مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک رویکرد ساختاریافته برای بهبود فرآیندهایی است که سازمان‌ها برای انجام کار، خدمت به مشتریان خود و ایجاد ارزش تجاری از آن‌ها استفاده می‌کنند. فرآیند کسب و کار یک فعالیت یا مجموعه‌ای از فعالیت‌ها است که به تحقق اهداف سازمان مانند افزایش سود یا ارتقای تنوع نیروی کار کمک میکند. BPM از روش‌‌های مختلفی برای بهبود فرآیند کسب و کار با تجزیه و تحلیل آن، مدل‌سازی نحوه عملکرد آن در سناریوهای مختلف، اجرای تغییرات، نظارت بر فرآیند جدید و بهبود مستمر توانایی خود برای هدایت نتایج کسب و کار مورد نظر استفاده میکند.
در حال حاضر بیش از هر زمان دیگری، چشم انداز کسب و کار در حال تغییر است. کسب‌وکارها در حال تنظیم مجدد فرهنگ شرکت خود و کارمندان در حال ارزیابی مجدد مسیرهای شغلی هستند و بسیاری از صنایع همچنان در نتیجه اختلالات زنجیره تامین با مشکلاتی مواجه هستند. هدف از ارائه این مقاله این است که کسب و کارها مؤثرترین راه برای مدیریت فرآیند کسب و کار خود بیابند و در این مدت انعطاف پذیر بمانند.
مطالعه بیشتر: مدیریت عملکرد کارکنان به چه معناست؟
چالشهای مدیریت کسب و کار
چالشهای مدیریت کسب و کار
با تغییرات روزافزون در شیوه های عملیاتی کسب و کار، چالشهای زیادی وجود دارد که ممکن است کارآفرینان با آن مواجه شوند، از جمله:
عدم اطمینان نسبت به آینده
- ارتباط ضعیف
- کار تیمی غیر استاندارد
- مدیریت ضعیف زمان
- پشتیبانی ناکافی
- فقدان ساختار
مطالعه بیشتر: آشنایی با امکانات نرم افزار مدیریت عملکرد سازمانی
1.عدم اطمینان نسبت به آینده
اولین چالش فرآیند مدیریت کسب و کار عدم اطمینان نسبت به آینده است. نمی‌توان با اطمینان 100٪ روند مشتریان و بازار را پیش بینی کرد. با گذشت زمان، مشتریان تمایل دارند رفتار خرید و مصرف خود را تغییر دهند که مستقیماً بر عملیات تجاری تأثیر می‌گذارد. در نتیجه، سازمان‌های ناآماده در نهایت برخی از کارکنان را تعطیل یا حتی اخراج می‌کنند.
2-ارتباط ضعیف
فقدان ارتباط موثر چالش بزرگی است که مدیران در حین نظارت با آن مواجه هستند. هر فردی شخصیت منحصر به فردی دارد که در نتیجه احتمال ارتباط نادرست زیاد است.
3.کار تیمی غیر استاندارد
کار تیمی غیر استاندارد از دیگر چالشهای مدیریت فرآیند کسب و کار است. گاه به گاه، کارکنان تمرکز خود را از دست می‌دهند و در همکاری با هم تیمی‌های مربوطه خود شکست می‌خورند. در نتیجه، باعث می‌شود آن‌ها زمان زیادی را برای انجام یک کار معین به صورت جداگانه صرف کنند. به همین علت، آن‌ها به موقع یا در برخی موارد اصلاً به هدف کلی نمی‌رسند.
4.مدیریت ضعیف زمان
یک مدیر موظف است مراقب اعضای تیم خود باشد و در عین حال به روسای سایر بخش‌ها بازخورد بدهد، که بسیار چالش برانگیز است. در نتیجه، ایجاد تعادل در وظایف خود برای آن‌ها به یک چالش مدیریت فرآیند کسب و کار تبدیل می‌شود.
5.پشتیبانی ناکافی
در تشکیلات سازمانی، مدیران قبل از ادامه پروژه خاص، نیاز به تایید مافوق خود دارند. هر زمان که تمرین تصمیم گیری گسترده‌تر شود، پیشرفت تیم مربوطه را کند میکند.
6.نداشتن ساختار
فقدان ساختار یک چالش مدیریت فرآیند کسب و کار کاملاً رایج است که تیم مدیریت با آن مواجه می‌شود. برخی از تیم‌ها یا گروه‌ها برای اطمینان از حفظ سطح بهره وری خود نیاز به نظارت دقیق دارند. اگر یک سازمان ساختاری منظم نداشته باشد، سطح بهره وری کلی ممکن است کاهش یابد.
مزایای مدیریت فرآیند کسب و کار
مدیریت فرآیند کسب و کار تکنیکی برای بررسی و کنترل فرآیندهای مختلف در یک موسسه است. این یک رویکرد قدرتمند است که مدیران از آن برای مقرون به صرفه‌تر کردن سازمان‌ها در طول یک بحران استفاده می‌کنند. BPM شامل نحوه مطالعه، شناسایی، تبدیل، و نظارت بر فرآیندهای مختلف کسب و کار توسط تیم مدیریت است و اطمینان حاصل میکند که همه چیز به خوبی اجرا می‌شود و به طور مداوم بهبود می‌یابد.
