهانی سرمایه انسانی در Deloitte، در سال 2019 به این نتیجه رسیدیم که تنها 6 درصد از پاسخ‌دهندگان معتقد بودند که آنها بهترین روش جذب نیرو را در کلاس فناوری داشته‌اند، در حالی که 81 درصد معتقد بودند که فرایندهای سازمان آنها، استاندارد یا کمتر از حد استاندارد است. به همین دلیل، فرصت‌های فوق العاده‌ای برای حرفه‌ای‌ها وجود دارد تا فرآیندهای خود را تطبیق دهند و از مزایای استفاده از این فناوری پیشرفته، بهره‌مند شوند.

در طی مراحل استخدام با کمک هوش مصنوعی، نه تنها سازمان، بلکه متقاضیان شغلی نیز از آن بهره‌مند می‌شوند. به عنوان مثال، فناوری هوش مصنوعی می‌تواند با طراحی فرم‌های کاربر پسندتر که متقاضی شغل آنها را کامل‌ می‌کند، روندهای برنامه را ساده کرده و به طور موثر، تعداد برنامه‌های بی‌نتیجه را کاهش می‌دهد. علاوه بر این، هوش مصنوعی نقش مهمی در بررسی مجدد سابقه متقاضیان داشته است و  با نگهداری یک پایگاه داده از متقاضیان استخدام در گذشته، می‌تواند مجموعه متقاضیان موجود و گذشته را تجزیه و تحلیل کند و آنهایی را که برای نقش‌های جدید مناسب هستند را شناسایی کند. به جای صرف وقت و منابع برای جستجوی استعدادهای تازه، متخصصان منابع انسانی می‌توانند با استفاده از این فناوری، کارمندان واجد شرایط را سریع‌تر و راحت‌تر از گذشته شناسایی کنند.

هنگامی که مدیرانِِ استخدام، بهترین موقعیت را برای موقعیت‌های شغلی خود پیدا کردند، روند پردازش شروع می‌شود.با کمک هوش مصنوعی، این فرایند صرفاً در ساعات کاری استاندارد انجام نمی‌شود و در هر ساعت از روز این فرایند انجام‌پذیر است.

در عوض، فناوری هوش مصنوعی به استخدام‌کنندگان جدید اجازه می‌دهد تا در هر زمان از روز و در هر مکان، از طریق استفاده از چت‌بات‌ها و برنامه‌های پشتیبان از راه دور، از پشتیبانی منابع انسانی استفاده کنند. این تغییر نه تنها باعث پذیرش سازمانی سریع‌تر کارکنان می‌شود، بلکه باعث کاهش بار اداری و انجام فرایندها با سرعت بیشتر می‌شود.

مطالعه بیشتر: آشنایی با راه حل‌های هوش تجاری در رشد سازمان

جابجایی داخلی و حفظ کارکنان

علاوه بر پیشرفت در روند استخدام، متخصصان منابع انسانی همچنین می‌توانند از هوش مصنوعی برای تقویت جابجایی داخلی و حفظ کارکنان استفاده کنند.

از طریق نظرسنجی‌های بازخورد شخصی و سیستم‌های شناسایی کارمندان، بخش‌های منابع انسانی می‌توانند میزان مشارکت و رضایت شغلی کارمندان را با دقت بیشتری نسبت به گذشته اندازه‌گیری کنند. این با توجه به اهمیت درک کل نیازهای کارکنان بسیار سودمند است، اما داشتن این اطلاعات چندین مزیت اصلی سازمانی نیز دارد.

بر اساس گزارش اخیر انجمن حرفه‌ای منابع انسانی، برخی از نرم‌افزارهای هوش مصنوعی می‌توانند شاخص‌های اصلی موفقیت کارکنان را ارزیابی کنند تا بتوانند مواردی را که باید ارتقا یابند شناسایی کنند، بنابراین جابجایی داخلی را به پیش می‌برند. انجام این کار می‌تواند هزینه‌های جذب استعدادها را به میزان قابل توجهی کاهش دهد و نرخ نگهداری کارمندان را تقویت کند.

