مدیریت سبد پروژه یا PPM یکی از شیوه‌های مناسب در جهت ارزیابی انتخاب پروژه‌های یک سازمان می‌باشد. علاوه بر اجرای موثر پروژه که عاملی مهم در جهت کسب موفقیت یک سازمان محسوب می‌شود، سازمان‌ها نیازمند ابزار و تکنیک‌هایی هستند تا استراتژی سازمان را در مواردی از جمله ارزیابی، انتخاب و مدیریت پروژه به کار گیرند. مدیریت پروژه با PPM متفاوت است. همان طور که در مقالات قبل اشاره شد مدیریت پروژه در مورد اجرا و تحویل و انجام درست پروژه‌ها می‌باشد. در مقابل، PPM بر انجام پروژه‌های مناسب در زمان مناسب با انتخاب و مدیریت پروژه‌ها به عنوان مجموعه‌ای از سرمایه گذاری‌ها تمرکز دارد. در این مقاله به تعریف مدیریت سبد پروژه، مقایسه آن با مدیریت پروژه و مراحل مدیریت آن صبحت خواهیم کرد.
مطالعه بیشتر: آشنایی با امکانات نرم افزار مدیریت پروژه مپ
مقدمه
مقدمه
مدیریت سبد پروژه فرآیندی مهم در سازمان‌های پروژه محور محسوب می‌شود. این نوع مدیریت تعیین می‌کند که کدام پروژه در سبد پروژه قرار بگیرد و در نهایت با انتخاب پروژه، راهبرد کسب و کار را با تصمیمات تاکتیکی بهم پیوند می‌دهد. PPM پلی بین روش‌های مدیریت سنتی عملیات و مدیریت پروژه است. همچنین PPM از یک سمت بر سازمان متمرکز است تا این اطمینان را ایجاد کند که پروژه‌های انتخاب شده در جهت سرمایه گذاری برآورده می‌شوند و از سمتی دیگر بر مدیریت پروژه متمرکز است تا پروژه‌ها به صورتی اثر بخش و مطابق با برنامه تعیین شده تحویل داده شوند. متأسفانه، سازمان‌ها اغلب PPM را ضعیف انجام می‌دهند. در نتیجه، آن‌ها در ارائه نتایج استراتژیک شکست می‌خورند. چرا که پروژه‌هایی را به غلط انجام می‌دهند یا نمی‌توانند به پروژه‌های زیاد «نه» بگویند.
مدیریت سبد پروژه چیست؟
مدیریت سبد پروژه (PPM) تجزیه و تحلیل و بهینه‌سازی هزینه‌ها، منابع، فناوری‌ها و فرآیندهای پروژه‌ها است. PPM معمولا توسط مدیران پروژه یا دفتر مدیریت پروژه (PMO) انجام می‌شود. تمرکز اصلی PPM بر این است که اطمینان حاصل شود تمام نتایج موجود در پروژه از اهداف استراتژیک و اهداف تجاری سازمان پشتیبانی می‌کند. مدیر پروژه یا PMO این کار را از طریق تجزیه و تحلیل کسب و کار، بررسی بودجه و پیش بینی انجام می‌دهد و در عین حال ریسک را به حداقل رسانده و انتظارات ذینفعان را مدیریت می‌کند. ابزارهای PPM اغلب برای جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها استفاده می‌شود تا این اطمینان حاصل شود که سبد پروژه با برنامه ریزی استراتژیک کلی و اهداف سازمان هماهنگ است.
مطالعه بیشتر: منظور از شاخص‌های استراتژیک چیست؟
مقایسه مدیریت سبد پروژه و مدیریت پروژه
برای اینکه متوجه تفاوت مدیریت سبد پروژه و مدیریت پروژه شویم، ابتدا باید هر کدام را تعریف و مواردی را که در آن تفاوت دارند بررسی کنیم.
مدیریت پروژه به کارگیری دانش، مهارت، ابزار و فرآیندها برای تکمیل یک پروژه است. مدیریت پروژه آغاز و پایانی دارد که در آن اهداف پروژه تعریف می‌شوند و در یک برنامه زمان بندی وظایف تقسیم می‌شوند و همچنین هزینه و بودجه تعیین شده است. منابع تخصیص داده شده و ذینفعان گزارش می‌شوند. از سوی دیگر، مدیریت سبد پروژه یک رویکرد سطح بالاتر است که ارزش بالقوه بسیاری از پروژه‌ها و برنامه‌ها را در یک نمونه کار هماهنگ، اولویت‌بندی و تحلیل می‌کند تا آن‌ها را به طور همزمان مدیریت کرده و مدیریت منابع را بهینه کند. هدف این نوع مدیریت، استفاده از چرخه عمر سرمایه گذاری‌ها، ابتکارات، برنامه‌ها، پروژه‌ها و نتایج است تا به بهترین نحو به اهداف و مقاصد کلی یک سازمان دست یابد. بنابراین مدیریت پروژه زیرمجموعه PPM است که منجر به هدف نهایی یعنی دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان می‌شود.
