4 مرحله اصلی چرخه مدیریت عملکرد کارکنان| ارزیابی عملکرد کارکنان چگونه انجام می‌شود؟

در بیشتر مواقع، کارمندانی که در جایگاه شغلی خود احساس مفید بودن می‌کنند و فعالیت‌های خود را در راستای اهداف سازمان، تنظیم می‌کنند، برای سازمان مفیدتر هستند و بهره وری بالایی دارند. اجرای یک استراتژی مدیریت عملکرد مناسب می‌تواند چنین شرایطی را رقم بزند. یک چرخه مدیریت عملکرد کارکنان موثر می‌تواند به شما کمک کند مزیت رقابتی مورد نیاز سازمان خود را ایجاد کنید. این چارچوب به کارمندان و رهبران سازمان کمک می‌کند تا بر روی دستیابی به اهداف سازمان، متمرکز بمانند. به دلیل اهمیت بسیار بالای بحث چرخه مدیریت عملکرد کارکنان، در این مطلب به تعریف این مهم و مراحل و دلایل اهمیت آن خواهیم پرداخت.

مطالعه بیشتر: ضرورت استقرار نظام ارزیابی عملکرد سازمانی

چرخه مدیریت عملکرد کارکنان چیست؟

در پاسخ به این سوال مهم که چرخه مدیریت عملکرد کارکنان چیست می‌توان اینگونه پاسخ داد که، منظور از چرخه مدیریت عملکرد کارکنان، مراحلی است که در طی آن مدیران قادر می‌شوند تا به طور مستمر به کارکنان خود در راستای بهبود عملکرد و دستیابی به اهداف سازمانی، کمک کنند. یک چرخه مدیریت عملکرد موثر، موفقیت کارکنان و کسب و کار را از طریق یک فرآیند مستمر برنامه ریزی، نظارت، بررسی و پاداش دادن به عملکرد کارکنان، همسو می‌کند.

 چرا از چرخه مدیریت عملکرد کارکنان استفاده می‌کنیم؟

به این پرسش که چرا از چرخه مدیریت عملکرد کارکنان استفاده می‌کنیم می‌توان اینگونه پاسخ داد؛ دلایل استقرار این چرخه فراوان است، اما اغلب دلیل اصلی استقرار آن، حول محور افزایش بهره وری کارکنان است. یک چرخه مدیریت عملکرد ارزشمند، اصولا به برنامه‌های توسعه، نحوه اجرا صحیح و نظارت بر برنامه‌های عملکرد کارکنان، کمک می‌کند. با تمرکز بر هدف گذاری و هدایت مستمر، می‌توانید عملکرد کارکنان خود را بهبود بخشید و به آنها کمک کنید تا به اهدافی برسند که با اهداف سازمان شما همسو هستند.

 الزامات اساسی استقرار سیستم مدیریت عملکرد کارکنان

تهیه و اجرای موفقت آمیز یک سیستم مدیریت عملکرد کارکنان، بصورت مطلوب، در گروه عوامل گوناگونی است که فقدان هر یک از این عوامل می‌تواند نتایج نامطلوبی را در چی داشته باشد. از الزامات اساسی استقرار سیستم مدیریت عملکرد کارکنان ، می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

1.اعتقاد و حمایت مدیریت عالی سازمان

اعتقاد و حمایت مدیریت عالی سازمان یکی از الزامات اساسی استقرار سیستم مدیریت عملکرد کارکنان، می‌باشد. مدیران عالی رتبه سازمان بایستی از این مسئله آگاهی داشته باشند که سیستم مدیریت عملکرد کارکنان صرفا یک برنامه کامپیوتری نیست بلکه برنامه‌ای برای توسعه و تعالی سازمان است.

