فرق بین نظارت و ارزیابی چیست؟

نظارت (Monitoring) و ارزیابی (Evaluation) امکان ارزیابی عملکرد یک پروژه را فراهم می‌کند. فرق بین نظارت و ارزیابی این است که نظارت یک فعالیت مستمر است و در سطح عملکردی مدیریت انجام می‌شود، در حالی که ارزیابی یک فعالیت دوره‌ای است که در سطح تجاری انجام می‌پذیرد. نظارت و ارزیابی دو ابزار مدیریتی هستند که به حفظ کنترل فعالیت ‌ها و همچنین ارتقای سطح عملکرد سازمان کمک می‌کنند. هر دوی این‌ها برای یک سازمان حیاتی هستند تا بتواند پیشرفت برنامه‌ها و پروژه‌های خود را زیر نظر بگیرد. با این حال، فرق بین نظارت و ارزیابی در نحوه جمع آوری  اطلاعات و نتیجه گیری با یکدیگر می‌باشد. برای درک تفاوت‌های بیشتر در مورد نظارت و ارزیابی، مقاله زیر را مطالعه کنید.

نظارت و ارزیابی چیست؟

قبل از توضیح فرق بین نظارت و ارزیابی، ابتدا به طور مختصر بررسی می‌کنیم که نظارت و ارزیابی به چه معنا هستند. نظارت و ارزیابی دو تکنیک برای ارزیابی نتایج یک برنامه یا یک پروژه هستند. نظارت، فرآیند جمع آوری اطلاعات در مورد یک برنامه یا کنترل پروژه است. این فرآیند شامل جمع آوری داده ها، نظارت بر پیشرفت و ردیابی شاخص‌های کلیدی عملکرد است. از سوی دیگر، ارزیابی، فرآیند ارزیابی اثربخشی یک برنامه یا یک پروژه است. این فرآیند شامل جمع آوری، تجزیه و تحلیل و تفسیر داده‌ها است. در ادامه برای درک بهتر فرق بین نظارت و ارزیابی به تعریف کامل نظارت و ارزیابی به صورت جداگانه همراه با مثال اشاره کرده ایم:

• نظارت

نظارت، فرآیند جمع آوری داده‌ها در مورد یک برنامه یا یک پروژه است. هدف از نظارت، پیگیری پیشرفت یک پروژه یا برنامه است. این داده‌ها می‌تواند کیفی یا کمی باشد و از طریق ابزارهای نظارتی مانند گزارش پیشرفت، گزارش ذینفع، گزارش پروژه، گزارش عملکرد و… قابل جمع آوری است. نظارت می‌تواند داخلی (برای سازمان) یا خارجی باشد که شامل بررسی داده‌های موجود، جمع آوری داده‌های جدید و بررسی متقابل داده‌ها است. به عنوان مثال، اگر سازمانی در حال اجرای طرح توسعه در یک منطقه روستایی باشد و در ایجاد برخی از زیرساخت‌ها مشکلاتی وجود داشته باشد، تیم نظارت نیز نحوه حل این مشکلات را مستند می‌کند.

• ارزیابی

ارزیابی تعیین می‌کند که آیا یک پروژه یا برنامه به اهداف خود رسیده است یا خیر. همچنین ارزیابی، فرآیند سیستماتیک برای تعیین شایستگی، بها، ارزش یا اهمیت است. ارزیابی فرآیند ارزشیابی ارزش یا کیفیت چیزی است. به عبارتی دیگر روش سیستماتیک برای اندازه گیری و تجزیه و تحلیل عملکرد، اثربخشی و موفقیت یک برنامه، خط مشی، فرد یا نهاد دیگر است. از ارزیابی برای تعیین تأثیر یک مداخله و تصمیم گیری در مورد چگونگی بهبود آن استفاده می‌شود.

ارزیابی یک فرآیند سیستماتیک است که با استفاده از داده ها و اطلاعات موجود، ارزش و عملکرد یک موضوع، یک محصول، یک فرآیند یا یک فرد را سنجیده و ارزیابی می‌کند. این فرآیند به منظور اندازه گیری میزان پیشرفت، بهبود یا کیفیت مورد نظر صورت می‌گیرد. ارزیابی ممکن است شامل اندازه گیری عملکرد، مقایسه با استانداردها یا اهداف مشخص، تجزیه و تحلیل داده ها، و ارائه توصیه ها برای بهبود باشد.

