مدل تعالی سازمانی EFQM، یک چارچوب خود ارزیابی برای اندازه گیری نقاط قوت و زمینه‌های بهبود یک سازمان در تمام فعالیت‌های آن است. اصطلاح «تعالی» به این دلیل استفاده می‌شود که مدل تعالی بر آنچه که یک سازمان انجام می‌دهد یا می‌تواند انجام دهد، برای ارائه خدمات یا محصول عالی به مشتریان، کاربران خدمات یا ذینفعان خود تمرکز دارد.
اگرچه مدل تعالی سازمانی EFQM ریشه در بخش خصوصی دارد، اما سازمان‌های دولتی و غیردولتی نیز می‌توانند از آن به نفع خود استفاده کنند. مجموعه گسترده و منسجمی از پیش‌فرض‌ها درباره آنچه برای یک سازمان مؤثر و مدیریت آن ضروری است ارائه می‌کند، اما این مدل تجویزی نبوده و مستلزم رعایت دقیق مجموعه‌ای از قوانین یا استانداردها نیست. به جای تکیه بر یک ارزیاب خارجی هر سازمانی می‌تواند از آن به روش خود در جهت مدیریت و توسعه استفاده کند.
مطالعه بیشتر: آشنایی با نرم افزار مدیریت عملکرد کارکنان تسما
مدل تعالی سازمانی EFQM چیست؟
مدل تعالی سازمانی EFQM چیست؟
مدل تعالی سازمانی EFQM در سال 1992 توسط بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت (EFQM) راه اندازی شد، مدل تعالی برای کمک به سازمان‌ها صرف نظر از اندازه یا بخش برای توسعه و اجرای استراتژی‌های خود جهت افزایش رقابت پذیری سازمان‌های اروپایی ایجاد شد.
از سال 1992 تا به الان مدل تعالی سازمانی با گذشت زمان تغییر و پیشرفت کرده است تا تغییرات در بازار جهانی را منعکس کند. مدل 2020 آخرین مدل تعالی EFQM است و از مدل قبلی (2013) اساساً تغییر کرده است.
آخرین مدل از یک ابزار ارزیابی ساده به ابزاری تبدیل شده است که «چارچوب و روشی برای کمک به تغییرات، دگرگونی‌ها و اختلالاتی که افراد و سازمان‌ها هر روز با آن مواجه هستند» ارائه می‌کند.
مدل تعالی سازمانی EFQM (ساختار بسیار متفاوتی با مدل 2013 دارد) بر اساس طرح سه سوال است: چرا؟ چگونه؟ و چه چیزی؟
- چرا این سازمان وجود دارد؟ چه هدفی را برآورده می‌کند؟ چرا این استراتژی خاص؟ (جهت)
- چگونه قصد دارد به هدف و استراتژی خود برسد؟ (اجرا)
- در واقع تا به امروز چه دستاوردهایی داشته است؟ در آینده قصد دارد به چه چیزی برسد؟ (نتایج)
این سه بخش کلیدی چارچوب جدید را هدایت می‌کند: جهت، اجرا و نتایج.
هر یک از این بخش‌ها در مدل تعالی سازمانی EFQM توسط دو یا سه معیار پشتیبانی می‌شود، در مجموع هفت مورد وجود دارد که هر یک توسط یک سری اصول راهنما پشتیبانی می‌شود.
مطالعه بیشتر: انواع برنامه ریزی در سازمان چیست؟
1-جهت
- معیار 1: هدف، چشم انداز و استراتژی– یک سازمان بزرگ با هدف الهام بخش، چشم انداز آرمانی و استراتژی موثر آن تعریف می‌شود.
- معیار 2: فرهنگ سازمانی و رهبری
- فرهنگ سازمانی مجموعه خاصی از ارزش‌ها و هنجارها است که توسط افراد و گروه‌های درون سازمان به اشتراک گذاشته می‌شود که در طول زمان بر نحوه رفتار آن‌ها با یکدیگر و با سهامداران کلیدی خارج از سازمان تأثیر می‌گذارد.
- رهبری سازمانی به جای هر فرد یا گروهی که از بالا به پایین راهنمایی می‌کند، به سازمان به عنوان یک کل اشاره دارد. به جای اینکه یک تیم ارشد سازمان را هدایت کند، موضوع این است که سازمان به عنوان یک رهبر در اکوسیستم خود عمل کند و توسط دیگران به عنوان یک الگو شناخته شود.
مطالعه بیشتر: مدیریت استرس در محیط کار چگونه است؟
2-اجرا
- معیار 3: درگیر کردن ذینفعان- پس از تعیین اینکه کدام سهامداران برای سازمان ضروری هستند، یعنی سهامداران کلیدی آن و صرف نظر از گروه‌های دقیق شناسایی شده، به احتمال زیاد اجرای اصول زیر در هنگام برخورد با سهامداران کلیدی قابل مقایسه است.
