امروز چهارشنبه ۱۹ مرداد ۱۴۰۱
تلفن : 38800803 - 051 (10 خط ویژه)
تاریخ انتشار : ۱۴۰۱/۰۴/۰۶ دسته بندی :

کنترل پروژه

کنترل پروژه فرآیندی است که برای درک زمان و هزینه‌های صرف شده در یک پروژه استفاده می‌شود. کنترل‌های پروژه ابزارهایی هستند که به شما کمک می‌کنند در زمان برنامه ریزی و اجرای پروژه خود صرفه جویی کنید و هزینه‌ها را کاهش دهید. کنترل‌های پروژه عبارتند از جمع‌آوری داده‌ها، مدیریت داده‌ها و فرآیندهای تحلیلی که برای پیش‌بینی، درک و تأثیر سازنده بر نتایج زمان و هزینه یک پروژه استفاده می‌شود؛ و از طریق ارتباط اطلاعات در قالب‌هایی به مدیریت و تصمیم‌گیری مؤثر کمک می‌کند. در این مقاله، توضیح خواهیم داد که کنترل‌ پروژه چیست و چگونه می‌توانید از این فرآیندها برای کمک به ماندن در محدوده پروژه، به حداقل رساندن بودجه و حفظ برنامه‌ریزی پروژه خود استفاده کنید.

مقدمه

کنترل در پروژه

یکی از راه‌های افزایش احتمال موفقیت پروژه، اجرای کنترل‌ پروژه است که باید با تجزیه و تحلیل داده‌ها به دست آید. کنترل عملکرد، کلید تکمیل پروژه به موقع و در چارچوب بودجه است. تعاریف زیادی از کنترل‌های پروژه وجود دارد که در صنایع و در بین شرکت‌های درون صنایع استفاده می‌شود. کنترل در پروژه یک عملکرد حرفه‌ای است که به طور گسترده به عنوان مجموعه‌ای از مهارت‌های تخصصی به خودی خود شناخته نمی‌شود. آن‌ها راه کارهایی برای دستیابی به نتایج موفق پروژه هستند. همه کسب ‌و کارها باید پس‌انداز را در اولویت قرار دهند، زیرا انجام این کار اغلب آن‌ها را سرپا نگه می‌دارد. ساده‌ترین راهی که می‌توانید به شرکت خود در صرفه جویی در زمان و هزینه کمک کنید، کنترل پروژه‌ها با مدیریت پروژه است.

کنترل‌های پروژه در مدیریت پروژه چیست؟ 

همان طور که در بالا اشاره شد کنترل‌ پروژه مجموعه‌ای از فرآیندهایی است که برای درک و تأثیرگذاری بر میزان زمان یا هزینه صرف شده برای یک پروژه استفاده می‌شوند. هر کنترلی در پروژه بر روی بخش مشخصی از طرح پروژه مانند برنامه زمان بندی، منابع یا خطرات احتمالی تمرکز می‌کند.

مطالعه بیشتر: مدیریت پروژه چیست و چه تفاوتی با کنترل پروژه دارد؟

چرا کنترل پروژه مهم است؟

کنترل‌های پروژه

کنترل پروژه اطلاعاتی را فراهم می‌کند که به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تا تصمیمات آگاهانه و به موقع اتخاذ کنند که از خطراتی که پروژه را تهدید می‌کند جلوگیری کند. از شروع پروژه تا تکمیل آن، وظیفه شما به عنوان مدیر پروژه این است که همه چیز را در مسیر و در محدوده نگه دارید. بدون فرآیند کنترل‌های پروژه، پاسخ به سؤالات مهم در مورد پروژه دشوار بوده، که ممکن است موفقیت پروژه را تحت تأثیر قرار دهد یا آن را پیچیده کند. برخی از دلایلی که ممکن است پروژه‌ها بدون کنترل‌های پروژه از مسیر خارج شوند عبارتند از:

  • افراد: بدون کنترل پروژه، ممکن است سوالاتی در مورد اینکه در یک پروژه چه کسانی در دسترس هستند؟ چه کسی مسئول نقش‌ها و مسئولیت‌ها است؟ و چه کسی باید وظایف خاص را در طول توسعه پروژه به عهده بگیرد، مطرح شود.
  • کیفیت: فرآیند کنترل در پروژه مواردی از جمله برآورده شدن انتظارات، کامل بودن موارد در هر مرحله از پروژه و همه عوامل در طول مسیر کار می‌کنند را تضمین می‌کند.
  • هزینه: زمانی که هزینه پروژه کنترل نمی‌شود، ممکن است به دلیل تغییرات ذینفعان یا محاسبات اشتباه در طول برنامه ریزی پروژه، هزینه‌های پیش بینی نشده‌ای رخ دهد.
  • زمان: نظارت بر زمان پروژه از مسائلی مانند تاخیر در برنامه، تغییر اولویت‌ها و برخورد در منابع جلوگیری می‌کند که این‌ها می‌تواند منجر به نتایج نامطلوب پروژه شود.

به طور کلی از طریق فرآیند کنترل، می‌توان متوجه شد که همه چیز طبق برنامه پیش می‌رود یا خیر. که اگر طبق برنامه نباشد شما به سرعت روند درست را در پیش می‌گیرید تا پروژه خود را در مسیر خود نگه دارید.

مطالعه بیشتر: منظور از مدل بلوغ مدیریت پروژه چیست ؟

5 مرحله کنترل مدیریت پروژه

در زیر پنج مورد کنترل پروژه که شما می‌توانید برای دریافت اطلاعات بهتر در برنامه پروژه خود پیاده سازی کنید ارائه شده است:

مراحل کنترل در پروژه

1-برنامه ریزی

افزایش دید در زمان‌بندی پروژه به شما کمک می‌کند تا متوجه شوید در امتداد جدول زمانی پروژه خود پیش می‌روید یا خیر. برای انجام این کار، مطمئن شوید که تمام کارهای پروژه خود را در یک مکان، مانند یک ابزار مدیریت پروژه، ردیابی می‌کنید. به این ترتیب، می‌توانید در یک نگاه به وظایف، مهلت‌ها و وابستگی‌های خود دست یابید. به علاوه، می‌توانید نقاط عطف پروژه را به عنوان نقاط بازرسی برای سنجش پیشرفت خود در محل قرار دهید.

برای اینکه ذینفعان خود را در جریان پیشرفت پروژه نگه دارید، از گزارش وضعیت پروژه استفاده کنید. گزارش‌‌های دوهفته‌ای یا ماهانه راهی عالی برای ارزیابی اینکه آیا پروژه شما در مسیر درست قرار دارد یا خیر می‌باشد. اگر پروژه طبق برنامه پیش نرفت، می‌توانید به سرعت دلیل را مشخص کنید و بر اساس آن عیب یابی کنید. سپس، این اطلاعات را با سهامداران به اشتراک بگذارید تا همه در یک صفحه باشند.

2-منبع

هر پروژه به منابع مانند زمان، پول، یا در دسترس بودن اعضای تیم پروژه بستگی دارد. مدیریت منابع بخش مهمی از فرآیند کنترل پروژه است. برآورد هزینه و برنامه ریزی منابع در طول شروع پروژه نیز می‌تواند به شما کمک کند تا بودجه خود را نگه دارید. نه تنها نیاز به درک روشنی از منابع موجود در هنگام شروع پروژه دارید، بلکه به راهی برای پیگیری هزینه‌ها و منابع در حین انجام پروژه نیز نیاز دارید. اگر بخشی از پروژه بیش از بودجه باشد، یا زمانی که فکر می‌کردید یکی از اعضای تیم دیگر در دسترس نباشد، کنترل‌های فعال پروژه می‌توانند به شما کمک کنند تا به سرعت یک جایگزین را شناسایی کنید.

3. ریسک

مدیریت ریسک در پروژه

مدیریت ریسک پروژه، یک کنترل پروژه حیاتی برای شناسایی فعالانه و جلوگیری از خطرات منجر به خارج کردن مسیر پروژه شما است. بهترین راه برای انجام این کار، ثبت ریسک است، جایی که ریسک‌های بالقوه را بر اساس اولویت رتبه‌بندی می‌کنید و نحوه مدیریت آن‌ها را بر اساس آن ارزیابی می‌کنید.

