دورکاری و راه‌های پشتیبانی از آن

با همه‌گیری کویید 19، بسیاری از کارمندان  و مدیران آنها  در حال کار در خارج از دفتر و جدا شدن از یکدیگر برای اولین بار هستند. خوشبختانه، اقدامات مشخص و پژوهش‌محوری وجود دارد که مدیران می‌توانند برای بهبود تعامل و بهره‌وری کارکنان از راه دور‌، آنها را انجام دهند. در این مقاله با چالش‌های پشتیبانی دورکاری آشنا می‌شویم. اگر تمایل به شنیدن نسخه صوتی این مقاله دارید می‌توانید به لینک زیر مراجعه کنید.

مطالعه بیشتر: ارزیابی عملکرد کارکنان

لینک دانلود

 چالش‌های رایج دورکاری

برای شروع، مدیران لازم است فاکتورهایی را که پشتیبانی دورکاری خواستار آن هست را درک کنند. در غیر این صورت کارکنان با عملکرد بالا نیز ممکن است هنگام شروع کار از راه دور، به ویژه در صورت عدم آمادگی و آموزش، افت عملکرد در شغل را تجربه کنند .چالش‌های ذاتی کار از راه دور عبارتند از:

عدم نظارت حضوری

هم مدیران و هم کارمندان آنها اغلب نگرانی‌ها را در مورد عدم تعامل چهره به چهره ابراز می‌کنند. سرپرستان نگرانند که کارمندان، با کارایی بالا کار نخواهند کرد؛ از طرف دیگر تحقیقات نشان می‌دهد حداقل در بعضی از مشاغل، بسیاری از کارمندان با کاهش دسترسی به پشتیبانی و ارتباطات مدیریتی دست و پنجه نرم می‌کنند. در برخی موارد، کارمندان احساس می‌کنند که مدیران از راه دور با نیازهای آن‌ها ارتباط برقرار نمی‌کنند، و بنابراین در انجام کار خود نه حمایت‌کننده و نه کمک‌کننده هستند.

عدم دسترسی به اطلاعات

کارمندانی که به تازگی دورکاری را تجربه می‌کنند غالباً برای یافتن اطلاعات همکاران دچار چالش می‌شوند. حتی دریافت جواب سوالاتی که ساده به نظر می‌رسد، مانعی بزرگ برای کارمندی است که در خانه مستقر است.

انزوای اجتماعی

تنهایی یکی از رایج‌ترین شکایات مربوط به کار از راه دور است، زیرا کارمندان تعامل اجتماعی غیررسمی یک محیط کار را از دست می‌دهند. تصور می‌شود که برون‌گراها ممکن است در کوتاه مدت بیشتر دچار انزوا شوند، خصوصاً اگر در محیط کار از راه دور فرصتی برای ارتباط با دیگران نداشته باشند. با این حال، در مدت زمان طولانی‌تر، انزوا می‌تواند باعث شود هر کارمندی تعلق کمتری به سازمان خود احساس کند ، و حتی می‌تواند منجر به این شود که فرد استعفا دهد.

عوامل حواس‌پرتی در خانه

ما اغلب عکس‌هایی را از دورکاری نشان می‌دهیم که در آن کارمندی را نشان می‌دهد که کودک را در آغوش گرفته و روی لپ‌تاپ، تایپ می‌کند و اغلب روی مبل یا کف اتاق نشیمن نشسته است. در واقع، این نمایش وحشتناکی از کار مجازی موثر است. به طور معمول، ما کارفرمایان را تشویق می‌کنیم قبل از اینکه به آنها اجازۀ کار از راه دور را بدهند، از این موضوع مطمئن باشند که کارمندان از راه دور، دارای فضای کاری اختصاصی و مراقبت از کودکان باشند. با این حال، در صورت انتقال ناگهانی به کار مجازی، با توجه به تعطیلی مدارس و مهد کودک‌ها و مسئولیت‌های غیر منتظره والدین، احتمال اینکه کارمندان با فضای کاری بهینه نشده مواجه شوند، بسیار بیشتر است.

