بر اساس تحقیقات اخیر فوربس، 80 درصد از کارکنان موافقند که ویدئو کنفرانس روشی پیشرو برای برقراری ارتباط بین تیم‌های داخلی است و 84 درصد نیز موافق هستند که برای برقراری ارتباط با ذینفعان خارجی بر کنفرانس صوتی ترجیح داده می‌شود.
با گذارهایی که طی یک سال و نیم گذشته اتفاق افتاده است، جلسات مجازی برای همه تیم‌های دور افتاده به یک امر مشترک تبدیل شده است. از جلسات هیئت مدیره گرفته تا جمعه‌های سرگرم‌کننده، همه چیز مجازی شده است. زوم، اسکایپو Google Meet برخی از ابزارهای متداول هستند که ما اکنون ساعت‌ها از طریق آنها با تیم‌های داخلی و خارجی همکاری می‌کنیم. بنابراین، آداب ویدئو کنفرانس برای حرفه‌ای و مفید بودن جلسات اهمیت پیدا کرده است. در این مقاله از آداب رایج کنفرانس ویدئویی صحبت می‌کنیم. اگر تمایل به شنیدن این مقاله دارید می‌توانید از طریق لینک زیر نسخه صوتی آن را بشنوید:
فناوری خود را آزمایش کنید (سخت‌افزار و نرم‌افزار)
فناوری خود را آزمایش کنید (سخت‌افزار و نرم‌افزار)در عصر کنونی و با رواج دورکاری، تقریباً همه برای کارهای اداری روزانه خود به فناوری وابسته هستند. جلسات حضوری و تیمی به جلسات مجازی از راه دور تبدیل شده است. مشکلات فنی یک اتفاق معمول است. برای اطمینان از این که مشکلات فنی مانع جلسات شما نمی‌شوند، قبل از شروع، چند مورد را بررسی کنید:
- آخرین نسخۀ نرم‌افزار کنفرانس ویدیویی را نصب کنید.
- قبل از شروع جلسه، ابزار ویدئو کنفرانس خود را باز نگه دارید.
- لپ‌تاپ خود را شارژ نگه دارید یا شارژر را در دسترس داشته باشید.
- دوربین لپ‌تاپ خود را بررسی کنید.
- تست کنید که آیا میکروفون شما کار می‌کند یا خیر؟
- اگر در حال ارائه هستید، ارائه خود را آماده نگه دارید.
به موقع باشید
به طور مجازی یا غیر از این، نیازی به گفتن نیست که به موقع بودن برای جلسات، مهم است. بنابراین، تماس‌های ویدئویی، کمتر از ملاقات‌های حضوری در دفتر رسمی نیستند. به موقع باشید یا بهتر بگوییم چند دقیقه قبل از جلسه آماده باشید و فناوری خود را بررسی کنید. این امر باعث می‌شود که شما بدون هیچ ایراد فنی، جلسه‌ای روان داشته باشید. وقتی دیر به جلسه ویدئویی می‌روید، این امر باعث ناراحتی سایر افراد حاضر در آن جلسه می‌شود. بنابراین به موقع بودن یکی از جنبه‌های کلیدی جلسات مجازی است و همچنین نشان می‌دهد که شما برای وقت همه ارزش قائل هستید.
هنگام صحبت نکردن، میکروفون خود را خاموش کنید
کار در خانه گاهی اوقات با صداهای مختلف در پس زمینه همراه است. بازی کودکان در اتاق دیگر، ساخت و ساز در ساختمان کناری، تماشای تلویزیون، صداهای آشپزخانه، پارس سگ و غیره، برخی از حواس‌پرتی‌های رایج هستند. اگر صحبت نمی‌کنید، این عادت را داشته باشید که در حین مکالمه میکروفون خود را خاموش کنید. این کار از شنیدن صداهای مزاحم پس زمینه توسط دیگران در تماس جلوگیری می‌کند.
