بدون پیش بینی پروژه، ماندن در مسیر پروژه‌های خود میتواند بسیار دشوار باشد. همواره باید یاد بگیرید که چگونه آن را بهبود ببخشید و مطمئن شوید که زمان زیادی صرف چیزی نمی‌کنید که نتیجه‌ای ندارد. پیش‌بینی کردن پروژه، فرآیند حدس‌زنی در مورد عملکرد آینده است که میتواند به مدیران کمک کند تا تصمیم بگیرند که آیا پروژه‌های جدید ایجاد کنند یا به پروژه‌های موجود ادامه دهند.
با کمک پیش بینی، می‌توان پیش بینی‌های مفیدی در مورد زمان و چگونگی توسعه پروژه‌های خود داشته باشید. این به شما امکان می‌دهد تا تنظیمات دیگری را برای دستیابی به نتایج بهتر پروژه انجام دهید. در این مقاله، پیش‌بینی پروژه را تعریف می‌کنیم، اهمیت آن را توضیح می‌دهیم و در مورد تکنیک‌ها و نکات پیش‌بینی برای کمک به شما برای شروع صحبت کرده ایم.
مطالعه بیشتر: یک نرم افزار مدیریت پروژه حرفه‌ای چه کارایی‌هایی دارد؟
پیش بینی پروژه چیست؟
پیش بینی پروژه فرآیندی است که به شما کمک میکند آینده پروژه‌های خود را پیش بینی کنید. این امر شامل تجزیه و تحلیل داده‌های تاریخی و منابع موجود برای ایجاد فرضیات در مورد موفقیت پروژه است. به عبارت دیگر، پیش بینی پروژه به این سوال پاسخ می‌دهد که برای ارائه یک پروژه موفق چه چیزی لازم است و چگونه می‌توان ریسک را کاهش داد.
حتی اگر بیشتر پیش‌بینی‌های پروژه غیرقابل اجرا باشند، اما همچنان می‌توانند ارزشمند و مفید باشند. برای درک بهتر این موضوع در زیر مثالی ذکر شده است.
مثال پیش بینی پروژه
فرض کنید مشتری با درخواستی برای ایجاد و اجرای بازاریابی رسانه‌های اجتماعی خود به سازمان شما مراجعه میکند. بر اساس کاری که نمونه آژانس بازاریابی رسانه‌های اجتماعی شما در گذشته انجام داده است، تیم پروژه شما ایده‌ای از کاری که در پروژه انجام می‌شود خواهد داشت. با این حال، تخمین تقریبی بازه زمانی بدون بررسی اولیه در دسترس بودن منابع کمکی نخواهد کرد. آنچه در این صورت نیاز است، پیش بینی پروژه موثر خواهد بود. این امر به شما کمک میکند تا درک کنید:
- کارهایی که در کل پروژه انجام خواهد شد (از استراتژی سازی تا زمان بندی پست های اجتماعی در پروفایل های اجتماعی مشتری)
- مدت زمان لازم برای هر مرحله از پروژه چقدر طول می‌کشد و توانایی تیم برای اختصاص زمان لازم در پروژه
- کارمندانی که مسئول اجرای این پروژه از ابتدا تا انتها هستند. نکته مهمی که در این مبحث باید در نظر داشته باشید این است که آیا تیم پروژه مورد نیاز در دسترس است یا خیر. به عنوان مثال اگر فردی نیاز به مرخصی اضطراری داشته باشد چه کاری انجام می‌دهید.
- اگر مشتری قبلی درخواست کرده است که اعضای خاصی روی وظایف پروژه کار کنند،باید در دسترس بودن هر یک از اعضای تیم را بررسی کنید.
- اگر مشتری درخواست تحویل فوری داشته باشد، پیش بینی پروژه شما نیز تغییر خواهد کرد. در آن صورت، شما نه تنها نیاز دارید که در دسترس بودن منابع را بررسی کنید، بلکه باید هرگونه تداخل برنامه زمانی پروژه‌های دیگر را نیز در نظر بگیرید.
مطالعه بیشتر: آشنایی با اصول تدوین برنامه استراتژیک
چرا پیش بینی پروژه مهم است؟
چرا پیش بینی پروژه مهم است؟
به طور کلی مدیریت پروژه همه چیز در مورد تصمیم گیری هوشمندانه است، بنابراین جای تعجب نیست که پیش بینی پروژه برای تصمیم گیری خوب در مورد پروژه ضروری است. اگر می‌خواهید در زمان وقوع تغییرات سریع و موثر واکنش نشان دهید، پس داشتن قابلیت‌های پیش بینی قوی بسیار مهم خواهد بود.
پیش بینی پروژه به شما کمک میکند تا برای هر گونه تغییری که میتواند بر برنامه زمانی یا بودجه پروژه شما تأثیر بگذارد برنامه ریزی کنید. همچنین به شما کمک میکند تا تعیین کنید برای تکمیل هر مرحله از پروژه چقدر زمان و هزینه لازم است، که این امر باعث می‌شود همه افراد درگیر در پروژه از مدیران گرفته تا مشارکت‌کنندگان منفرد دقیقاً بدانند در هر نقطه از راه چه چیزی از یکدیگر نیاز دارند.
