وجود یک برنامه استراتژیک برای هر شرکتی ضروری است، اما کافی نیست. شما به یک برنامه عملیاتی برای کار روزانه نیاز دارید تا مطمئن شوید که اهداف سازمانی گسترده‌تر در دسترس هستند. برنامه‌های عملیاتی فقط برای شرکت‌های بزرگ نیستند، مشاغل کوچک و افراد نیز می‌توانند از برنامه‌ریزی عملیاتی بهره‌مند شوند. عدم برنامه ریزی یکی از مهمترین دلایل شکست استارت آپ‌ها است. علاوه بر این، یک نظرسنجی توسط گالوپنشان داد که تنها حدود نیمی از کارمندان می‌دانند که در محل کار از آنها چه انتظاری می‌رود. بدون وجود یک برنامه ریزی عملیاتی قوی، سازمان‌ها در معرض خطر از دست دادن بهترین کارکنان و موفقیت تجاری خود هستند.
در این مقاله، توضیح خواهیم داد که یک برنامه عملیاتی چیست و به شما نشان می‌دهیم که چگونه بدون شتابزدگی، آن را ایجاد کنید.
مطالعه بیشتر: مدیریت استراتژیک به چه معناست ؟
برنامه عملیاتی چیست؟
برنامه عملیاتی چیست؟
یک برنامه عملیاتی، مقصود و اهداف کلیدی یک سازمان و چگونگی دستیابی به آنها را مشخص می‌کند. همچنین تضمین می‌کند که اعضای تیم مسئولیت‌های خود را می‌دانند و درک روشنی از آنچه باید انجام شود دارند. ایجاد این نوع برنامه تیم‌ها را در مسیر نگه می‌دارد و در عین حال آنها را در تصمیم گیری‌های حیاتی در مورد استراتژی بلندمدت شرکت راهنمایی می‌کند.
برنامه ریزی عملیاتی در مقابل برنامه ریزی استراتژیک
اگرچه این دو استراتژی برنامه ریزی به یکدیگر مرتبط هستند، اما تمرکز آنها متفاوت است. برنامه عملیاتی فرآیند کار روزانه برای اجرای استراتژی شما است. این برنامه تضمین می‌کند که شما تمام منابع و کارکنان لازم برای انجام کارها را به طور موثر در اختیار دارید.
از سوی دیگر، برنامه استراتژیک در مورد نگاه کردن به آینده، شناسایی خط فکری آینده و دستیابی به چگونگی آماده شدن برای آن است.
بر اساس گزارش دفتر کار ایالات متحده، نزدیک به 7 میلیون آمریکایی خوداشتغال هستند و 10 میلیون نفر دیگر در مشاغل کوچک مشغول به کار هستند. اگر در یک شرکت بزرگ کار می‌کنید، به احتمال زیاد شرکت شما نوعی برنامه استراتژیک را در اختیار خواهد داشت. با این حال، اگر شما یکی از میلیون‌ها نفری هستید که از راه دور و مستقل کار می‌کنند، موفقیت شما به برنامه‌ریزی عملیاتی بستگی دارد.
مطالعه بیشتر: بررسی مهمترین شاخصهای استراتژیک
عناصر کلیدی یک برنامه عملیاتی چیست؟
موفقیت برنامه ریزی عملیاتی تا حد زیادی به تعیین انتظارات واقع بینانه برای همه تیم‌ها بستگی دارد.
در ادامه به عناصر کلیدی یک برنامه عملیاتی اشاره کرده ایم:
- چشم انداز یا هدف نهایی طرح را واضح تعریف کنید.
- اهداف کوچکتر را برای بودجه، تیم و منابع مورد نیاز را برای اجرای طرح بررسی و تجزیه کنید.
- بودجه، اعضای تیم و منابع را اختصاص دهید.
- پیشرفت را با گزارش‌های منسجم نظارت کنید.
- برنامه عملیاتی را اصلاح کنید و در صورت نیاز آماده چرخش باشید.