مطالعه بیشتر: مدیریت عملکرد سازمانی

 چگونه مدیران می‌توانند از کارمندان از راه دور پشتیبانی کنند؟

همانطور که کار از راه دور می‌تواند پر از چالش باشد، کارهای نسبتاً سریع و ارزانی نیز وجود دارد که مدیران می‌توانند برای سهولت در انتقال انجام دهند  .اقداماتی که می‌توانید در این زمینه انجام دهید شامل موارد زیر است:

ایجاد چک‌های اعلامی روزانه

 بسیاری از مدیران موفق، با کارمندان از راه دور خود تماس روزانه برقرار می‌کنند. باید توجه داشته باشید که تماس‌ها منظم و قابل پیش‌بینی باشند، و این کار باعث می‌شود که کارمندان حس کنند که می‌توانند با شما مشورت کنند و نگرانی‌ها و سوالات‌شان شنیده می‌شود.

چندین گزینه مختلف فناوری ارتباطات را ارائه دهید

 ایمیل به تنهایی کافی نیست. کارمندان از راه دور از داشتن یک فناوری “غنی‌تر” مانند کنفرانس ویدئویی که بسیاری از نشانه‌های تصویری را به شرکت‌کنندگان می‌دهد استقبال می‌کنند. کنفرانس ویدئویی مزایای زیادی دارد، به ویژه برای گروه‌های کوچکتر. نشانه‌های بصری باعث افزایش “دانش متقابل” در مورد همکاران می‌شود و همچنین به کاهش احساس انزوا در بین تیم‌ها کمک می‌کند. ویدئو همچنین به ویژه برای مکالمات پیچیده یا حساس بسیار مفید است، زیرا احساس شخصی‌تر از ارتباطات نوشتاری یا فقط صوتی است.

شرایط دیگری وجود دارد که همکاری سریع، از جزئیات بصری مهم‌تر است. برای این شرایط، قابلیت پیام‌رسانی فردی با قابلیت تلفن همراه مانند Slack ،Zoom ، Microsoft Teams و غیره را فراهم کنید که می‌تواند برای مکالمه‌های ساده‌تر و کم رسمیت و همچنین ارتباطات حساس به زمان، استفاده شود. اگر شرکت شما ابزارهای فناوری را از قبل در دسترس ندارد، راه‌های ارزان‌قیمت برای به دست آوردن نسخه‌های ساده این ابزارها برای تیم شما، به عنوان یک رفع مشکل کوتاه مدت وجود دارد .قبل از استفاده از هر یک از این ابزارها، با بخش IT سازمان خود مشورت کنید تا اطمینان حاصل کنید که سطح مناسبی از امنیت داده‌ها وجود دارد .

مطالعه بیشتر: راه حل‌های هوش تجاری در سازمان

“قوانین تعامل” را تعیین کنید

 کار از راه دور کارآمدتر و رضایت‌بخش‌تر می‌شود وقتی که مدیران انتظارات مربوط به دفعات، ابزارها و زمان ایده‌آل ارتباطات را برای تیم‌های خود تعیین کنند. به عنوان مثال شما می‌توانید به کارمندتان بگویید: “ما برای جلسات چک کردن روزانه از کنفرانس ویدیویی استفاده می‌کنیم، اما در موارد اضطراری از پیام کوتاه استفاده می‌کنیم.” همچنین می‌توانید به کارمندان خود بگویید که بهترین راه و زمان برای رسیدن به شما در طول روز کاری چیست. مثلاً به او بگویید: “من تمایل دارم بیشتر در اواخر روز برای مکالمات تلفنی یا ویدیویی موقت در دسترس باشم، اما اگر شرایط اضطراری‌تر می‌توانید در طول روز، برای من متن ارسال کنید.” در آخر، مراقب ارتباط بین اعضای تیم باشید (در حد مناسب)، تا اطمینان حاصل کنید که آنها در صورت لزوم اطلاعات را به اشتراک می‌گذارند. ما به مدیران توصیه می‌کنیم که این “قوانین تعامل” را با کارمندان در اسرع وقت، به طور ایده آل در اولین جلسه آنلاین اعلام حضور، تنظیم کنند. در حالی که برخی از انتخاب‌ها در مورد انتظارات خاص ممکن است بهتر از سایر موارد باشد، مهمترین عامل این است که همه کارکنان از یک روش، برای برقراری ارتباط مشترک برخوردار باشند.

