راهنمایی برای مدیریت عملکرد: چگونه شاخص‌های کلیدی عملکرد را تدوین کنیم؟

شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) از پرکاربردترین ابزارها برای اندازه‌گیری پیشرفت به‌سوی اهداف تجاری هستند. شاخص‌های کلیدی عملکرد مانند نقطه مرجعی برای پیگیری اقدامات عملیاتی مختلف عمل می‌کنند و به سازمان‌ها اجازه نظارت فعال بر سلامت کلی کسب‌وکار خود را می‌دهند. اگر به‌درستی استفاده شوند، می‌توانند؛ مانند راهنما برای سازمان شما عمل کرده و آن را به‌سوی رشد و موفقیت بلندمدت هدایت کنند.

شاخص‌های کلیدی عملکرد چیست؟

شاخص‌های کلیدی عملکرد معیارهایی هستند که نشان می‌دهند چقدر سازمان به طور مؤثر اهداف تجاری خود را دنبال می‌کند. آن‌ها می‌توانند برای اندازه‌گیری عملکرد در تمام سطوح یک سازمان استفاده شوند – از سطح کلان شرکت تا واحدهای تجاری، اجزاء، بخش‌ها، تیم‌ها و کارکنان فردی.

چرا شاخص‌های کلیدی عملکرد اهمیت دارند؟

شاخص‌های کلیدی عملکرد به دلیل اینکه می‌توانند به شما کمک کنند تا به‌درستی سلامت کسب‌وکار خود را درک کرده و ببینید آیا در مسیر دستیابی به اهداف استراتژیک خود هستید، اهمیت دارند. بدون آن‌ها ممکن است تشخیص اینکه آیا سازمان شما در حال حرکت به‌سوی دستیابی به اهداف تعیین شده یا از انتظارات عقب‌مانده است، مشکل می‌شود. اگر به‌درستی تعریف شوند، شاخص‌های کلیدی عملکرد می‌توانند به تیم‌های شما کمک کنند تا روی موارد مهم برای پیشبرد کسب‌وکار تمرکز کنند، عملکرد گذشته و فعلی خود را ارزیابی نمایند، پیش‌بینی‌های برای آینده انجام دهند، نقاط قوت و ضعف را کشف کنند و تصمیمات هوشمندانه‌تر و مبتنی بر داده‌ها را بگیرند که منجر به نتایج کسب‌وکار می‌شوند.

چگونه می‌توان شاخص‌های کلیدی عملکرد قدرتمندی ایجاد کرد؟

برای ایجاد شاخص‌های کلیدی عملکرد قدرتمند که به پیشبرد کسب‌وکار شما کمک کنند، این رویکرد ۵ مرحله‌ای را در نظر بگیرید:

1. تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد

برای ایجاد شاخص‌های کلیدی عملکرد قدرتمند، فرایند را با ارزیابی موارد کلیدی برای سازمان خود آغاز کنید. به استراتژی، چشم‌انداز، اهداف و مقاصد خود نگاه کنید و از آن برای تعیین معیارهای کلیدی که نیازمند اندازه‌گیری پیشرفت به سمت اهداف تجاری شما است استفاده کنید. اگر درباره این استراتژی خود مبهم هستید، قبل از ورود به شاخص‌های کلیدی عملکرد، یک‌قدم به عقب بردارید. برای اینکه آن‌ها مؤثر باشند، باید به استراتژی شما مرتبط باشند. دو روش معمول برای تعیین شاخص کلیدی عملکرد عبارت‌اند از: SMARTER (روش SMART گسترش‌یافته) و 6 A’s. هر کدام از این روش‌ها می‌توانند به‌عنوان چک‌لیستی از معیارها عمل کنند تا اطمینان حاصل کنند که شاخص‌های کلیدی عملکرد شما به‌خوبی تعریف شده‌اند.

برای اینکه شاخص‌های کلیدی عملکرد مؤثر باشند، باید به استراتژی شما مرتبط باشند.

چارچوب شاخص‌های عملکرد کلیدی SMARTER

S: مشخص – آیا این شاخص‌های کلیدی عملکرد به‌وضوح تعریف شده یا خیلی مبهم است؟

شاخص‌های کلیدی عملکرد باید به‌صراحت بیان کنند که قصد دارند چه چیزی را اندازه‌گیری کنند.