مدیریت فرآیند کسب و کار نقشی حیاتی در کمک به مدیران ایفا میکند، از جمله توانایی:
- قابلیت درک فرآیندهایی که در شرکت رخ می‌دهد
- موجب می‌شود از ابتدا تا انتها تحلیل کنید
- موجب بهبود بخشیدن استراتژی و فرآیندهای سازمانی را به طور مداوم می‌شود
- باعث کسب نتایج استثنایی در تجارت می‌شود
- بهره بردن از فناوری‌های جدید
- صرفه جویی در زمان و توسعه خدمات و محصولات برتر
مطالعه بیشتر: ضرورت استقرار نظام ارزیابی عملکرد سازمانی
اهمیت مدیریت فرآیند کسب و کار
مدیریت فرآیند کسب و کار در عملکرد کسب و کار حیاتی است. در ادامه دلایلی ذکر شده که نشان می‌دهد چرا BPM برای یک تجارت موفق کاملا ضروری است:
1.منابع را به حداکثر می‌رساند در حالی که هزینه‌ها را به حداقل می‌رساند
مدیریت فرآیند کسب و کار شما را قادر می‌سازد تا با ارائه نمای گردش کار، هزینه اجرای تراکنش‌ها را کاهش دهید. در نتیجه، می‌توانید مناطقی را که نیاز به بهبود دارند برجسته کنید و در صورت نیاز تنظیمات را انجام دهید. این به شما این امکان را می‌دهد که وقت خود را صرف کارهای ضروری دیگر کنید.
2.شما می‌توانید دید واضح و کنترلی از فرآیند کسب و کار داشته باشید
اداره یک شرکت مستلزم تعداد قابل توجهی از وظایف است. اگر شما صاحب یک کسب و کار جدید هستید مدیریت وظایف ممکن است به خوبی پیش برود و از آنجایی که شما تنها تصمیم گیرنده هستید و می‌توانید به سرعت در راستای منافع شرکت خود عمل کنید. با این حال، همانطور که شرکت شما رشد میکند، مدیریت همه عملیات نسبتاً دشوار می‌شود و به منظور حفظ عملکرد مؤثر، به تفویض کاری نیاز دارد. مدیریت فرآیند کسب و کار تضمین میکند که گردش کار را به طور کلی ترسیم کنید.
3.شما می‌توانید تصمیمات تجاری فوق العاده‌ای ایجاد کنید
مدیریت فرآیند کسب و کار نقش مهمی در ساده سازی تمام فرآیندهای شما از ابتدا تا انتها دارد. با مدیریت صحیح فرآیند کسب و کار، می‌توانید یک گردش کار را تدوین کنید و به طور مداوم آن را با تغییر نیازهای کسب و کار خود بهبود و ویرایش کنید. با وجود یک گردش کار قوی، تیم شما قادر خواهد بود وظایف سخت را انجام دهد و ذهنیت روشنی برای تصمیم گیری داشته باشد.
انواع مختلف BPM
سه نوع مدیریت فرآیند کسب و کار وجود دارد که عبارتند از:
1.سیستم محور: با این سبک از BPM، مرکز توجه فرآیندهای تجاری است که با یک سیستم تجاری منسجم و با مشارکت انسانی کمی کار می‌کنند.
2.انسان محور: این سبک از BPM بر فعالیت‌هایی که افراد انجام می‌دهند تأکید دارد. طراحی آن ریشه در تعامل انسانی دارد.
3.سند محور: این سبک از BPM حول اسناد، از جمله امضا، قالب‌بندی و تأیید قراردادها می‌چرخد.
مطالعه بیشتر: ضرورت استقرار نظام ارزیابی عملکرد کارکنان
چرخه حیات BPM
به گفته کارشناسان، مدیریت فرآیند کسب و کار دارای پنج مرحله در چرخه حیات است. عبارتند از:
1.طراحی: در این مرحله، کاربران فرآیند فعلی خود را تجزیه و تحلیل می‌کنند و تعیین می‌کنند که چه چیزی نیاز به بهبود دارد.
2.مدل: این مرحله شامل ایجاد روشی است که فرآیندهای تجاری در سناریوها و طرح‌های مختلف کار می‌کنند.
3.اجرا کنید: مرحله بعدی مرحله پیاده سازی است که دستاوردها از جمله اتوماسیون فرآیند و استانداردسازی را برجسته میکند.
4.نظارت کنید: این مرحله شامل نظارت بر بهبود و ارزیابی عملکرد یک فرآیند است.
5.بهینه سازی: مرحله آخر با هدف اطمینان از تداوم بهبود فرآیند کسب و کار است.
سخن پایانی
مدیریت فرآیند کسب و کار ابزار مهمی است که کسب و کارها می‌توانند از آن برای اداره کارآمد سازمان خود استفاده کنند. یک پلت فرم عالی مدیریت کسب و کار می‌تواند به شما کمک کند اهداف، وظایف و اولویت‌های شرکت خود را بهتر پیگیری کنید.