مطالعه بیشتر: ارزیابی عملکرد سازمانی
لباس مناسب
با توجه به اینکه خیلی از کارمندان از راه دور کار می‌کنند، کارمندان دیگر نیازی به پیروی از لباس پوشیدن ندارند و هر طور که می‌خواهند کار می‌کنند. اما اگر در یک تماس ویدیویی شرکت می‌کنید، سناریو کمی متفاوت است. همانطور که گویی با شخصی ملاقات می‌کنید، آماده تماس ویدیویی شوید. موهای خود را برس بکشید یا شانه کنید، یک پیراهن اتو شده بپوشید و تا حد ممکن ظاهر مناسبی داشته باشید. شما نه تنها برای خودتان، بلکه برای همکاران و مشتریانی که با آنها ارتباط برقرار می‌کنید، لباس می‌پوشید.
تماس چشمی را از دست ندهید
در تماس ویدئو کنفرانس، بسیاری از ما این اشتباه را انجام می‌دهیم که به جای دوربین به فیلم نگاه می‌کنیم. نگاه کردن روی صفحه باعث می‌شود که شما حواس پرت شده و توجه نکنید. در عوض، هنگام تماشای ویدئویی به دوربین نگاه کنید. لنز وب کم را در سطح چشم قرار دهید و در حین صحبت به آن نگاه کنید. این به دیگران این تصور را می‌دهد که هنگام تماس در تماس مداوم هستید؛ همچنین این به شما کمک می‌کند تا با شرکت‌کنندگان در جلسه خود ارتباط برقرار کنید.
تمام توجه‌تان به ویدئوکنفرانس باشد
هنگامی که در تماس ویدئو کنفرانس هستید از کار روی چیزهای دیگر یا چند وظیفه‌ای دست بردارید. شما نه تنها کارهای مهم را از دست خواهید داد بلکه انجام آن نیز بی‌ادبی است. در یک جلسه ویدیویی، بسیار آسان است که بفهمید چه زمانی در جلسه شرکت می‌کنید و چه زمانی حواس شما پرت می‌شود که کار دیگری را انجام می‌دهید. همانطور که در یک مکالمه حضوری رفتار می‌کنید، رفتار کنید و سایر وظایف خود را در حالت تعلیق نگه دارید تا جلسه به پایان برسد.
مطالعه بیشتر: مدیریت عملکرد سازمانی
روشنایی
نورپردازی نقش مهمی در تماس تصویری دارد.وقتی نور بسیار کم است، شما تاریک به نظر خواهید رسید، و با نور زیاد شما به طور غیر طبیعی سفید ظاهر خواهید شد. برای بررسی شرایط روشنایی، قبل از ورود به سیستم، تنظیمات دوربین و روشنایی آن را بررسی کنید. آن را طوری تنظیم کنید که صورت شما شفاف، طبیعی و غیر دانه‌ای به نظر برسد.
پس زمینه مناسب را انتخاب کنید
افرادی که با آنها در تعامل هستید، هر چیزی را که پشت سر شماست می‌بینند. مطمئن شوید که پس زمینه شما مرتب و حرفه‌ای باشد. اشیای غیر ضروری روی میز یا دیوار خود را که ممکن است از تماس ویدیویی کاسته شود را بردارید. همچنین ممکن است بخواهید روی اصلاح رنگ یا تصاویر روی دیوار سرمایه گذاری کنید تا حواس شرکت کنندگان پرت نشوند یا به شما یادآوری نشود که از خانه کار می‌کنید. برای یک رفع ساده، محو کردن یا اضافه کردن پس‌زمینه مجازی را در نظر بگیرید.
لباس مناسب بپوشید
داشتن لباس مناسب از دیگر آداب ویدئو کنفرانس است. حتی اگر فقط صورت و شانه‌های شما در قاب باشد، باید از سر تا پا به طور حرفه‌ای لباس بپوشید. از الگوها، راه راه و چهارخانه دوری کنید. کلاه نپوشید. رنگ‌های صاف و یکدست را در نزدیکی صورت خود قرار دهید و حتما دندان ها، موها و آرایش خود را برانداز کنید. از جواهراتی که ممکن است حواس‌تان را پرت می‌کنند یا صداهای مزاحم ایجاد می‌کنند، در هر بار حرکت خودداری کنید.