M: اندازه‌گیری – آیا می‌توانیم این اندازه‌گیری‌ها را به‌صورت کمیت مشخص کنیم؟

شاخص‌های کلیدی عملکرد باید قابل‌اندازه‌گیری باشند.

A: دستیابی – آیا به طور واقع‌بینانه می‌توانیم به اهداف شاخص‌های کلیدی عملکرد دست یابیم؟

آن‌ها باید واقع‌گرایانه و دست‌یافتنی باشند.

R: مرتبط – آیا شاخص‌های کلیدی عملکرد با اهداف ما مرتبط هستند؟

آن‌ها باید با اهداف سازمان مرتبط باشند.

T: زمان‌بندی – آیا می‌توانیم این شاخص‌های کلیدی عملکرد را به‌صورت دوره‌ای اندازه‌گیری کنیم؟

آن‌ها باید قابل‌ارزیابی منظم باشند.

E: شرح – آیا دلیل شاخص‌های کلیدی عملکرد را درک می‌کنیم؟

آن‌ها باید به‌راحتی قابل‌فهم باشند.

R: نسبی – آیا شاخص‌های کلیدی عملکرد می‌تواند نسبت به تکامل کسب‌وکار ما پایدار باقی بماند؟

آن‌ها باید به شما امکان دهند که عملکرد را به‌مرورزمان اندازه‌گیری کنید تا رشد نسبت به وضعیت و اندازه فعلی کسب‌وکار شما (نه بر اساس گذشته) نسبت داده شود.

چارچوب شاخص‌های کلیدی عملکرد 6 A’s

A  همسو – شاخص‌های کلیدی عملکرد باید با اهداف و مقاصد استراتژیک شما همسو باشند.

A  دستیابی – شاخص‌های کلیدی عملکرد باید قابل‌دستیابی باشند؛ باید بتوانید داده‌های موردنیاز برای اندازه‌گیری آن‌ها به دست آورید.

A  مهم – شاخص‌های کلیدی عملکرد باید برای دستیابی به اهداف شما حیاتی باشند.

A  دقیق – شاخص‌های کلیدی عملکرد باید مبتنی بر داده‌های باکیفیت، دقیق و قابل‌اتکا باشند.

A  قابل‌اجرا – شاخص‌های کلیدی عملکرد باید در حیطه کنترل شما برای الهام‌گیری قرار داشته باشند.

A  زنده – شاخص‌های کلیدی عملکرد باید زنده باشند؛ قابل‌تنظیم برای اطمینان از اطلاعات مفیدی که به تصمیم‌گیرندگان شما ارائه می‌دهند.

شاخص‌های کلیدی عملکرد خوب تعریف شده به این دلیل مهم هستند که به سازمان‌ها امکان می‌دهند درباره نحوه اندازه‌گیری عملکرد و پیشرفت به سمت اهداف تعیین شده همسو شوند. استفاده از معیارهای SMARTER یا 6 A’s به شما کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنید که شاخص‌های کلیدی عملکرد شما مرتبط با استراتژی، قابل اقدام و به طور واضح بیان شده‌اند.

استفاده از روش فرمول‌بندی شاخص‌های کلیدی عملکرد به روش SMARTER یا 6 A’s به شما کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنید که آن‌ها مرتبط با استراتژی شما، قابل اقدام و به طور واضح بیان شده‌اند.

هنگام شروع فرایند ایجاد شاخص‌های کلیدی عملکرد خود، باید بدانید که آن‌ها (اندازه‌ای برای همه) نیستند. با وجود شباهت‌های بین کسب‌وکارها و صنایع، برای اینکه شاخص‌های کلیدی عملکرد برای سازمان شما مفید باشند، باید با اهداف سازمان شما تنظیم شوند. کلمه (شما) در اینجا کلیدی است. از استفاده شاخص‌های خودخواهانه و عمومی اجتناب کنید؛ زیرا ممکن است بیش از حد عمومی باشند و هیچ ارزش مفیدی نداشته باشند.