- معیار 4: ایجاد ارزش پایدار – یک سازمان برجسته تشخیص می‌دهد که ایجاد ارزش پایدار برای موفقیت بلندمدت و قدرت مالی آن حیاتی است.
- معیار 5: عملکرد و تحول- در حال حاضر و در آینده، یک سازمان باید بتواند دو شرط مهم زیر را به طور همزمان برآورده کند تا بتواند موفق شود و باقی بماند.
مطالعه بیشتر: معرفی 6 تکنیک مدیریت زمان پروژه
3-نتایج
- معیار 6: ادراک ذینفعان- این معیار بر نتایج مبتنی بر بازخورد سهامداران کلیدی در رابطه با تعاملات فردی آن‌ها با سازمان و ارزیابی آن‌ها از این تعاملات متمرکز است.
- معیار 7: عملکرد استراتژیک و عملیاتی- این معیار بر نتایج مرتبط با عملکرد سازمان از نظر موارد زیر تمرکز دارد:
- توانایی تحقق هدف، ارائه استراتژی و ایجاد ارزش پایدار.
- تناسب آن برای آینده
هدف مدل تعالی سازمانی EFQM 2020 این است که به سازمان ها این فرصت را بدهد که دیدگاهی جامع داشته باشند و از این که هر سازمان یک سیستم پیچیده اما در عین حال سازمان‌یافته است، قدردانی کنند.
مطالعه بیشتر: 7 روش کاربردی و پرطرفدار انواع مدیریت پروژه
5 مرحله توسعه مدل EFQM
مدل تعالی سازمانی EFQM ارزیابی بینشی را در مورد سطح بلوغ سازمان ارائه می‌دهد، که در پنج مرحله توسعه نشان داده شده است:
- مرحله 1: فعالیت گرا: تاکید بر فعالیت‌های جداگانه در یک سازمان است، فعالیت‌ها توسط دستورالعمل‌های کاری و قوانین یا توسط خود متخصصان تعیین می‌شود. به وابستگی‌ها توجه کمی می‌شود.
- مرحله 2: فرآیند گرا: فرآیند و کنترل فرآیند، عناصر کلیدی هستند که در آن اختیارات، وظایف و مسئولیت‌ها به وضوح تعریف می‌شوند. بهبود تنها پس از ارزیابی انجام می‌شود.
- مرحله 3: سیستم گرا: به سازمان به عنوان یک کل نگاه می‌شود. کنترل فرآیندها در مورد مشتری مداری داخلی و خارجی است که در آن همکاری مهم است. روندها و تحولات پس از شناسایی پاسخ داده می‌شوند.
- مرحله 4: زنجیره گرا: کنترل خوبی بر کل فرآیند سازمانی از جمله ارتباط با تامین کنندگان، مشتریان و سایر شرکا در زنجیره وجود دارد. دانش، ظرفیت و تجربه با خود اندیشی دوره‌ای بهینه می‌شود و به بهترین شکل ممکن به کار گرفته می‌شود.
- مرحله 5: مدیریت کیفیت جامع (TQM): مدیریت کیفیت جامع (TQM) و بهبود مستمر در تمام لایه‌های سازمان مستقر هستند. با اندازه‌گیری منظم عملکرد، کیفیت بالا باقی می‌‌ماند و روندها و پیشرفت ها پیشگیرانه تنظیم می شوند. در این مرحله سازمان را می‌توان به عنوان یک سازمان با کیفیت بالا توصیف کرد.
مطالعه بیشتر: معرفی بهترین‌های نرم افزار مدیریت پروژه 2023
کاربرد مدل تعالی سازمانی EFQM
ارزیابی‌‌ها سازمان را قادر می سازد تا بینشی در مورد کیفیت مدیریت عملیاتی فعلی خود به عنوان یک سیستم مدیریت به دست آورند. بهبودها توسعه می‌یابند و می‌توانند به صورت مرحله‌ای توسط یک سازمان اجرا شوند. ارزیابی شامل پنج مرحله است:
- تعیین استانداردها برای هر 9 حوزه کلیدی
- تعیین کیفیت فعلی مدیریت عملیاتی
- تدوین و اولویت بندی بهبودها
- اعمال و گنجاندن بهبودها در برنامه‌های مختلف (سالانه).
- اجرای واقعی و نظارت بر اقدامات اصلاحی
و در آخر…
مدل تعالی سازمانی EFQM توسط بسیاری از سازمان‌ها از جمله کسب و کارها، سازمان‌های دولتی و سازمان‌های غیر دولتی استفاده می‌شود. اگرچه در اروپا اختراع شد، اما به طور گسترده توسط مشاغل در سراسر جهان استفاده می‌شود. مدل EFQM یک چارچوب شناخته شده برای ارزیابی و بهبود عملکرد سازمانی است. بسیاری از سازمان‌ها از آن برای کمک به دستیابی به تعالی و موفقیت بیشتر استفاده می‌کنند. اغلب با چارچوب‌ها و مدل‌هایی مانند کارت امتیازی متوازن و روش شش سیگما استفاده می‌شود.