- اطمینان حاصل کنید که همه تیم‌ها پارامترهای موفقیت را درک می‌کنند. انجام این کار نشان می‌دهد که چگونه کار آنها به اهداف گسترده‌تر شرکت کمک می‌کند و تصمیم گیری بهتر را تضمین می‌کند.
نحوه ایجاد فرآیند برنامه ریزی عملیاتی
یک برنامه عملیاتی را به عنوان یک جزء کلیدی در یک پازل تیمی در نظر بگیرید. این مطلب راهنمای نحوه اداره شرکت را در اختیار کارکنان قرار می‌دهد. برنامه ریزی عملیاتی در کنار سایر اسناد اساسی مانند بیانیه ماموریت سازمانی، سند چشم انداز یا استراتژی تجاری ایجاد شود و روزانه می‌تواند به پاسخ به سؤالاتی مانند:
- چه کسی باید روی چه چیزی کار کند؟
- چگونه می‌توانیم این خطرات را کاهش دهیم؟
- چگونه منابع برای وظایف مختلف تخصیص داده می‌شود؟
- آیا خطرات داخلی و خارجی برای کسب و کار وجود دارد؟
- برای ایجاد یک برنامه ریزی عملیاتی موفق، تعیین اهداف به وضوح مهم است. در اینجا چندین مرحله وجود دارد که به شما در ایجاد یک این برنامه کاربردی کمک می‌کند:
1.با برنامه استراتژیک شروع کنید
قبل از تعریف یک هدف عملیاتی، مطمئن شوید که اهداف استراتژیک شما درست و مرتبط هستند.
2.ابتدا حیاتی‌ترین فعالیت‌ها را اولویت بندی کنید
پس از تصمیم گیری در مورد این اهداف، حیاتی‌ترین فعالیت‌های مورد نیاز برای دستیابی به این اهداف را اولویت بندی کنید. تلاش‌های تیمی را کمرنگ نکنید و اجازه دهید ابتدا روی مهمترین اهداف تمرکز کنند. انجام این کار به این معنی است که هر کس به جای اینکه خود را در چند ناحیه پراکنده کند، روی مجموعه کوچکتری از وظایف کار می‌کند. همچنین به بهینه سازی منابع موجود کمک می‌کند.
3.از شاخصهای پیش بینی کننده استفاده کنید
برای یک برنامه عملیاتی قوی، استفاده از معیارها یا شاخصهای کلیدی عملکرد را در نظر بگیرید که می‌تواند به شما در تعیین پیشرفت پروژه کمک کند و به فعالیت‌های تیمی قابل مشاهده باشد.
4.از ارتباط مداوم اطمینان حاصل کنید
ارتباط کلیدی است. با درک معیارهای شرکت خود و معنای آن ها، می‌توانید به طور مؤثرتری با همکاران برای رسیدن به اهداف مشترک کار کنید.
مطالعه بیشتر: مدیریت راهبردی به چه معناست ؟
نمونه طرح عملیاتی
فرض کنید که یک شرکت قصد دارد در پایان سال مالی 50 درصد حجم تولید را افزایش دهد. هنگامی که هدف شرکت مشخص باشد، تیم، یک برنامه استراتژیک با سه جزء اصلی: بازاریابی، فروش و عملیات ایجاد خواهد کرد. اینکار می‌تواند بیشتر به یک برنامه عملیاتی تقسیم شود که منابع، تیم ها، بودجه‌ها و جدول زمانی را برای بخش‌های مختلف مانند تولید، منبع یابی، حساب ها، امور مالی و تدارکات برای دستیابی به افزایش تولید اختصاص دهد.