نکته تخصصی:  حتماً تمامی ذی‌نفعان کلیدی و تصمیم‌گیرندگان ارشد را در فرایند انتخاب شاخص‌های کلیدی عملکرد خود مشارکت دهید. همان‌طور که استیون کاوی نوشت: «بدون مشارکت، تعهدی وجود نخواهد داشت. آن را یادداشت کنید، با ستاره مشخص کنید، دورش دایره بکشید، زیرش خط بکشید. بدون مشارکت، تعهدی نخواهد بود.»

توجه داشته باشید که شاخص‌های کلیدی عملکرد شما در سطوح مختلف سازمان متفاوت خواهند بود.

• در سطح بالا (استراتژیک)، شاخص‌های کلیدی عملکرد شما نمایانگر عملکرد کلی سازمان شما خواهند بود و بر روی اهداف بلندمدت تمرکز دارند. شاخص‌های عملکرد استراتژیک معمولاً توسط مدیران و تصمیم‌گیرندگان ارشد برای نگه‌داشتن ارتباط با پیشرفت در راستای دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان استفاده می‌شوند.
• در سطح پایین (عملیاتی)، شاخص‌های کلیدی عملکرد شما نمایانگر عملکرد واحدهای تجاری خاص (بخش‌ها، تیم‌ها، و غیره) خواهند بود و بر روی اهداف کوتاه‌مدت تمرکز دارند. معیارهای عملکرد عملیاتی معمولاً توسط مدیران، ناظران و رهبران تیم برای پیگیری عملکرد فعالیت‌های روزانه استفاده می‌شوند.

مقایسه شاخص‌های استراتژیک و عملیاتی

شاخص‌های کلیدی عملکرد استراتژیک و عملیاتی هر دو به یک اندازه اهمیت دارند، حتی اگر هدف‌های متفاوتی داشته باشند. شاخص‌های عملکرد استراتژیک به مدیریت ارشد اجازه می‌دهند تا دید کلی از عملکرد کسب‌وکار خود داشته باشند، درحالی‌که شاخص‌های عملکرد عملیاتی عوامل اصلی موفقیت تجاری هستند.

برای اینکه شاخص‌های عملکرد استراتژیک شما مؤثر باشند، باید به اهداف استراتژیک شما مرتبط باشند و برای اینکه شاخص‌های عملکرد عملیاتی شما مؤثر باشند، باید به شاخص‌های عملکرد استراتژیک شما متصل باشند. به‌عنوان‌مثال، اگر هدف استراتژیک شما افزایش درآمد است و شاخص‌های عملکرد استراتژیک شما نشان می‌دهد که به هدف خود دست نیافته‌اید، ممکن است وارد جزئیات شاخص‌های عملکرد عملیاتی خود شوید تا بررسی کنید کدام بخش از کسب‌وکارتان نیاز به بهبود دارد. این تنها زمانی ممکن است که اهداف استراتژیک، شاخص‌های عملکرد استراتژیک و شاخص‌های عملکرد عملیاتی شما مرتبط باشند.

2. تعیین اهداف شاخص‌های کلیدی عملکرد

شاخص‌های کلیدی عملکرد بدون هدف، تنها یک عدد است. برای تعیین اهداف شاخص کلیدی عملکرد خود، عملکرد فعلی خود را ارزیابی کنید و آن را معیاری برای بهبود قرار دهید. (اگر داده‌هایی از عملکرد گذشته‌تان در دسترس است، به آن‌ها نیز نگاه کنید). به‌این‌ترتیب شما قادر خواهید بود تصویر واضحی از موقعیت کنونی خود داشته باشید و اهداف روشنی برای جایگاهی که می‌خواهید برسید، تعیین کنید. به اهداف استراتژیک کلان خود نگاه کرده تا اهداف بلندمدت شاخص کلیدی عملکرد را تعیین کنید، و سپس به‌صورت معکوس کار کنید تا به اهداف کوتاه‌مدت شاخص کلیدی عملکرد خود برسید. به‌عنوان‌مثال، فرض کنید که هدف بلندمدت شاخص کلیدی عملکرد شما افزایش درآمد به میزان ۲۰٪ تا پایان سال YYYY (۳-۵ سال) است. از این نقطه ممکن است محاسبه کنید که اهداف کوتاه‌مدت شما (سالانه، ماهانه، هفتگی) چگونه باید باشد تا به اهداف بلندمدت شاخص‌ها برسید.