مطالعه بیشتر: ضرورت استقرار نظام ارزیابی عملکرد کارکنان
فرآیند مدیریت سبد پروژه
پنج مرحله اساسی در مدیریت سبد پروژه وجود دارد:
1-اهداف تجاری را تعریف کنید
قبل از اینکه به مدیریت پورتفولیو فکر کنید، باید اهداف تجاری و استراتژیک سازمان خود را درک کنید. ایده این است که پورتفولیوی پروژه شما با برنامه ریزی استراتژیک سازمان شما همسو باشد، بنابراین باید بررسی کنید که آیا اهداف مالی و ارزش مشتری آن به اندازه کافی برای سازمان شما خوب است یا خیر. به عنوان مدیر پروژه، باید در مورد اهداف استراتژیک سبد پروژه با ذینفعان به توافق برسید و سپس اقدام به ایجاد معیارهای ارزیابی برای انتخاب پروژه کنید.
2-ایده‌های پروژه را برای نمونه کار خود جمع آوری کنید
هنگامی که اهداف استراتژیک مدیریت سبد پروژه خود را مشخص کردید، زمان شروع ساخت آن است. برای انجام این کار، باید شروع به جمع آوری پروژه‌ها کنید. این‌ها می‌توانند شامل پروژه‌های در حال پیشرفت باشند که به اندازه کافی شبیه به مدیریت همزمان هستند. داده‌های مدیریت پروژه را جمع آوری کنید و معیارهای ارزش گذاری را برای انتخاب بهترین‌ها آماده کنید.
3-بهترین پروژه‌ها را برای نمونه کارها انتخاب کنید
برای تعیین بهترین پروژه‌های شما برای سبد، باید تجزیه و تحلیل سود و هزینه انجام دهید و از معیارهای ارزش گذاری خود استفاده کنید. معیار ارزش گذاری، اندازه‌گیری مقدار ارزشی است که هر پروژه به پورتفولیو وارد می‌کند. جنبه‌های مختلفی وجود دارد که می‌تواند معیارهای امتیازدهی انتخاب پروژه را تحت تاثیر قرار دهد از جمله دوره بازپرداخت، ارزش فعلی خالص یا سطح ریسک.
4-امکان سنجی نمونه کارها پروژه
اکنون که پروژه‌هایی که برای سبد خود مناسب هستند را انتخاب کرده‌اید، زمان آن رسیده که یک مطالعه امکان سنجی انجام دهید و تمام ریسک‌های مالی، برنامه ریزی ظرفیت و محدودیت‌های مدیریت منابع را در نظر بگیرد.
5-سبد پروژه خود را اجرا و مدیریت کنید
اکنون باید با همکاری مدیران پروژه، اجرای پروژه‌ها و برنامه‌های موجود در پورتفولیوی خود را به طور همزمان هماهنگ کنید.
مطالعه بیشتر: داشبورد مدیریتی چیست و چه کارآیی دارد ؟
مدیر سبد پروژه چه کاری انجام می‌دهد؟
از جمله وظایف مدیران، نظارت بر مدیریت سبد پروژه است. این وظایف شامل تایید یا رد ایده‌های پروژه و برنامه می‌باشد. آن‌ها مسئول دریافت بازگشت سرمایه و برآوردن اهداف و مقاصد سازمان خود هستند. مدیر پروژه می‌تواند وظیفه مدیریت یک یا چند نمونه کار را داشته باشد. این کار با ابزارهای مختلف مدیریت پورتفولیو، الگوریتم‌ها و مدل‌های مالی انجام می‌شود تا به مدیر پروژه کمک کند پروژه‌ها را با اهداف استراتژیک سازمان هماهنگ کند. آن‌ها بیشتر توسط مجموعه‌ای از معیارها و استانداردهای ارزشیابی هدایت می‌شوند که به آن‌ها در فرآیند مدیریت پروژه کمک می‌کند.
مطالعه بیشتر: ضرورت و اهمیت استقرار نظام مدیریت عملکرد سازمانی
نرم افزار مدیریت سبد پروژه
نرم افزار جامع مدیریت پروژه مپ، قابلیت مدیریت پروژه در حوزه‌های مختلف را دارد و این امکان را به مدیران پروژه می‌دهد که بتوانند جهت مدیریت طرح و یا مدیریت پورتفولیوی پروژه نیز از آن بهره ببرند و موفقیت پروژه‌هایشان را در انطباق با اهداف و انتظارات تعیین شده، تضمین نمایند. از جمله قابلیت‌های نرم افزار مدیریت پرژه مپ عبارتند از:
- دسترسی فراگیر به پروژه‌ها و فعالیت‌ها با توجه به تحت وب بودن محصول
- مدیریت فرایندی پروژه‌ها در 5 فرآیند اصلی (منشور پروژه، برنامه ریزی پروژه، اجرای پروژه، کنترل پروژه و اختتام پروژه)
- زمان بندی پروژه بر اساس روزهای کاری و غیرکاری
- تعریف تقویم شمسی، قمری، میلادی
- مشاهده نمودار گانت به تفکیک هر پروژه
- تعریف وظایف و فعالیت‌های اعضای تیم پروژه و روابط پیش نیازی فعالیت‌ها
- تخصیص انواع منابع نیروی انسانی، تجهیزات، ماشین آلات، مصرفی و… به هر نوع فعالیت
