تعالی سازمانی چیست؟| انواع مدل‌ها و اصول 9 گانه آن

 مقدمه

در بازار رقابتی کنونی، سازمان‌ها برای اینکه رشد پایدار داشته باشند و بقا یابند، نیاز است تا عملکردهایی فراتر از حد معمول انجام دهند و به بهره‌وری و اثربخشی بیشتری دست یابند. «تعالی سازمانی» به کمک سازمان‌ها می‌آید با تنظیم استانداردها و فرآیندهایی در افزایش انگیزه و مشارکت کارکنان سهیم باشند تا محصولات و خدماتی فراتر از انتظارات مشتریان عرضه کنند. این رویکرد علاوه بر اینکه به بهبود مستمر عملکرد سازمانی منجر می‌شود، زمینه ایجاد فرهنگ سازمانی مبتنی بر شواهد و استراتژی‌های مؤثر برای دستیابی به نتایج عالی را نیز فراهم می‌کند. در این مقاله درباره تعریف و مدل های تعالی سازمانی، اصول نه گانه آن و مزایای پیگیری و دستیابی به تعالی سازمانی توضیح داده می شود.

تعریف تعالی سازمانی

تعالی سازمانی به عنوان تلاش‌های مداوم برای ایجاد یک چارچوب داخلی از استانداردها و فرآیندها با هدف مشارکت و ایجاد انگیزه در کارکنان برای ارائه محصولات و خدماتی که نیازهای مشتری را در چارچوب انتظارات تجاری برآورده می‌کند، تعریف می‌شود. این عبارت است از دستیابی سازمان به عملکرد برتر ثابت. برای مثال، خروجی‌هایی که فراتر از برآورده کردن اهداف، نیازها یا انتظارات است. برای سازمان‌ها خوب بودن کافی نیست. برای کسانی که می‌خواهند انتخاب برتر و جاودانه در بازار باشند، برتری باید هدف آن‌ها باشد. تعالی سازمانی با تمرکز بر فرهنگ و استراتژی به دست می‌آید. چارچوب رهبری مبتنی بر شواهد و نه اصل برای تعالی سازمان با هم کار می‌کنند تا فرهنگ کاری در مکان برتر ایجاد کنند و استراتژی‌هایی برای دستیابی به نتایج عالی ارائه دهند.

در ادامه دو مولفه مهم تعالی سازمانی تعریف می شود:

• سازمان

سازمان، گروهی است که تحت رهبری خاص جمع و ترکیب شده است تا به عنوان یک نهاد واحد برای یک هدف خاص عمل کنند.

• تعالی

معیاری برای عملکرد دائمی برتر است که از الزامات و انتظارات فراتر می‌رود بدون اینکه نقص یا ضایعات قابل توجهی را نشان دهد.

درمجموع، تعالی سازمانی به پیشرفت ایجاد شده توسط بنیادی مانند مدیریت، کیفیت جامع ادامه می‌دهد که در آن همه سطوح سازمان در بهبود مستمر مشارکت دارند.

تعالی سازمانی با تمرکز بر فرهنگ و استراتژی به دست می‌آید

 مزایای پیگیری و دستیابی به تعالی سازمانی

تلاش برای دستیابی به تعالی سازمانی می‌تواند اعتبار کلی یک سازمان را در داخل و خارج تقویت کند. بازدهی بیشتر کارکنان متعهد، مشتریان راضی و عملیات موثرتر می‌تواند به طور بالقوه هرگونه هزینه‌های بالاتر برای زیرساخت‌ها و سربار را جبران کند. ASQ Excellence استانداردی را برای سازمان‌های کیفیت محور و بینش در سراسر جهان تعیین و سازمان ‌هایی را که به آن‌ها خدمت می‌کند برای دستیابی به برتری توانمند می‌سازد. عضویت سازمانی ASQ Excellence بر چهار حوزه کلیدی تعالی سازمانی متمرکز است:

• محک گذاری صنعت
• منابع و ابزار کیفیت
• استعداد و توسعه تیم
• تعامل، شبکه و رویدادها

مزایای عضویت سازمانی به هر چهار دسته مزیت کمک می‌کند، به ویژه برای کمک به توسعه یک برنامه معیار در سطح جهانی و پیگیری بهترین شیوه‌ها در تعالی سازمانی و عملکرد عملیاتی سال به سال.