نکته تخصصی: اهداف شاخص کلیدی عملکرد چالش‌برانگیز و بلندپروازانه تعیین کنید. یکی از بهترین روش‌های تعیین هدف برای شاخص کلیدی عملکرد، این است که ابتدا اهداف بالا را تعیین کنید و سپس با طرف مسئول در مورد رسیدن به این اهداف بحث کنید. در مورد آنچه که برای رسیدن به این اهداف نیاز است (افراد، فناوری، تجهیزات، اطلاعات، سرمایه و غیره) و فرایندها (آموزش، توسعه محصول، تحقیقات بازار، تخصیص منابع و غیره) صحبت کنید، عوامل داخلی و خارجی را در نظر بگیرید و با هم بر اهدافی که چالش‌برانگیز، اما دست‌یافتنی هستند توافق کنید. تعیین اهداف چالش‌برانگیز به ترویج فرهنگ عملکرد بالا و بهبود مستمر کمک می‌کند. اهداف آسان شاخص کلیدی عملکرد ممکن است انگیزه کارکنان را برای تلاش بیشتر کمتر کند.

3. افزودن طرح ابتکاری به شاخص‌های کلیدی عملکرد

بهبود عملکرد به‌تنهایی رخ نمی‌دهد. شما نیاز به انجام کاری دارید. اینجاست که طرح‌های ابتکاری به میان می‌آیند.

طرح‌ها، برنامه‌های عملیاتی هستند که یک سازمان برای دستیابی به اهداف خود، تعیین می‌کند. یک هدف توصیف می‌کند که شما قصد دارید چه چیزی را به دست آورید، طرح‌ها توصیف می‌کنند که چگونه قصد دارید آن را به دست آورید. شما باید ابتدا در مورد اهداف، شاخص‌های کلیدی عملکرد و تارگت‌های خود روشنفکر باشید و سپس طرح‌های عملیاتی خود را متناسب با آن‌ها اضافه کنید.

به‌عنوان‌مثال، هدف، شاخص کلیدی عملکرد، تارگت و طرح ابتکاری فعالیت شما ممکن است به شکل زیر باشد:

مهم است توجه داشته باشیم که اهداف و طرح‌های ابتکاری می‌توانند با یکدیگر در ارتباط باشند:

• یک ابتکار می‌تواند به دستیابی چندین هدف کمک کند
• ابتکارات متعددی می‌توانند به دستیابی هدف کمک کنند

نکته تخصصی: یک نرم‌افزار شاخص کلیدی عملکرد خوب به شما کمک می‌کند تا اهداف، شاخص‌های عملکرد و اهداف خود را شرح دهید و طرح‌های خود را اضافه و اولویت‌بندی کنید. به‌طورکلی، ابتکاراتی که به دستیابی اهداف شما کمک بیشتری می‌کنند باید اولویت بالاتری داشته باشند.

4. تجسم شاخص‌های کلیدی عملکرد

مرحله بعدی برای افزایش کارایی شاخص‌های کلیدی عملکرد خود، تصویرسازی آن‌ها است. تصویرسازی آن‌ها نه‌تنها باعث تسهیل در درک آنها می‌شود، بلکه به انجام اقدامات و تصمیم‌گیری‌های آگاهانه کمک می‌کند. دو روش معمول برای تصویرسازی شاخص‌های کلیدی عملکرد، داشبوردهای شاخص عملکرد و درایور تری (driver trees) ارزش شاخص‌های کلیدی عملکرد است.

داشبوردهای شاخص کلیدی عملکرد

داشبورد شاخص کلیدی عملکرد نمایش گرافیکی از آن‌ها، معیارها و سایر اطلاعاتی است که توسط سازمان‌ها برای نظارت بر عملکردشان استفاده می‌شود. داشبوردهای شاخص کلیدی عملکرد ابزار مفیدی برای مدیریت آن‌ها هستند؛ زیرا به سازمان‌ها امکان می‌دهند تا شاخص‌های کلیدی عملکرد را در کنار تصویرسازی‌های داده؛ مانند چراغ‌های وضعیت، فلش‌های روند و اسپارک لاین‌ها نمایش دهند که به درک بهتر داده‌ها و تسریع در تصمیم‌گیری کمک می‌کند. برای مثال، دیدن یک فلش روند سبز که به سمت بالا نشان می‌دهد، بیانگر آن است که شاخص کلیدی عملکرد نسبت به هدفش در وضعیت بهتری قرار دارد و بنابراین نیازی به اقدام نیست. دیدن یک فلش قرمز که به سمت پایین نشان می‌دهد، بیانگر آن است که شاخص کلیدی عملکرد از هدف تعیین‌شده‌اش عقب است و بنابراین ممکن است نیاز به اقدام تصحیحی داشته باشد.