این فناوری، محدود به شناسایی فرصت‌های ارتقا از درون سازمان نیست، اما همچنین می‌تواند پیش‌بینی کند که چه کسی در یک تیم استعفا می‌دهد. داشتن این دانش در اسرع وقت به متخصصان منابع انسانی این امکان را می‌دهد تا قبل از اینکه خیلی دیر شود تلاش خود را برای حفظ منابع انسانی انجام دهد، که می‌تواند باعث کاهش فرسایش کارکنان شود.

اتوماسیون کارهای اداری

یکی از مزایای اساسی استفاده از هوش مصنوعی در فرایندهای مختلف منابع انسانی در واقع همان است که در سایر رشته‌ها و صنایع وجود دارد: خودکار کردن کارهای اداری پر تکرار و با ارزش کم، به متخصصان منابع انسانی وقت بیشتری می‌دهد تا در برنامه‌ریزی استراتژیک در سطح سازمانی مشارکت کنند. این مزیت، به نوبه خود، بخش منابع انسانی را قادر می‌سازد تا در سازمان‌های خود به یک شریک تجاری استراتژیک تبدیل شوند.

فناوری‌های هوشمند می‌توانند فرایندهایی مانند مدیریت و ادارۀ مزایا، ارزیابی متقاضیان استخدام، برنامه‌ریزی مصاحبه‌ها و موارد دیگر را خودکار کنند. اگرچه هریک از این عملکردها برای موفقیت کلی یک سازمان مهم است، اما انجام وظایفی که در چنین فرایندهایی انجام می‌شود به طور کلی زمان‌بر است و بار کاری این وظایف اغلب به این معنی است که متخصصان منابع انسانی وقت کمتری برای خدمت به کارمندان خود دارند. راه‌های تأثیرگذارتر استفاده از نرم‌افزار AI برای خودکار کردن کارهای اداری می‌تواند این بار را کاهش دهد. به عنوان مثال، یک مطالعه توسط Eightfold نشان داد که پرسنل منابع انسانی که از نرم‌افزار هوش مصنوعی استفاده می‌کنند، کارهای اداری را 19 درصد موثرتر از بخش‌هایی که از چنین فناوری استفاده نمی‌کنند انجام می‌دهند. با صرفه‌جویی در وقت، متخصصان منابع انسانی می‌توانند انرژی بیشتری را به برنامه‌ریزی استراتژیک در سطح سازمانی اختصاص دهند.

 آماده شدن برای آینده مدیریت منابع انسانی

اگرچه واضح است که هوش مصنوعی در سالهای آینده به شکل مثبتی در زمینه مدیریت منابع انسانی به راه خود ادامه خواهد داد، اما متخصصان منابع انسانی نیز باید از چالش‌هایی که ممکن است با آن رو به رو شوند آگاه باشند.

در حقیقت، رایج‌ترین عاملی که افراد را در استفاده از هوش مصنوعی در محل کار منصرف می‌کند، امنیت و حریم خصوصی است. علاوه بر این، 31 درصد از پاسخ‌دهندگان در نظرسنجی اوراکل  اظهار داشتند که ترجیح می‌دهند در محیط کار با انسان تعامل داشته باشند تا ماشین. با پیشرفت و تغییر در روند و فناوری، متخصصان منابع انسانی باید آماده باشند تا این مشکلات را برطرف کنند.

هوگرو می‌گوید: “افراد باید از سوالات اخلاقی و حریم خصوصی در هنگام استفاده از این فناوری آگاه باشند “در منابع انسانی، AI می‌تواند شامل استفاده از اطلاعات حساس برای ایجاد درک و بینش حساس از کارمندان باشد.

به عنوان مثال، کارمندان می‌خواهند سازمان‌هایشان به داده‌های شخصی آنها احترام بگذارند و قبل از استفاده از چنین فناوری برای جمع آوری اطلاعات در مورد آنها، اجازه بگیرند. با این حال سازمان‌ها همچنین می‌خواهند دچار نقض داده‌ها نشوند و متخصصان منابع انسانی باید اقدامات امنیتی مناسب را در نظر بگیرند.