مطالعه بیشتر: ارزیابی عملکرد سازمانی

فرصت‌هایی برای تعامل اجتماعی از راه دور فراهم کنید

 یکی از اساسی‌ترین اقداماتی که یک مدیر می‌تواند انجام دهد، ساختن روش‌هایی برای تعامل اجتماعی کارمندان (یعنی مکالمه غیررسمی در مورد موضوعات غیر شغلی) در حین پشتیبانی دورکاری است. این برای همه کارمندان از راه دور صدق می‌کند، به ویژه برای کارمندانی که به طور ناگهانی از دفتر خارج شده‌اند.

ساده‌ترین راه برای برقراری تعاملات اساسی اجتماعی این است که در ابتدای تماس‌های تیمی فقط برای موارد غیر شغلی وقت بگذارید. به عنوان مثال شما می‌توانید در شروع مکالمه از تعطیلات آخر هفته کارمندتان بپرسید. از دیگر گزینه‌ها می‌توان به مهمانی‌های دفتر مجازی اشاره کرد که در آن بسته‌های خوراکی از قبل برای کارمندان ارسال می‌شود و در زمان مهمانی همگی با هم این بسته‌ها را باز می‌کنند. اگرچه این نوع از وقایع ممکن است مصنوعی یا اجباری به نظر برسد، اما مدیران باتجربه می‌دانند که رویدادهای مجازی به کاهش احساس انزوا کمک می‌کنند و باعث افزایش احساس تعلق می‌شوند.

تشویق و حمایت عاطفی را ارائه دهید

به ویژه در زمینه تغییر ناگهانی کار دور، برای مدیران مهم است که استرس را بپذیرند، به اضطراب و نگرانی‌های کارمندان گوش فرا دهند و با آنها همدلی کنند. اگر یک کارمند به تازگی دورکار شده است، به وضوح با استرس دست و پنجه نرم می‌کند، از آن‌ها درباره نگرانی‌هایشان صحبت کنید. حتی یک سوال کلی مانند “این وضعیت کار از راه دور تاکنون برای شما چطور بوده است؟” می‌تواند اطلاعات مهمی را استخراج کند که در غیر این صورت نمی‌شنوید. هنگامی که سوال را پرسیدید، حتماً با دقت به پاسخ گوش دهید و آن را به طور خلاصه برای کارمند بیان کنید، تا اطمینان حاصل کنید که درست فهمیده‌اید. بگذارید استرس یا نگرانی‌های‌کارمند (و نه نگرانی شما) کانون این گفتگو باشد.

تحقیق در مورد هوش هیجانی و  سرایت عاطفی به ما می‌گوید که کارکنان به دنبال نشانه‌هایی در مورد نحوه واکنش در برابر تغییرات ناگهانی یا شرایط بحرانی در مدیران‌شان هستند. اگر مدیر با استرس و درماندگی ارتباط برقرار کند این اضطراب به کارمند نیز منتقل می‌شود، این همان چیزی است که دانیل گلمن آن را “اثر نشت به پایین” می‌نامند. رهبران موثر در مورد کارمندان، رویکردی دو جانبه را در پیش می‌گیرند. آن‌ها هم استرس و اضطرابی را که ممکن است کارمندان در شرایط دشوار احساس کنند تأیید می‌کنند، و هم تأیید اطمینان خود را نسبت به تیم‌های خود با استفاده از عباراتی مانند “سخت است، اما من می‌دانم که از پس آن بر می‌آییم “، یا” بیایید به دنبال راه‌هایی برای استفاده از نقاط قوت خود در این مدت باشیم” نشان می‌دهند .