داشبوردهای شاخص کلیدی عملکرد همچنین برای کمک به سازمان‌ها در تصویرسازی و درک وابستگی‌ها بین اهداف، شاخص‌های کلیدی عملکرد و طرح‌های ابتکاری‌شان استفاده می‌شوند.

درایور تری (Driver Trees) ارزش شاخص‌های کلیدی عملکرد

درایور تری ارزش نمایش سلسله‌مراتبی از شاخص‌های کلیدی عملکرد و روابط بین آن‌ها است. آن‌ها مفید هستند؛ زیرا به سازمان‌ها اجازه می‌دهند تا نحوة ایجاد ارزش توسط شاخص‌های کلیدی عملکرد فردی بر اساس اهداف استراتژیک سازمان را به تصویر بکشند.

درایور تری ارزش به سازمان‌ها اجازه می‌دهند تا داستان شاخص عملکرد خود را از بالا به پایین و از پایین به بالا روایت کنند. در پایین‌ترین سطح، یک درایور تری شاخص کلیدی عملکرد شامل شاخص‌های کلیدی عملکرد عملیاتی است که به شاخص‌های کلیدی عملکرد تاکتیکی منجر می‌شوند که بر اساس اهداف استراتژیک سازمان – بالاترین سطح درایور تری – هستند.

درایور تری ارزش ابزار تصویرسازی خوبی برای شاخص‌های کلیدی عملکرد هستند، زیرا از لحاظ بصری جذاب هستند و به همه این امکان را می‌دهند که درک کنند چگونه هر شاخص کلیدی عملکرد به تصویر کلی کمک می‌کند.

5. ارتباط با شاخص‌های کلیدی عملکرد

نگهداری شاخص‌های کلیدی عملکرد خود در یک صفحه گسترده که هیچ‌کس نمی‌تواند آن‌ها را ببیند، به کسی کمکی نمی‌کند. زیرا اگر آن‌ها مؤثر باشند، باید با آن‌ها ارتباط برقرار شود.

کارآمدترین روش برای ارتباط با شاخص‌های کلیدی عملکرد در تمام سطوح سازمان شما استفاده از نرم‌افزار شاخص عملکرد است. با استفاده از آن نرم‌افزار می‌توانید اهداف استراتژیک کلی خود را به اشتراک بگذارید، شاخص‌های عملکرد و طرح‌های خود را پیگیری کنید و اجازه دهید تمام افراد در سازمان خود ببینند چگونه اقداماتشان به استراتژی کل سازمان کمک می‌کند. این نرم‌افزار به شما این امکان را می‌دهد که کاربران را زمانی که شاخص کلیدی عملکرد جدیدی اضافه می‌شود مطلع کنید، هشدارهای خودکار برای زمانی که شاخص‌های کلیدی عملکرد به حدنصاب می‌رسند را تنظیم کنید، و گزارش‌های آن را تولید کنید.

برای اطمینان از اینکه شاخص‌های کلیدی عملکرد در اولویت همه‌ی تصمیمات قرار دارند، در نظر داشته باشید که به‌روزرسانی‌های مهم شاخص عملکرد را از طریق ایمیل به اشتراک بگذارید، جلسات منظم بازبینی آن را با تیم‌های خود برنامه‌ریزی کنید و گزارش‌های دوره‌ای آن را برای ذی‌نفعان اصلی ارسال کنید.

