نکات مهم در هنگام تدوین برنامه راهبردی در یک سازمان

مقدمه

تدوین برنامه راهبردی، فرآیندی تحلیلی برای انتخاب بهترین مسیر اقدام مناسب برای دستیابی به اهداف سازمانی است و یکی از مراحل فرآیند مدیریت راهبردی است. برنامه راهبردی به سازمان این امکان را می‌دهد که منابع خود را بررسی کرده و برنامه مالی ارائه کند و مناسب‌ترین برنامه اقدام را برای افزایش سود ایجاد کند. تدوین برنامه راهبردی به سازمان‌ها در اجرای بهتر کارها، متمرکز کردن منابع، اطمینان از هم راستا بودن تلاش اعضا و کارکنان و ارزیابی موقعیت و تطبیق درست در مواجهه با محیط متغیر کمک می‌کند. برنامه راهبردی، چارچوب و جهت گیری درستی برای مدیریت سازمان و اهداف مشترکی برای کارکنان سازمان فراهم می‌آورد. این امر باعث می‌شود قابلیت تنظیم و شناخت اولویت‌ها در تخصیص منابع و موقعیت‌ها ایجاد و تقویت شود. به عبارت دیگر، مدیریت در شرایط بحرانی را ساده می‌کند.

 برنامه راهبردی چست؟

برای درک بهتر تدوین برنامه راهبردی ابتدا به تعریف برنامه راهبردی می‌پردازیم. برنامه راهبردی نوعی از برنامه ریزی است که هدف آن، تعریف و تدوین استراتژی‌ها می‌باشد. فرآیند برنامه راهبردی یک فرآیند مدیریتی محسوب می‌شود که شامل هماهنگی توانایی‌های سازمان با فرصت‌های موجود می‌باشد. در برنامه ریزی‌های سنتی در گذشته، هدف تعیین آرمان‌ها و اهداف سازمان بود، اما امروزه در برنامه راهبردی، هدف تبیین و تدوین استراتژی است. از این رو به دلیل پیچیدگی در عناصر محیط خارج و داخل سازمان، مدیریت سازمان‌ها پیچیده‌تر از گذشته شده که به دنبال آن وظیفه مدیریت را پر ریسک‌تر نموده است.

تدوین برنامه راهبردی لزوما فرآیندی هماهنگ کننده بین منابع داخلی سازمان و فرصت‌های خارجی آن است. هدف تدوین فرآیند این برنامه، مشاهده چارچوب استراتژیک و تعیین فرصت‌هایی است که سازمان از آن سود می‌برد یا به آن‌ها پاسخ می‌دهد.

برنامه راهبردی نوعی برنامه ریزی است که هدف آن، تعریف و تدوین استراتژی‌ها است

چرا وجود برنامه استراتژیک در هر سازمانی اهمیت دارد؟

براساس مطالعات، کسب و کارهایی که عملکرد موفق دارند، عمدتاً برنامه استراتژیک تدوین‌شده و اجراشده دارند. درمقابل، مشاغلی که تاکنون موفق نبوده‌اند، معمولاً برنامه راهبردی و نقشه راه برای نجات از شکست ندارند.

به طور کلی، نداشتن برنامه استراتژیک یا اجرا نکردن مؤثر آن، یکی از دلایل اصلی شکست کسب و کارها است. اگر برنامه استراتژیک را یک قطب نما در نظر بگیریم، چنین برنامه‌ای مسیرهای درستی را برای هدایت کردن سازمان به سوی شکوفایی نشان می دهد؛ اما اگر برنامه استراتژیک در سازمان یا شرکتی وجود نداشته باشد، هرج و مرج، سوء مدیریت و روند کاری نادرست ایجاد می‌شود. تغییریافتن پیوسته اولویت‌ها و کارمندان سردرگم، چند نمونه از این هرج‌و‌مرج‌ها است.

 مهم ترین مزایای برنامه راهبردی

یکی از مزیت‌های برنامه راهبردی، ارزیابی موقعیت فعلی و مسیر آینده سازمان است. از دیگر مزیت‌های آن می‌توان به تنظیم اهداف، تدوین استراتژی برای تحقق و اندازه گیری نتایج اهداف بلند مدت سازمان و انتخاب فعالیت‌های لازم برای تحقق آن‌ها در جهت تجهیز منابع سازمان و وحدت بخشیدن به تلاش‌های سازمانی برای به دست آوردن اهداف و رسالت بلندمدت با توجه به امکانات و محدودیت‌های درونی و بیرونی است.

مزیت مهم دیگر برنامه راهبردی این است که برای گرفتن تصمیم‌های اساسی و انجام اعمالی که ماهیت سازمان، نوع فعالیت‌ها و دلیل انجام آن فعالیت‌ها توسط سازمان شکل داده را میسر می‌بخشد. در ادامه برخی از مزیت‌های تدوین برنامه راهبردی در سازمان‌ها اشاره کرده ایم:

• تعیین مأموریت‌ها و هدف‌های دور برد
• جداسازی مأموریت‌ها به هدف‌های کمی و کیفی کوتاه مدت، که این عمل را در اصطلاح هدف گذاری می‌نامند.
• تعیین خط مشی یا سیاست ها
• طرح ریزی و برنامه ریزی اجرایی

فرآیند تدوین برنامه راهبردی موثر برای تمام فرآیندهای سازمانی، از اجرای سیاست‌های منابع انسانی تا اهداف رشد مالی، مورد نیاز است. هدف هرچه که باشد، می‌توان یک برنامه بهبود عملکرد ایجاد کرد تا فرآیندهایی را که برای پیشبرد رشد شرکت انجام می‌شود، ساده کرد.