در حوزه های مختلف مانند آموزش، بهداشت، تحقیقات علمی، مدیریت، صنعت و سایر زمینه ها، ارزیابی مورد استفاده قرار می‌گیرد تا به مدیران و تصمیم گیرندگان کمک کند تا تصمیمات بهتری بگیرند و بهبودهای لازم را اعمال کنند.

 نظارت و ارزیابی چگونه با چرخه حیات سازمان مطابقت دارد؟

برای درک فرق بین نظارت و ارزیابی، بسیار مهم است که ابتدا زمینه بزرگتری را که در آن استفاده از نظارت و ارزیابی جهت درک تفاوت ‌های آن‌ها انتخاب می‌کنیم، درک کنیم. اکثر سازمان‌ها از یک الگو یا چرخه مشابه به شرح زیر پیروی می‌کنند:

• اهداف بلند مدت یا ماموریت سازمان خود را مشخص کنید.
• یک استراتژی یا برنامه عملیاتی برای چگونگی دستیابی به این اهداف بلند مدت ایجاد کنید.
• اجرای پروژه
• استراتژی را بر اساس نتایج پروژه بررسی و تنظیم کنید.

اصلی ترین تفاوت های بین نظارت و ارزیابی

در ادامه درباره تفاوت های بین مفاهیم نظارت و ارزیابی توضیح می دهیم:

1.عملکرد

منظور از نظارت، فرآیندی معمولی است که به بررسی دقیق فعالیت‌ها و پیشرفت پروژه می‌پردازد و همچنین انحرافاتی را که در حین انجام پروژه رخ می‌دهد، کشف می‌کند. در مقابل، ارزیابی یک فعالیت دوره‌ای است که در مورد ارتباط و اثربخشی پروژه یا برنامه استنباط می‌کند.

2. ماهیت

نظارت ماهیت مشاهده‌ای دارد، در حالی که ماهیت ارزیابی قضاوتی است.

3. سطح فعالیت

نظارت یک فعالیت در سطح عملیاتی است که توسط سرپرستان انجام می‌شود. اما ارزیابی یک فعالیت در سطح تجاری است که توسط مدیران انجام می‌شود.

4. مدت فرآیند

نظارت یک فرآیند کوتاه مدت است که به جمع آوری اطلاعات در مورد موفقیت پروژه مربوط می‌شود. در حالی که، ارزیابی یک فرآیند بلند مدت است که نه تنها اطلاعات را ثبت می‌کند، بلکه نتایج و تأثیر پروژه را نیز ارزیابی می‌کند.

5. افراد انجام دهنده

نظارت معمولاً توسط افرادی انجام می‌شود که مستقیماً در روند اجرای آن نقش دارند. در مقابل، ارزیابی می‌تواند توسط کارکنان داخلی سازمان یعنی مدیران انجام شود یا توسط افراد خارجی مستقل که می‌تواند دیدگاه‌های بی‌طرف خود را در مورد پروژه یا برنامه ارائه دهد، انجام شود.

در جدول زیر به تفاوت های جزئی تر بین نظارت و ارزیابی اشاره شده است.

نظارت و ارزیابی مفاهیم  به هم مرتبطی هستند، اما تفاوتهایی نیز با هم دارند

نظارت در مقابل ارزیابی: کدام یک در اولویت است؟

در حالی که نظارت و ارزیابی هر دو مهم هستند و فرق بین نظارت و ارزیابی در بالا اشاره شد، بیشتر اوقات، ارزیابی باید پس از اجرای یک پروژه یا برنامه انجام شود. یک پروژه یا برنامه باید با ارزیابی شروع شود. زیرا نظارت مستلزم داشتن منابع (افراد، مواد و زمان) برای انجام فعالیت است.