4. تغییر

کنترل تغییر یکی از بهترین راه‌ها برای جلوگیری از خزش محدوده پروژه است که می‌تواند منجر به تاخیر در جدول زمانی، افزایش بودجه و نقص پروژه شود. هنگامی که یک فرآیند کنترل تغییر را پیاده سازی می‌کنید، برای هر گونه تغییر پروژه که در راه شما قرار می‌گیرد، احساس آمادگی خواهید کرد.

5-عملکرد

مدیریت عملکرد، فرآیند گسترده نظارت بر موفقیت پروژه شما است. ساده‌ترین راه برای انجام این کار، تنظیم شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای ارزیابی عملکرد پروژه است. که ممکن است شامل ردیابی هزینه‌ها بر اساس خطوط پایه، تکمیل به موقع، ساعات صورتحساب و بازگشت سرمایه باشد.

وقتی از کنترل‌ پروژه استفاده می‌کنید، می‌توانید مطمئن باشید که پروژه خود را از همه جهات زیر نظر دارید. این در نهایت باعث صرفه جویی در وقت و هزینه شما می‌شود و به شما کمک می‌کند تا پروژه‌های تحویلی موفقی ایجاد کنید.

مطاله بیشتر: ضرورت استقرار نظام مدیریت عملکرد سازمانی

کنترل پروژه در مقابل مدیریت پروژه

تفاوت مدیریت پروژه و کنترل پروژه

همپوشانی در عملکرد بین این دو رشته می‌تواند گاهی اوقات تمایز بین آن‌ها را دشوار کند. بسیاری از سازمان‌ها نقش یک کنترل کننده پروژه را به یکی از مدیران پروژه محول می‌کنند که این موضوع را گیج کننده‌تر می‌کند. با این حال، تشخیص تفاوت بین این دو برای درک کامل نقش کنترل‌های پروژه مهم است.

مدیریت پروژه

مدیریت پروژه یک عملکرد کل نگر است که شامل مدیریت افراد، فرآیندها و محصولات قابل تحویل در یک پروژه از طریق عملکردهای فرعی مختلف است. علاوه بر هزینه و برنامه، بر کیفیت و دامنه تمرکز دارد. هدف مدیریت پروژه از این جهت جامع‌تر است که هدف آن تکمیل موفقیت آمیز پروژه با توجه به منابع موجود است.

کنترل‌های پروژه

کنترل‌های پروژه یک تابع فرعی هستند و فقط بر دو پارامتر تمرکز دارند: هزینه و برنامه. به عنوان مثال، مدیریت افراد و کنترل کیفیت، در حوزه کنترل پروژه قرار نمی‌گیرد. هدف اصلی کنترل‌های پروژه به حداقل رساندن اختلاف هزینه‌ها و زمان‌بندی نسبت به آنچه در ابتدا برنامه‌ریزی شده بود، است.

به طور کلی کنترل‌ها به عنوان یک مهار ایمنی برای مدیریت پروژه عمل می‌کنند. یک کنترل کننده پروژه در مورد هزینه و زمان بندی گزارش می‌دهد و به تیم پروژه در مورد مسائل احتمالی مشاوره می‌دهد. اجرای واقعی این توصیه‌ها توسط کنترل کننده انجام نمی‌شود، بلکه توسط مدیران پروژه انجام می‌شود. با وجود اینکه کنترل‌ها تابعی فرعی از مدیریت پروژه هستند، کنترل‌کننده‌های پروژه با مدیران پروژه‌ای که به آن‌ها گزارش می‌دهند، تعامل زیادی ندارند. تعدادی از اعضای تیم که کنترل کننده‌ها با آن‌ها تعامل دارند عبارتند از: مدیر پروژه، تیم مالی، فروشندگان، مدیر ساخت و ساز، سرپرست تیم تدارکات، سرپرست تیم فنی.

مطالعه بیشتر: منظور از مدل سازمان پروژه محور چیست؟

سخن پایانی

همان طور که در بالا اشاره شد کنترل پروژه چندین فرآیند را در بر گرفته و با چندین نقش تعامل دارد تا موفقیت پروژه را تضمین کند. کنترل‌ها نیاز به توجه مداوم به جزئیات در طول مدت پروژه دارد و حتی برخی از آن‌ها می‌توانند برای سال‌ها اجرا شوند.

کنترل پروژه
تماس با ما
تماس با ما
پشتیبانی
پشتیبانی
دموی محصولات
دموی محصولات