مزایا و معایب برنامه عملیاتی
اکثر مشاغل از یک برنامه عملیاتی برای پیگیری وظایف روزانه خود استفاده می‌کنند. این طرح فعالیت‌های روزانه را برای اداره سازمان مشخص می‌کند. تیم‌ها، مدیران و کارکنان می‌توانند مشارکت خود را تجسم کنند که برای رسیدن به اهداف شرکت بسیار مهم است. اما هر فرآیندی دو طرف دارد. در ادامه مزایا و معایب برنامه ریزی عملیاتی را با جزئیات بیشتری بررسی کرده ایم.
مزایای برنامه ریزی عملیاتی
1.اهداف سازمانی را روشن می‌کند
یک برنامه عملیاتی به مدیران و روسای بخش کمک می‌کند تا وظایف، مسئولیت‌ها و فعالیت‌های روزانه خود را با جزئیات تعریف کنند.
2.بهره وری تیم را افزایش می‌دهد
صاحبان مشاغل همیشه به دنبال راه‌هایی برای افزایش بهره وری هستند که به نوبه خود منجر به سود بیشتر می‌شود. یکی از بهترین و آسان‌ترین راه‌ها برای افزایش کارایی، از طریق یک برنامه عملیاتی است.
3.افزایش سودآوری سازمانی
داشتن یک برنامه به حفظ پروژه‌ها و تیم‌ها در مسیر کمک می‌کند. هنگامی که عملیات به درستی مدیریت شود، تیم‌ها می‌توانند به طور مداوم درآمد را افزایش دهند و محصولات جدید را توسعه دهند.
4.مزیت‌های رقابتی را بهبود می‌بخشد
مزیت‌های رقابتی از سطوح و اجزای متعددی تشکیل شده است. هماهنگی بخش‌های مختلف با یک برنامه عملیاتی باعث می‌شود که گردش کار شما روان‌تر شود. همچنین به شما این امکان را می‌دهد که محصولات با کیفیت بالا را به موقع تحویل دهید و تجربه خوبی برای مشتری ایجاد کنید. چرا که این کار موجب می‌شود شما را از رقبا جلوتر نگه دارد.
مطالعه بیشتر: راه‌های رسیدن به انعطاف پذیری استراتژیک
معایب برنامه ریزی عملیاتی
1.احتمال خطای انسانی
خطای انسانی یک مشکل رایج در تولید است که اغلب هنگام انتقال از تولید به فروش رخ می‌دهد. تیم‌های مدیریت عملیات باید به طور موثر با تیم‌های متقابل مختلف مانند مالی، حسابداری، مهندسی و منابع انسانی هماهنگ شوند. با انجام این کار، هر تیم درک روشنی از اهداف نهایی هر بخش خواهد داشت.
2.وابستگی متقابل بین بخش ها
یکی از معایب اصلی اجرای فرآیند برنامه ریزی عملیاتی این است که موفقیت آن به هماهنگی بین بخش‌ها بستگی دارد. برنامه‌ها به دلیل کار نکردن یکی از قسمت‌ها با شکست مواجه می‌شوند که می‌تواند تأثیر نامطلوبی بر روند بعدی داشته باشد. اختلال در یک فرآیند می‌تواند بر کل فرآیند تأثیر بگذارد و کل برنامه عملیاتی را بی‌فایده کند.
همان طور که دیدیم یک برنامه عملیاتی به طور شفاف چشم انداز و ماموریت کسب و کار را توصیف می‌کند. این برنامه به طور منسجم برای اجرای روزانه هر کسب و کاری تدوین شده است و عملیات مربوط به امور مالی، استخدام، بازاریابی و سایر منابع مورد نیاز برای یک شرکت موفق را تشریح می‌کند. همچنین این برنامه به شما کمک می‌کند تا عملکرد کسب و کار، اهداف، استراتژی‌های خود را تجزیه و تحلیل و منابع مورد نیاز برای دستیابی به آن را شناسایی کنید. این اسناد یک راه عالی برای مدیریت سایر معیارهای عملکرد مانند کارایی تیم، بهینه‌سازی کارکنان، یا تعداد کارمندانی هستند که فراتر از اهداف خود به دست می‌آورند.