به منظور آمادگی برای آینده مدیریت منابع انسانی، متخصصان باید گام‌های لازم را برای یادگیری روندهای موجود در این زمینه  بردارند و همچنین پایه محکمی از دانش منابع انسانی را که می‌توانند هم‌زمان با پیشرفت این حرفه به دست آورند، ایجاد کنند.

استقرار هوش مصنوعی در منابع انسانی:

در بالا به کاربرد هوش مصنوعی در مدیریت منابع انسانی اشاره شد. در حالی که مانند هر فناوری دیگری، هوش مصنوعی نیز باید در هنگام استقرار با احتیاط رفتار شود. CuteHR برخی از عواملی را که باید در هنگام استقرار هوش مصنوعی در منابع انسانی در نظر گرفته شود فهرست می‌کند:

• برای نتایج موفقیت آمیز هوش مصنوعی، داده‌های زمان واقعی و قابل اعتماد بسیار مهم است. بنابراین بسیار مهم است که ابتدا داده‌های صحیح را بدست آوریم و سپس مطمئن شویم که هدف خروجی مشخص است.
• اکوسیستم هوش مصنوعی شبیه هیچ محیط IT دیگری نیست. اجرا، مستلزم استعدادها و فنون خاصی است. تیم منابع انسانی باید هنگام جمع‌آوری منابع داده مناسب و همچنین تمیز کردن و نظارت بر آن‌ها، دقت لازم را داشته باشد.
• درک و دانستن بینش‌هایی که باید هدایت شوند بسیار مهم است. در نتیجه، باید در مورد چگونگی شناخت الگوهای مناسب مطالعه و عمل، شفافیت و دستورالعمل وجود داشته باشد.
• بر اساس الگوریتم‌ها و منطق‌های ارائه شده در سیستم، هوش مصنوعی ممکن است نتایج دقیق و بی‌طرفانه‌ای ایجاد کند. این شرکت باید از صحت داده‌ها اطمینان حاصل کند و به یاد داشته باشید که هوش مصنوعی تنها کاری را که کاربر می‌خواهد، انجام می‌دهد و نمی‌تواند به تنهایی تصمیم‌گیری کند.

مطالعه بیشتر: داده کاوی چیست ؟

چالش‌های هوش مصنوعی در مدیریت منابع انسانی:

در حالی که بدیهی است که هوش مصنوعی در مدیریت منابع انسانی همچنان در سال‌های آینده تأثیر مفیدی بر این حوزه خواهند داشت، متخصصان منابع انسانی باید از مشکلات احتمالی آگاه باشند.

• شایع‌ترین نگرانی در بین مدیران منابع انسانی در مورد آسان‌تر و ایمن‌تر کردن هوش مصنوعی برای استفاده است. در واقع، نگرانی‌های امنیتی و حفظ حریم خصوصی شایع‌ترین دلیلی است که افراد در استفاده از هوش مصنوعی در محل کار مردد هستند.
• طبق نظرسنجی اوراکل، در محل کار 31 درصد از پاسخ دهندگان گفتند که ترجیح می‌دهند با یک انسان درگیر شوند تا یک ماشین. متخصصان منابع انسانی نیز باید آماده رسیدگی به این مسائل با حفظ روندها و فناوری در حین توسعه و تغییر باشند.
• کارمندان از کارفرمایان خود انتظار دارند که قبل از استفاده از فناوری برای کسب اطلاعات در مورد آن ها، از داده‌های شخصی آن‌ها محافظت کرده و رضایت کارکنان را جلب کنند. از سوی دیگر، سازمان‌ها می‌خواهند در برابر نقض داده‌ها احساس امنیت کنند، بنابراین برای متخصصان منابع انسانی، این یک جهش اعتمادی است که باید انجام دهند.
• چالش دیگری که با آن روبرو هستیم حفظ هوش مصنوعی است. هوش مصنوعی به ارزیابی و ارتقای مداوم نیاز دارد و آن را به یک روش نگهداری وقت‌گیر تبدیل می‌کند. به دلیل انتقال به SAAS (نرم‌افزار به عنوان سرویس)، در دسترس بودن داده‌ها محدود می‌شود و امکان یکپارچه‌سازی فناوری‌های عملیات منابع انسانی با پهنای باند کامل را محدود می‌کند.