نکته تخصصی: شاخص‌های کلیدی عملکرد مختلف برای تیم‌های مختلف اهمیت دارند. برای حفظ تمرکز تیم‌ها بر روی شاخص‌های کلیدی عملکرد که مسئول آن‌ها هستند، داشبوردهای خاص تیم ایجاد کنید تا تیم‌ها بتوانند به‌سرعت وضعیت شاخص‌های کلیدی عملکرد اختصاصی خود و طرح‌ها را ببینند، عملکرد خود را نسبت به اهداف تعیین شده بررسی کنند و در مورد معیارهای کم عملکرد اقدام کنند. اگر تیم شما از یک فضای دفتری مشترک استفاده می‌کند، در نظر داشته باشید که یک صفحه نمایش را برای نمایش داشبورد مشترک شاخص کلیدی عملکرد تیم نصب کنید تا به حفظ آن‌ها در ذهن تیم کمک کند.

چه تعداد شاخص‌های کلیدی عملکرد را باید پیگیری کرد؟

تعداد بهینه شاخص کلیدی عملکردهایی که باید پیگیری شوند از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت است. این وابسته به‌اندازه سازمان شما، مدل کسب‌وکارتان، تعداد اهداف و غیره است. با تعداد کمی از شاخص کلیدی عملکرد ممکن است تصویر کاملی به دست نیاورید. با تعداد زیادی از آن ممکن است با اطلاعات بیش از حد دچار سردرگمی شوید. به‌عنوان یک قاعده، ممکن است هدف‌گذاری کنید تا ۲-۳ شاخص کلیدی عملکرد استراتژیک برای هر هدف را پیگیری کنید. برخی اهداف تنها به یک شاخص کلیدی عملکرد نیاز دارند و برخی دیگر به تعداد بیشتری نیاز خواهند داشت.

فعالیت‌های تجاری بسیاری وجود دارند که می‌توانند به شاخص کلیدی عملکرد اختصاص داده شوند. برای محدودکردن تعداد آن‌ها، تنها بر آن دسته از فعالیت‌های تجاری تمرکز کنید که برای دستیابی به اهداف استراتژیک شما حیاتی هستند. اختصاص‌دادن شاخص کلیدی عملکرد به فعالیت‌هایی که برای رسیدن به اهداف شما ارتباطی ندارند، اتلاف وقت خواهد بود.

نکته تخصصی: اگر سازمان شما تازه با شاخص‌های کلیدی عملکرد آشنا شده است، با تعداد کمی از آنها شروع کنید و انتخاب خود را به‌مرورزمان بهینه کنید. پس از چند ماه دنبال‌کردن آن‌ها، باید بتوانید بفهمید که کدام شاخص‌های کلیدی عملکرد ارزش بیشتری ارائه می‌دهند، کدام از آن‌ها می‌توانند حذف شوند و کدام مفید است که اضافه شوند. یک نرم‌افزار شاخص عملکرد خوب این فرایند اضافه‌کردن، اصلاح‌کردن و حذف‌کردن آن‌ها را آسان می‌کند.

هرچند وقت یکبار باید شاخص‌های کلیدی عملکرد را اندازه‌گیری کرد؟

بعد از تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد خود، تطبیق با تیم خود که چقدر مداومتاً شاخص‌های کلیدی عملکرد خود را ارزیابی خواهید کرد، مفید است. در سطح عملیاتی، بهتر است شاخص‌های کلیدی عملکرد خود را روزانه یا هفتگی نظارت کنید، تا در صورت نیاز بتوانید اقدامات فوری را انجام دهید. در سطح استراتژیک، عادت خوبی است که ماهانه، سه‌ماهه و سالیانه به‌صورت دقیق‌تر به شاخص‌های خود نگاهی بیندازید.

نکته تخصصی: برای اول هر ماه، یک جلسه ارزیابی شاخص کلیدی عملکرد برنامه‌ریزی کنید. به‌این‌ترتیب می‌توانید عملکرد شاخص‌هایتان را از ماه قبل مرور کنید، روندها و خارج از محدوده‌ها را شناسایی کنید، شاخص‌هایی که عملکرد ضعیفی دارند را بررسی کنید و اقداماتی انجام دهید (مثلاً پیگیری، تنظیم منابع، تغییر برنامه‌ها) تا مطمئن شوید که در مسیر درست برای دستیابی به اهداف تعیین شده خود هستید. برگزاری جلسات منظم با تیم‌تان برای ارزیابی شاخص کلیدی عملکردهایتان کمک می‌کند تا استراتژی شرکت در صدر افکار سازمانتان باقی بماند و ابتکارات استراتژیک‌تان در مسیر درست پیش بروند.