ارائه پشتیبانی دورکاری یا ساپورت کردن کارکنان راه دور و کاربران نهایی اکنون مهمتر از همیشه است. سازمان به شما و تیم فناوری اطلاعات شما وابسته است تا نیروی کار از راه دور را آماده و راه اندازی کند، بنابراین باید بتوانید به نرم افزار مناسب وابسته باشید.

به کاربران نهایی کمک کنید تا انتقال از کار در دفتر به کار از راه دور را آسان کنند. با استفاده از میز راهنمایی مناسب و نرم افزار دورکاری، کاربران نهایی شما باید بدون توجه به مکانی که در آن قرار دارند، شاهد انجام پشتیبانی دورکاری عالی باشند. تیم فناوری اطلاعات شما باید بتواند اطمینان حاصل کند که زمان حل و فصل سریعتر است. با ابزارهای مناسب نیروی کار از راه دور، کارکنان از راه دور شما می‌توانند بهره وری را حفظ کرده و سازمان شما را به جلو نگه دارند.

اکنون بیش از هر زمان دیگری، زمان با ارزش‌ترین دارایی شماست، بنابراین مطمئن شوید که شما و تیم فناوری اطلاعات خود ابزارهای مناسب را برای پشتیبانی دورکاری در اختیار دارید. تخصیص خودکار، جزئیات مشکل در گردش کار و امکان اتصال از طریق چت یا ویدیو، همگی می‌توانند به شما کمک کنند که به سرعت به مشکلات رسیدگی کنید. فناوری اطلاعات تضمین می‌کند که کار به‌طور معمول ادامه می‌یابد، حتی زمانی که در صدها مکان جداگانه و در همه چیز از میزهای آشپزخانه گرفته تا دفاتر خانگی انجام می‌شود.

برای تحقق پشتیبانی دورکاری، باید به مجموعه‌ای کامل از قابلیت‌ها تکیه کنید، نه فقط به مجموعه‌ای از ابزارها. اطمینان حاصل کنید که قادر به حمایت از نیروی کار تازه توزیع شده خود هستید:

• ارتباط سریع با کاربران نهایی خود: بسیاری از کاربران نهایی که تازه، کار از راه دور را آغاز کرده‌اند و برای تکمیل حجم کاری خود تلاش می‌کنند تحت این شرایط جدید برای آن‌ها می‌تواند استرس زا باشد. اطمینان حاصل کنید که می‌توانید به راحتی با آن‌ها و دستگاه‌های آن‌ها ارتباط برقرار کنید.
• با هم تیمی‌های IT خود ارتباط برقرار کنید تا وظایف، واگذاری ها، تصمیمات را هماهنگ کنید و مشکلات جدید را به عنوان روند در مقابل ناهنجاری‌ها علامت گذاری کنید. همه چیز را وصله نگه دارید و بدانید چه چیزی پشت آخرین وصله‌ها (و چرا) عقب مانده است.

هنگام استفاده از نرم افزار پشتیبانی دورکاری از توسعه دهندگان گرفته تا تیم پشتیبانی و مدیران ارشد، بیاموزید که چگونه نگرش و رویکرد انسان محور می‌تواند باعث شود همه افراد در سازمان احساس مدیر عاملی کنند. یک پشتیبانی خوب مدیریت سیستم ها، بازدیدهای حضوری و دسترسی از راه دور را برای ارائه بهترین خدمات در هر زمان، هر مکان و از هر مکان ترکیب می‌کند.

مطالعه بیشتر: مدیریت پروژه به چه معناست؟

آیا استقرار نظام مدیریت عملکرد کارکنان به فرایند پشتیبانی دورکاری کمک می‌کند؟

با توجه به اینکه استقرار این نظام، در بستر پلتفرم نرم‌افزاری تسما به مکانیزه شدن فرایندهای ارزیابی کارکنان کمک می‌کند، بسیاری از چالش‌های پشتیبانی دورکاری در این بستر رفع می‌شود. برای آشنایی بیشتر با فرایند استقرار این نظام به لینک زیر مراجعه کنید.

استقرار نظام مدیریت عملکرد کارکنان  

منبع:

https://hbr.org/2020/03/a-guide-to-managing-your-newly-remote-workers