چه زمانی باید پیش بینی پروژه را شروع کنید؟
بهترین زمان برای شروع پیش بینی پروژه قبل از شروع پروژه است. تیم شما باید در مورد نتیجه ایده آل پروژه بحث کند، سپس لیستی از اهداف را بر اساس آن انتظارات ایجاد کنند. همانطور که در هر مرحله از پروژه خود پیشرفت می‌کنید، این لیست را مجدداً مشاهده و آن را مطابق با آن تنظیم کنید. این امر به شما امکان می‌دهد تا میزان عملکرد تیم خود را در مقایسه با اهداف خود پیگیری کنید.
چه زمانی باید شروع به پیش بینی کرد؟ پیش‌بینی در ابتدا به همه ایده می‌دهد که کجا باید تلاش خود را متمرکز کنند. اگر موانع بزرگ یا کارهای دشواری در پیش است، پیش بینی پروژه به همه کمک میکند تا از قبل برای آن ها آماده شوند تا در مراحل بعدی توسعه بتوانند با آن ها مقابله کنند. همچنین به افراد ایده می‌دهد که چه نوع مهارت هایی ممکن است برای مشاغل خاص مورد نیاز باشد و همچنین به عنوان بخشی از برنامه کلی جریان کار توسعه چقدر زمان می‌برد.
چه کسانی باید در پیش بینی پروژه مشارکت داشته باشند؟
پیش بینی پروژه یک فرآیند مشارکتی است. بنابراین، مهم است که همه افراد درگیر شوند. از مدیر پروژه گرفته تا ذینفعان و اعضای تیم، همه در نتیجه پیش بینی‌های شما سهم دارند.
مطالعه بیشتر: پیاده سازی الگوی سازمان پروژه محور
عناصر کلیدی برای تمرکز در پیش بینی پروژه
قبل از اینکه به نحوه ایجاد یک پیش‌بینی پروژه بپردازیم، سه عنصر کلیدی را برای تمرکز بر روی آن‌ها در هنگام پیش‌بینی توضیح داده ایم:
1.مدت زمان
برای اطمینان از پیش‌بینی دقیق، پروژه را به مراحل و/یا وظایف تقسیم کنید. سپس توجه داشته باشید که هر مرحله چقدر زمان می‌برد. اگر از نرم‌افزار مدیریت پروژه استفاده کنید به شما کمک میکند زمان انجام پروژه ها را ردیابی کنید. همچنین استفاده از نرم افزار کمک میکند درک کنید که کارهای مشابه چه مدت طول کشیده‌اند. این به نوبه خود به تخصیص زمان برای هر فاز پروژه کمک میکند.
مطالعه بیشتر: معرفی بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه 2023
2.هزینه
دوباره، با تقسیم پروژه به وظایف فردی شروع کنید. بسته به هزینه‌هایی که توسط پرسنل مسئول انجام آن وظایف دریافت می‌شود، تعیین کنید که هر کار چقدر هزینه دارد. هزینه ابزار و مالیات‌های مربوطه را نیز تخمین زده و در این مرحله حاشیه پروژه خود را در نظر بگیرید.
اگر یک پروژه فوری است، مطمئن شوید که برای آن بودجه در نظر گرفته اید.به عنوان مثال، هزینه تغییر زمان بندی پروژه تعیین شده خود یا استخدام یک پیمانکار فرعی.
اگر در حال حاضر تسلط کاملی بر مدیریت منابع خود دارید، تخمین هزینه‌های منابع و در نتیجه، هزینه برآوردی کلی پروژه باید نسبتاً ساده باشد.
3.کیفیت
در نهایت، کیفیت محصولات تحویلی کار نیز مهم است. زیرا هرچه تمرکز شما بر کیفیت بیشتر باشد، پروژه زمان بیشتری را صرف میکند. علاوه بر این، تخصص افرادی که روی پروژه کار می‌کنند نیز متفاوت خواهد بود و برآورد هزینه و مدت، آن را تغییر می‌دهد.
مطالعه بیشتر: آشنایی با وظایف مشاوره مدیریت پروژه
8 گام برای بهبود پیش بینی پروژه
1. سازماندهی کنید
وقتی پروژه‌ها را مدیریت می‌کنید، اولین قدم شما سازماندهی است. شما نمی‌توانید چیزی را که در مورد آن نمی‌دانید پیش بینی کنید و به همین دلیل مهم است که همه چیزهایی را که در پروژه انجام می‌شود پیگیری کنید.
2. ترکیبی از داده‌های قبلی و ابزار پیش بینی استفاده کنید
احتمالاً در حال حاضر ایده بسیار خوبی از درآمد و هزینه‌های خود در طول یک سال دارید. این کار به اندازه کافی آسان است که بفهمید چقدر پول می‌آورید، و چقدر پول برای لوازم یا کارمندان، اجاره یا هر چیز دیگری خرج می‌کنید. اما اگر می‌خواهید پیش‌بینی کنید که در آینده چقدر پول به دست می‌آورید یا هزینه می‌کنید و چه مدت ممکن است طول بکشد به اطلاعات قبلی و راهی برای جمع‌کردن آن در جدول زمانی جدید نیاز دارید.