همانطور که در این مقاله درباره اثر بالدریج بر عملکرد سازمانی توضیح داده خواهد شد، نظرسنجی از 273 متقاضی برنامه تعالی عملکرد بالدریج نشان می دهد که نسبت سود به هزینه 0/3 به 1 مرتبط با استفاده از چارچوب تعالی بالدریج است و نسبت سود به هزینه 107 به 1 هنگام در نظر گرفتن سودهای مالی مرتبط با افزایش رضایت مشتری، و نسبت 820 به 1 هنگام در نظر گرفتن سودهای مالی مرتبط با افزایش ارزش فروش بیش از هزینه‌های منابع می‌باشد.

 مدل‌های تعالی سازمانی

1. جایزه ملی کیفیت مالکوم بالدریج

یکی از برنامه‌هایی که خصوصیات و ویژگی‌های تعالی سازمانی را برجسته می‌کند، جایزه ملی کیفیت مالکوم بالدریج است. در چارچوب تعالی بالدریج، ویژگی‌های تعالی سازمان عبارت اند از:

• رهبری
• برنامه ریزی استراتژیک
• تمرکز بر مشتری و بازار
• اندازه گیری، تحلیل و مدیریت دانش
• تمرکز منابع انسانی/نیروی کار
• مدیریت فرآیند
• نتایج کسب و کار

2. بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت

یک پروتکل مشابه است. مدل تعالی بنیاد اروپایی برای مدیریت کیفیت (EFQM: European Foundation for Quality Management) شامل موارد زیر است:

• رهبری
• مردم
• استراتژی
• مشارکت‌ها و منابع
• فرآیندها، محصولات و خدمات
• نتایج مردم
• نتایج مشتری
• نتایج جامعه
• نتایج کسب و کار

3. جایزه دمینگ

جایزه دمینگ توسط اتحادیه دانشمندان و مهندسان ژاپنی (JUSE: Union of Japanese Scientists and Engineers) با جوایز متمایز برای افراد، سازمان‌ها و بخش‌های عملیاتی تأسیس شد. بر اساس مفهوم «کنترل کیفیت در سطح شرکت» (CWQC: Company-Wide Quality Control)، جایزه دمینگ سطوح و طبقه بندی‌های مختلفی از تعالی سازمانی را ایجاد کرد که عبارت اند از:

• سازمان و مدیریت آن
• تحصیلات
• اطلاعات با کیفیت
• برنامه ریزی
• تحلیل و بررسی
• استاندارد سازی
• کنترل
• تضمین کیفیت
• نتایج

این دیدگاه‌های مختلف نشان می‌دهد که ویژگی‌های مشترک تعالی سازمان در فرهنگ‌ها و ملل مختلف سازگار است.

تلاش برای دستیابی به تعالی سازمانی اعتبار کلی یک سازمان را در داخل و خارج تقویت می کند

 مدیریت برای تعالی سازمانی

دیدگاه دیگر این است که به تعالی سازمانی به عنوان یکپارچگی موفق فناوری، زیرساخت و پرسنل نگاه کنیم. تعالی سازمان اغلب نتیجه فعالیت‌های انتقالی و تحول آفرین است که نتایج سازمانی موفق مستلزم مدیریت و پیشرفت سنجیده در شش حوزه کلیدی است:

1-اطلاعات: استانداردها، معیارها، و پشتیبانی تصمیم

2-ساختار: نقش ها، مسئولیت‌ها و مسئولیت‌های هر حوزه عملکردی

3-افراد: کل سرمایه انسانی درون سازمان

4-پاداش ها: غرامت و مشوق ها

5-سیستم‌های یادگیری: دانش و آموزش

6-فرآیندهای کاری: تعامل و پیوند گردش کار

تعالی سازمانی منوط به کسب تعهد کافی برای پذیرش و اعمال تغییرات مثبت در زمینه‌های فوق است. مدیریت تغییر سازمانی برای انتقال موثر تغییرات به افراد تحت تاثیر به منظور به حداقل رساندن عدم اطمینان و موانع، ضروری است. همکاری بسیار مهم است و شواهد برتری سازمانی را می‌توان با یک کارت امتیازی متوازن که دیدگاه‌های زیر را پوشش می‌دهد در سراسر سازمان نشان داد:

• مالی
• مشتری
• فرآیندهای کسب و کار داخلی
• یادگیری و رشد

تعالی سازمانی به تدریج توسعه می‌یابد. سطوح مختلف یا “سطوح بلوغ” باید به عنوان اهداف موقت برای هر یک از ویژگی‌های تعالی سازمان شناسایی شوند. با تمرکز بر انتظارات عملکرد یک سطح بلوغ در دسترس، کارکنان و ذینفعان تمایل بیشتری به ایجاد تغییرات لازم در کنترل و قابلیت‌های خود خواهند داشت و با رسیدن به سطوح بلوغ، شرکت کنندگان باید برای تلاش‌هایشان شناخته شوند.

9 اصل ویژه برای دستیابی به تعالی سازمانی

اصول نه گانه برای تعالی سازمانی مفاهیم راهنمای چارچوب رهبری مبتنی بر شواهد هستند. هنگامی که این اصول به درستی به کار می‌روند، به سازمان‌ها برای توسعه فرهنگ تعالی نقشه راه را می‌دهد.

1. به تعالی متعهد باشید

حین انجام مأموریت‌ها و ارزش‌ها، انتظارات زیادی برای دستیابی به نتایج داشته باشید.

2. چیزهای مهم را اندازه گیری کنید

به طور مستمر پیشرفت را دنبال کنید تا با ذهنیت بهبود یافته به نتایج برسید.

3. درباره خدمات فرهنگ سازی کنید

با علاقه و توجه فراوان به دیگران خدمت کنید.

4. رهبران را برای توسعه افراد توسعه دهید

به افراد آموزش دهید تا در محل کار بهترین باشند.

5. بر مشارکت کارکنان تمرکز کنید

در محل کار به آرزوها و خواسته‌ها توجه کنید.

6. پاسخگو باشید

برای دستیابی به اهداف سازمانی به مسئولیت پذیری فردی متعهد شوید.

7. رفتارها را با اهداف و ارزش‌ها هماهنگ کنید

برای حرکت دادن سازمان در جهت مثبت، از شیوه‌های ثابتی استفاده کنید.

8. در تمام سطوح ارتباط برقرار کنید

مردم می‌دانند چرا کاری که انجام می‌دهند اهمیت دارد.

9. موفقیت را بشناسید و به آن پاداش دهید

برای افرادی که برای به دست آوردن نتایج با یکدیگر همکاری می‌کنند ارزش قائل باشید و از آن‌ها قدردانی کنید.

اصول 9 گانه برای تعالی سازمانی به سازمان‌ها برای توسعه فرهنگ تعالی نقشه راه را می‌دهد

نتیجه گیری

«تعالی سازمانی» به کمک سازمان‌ها می‌آید تا با تنظیم استانداردها و فرآیندهایی در افزایش انگیزه و مشارکت کارکنان سهیم باشند و محصولات و خدماتی فراتر از انتظارات مشتریان عرضه کنند. تعالی سازمانی، صرفاً یک هدف نیست؛ بلکه فرایندی مستمر و استراتژیک است که بر تمامی سطوح سازمان سیطره دارد. با اجرای مدل‌های معتبر و تمرکز بر فرهنگ بهبود مستمر، این امکان برای سازمان‌ها فراهم است که عملکرد خود را ارتقا دهند و در بازار رقابتی امروز، جایگاهشان را تثبیت کنند. در این مسیر، ابزارهای مناسب و ارزیابی‌های منظم، نقش حیاتی در دستیابی به نتایج مطلوب ایفا می‌کنند.