برای فرآیند ارزیابی، باید تصمیم بگیرید که چه چیزی را می‌خواهید ارزیابی کنید: فرآیند، نتایج یا تأثیر. ارزیابی باید بر اساس اهداف به وضوح تعریف شده باشد. اگر پروژه هنوز اجرا نشده است، ارزیاب به شما توصیه می‌کند که چگونه پروژه را برای دستیابی به موفقیت اصلاح کنید. اگر پروژه اجرا شده باشد، ارزیاب ارزیابی خواهد کرد که آیا پروژه طبق برنامه اجرا می‌شود و توصیه‌هایی برای بهبود ارائه می‌دهد.

مهم ترین مزایای ارزیابی چیست؟

ارزیابی در بسیاری از زمینه‌ها و فعالیت‌ها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و مزایای مختلفی دارد. در زیر به برخی از این مزایا اشاره می‌کنیم:

1. ارزش آگاهی

ارزیابی به ما اطلاعاتی راجع به عملکرد، کیفیت و کارآیی فعالیت‌ها و پروژه‌ها می‌دهد. این اطلاعات برای ارتقاء و بهبود عملکرد بسیار ارزشمند است.

2. بهبود عملکرد

ارزیابی به ما کمک می‌کند تا نقاط ضعف و قوت فعالیت‌ها را شناسایی کرده و اقدامات مناسبی برای بهبود عملکرد انجام دهیم.

3. افزایش بهره‌وری

با شناختن نقاط ضعف و قوت، می‌توان بهبودهای لازم را در سازمان، پروژه یا فعالیت‌ها اعمال کرده و بهره‌وری را افزایش داد.

4. تصمیم‌گیری بهتر

ارزیابی اطلاعات و داده‌های لازم برای تصمیم‌گیری‌های مؤثر و بهینه را فراهم می‌کند. این امر به افراد و سازمان‌ها کمک می‌کند تا تصمیمات مبتنی بر داده و اطلاعات دقیق‌تری بگیرند.

5. افزایش اعتماد

ارزیابی منظم و دقیق باعث افزایش اعتماد اعضای سازمان و جامعه به فعالیت‌ها و تصمیمات مدیریتی می‌شود.

6. پویایی سازمانی

ارزیابی به ما کمک می‌کند تا در طول زمان به تغییرات و نیازهای محیطی و بازاری سازمان واکنش دهیم و سازمان را به سمت رشد و پویایی هدایت کنیم.

7. توسعه فردی

ارزیابی فرصتی است برای توسعه مهارت‌ها و دانش افراد. افراد با شناخت نقاط ضعف و قوت خود می‌توانند برای بهبود عملکرد خود تلاش کنند و مهارت‌های جدیدی را کسب کنند.

8. تطبیق با تغییرات

ارزیابی به ما کمک می‌کند تا با تغییراتی که در محیط کار و بازار رخ می‌دهد، سازگار شویم و استراتژی‌های مناسبی را برای مقابله با این تغییرات پیاده کنیم.

درمجموع، ارزیابی به عنوان یک ابزار مدیریتی بسیار مهم، امکان بهبود عملکرد، افزایش بهره‌وری و پاسخگویی به نیازها و تغییرات را فراهم می‌کند.

بهبود عملکرد، افزایش بهره وری، تصمیم گیری بهتر، افزایش اعتماد و توسعه فردی برخی از مهم ترین مزایای ارزیابی هستند

نتیجه گیری

برای مدیریت موفق پروژه‌ها و برنامه‌های سازمانی به دو ابزار حیاتی و ضروری نظارت و ارزیابی نیاز است. «نظارت» بر جمع‌آوری داده‌های مستمر تمرکز می کند؛ از این رو، امکان پیگیری پیشرفت پروژه‌ها را مهیا می‌کند؛ اما «ارزیابی» با تحلیل عمیق‌تر داده‌ها سر و کار دارد و بدین طریق میزان دستیابی به اهداف و اثربخشی اقدامات را بررسی می کند. هر دو فرآیند نظارت و ارزیابی، در بهبود عملکرد، افزایش بهره‌وری و ارتقای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی نقش مکمل دارند. سازمان‌ها با درک دقیق تفاوت‌ها و کاربردهای نظارت و ارزیابی می توانند در جهت مدیریت مؤثرتر پروژه‌های خود، مصرف بهینه‌تر منابع و ترسیم مسیر پیشرفت خود با اطمینان بیشتر، حرکت کنند.