مدیریت عملکرد موثر

آیا به عنوان مدیر یا سرپرست، تمام عملکرد کارمندان‌تان را در سالی که گذشت، به درستی به یاد می‌آورید؟ آیا راه بهتری به جز اعتماد به حافظه بلند مدت خود دارید؟ چطور بایستی روند اصولی بررسی عملکرد را انجام داد؟ شاید وقت لازم را در جهت بهبود روند مدیریت و بررسی عملکرد کارکنان خود ندارید و بنابراین هر سال فرایند دشوار و زمانبری برای تشخیص نحوه امتیاز دهی به کارمندان و تصمیم‌گیری صحیح در مورد پرداخت حقوق و مزایا، برنامه‌ریزی آموزش، ارتقا و انتصاب، ارائه امکانات رفاهی به کارمندان و ... را دارید.

مطالعه بیشتر: آشنایی با امکانات نرم افزار مدیریت عملکرد سازمانی

گاهی مدیران حداقل در ابتدای سال اهداف مجموعه تحت سرپرستی خود را تعیین می‌کنند تا در زمان بررسی عملکرد، تنها میزان پیشرفت کارکنان خود را در رسیدن به آن اهداف، ارزیابی کنند. اما بایستی مدنظر قرار داد که با بررسی عملکردِ دوباره در ابتدای دوره ارزیابی بعدی، اهداف دوره ارزیابی گذشته منسوخ می‌شوند زیرا:

• برخی از پروژه‌ها کنسل شده‌اند
• پروژه‌های جدید مطرح شده‌اند
• اولویت‌ها تغییر می‌کنند

حتما برای شما هم پیش آمده است که در روند ارزیابی عملکرد با ارزیابی پرسنلی که خود را با ذکر پروژه‌های آسان، برجسته ارزیابی می‌کنند، دچار چالش می‌شوید. به نظر شما چگونه می‌توان به پرسنل توضیح داد که یک عملکرد خوب، بایستی مطابق انتظارات باشد در حالی که می‌دانیم آنها انتظار رتبه‌بندی بالاتر دارند.

 بسیاری از مدیران و سرپرستان با استعداد و باهوش در چرخه مدیریت عملکرد سنتی گیر افتاده‌اند. وقتی اهداف سالانه در ابتدای دوره ارزیابی تعیین می‌شود (و شاید اصلاً هم تعیین نشود) و اوج عملکرد سالانه، زمانیکه برای نحوه پرداخت‌ها تصمیم می‌گیریم، ارائه می‌شود، روند سنتی مدیریت عملکرد می‌تواند یک فرایند اداری وقت‌گیر و بی‌نتیجه باشد که باعث بهبود و توسعه عملکرد نمی‌شود. بنابراین رویکرد جایگزین چیست؟چند سالی است که بسیاری از سازمان‌های بخش دولتی و خصوصی، مدیریت عملکرد سنتی را به نفع روش‌های موثرتر و ساده‌تر، کنار گذاشته‌اند. این روش‌ها مزایای ذیل را به دنبال دارد: 

• توسعه عملکرد کارکنان
• بهبود روابط و فرایندهای کاری
• عملکرد بر اساس اولویت‌ها و اهداف
• عملکرد با بالاترین پتانسیل

مطالعه بیشتر: امکانات بهترین نرم افزار مدیریت پروژه 

عناصر اساسی لازم برای مدیریت عملکرد موثر

چند عنصر اساسی در ایجاد یک چارچوب مدیریت عملکرد موثر وجود دارد، از جمله:

1.تعیین اهداف

اولین عنصر اساسی در چارچوب مدیریت عملکرد موثر تعیین اهداف است. شما باید اهداف را از راه درست تعیین کنید. آن‌ها باید معنادار و قابل درک باشند. کارکنان باید در مورد اینکه چرا این اهداف فردی اهمیت دارند و چگونه اهداف سازمانی را پیش می‌برند، پیش زمینه‌ای داشته باشند. وقتی کارمندان بدانند و واقعاً متوجه این مسئله شوند به نقش‌هایشان اهمیت بیشتری داده و بسیار بیشتر درگیر خواهند شد.

تعیین هدف یک فرآیند مشارکتی است و باید باشد که شامل ملاقات با کارکنان و شفاف بودن در مورد اهداف، جهت و موانع شرکت است. با استفاده از این اطلاعات، کارکنان می‌توانند اهدافی را ایجاد کنند که مکمل اهداف سازمانی باشد و تصمیمات روزانه برای پیشبرد این اهداف اتخاذ کنند.