2.تحلیل وضع موجود، شناخت و تحلیل نیازمندی‌های سازمان

برای تحلیل وضع موجود، شناخت و تحلیل نیازمندی‌های سازمان نیاز است که تیم استقرار نظام مدیریت عملکرد از طریق مطالعه اسناد بالادستی، بررسی فرایند ها، دستورالعمل ها، آیین نامه ها، گزارشات عملکرد در ادوار گذشته، نقاط قوت و ضعف سازمان و محدودیت‌های اجرایی آن، بطور کامل از وضعیت سازمان آگاهی یابد.

3.تولید محتوا

به تولید محتوا سیستم مدیریت عملکرد کارکنان بایستی به عنوان یک پیش نیاز در این فرایند، نگاه شود. این محتوا بایستی توسط تیم مشاوره شرکت به گونه‌ای تهیه و تدوین شود که بتواند ارتباطی موثر با سایر فرایند‌های منابع انسانی برقرار کند.

4.استقرار چرخه مدیریت عملکرد

یکی دیگر از الزامات اساسی استقرار سیستم مدیریت عملکرد کارکنان، استقرار چرخه مدیریت عملکرد است. بسیاری گمان می‌کنند که فرایند مذکور پس از ارزیابی عملکرد کارکنان به پایان می‌رسد؛ درصورتی که این فرایند دارای 4 مرحله اصلی است. این مراحل عبارت هستند از 1) تنظیم و مبادله تفاهم نامه عملکرد 2) برنامه ریزی عملکرد 3) نظارت و ارزیابی عملکرد کارکنان 4) برنامه ریزی بهبود عملکرد.

5.گردآوری داده‌ها و مستندات عملکردی

مبنای اصلی برای تصمیم گیری و قضاوت در مورد نحوه عملکرد کارکنان عبارت است از گردآوری داده‌ها و مستندات و مطالعه آن ها. لازم به ذکر است برای طی این مرحله بایستی از منابع معتبری استفاده نمود.

6.گزارشات ارزیابی عملکرد

از دیگر الزامات اساسی استقرار سیستم مدیریت عملکرد کارکنان می‌توان به گزارشات ارزیابی عملکرد اشاره نمود. نتایج ارزیابی‌ها بایستی در قابل گزارش تدوین شود. کیفیت شکلی و محتوایی این گزارشات نیز دارای اهمیت بسیار زیادی می‌باشد.

7.شیوه‌های بهره برداری از گزارشات و نتایج ارزیابی عملکرد

شیوه‌های بهره برداری از گزارشات و نتایج ارزیابی عملکرد دارای اهمیت بسیار زیادی در بحث الزامات اساسی استقرار سیستم مدیریت عملکرد کارکنان، می‌باشد. تیم استقرار می‌بایست با مطالعه دقیق فرایند‌ها و دستورالعمل‌های سازمان و با لحاظ نمودن نظرات مدیران، آیین نامه‌های بهره برداری، از نتایج ارزیابی در تصمیمات اداری مرتبط با کارکنان و همچنین شیوه نامه‌های بهره برداری از نتایج ارزیابی در سایر نظام‌های منابع انسانی را تدوین نمایند.

8.استقرار نرم افزار مدیریت عملکرد کارکنان

استقرار نرم افزار مدیریت عملکرد کارکنان که بصورت منعطف عمل کند و تمامی فرایند‌های اصلی و فرعی که در سازمان اجرا می‌شود را در خود جای دهد از مهم‌ترین الزامات اساسی استقرار سیستم مدیریت عملکرد کارکنان، می‌باشد.

9.سازماندهی مناسب

از نظر وزنی تهیه یک نرم افزار مناسب و کارآمد درصد بزرگی از یک پروژه استقرار نظام مدیریت عملکرد کارکنان به حساب نمی‌آید. قسمت بزرگ مربوط به سایر فعالیت‌هایی است که باید جهت استقرار سیستم انجام پذیرد. اجرا موفق یک پروژه در گرو ارتباط نزدیک و تنگاتنگ عناصر دخیل در پروژه می‌باشد. از این رو بحث سازماندهی مناسب اهمیت ویژه‌ای می‌یابد.