چگونه می‌توان شاخص‌های کلیدی عملکرد را پیگیری کرد؟

بهترین و کارآمدترین راه برای پیگیری شاخص‌ها و عملکرد کسب‌وکار شما به‌طورکلی استفاده از نرم‌افزار شاخص‌های کلیدی عملکرد است. درحالی‌که استفاده از روش قدیمی صفحات گسترده و کپی و پیس بی‌پایان وجود دارد، اما توصیه نمی‌شود؛ زیرا ناکارآمد و مستعد خطای انسانی است. با یک نرم‌افزار شاخص کلیدی عملکرد خوب می‌توانید اهداف استراتژیک خود را روی نقشه‌های استراتژی قرار دهید، جمع‌آوری و تجزیه‌وتحلیل داده‌ها را به‌صورت خودکار انجام دهید، شاخص‌های کلیدی عملکرد را روی داشبوردها تصویرسازی کنید، اهدافی برای هر شاخص کلیدی عملکرد تعیین کنید، عملکرد آن را به مدت‌زمان پیگیری کنید، وظایف و تاریخ‌های مقرر را اختصاص دهید، و گزارش‌های عملکرد تولید کنید. استفاده از این نرم‌افزار نه‌تنها وقت شما را صرفه‌جویی می‌کند؛ بلکه گزارش‌های شما را دقیق‌تر می‌سازد. با داشتن دید بهتر به عملکرد خود، شما و تیم‌هایتان می‌توانید تصمیم‌های هوشمندانه‌تری بگیرید که کسب‌وکار شما را به جلو ببرد.

نتبجه نهایی:

شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای پیگیری وضعیت سلامت کسب‌وکار شما و اطمینان از اینکه سازمانتان به سمت دستیابی به اهداف و مقاصد تعیین شده پیش می‌رود، ضروری هستند. برای ایجاد شاخص‌های کلیدی عملکرد قدرتمند که کسب‌وکار شما را به جلو برانند، فرایند را با ارزیابی آنچه برای سازمان شما کلیدی است آغاز کنید. به استراتژی خود نگاه کنید و از آن برای تشخیص معیارهای کلیدی که نیاز است تا پیشرفت به سمت اهداف تعیین شده را اندازه‌گیری کند، استفاده کنید. آن‌ها را به طور واضح تعریف کنید (در نظر داشته باشید از روش‌های SMARTER یا  6 A’s استفاده کنید) اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت شاخص کلیدی عملکرد را تعیین کنید و سپس طرح‌های ابتکاری را به آن‌ها اضافه کنید تا استراتژی خود را به عمل درآورید.

برای این‌که شاخص‌های کلیدی عملکرد مؤثر باشند، همچنین باید قابل‌فهم باشند. داشبوردهای شاخص کلیدی عملکرد و درایور تری ارزش ابزارهای عالی برای استفاده هستند تا آن‌ها را تصویرسازی کنید و نشان دهید که چگونه هر شاخص کلیدی عملکرد به اهداف استراتژیک فراگیر سازمان کمک می‌کند. تصویرسازی آن‌ها باعث راحت‌تر فهمیده‌شدن و کمک به تصمیم‌گیرندگان می‌شود تا سریع‌تر و با اطلاعات داده‌ای، تصمیم‌گیری کنند.

کارآمدترین روش برای ارتباط‌دادن و پیگیری شاخص‌های کلیدی عملکرد شما استفاده از نرم‌افزار آن است. استفاده از نرم‌افزار شاخص کلیدی عملکرد مزایای زیادی دارد. این امکان را به شما می‌دهد که یک دید متمرکز از شاخص‌های کلیدی عملکرد خود به دست آورید، اهداف سازمان خود و نحوة پیگیری عملکرد در راستای آن اهداف را ارتباط دهید، و اطمینان حاصل کنید که سازمانتان در مسیر دستیابی به اهداف استراتژیک خود باقی بماند. همچنین به تیم‌های شما کمک می‌کند تا از وظایف اداری مانند جمع‌آوری داده‌ها و تولید گزارش‌ها آزاد شوند، بنابراین آن‌ها می‌توانند وقت خود را صرف وظایفی کنند که ارزشی برای سازمانتان ایجاد می‌کند.

نویسنده و مترجم: تیم یسناپارس