2.ارتباطات و همکاری شفاف

کارمندان نمی‌خواهند زمانی که شرکت‌هایشان روزهای سختی را سپری می‌کنند، به‌ویژه در بحبوحه همه‌گیری کووید-۱۹، در تاریکی نگه داشته شوند. آن‌ها می‌خواهند در جریان اطلاعات مربوطه قرار بگیرند. علاوه بر این، آن‌ها خواهان برقراری ارتباط به موقع و در عین حال ایجاد روابط سالم با همکاران و مدیران خود هستند. این شامل بازخورد منظم و بحث صادقانه خواهد بود. حتی زمانی که چنین ارتباطی دشوار یا ناراحت کننده باشد.

مطالعه بیشتر: راه حل‌های هوش تجاری در رشد سازمان

3.شناسایی کارکنان

یک سیستم مدیریت عملکرد موثر باید شناخت و پاداش کارکنان را در اولویت قرار دهد. کارمندان باید به خاطر کاری که انجام می‌دهند و تلاشی که انجام می‌دهند احساس ارزشمندی و قدردانی کنند.  بازخوردها و بررسی‌های صادقانه و منظم مورد نیاز است. هرچه بازخورد مکرر و دقیق‌تر باشد، عملکرد فردی بهتر است. کارمندان می‌خواهند بینش منظمی در مورد کار خود داشته باشند و هر چه کارکنان در مورد عملکرد خود اطلاعات بهتری داشته باشند، بهتر می‌توانند بهبود یابند.

4.توسعه کارکنان

هیچ کارمند بلندپروازی نمی‌خواهد در یک شرکت درازمدت بدون تقویت و توسعه مهارت‌ها باقی بماند. پیشرفت و توسعه برای کارکنان مهم است. ناگفته نماند، شرکت‌ها زمانی سود می‌برند که کارکنان ماهرتر و توانمندتر باشند.

چه تفاوتی در این رویکرد جدید وجود دارد که عملکرد را به صورت مستمر ارزیابی می‌کند؟ در این روش، توسعه در کل سال انجام می‌گیرد و ایجاد اهداف مستقیم و مرتبط بطور معنی‌داری بر مدیریت عملکرد تأثیر می‌گذارد. همچنین کوچینگ (مربی‌گری) و بازخورد در طول دوره ارزیابی انجام شود نه به عنوان یادآوری برای دوره بعدی ارزیابی. 

چه اتفاقی می‌افتد اگر عملکرد افراد در طول سال شناخته شود؟ چه می‌شود اگر مدیران تکالیف  چالش برانگیزتر و اهداف انعطاف‌پذیر برای افراد تعیین کنند؟ توجه داریم که با این روش احتمالاً به افراد کمک می‌شود که عملکردی بیش از حد انتظار داشته باشند. در نهایت نوشتن و ارائه بازبینی عملکرد فرایند کسل‌کننده‌ای که در آخر سال اتفاق می‌افتد نیست. در واقع وقتی بازبینی عملکرد به طور موثر انجام می‌شود، باعث مقاومت و تعجب پرسنل نمی‌شود. ماحصل جلسات منظم و مستمر بررسی عملکرد چیست؟ بررسی‌های منظم به کارمندان شما این امکان را می‌دهد تا بدانند: 

• در کجا ایستاده‌اند
• درک واضحی از اهداف داشته باشند
• انتظارات مشخص می‌تواند به اصلاح و تنظیم رفتارهای لحظه‌ای آن‌ها کمک کند

مطالعه بیشتر: ارزیابی عملکرد سازمانی

مدیریت عملکرد موثر مثل یک خیابان دو طرفه است. یک سرپرست، مسئول موارد زیر است:

• ارتباط بین چشم‌انداز و استراتژی
• تعریف موفقیت
• ارائه بازخورد منظم
• کوچینگ

  همچنین کارمندان مسئولیت‌های زیر را دارند: 

• توجه کردن
• سوال پرسیدن
• فعال بودن در مقابل بازخوردها

و در نهایت آن‌ها مالک اهداف و موقعیت‌های در حال توسعه می‌باشند. 

حال شما اگر به عنوان مدیر و سرپرست از شیوه‌های مدیریت عملکرد موثر استفاده کنید، وقت و تلاش خود را در طول سال به طور مساوی توزیع خواهید کرد، در نتیجه شما استرس کمتر و کارمندان بازخورد بموقع‌تر دریافت خواهند کرد. به یاد داشته باشید در صورت انجام صحیح فرایند مدیریت عملکرد توسط سرپرست خبره اینکار، از تعامل، ماندگاری و عملکرد کلی بیشتری برخوردار خواهید بود. برای آشنایی با نظام مدیریت عملکرد کارکنان و روش‌های استقرار آن می‌توانید به لینک زیر مراجعه کنید

استقرار نظام مدیریت عملکرد کارکنان

همچنین برای مشاهده ویدئوی مربوط به این مقاله به لینک زیر مراجعه کنید

لینک ویدئو