مطالعه بیشتر: شاخص‌های مدیریت استراتژیک
از قوانین اساسی برای تعامل شرکت کنندگان پیروی کنید
اگر میزبان یک رویداد ویدئو کنفرانس هستید، می‌خواهید شرکت‌کنندگان را تشویق کنید که احساس کنند می‌توانند در آن شرکت کنند، طبیعتاً انواع رویدادها و مخاطبان، روش‌های متفاوتی را برای تعامل می‌طلبند. امروزه نرم افزارهای ویدئو کنفرانس زیادی وجود دارد که شامل انواع ویژگی‌های تعاملی برای درگیر نگه داشتن مخاطبان شما می‌باشد، از جمله چت خصوصی و گروهی، پرسش و پاسخ، واکنش‌ها و امکان صحبت شرکت کنندگان در مقابل دوربین. قبل از کار با آن جلسه خود را با مرور قوانین شروع کنید و اگر شرکت کننده هستید از آنها پیروی کنید تا همه چیز به خوبی اجرا شود.
یک پلتفرم کنفرانس ویدیویی آسان برای استفاده را انتخاب کنید
اگرچه ” ویدئو کنفرانس ” به طور کلی جلسات مجازی بین دو یا چند طرف را نشان می‌دهد، اما تغییرات زیادی وجود دارد. اگر میزبان یک کنفرانس ویدیویی هستید، پلتفرمی که انتخاب می‌کنید باید برای استفاده آسان و به خوبی با شهود مخاطبان شما سازگار باشد. خواه دسکتاپ، مبتنی بر مرورگر، تلفن همراه یا اتاق جلسه باشد، داشتن راه حل مناسب کنفرانس ویدیویی مشارکت را افزایش می‌دهد، ناامیدی کاربر را از بین می‌برد و تجربه کلی شرکت کنندگان را بهبود می‌بخشد.
مطالعه بیشتر: راهکارهای تدوین برنامه استراتژیک
دیر نرسید و با ظاهر نامرتب آماده نشوید
یکی از جنبه‌های کلیدی آداب خوب ویدئو کنفرانس این است که به موقع و کاملاً آماده نشان داده شود. وقت شناس بودن برای تماس ویدیویی نشان می‌دهد که به سایر افرادی که در جلسه شرکت می‌کنند احترام می‌گذارید و نمی‌خواهید وقت آنها را تلف کنید. در صورت امکان، چند دقیقه قبل از تماس به خود فرصت دهید تا فضای فیزیکی خود را آماده کنید، با دستور کار آشنا شوید، مطالب خود را جمع آوری کنید و وارد شوید.
برای آزمایش فناوری خود تا آخرین لحظه منتظر نمانید
هیچ چیز به اندازه نقص فنی سرعت یک ویدئو کنفرانس را از بین نمی‌برد. قبل از یک جلسه مجازی، برای کشف و حل مشکلات اتصال و فرصت آزمایش ویژگی‌های اصلی نرم‌افزار جلسه خود، زمان زیادی را به خود اختصاص دهید. امن‌ترین پلت فرم‌های ویدئو کنفرانس به شما کمک می‌کند دوربین، بلندگوها و میکروفون خود را قبل از شروع جلسه آزمایش کنید. همچنین باید مطمئن شوید که سرعت اینترنت شما به اندازه کافی سریع است. اگر از Wi-FI استفاده می‌کنید، مطمئن شوید که اتصال قابل اعتمادی دارید تا سرویس کنفرانس ویدیویی شما بتواند با قدرت کامل کار کند و از صدا و تصویر لرزان جلوگیری کند.
وقتی صحبت از آداب ویدئو کنفرانس به میان می‌آید، اولین برداشت‌ها اهمیت دارد. پیروی از این چند نکته آسان به شما کمک می‌کند تا حضور ویدیویی حرفه‌ای‌تر و حرفه‌ای‌تر داشته باشید.