 4 مرحله اصلی چرخه مدیریت عملکرد کارکنان

در این بخش به توضیح 4 مرحله اصلی چرخه مدیریت عملکرد کارکنان می‌پردازیم:

برنامه ریزی یا تنظیم و مبادله تفاهم نامه عملکرد:

اولین مرحله از 4 مرحله اصلی چرخه مدیریت عملکرد کارکنان، عبارت است از برنامه ریزی، که به معنای تنظیم و مبادله تفاهم نامه عملکرد فیمابین مدیران و کارکنان زیر مجموعه آن‌ها است که بر مبنای شاخص‌های ارزیابی و اهداف سازمانی در دوره زمانی معین، تهیه می‌گردد. برنامه ریزی و تعیین هدف مرحله جدایی ناپذیر چرخه مدیریت عملکرد شماست. در واقع این مرحله جایی است که اهداف کارمند، تیم و کسب و کار همسو و تنظیم می‌شوند.

برای اطمینان از پیوند مابین اهداف در مقیاس کوچک با اهداف سازمانی، رهبران باید اهداف شرکت را قبل از تعیین اهداف فردی کارکنان، مشخص کنند. هنگامی که اهداف شرکت مشخص باشد، مدیران و کارکنان می‌توانند برنامه‌های استراتژیک، برای دستیابی به اهداف عملکرد فردی را ایجاد کنند.

یک چرخه مدیریت عملکرد کارکنان هوشمند دارای ارزش بسیار زیادی می‌باشد، زیرا تضمین می‌کند که اهداف کارمندان شما قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان است. با این طرح کلی ساختار یافته، می‌توانید اهداف کارکنان را تجزیه و تحلیل کنید تا مطمئن شوید که عملکرد آن‌ها واقع بینانه و همسو با اهداف کلان سازمان است.

برنامه ریزی عملکرد:

در این مرحله از چرخه مدیریت عملکرد کارکنان که برنامه ریزی عملکرد نام دارد، در راستای تفاهم نامه مبادله شده، تقسیم کار بین مدیر و کارمند در خصوص اقداماتی که می‌بایست توسط دو طرف انجام پذیرد، تا تفاهم نامه مبادله شده عملیاتی گردد، صورت می‌پذیرد. در این مرحله پیشرفت کارکنان در مسیر رسیدن به هدف، رصد می‌شود؛ از این رو برنامه ریزی برای رسیدن به اهداف تعیین شده، امری حیاتی، می‌باشد. در این مرحله تامین منابع، بحث در مورد عملکرد و نظارت بر اهداف صورت می‌پذیرد و همانطور که این مراحل طی می‌شوند، کارکنان رشد می‌کنند و عملکرد آن‌ها با اهداف سازمان، می‌شوند.

نظارت و ارزیابی:

سومین مرحله از 4 مرحله چرخه مدیریت عملکرد کارکنان، عبارت است از نظارت و ارزیابی کارکنان که به منظور پایش وضعیت پیشرفت اجرای وظایف و ماموریت‌های محوله به کارکنان به طور مستمر و سنجش شاخص‌های ارزیابی عملکرد کارکنان بر اساس تقویم محتوایی ارزیابی سازمان، صورت می‌پذیرد. این مرحله به مدیران کمک می‌کند تا نتایج نهایی و فرآیندی را که برای دستیابی به آنها توسط کارکنان سازمان، اعمال می‌شود، ارزیابی کنند. این مرحله یک فرصت عالی برای مدیران است تا بتوانند دیدگاه‌های کارکنان را درک کنند، برای بهبود عملکرد آن‌ها بازخورد ارائه دهند و در مورد فرصت‌های توسعه آینده و ایجاد یک نقشه راه بحث کنند.

برنامه ریزی بهبود عملکرد:

آخرین مرحله از مراحل 4 گانه چرخه مدیریت عملکرد کارکنان عبارت است از، برنامه ریزی بهبود عملکرد. در این مرحله پس از انتشار ارزیابی عملکرد کارکنان به منظور ارائه پیشنهاد اقدامات بهبود قابل انجام، در شاخص‌هایی که عملکرد مطلوبی نداشته‌اند و همچنین ارائه پیشنهاد اقدامات تثبیت عملکرد، در شاخص‌هایی که وضعیت مطلوبی دارند، به منظور حفظ شرایط مطلوب، صورت می‌پذیرد.