3. پیش بینی‌های زیادی ایجاد کنید، نه یک پیش بینی
به گزارش HBR، بهتر است پیش‌بینی‌های مختلف ایجاد کنید تا اینکه یک پیش‌بینی کامل انجام دهید. این ایده که قضاوت فردی یک متخصص اغلب بهتر از یک حدس تصادفی نیست، در جامعه علمی کاملاً ثابت شده است. اما این موضوع هم درست است که ترکیب قضاوت های متعدد و مستقل میتواند به احتمال زیاد پاسخ دقیقی بدهد.
4. منابع خود را بهتر بشناسید
هرچه افرادی را که با شما کار می‌کنند بهتر بشناسید، بیشتر می‌توانید پروژه‌ها را پیش بینی کنید. هزینه‌ها و مهارت‌های کارکنان خود یادداشت کنید. توانایی‌های جدیدی را که کارکنان به دست آورده‌اند و همچنین ابتکاراتی که برای مشارکت در آن‌ها ابراز علاقه کرده اند، ثبت کنید (این برای برنامه ریزی منابع انسانی نیز ضروری است). در نهایت، حجم کاری هر کارمند را پیگیری کنید. آیا اخیراً بیش از حد کار کرده اند؟ آیا زمان تعطیلات آن‌ها نزدیک است؟ همه این عوامل را هنگام ایجاد پیش بینی پروژه خود مرور کنید. داشتن تسلط قوی بر نمایه‌های منابع و در دسترس بودن، پیش‌بینی پروژه را سرعت می‌بخشد.
5. در زمان بافر برنامه ریزی کنید
قبل از موافقت با تاریخ اتمام پروژه، زمان بافر را اضافه کنید. این امر نه تنها در برابر عدم قطعیت، بلکه در برابر موارد برنامه ریزی ضعیف (زمانی که انسان‌ها تمایل دارند زمان تکمیل کارها را دست کم بگیرند) محافظت میکند.
6. پیش بینی‌های پروژه را به وضوح بیان کنید
پس از اینکه با افراد مناسب برای ایجاد پیش‌بینی پروژه خود همکاری کرده و آن را مستند کردید، مطمئن شوید که آن را نیز به خوبی بیان می‌کنید. این امر به مدیریت موثر پروژه کمک کرده و اطمینان حاصل می‌کنید که تمام مراحل و وظایف پروژه طبق برنامه پیش می‌روند.
Save translation
7. عملکرد هر پروژه را دنبال کنید
پیش بینی پروژه تخمینی هستند. هم عوامل بیرونی و هم عوامل داخلی می‌توانند آن‌ها را از مسیر خارج کنند. افزودن زمان بافر به این پیش‌بینی‌ها انعطاف‌پذیری را افزایش می‌دهد.
پیگیری کنید که وظایف طبق برنامه چقدر خوب در حال حرکت هستند. این امر به شما کمک میکند پیش‌بینی‌هایتان را ببینید چقدر دقیق هستند و مسدودکننده‌های پروژه را شناسایی کنید تا بتوانید قبل از تشدید مشکلات، آن‌ها را حل کنید. نظارت بر پیشرفت پروژه همچنین به شما کمک میکند تا هرگونه تغییر برنامه یا بودجه بیش از حد را با مشتری خود در میان بگذارید. به نوبه خود، این تضمین میکند که شما به خوبی و به موقع با مشتریان خود ارتباط برقرار می‌کنید.
8. هر پروژه را پس از اتمام آن بررسی کنید
پس از اینکه پروژه به پایان رسید، به پیش بینی پروژه بازگردید تا بررسی کنید که جدول زمانی واقعی و هزینه‌ها چقدر با برآورد اولیه مطابقت دارند. این امر به شما کمک میکند تا متوجه شوید پیش بینی پروژه قبلی شما کجا مطابقت نداشت و چگونه می‌توانید برآوردهای آینده را بهبود بخشید.
و در آخر…
پیش بینی پروژه برای مدیریت پروژه‌های شما ضروری است. شما می‌توانید از آن برای پیش بینی زمان مورد نیاز برای هر کار یا حتی تخمین هزینه پروژه استفاده کنید. این امر یک راه عالی برای پیگیری روند پیش‌روی همه چیز است، زیرا وقتی مشکلی پیش می‌آید، قبل از اینکه خیلی بزرگ شود، دقیقاً می‌دانید که چه چیزی باعث این مشکل شده است. اما به یاد داشته باشید که در حالی که داشتن داده های خوب به دقت پیش بینی پروژه کمک میکند، هنوز متغیرهای زیادی در هر موقعیتی دخیل هستند بنابراین فقط به پیش‌بینی‌ها تکیه نکنید. در عوض، همچنین مراقب تغییرات در زمان وقوع باشید.