6 مرحله کلیدی تدوین برنامه راهبردی

در هر کسب و کاری برنامه راهبردی با توجه به اهداف و نیازهای سازمان به گونه‌ای انجام می‌شود که بتواند متناسب با وضعیت، اهداف کلان آن را محقق کند، بنابراین ممکن است سرفصل‌های متنوعی در آن گنجانده شود. در ادامه برخی از مهم‌ترین مواردی که می‌شود در تدوین برنامه راهبردی لحاظ شوند را ارزیابی خواهیم کرد:

• ایجاد اهداف سازمانی

 این امر شامل تعیین اهداف بلند مدت یک سازمان است. پس از تعیین اهداف سازمانی می‌توان تصمیمات استراتژیک اتخاذ کرد. بنابراین، استراتژی اصطلاح گسترده‌تری است که به نحوه استقرار منابع برای دستیابی به اهداف اعتقاد دارد.

• تجزیه و تحلیل محیط خارجی

مرحله بعدی ارزیابی محیط کلی اقتصادی و صنعتی است که سازمان در آن فعالیت می‌کند. این امر شامل بررسی موقعیت رقابتی سازمان و شامل تجزیه و تحلیل SWOT (Strength, Weakness, Threat, Opportunity) است. تجزیه و تحلیل محیط خارجی به معنای شناسایی نقاط قوت و ضعف شرکت و حفظ هوشیاری نسبت به اقدامات رقبا برای درک فرصت‌ها و تهدیدها است.

• شناسایی فرصت‌ها و تهدیدها

مدیران پس از تجزیه و تحلیل محیط خارجی، باید فرصت‌های قابل سرمایه گذاری و تهدیدهایی را که ممکن است یک سازمان با آن‌ها مواجه شود شناسایی کنند. شناسایی فرصت ها، شناخت روندهای مثبت است، در حالی که تهدیدها، روند منفی و چالش‌های سازمان هستند.

• تجزیه و تحلیل محیط داخلی

 همه شرایط و نیروهای درون سازمانی که بر عملیات تجاری تأثیر می‌گذارند، محیط‌های داخلی هستند. اجزای محیط داخلی توسط مدیریت قابل کنترل است که متشکل از مالکان یا سهامداران، هیئت مدیره، منابع و سازمان می‌باشد.

• شناسایی نقاط قوت و ضعف

 تحلیل امکانات محیط داخلی در شناسایی نقاط قوت و ضعف یک سازمان. در تدوین برنامه راهبردی لازم است نقاط قوت برای سرمایه گذاری و نقاط ضعف برای غلبه بر آن‌ها شناسایی شود.

• تدوین برنامه راهبردی

این مرحله نهایی تدوین راهبردی است که شامل ارزیابی گزینه‌ها و انتخاب بهترین راهبرد از بین آن‌ها به عنوان استراتژی سازمان است. فرآیند تدوین راهبردی بخشی جدایی ناپذیر از مدیریت راهبردی است، زیرا به چارچوب بندی راهبردهای موثر برای سازمان، برای بقا و رشد در محیط کسب و کار پویا کمک می‌کند.

چگونه یسناپارس به سازمان ها در تدوین برنامه راهبردی کمک می کند؟

نرم ‌افزار مدیریت استراتژیک تسما در همه مراحل برنامه ریزی استراتژیک در سازمان کمک کننده شما خواهد بود و علاوه بر آن ابزاری را در اختیار مدیران قرار می‌دهد که می‌توان اهداف، استراتژی‌ها و برنامه ‌های عملیاتی خود در یک دوره زمانی معین، امکان پایش میزان پیشرفت برنامه ‌ها، میزان تحقق اهداف پیش‌بینی شده و نتایج و دستاوردهای حاصله در آن تعریف کرد.

مدیران در نرم افزار مدیریت استراتژیک تسما قادر خواهند بود بودجه‌ای که جهت تحقق اهداف نیازمند است را به درستی برآورد و بر وضعیت هزینه‌های انجام شده در برنامه ‌های عملیاتی و پروژه‌ای سازمان نظارت کنند. از ویژگی‌های برتر این نرم افزار این است که امکان عملیاتی نمودن کلیه برنامه‌های استراتژیک تدوین شده با مدل‌های علمی و مرسوم بدون هیچ‌گونه محدودیتی را دارد. همچنین این نرم افزار قابلیت کنترل کامل پروژه‌های سازمانی را دارد و از اتلاف منابع و زمان به طور چشمگیری پیشگیری خواهد کرد.

برای دریافت مشاوره تخصصی رایگان در تدوین برنامه راهبردی، با ما در ارتباط باشید.