در این مرحله پاداش نیز اهمیت بسیاری دارد، در حالی که گاهی اوقات این مرحله نادیده گرفته می‌شود، اما در حفظ مشارکت و انگیزه کارکنان بسیار مهم است. روش‌های متداول برای پاداش دادن به کارمندان از طریق پاداش، مختلفی مانند ترفیع دادن صورت می‌پذیرد. با پاداش‌های کافی و مبتنی بر شایستگی، مشارکت و عملکرد کارکنان افزایش می‌یابد.

 مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت عملکرد کارکنان

یک نرم افزار مدیریت عملکرد حرفه ای، رهبران سازمان‌ها را برای پشتیبانی از استراتژی‌های موفقیت کارکنان، تیم و کسب و کار، مجهز می‌سازد. همچنین چرخه مدیریت عملکرد کارکنان، می‌تواند مراحل خود را از طریق یک ابزار کارآمد برای افزایش بهره وری، همسویی و ارتباطات تکمیل کند. از مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت عملکرد کارکنان می‌توان به تدوین اهداف روشن و همسو، چارچوب بازخورد موثر، سیستم پاداش و … کمک کند.

مطالعه بیشتر: آشنایی با امکانات نرم افزار ارزیابی کارکنان تسما

 ارزیابی عملکرد مدیران

کیفیت مدیریت یک سازمان یکی از عوامل تعیین کننده موفقیت آن است. دریافت بازخورد از کارکنان در مورد اثربخشی، رهبری آن‌ها را برای سازمان‌ها مهم می‌کند. درک چگونگی ارزیابی عملکرد مدیران می‌تواند به سازمان کمک کند رهبری خود را بهبود بخشد و رفاه و بهره وری کارکنان را ارتقا دهد.

 عملکرد مدیران چگونه ارزیابی می‌شود؟

در ادامه به مراحل بررسی عملکرد مدیران اشاره شده است:

1. از یک فرآیند محرمانه استفاده کنید

برای ارزیابی عملکرد مدیران، مهم است که کارکنان بتوانند به سؤالات ارزیابی پاسخ صادقانه ارائه دهند. کارمندانی که نگران این هستند که مدیر ممکن است پس از اطلاع از بررسی دشمنی کند، احتمال کمتری دارد که این موضوع را تجربه کنند. بهترین رویکرد برای تضمین بازخورد صادقانه این است که فرآیند ارزیابی محرمانه باشد. هنگامی که کارکنان برای محافظت از هویت خود به سازمان اعتماد می‌کنند، به احتمال زیاد نگرانی‌ها یا انتقادات خود را در مورد عملکرد یک مدیر بیان می‌کنند. موثرترین راه برای تضمین محرمانه بودن ارزیابی‌ها ناشناس بودن است.

2. همه مسائل را روشن کنید

پس از شناسایی برخی از مسائلی که کارکنان با مدیر دارند، جهت ارزیابی عملکرد مدیران مهم است که سازمان به دنبال شفاف سازی آن‌ها باشد. این امر می‌تواند مربوط به ماهیت مشکل، علت آن، یا کاری باشد که کارکنان ممکن است ترجیح دهند مدیر انجام دهد. انجام این کار تضمین می‌کند که سازمان تلاش‌های خود را برای حل مسائل مدیریتی در جهت درست هدایت می‌کند. یک نظرسنجی ساده می‌تواند به حل این مشکل کمک کند. به عنوان مثال، اگر کارکنان شکایت کنند که مدیر به رفاه آن‌ها اهمیت نمی‌دهد، سازمان می‌تواند بپرسد که کارکنان چه مزایای رفاهی می‌خواهند.

3. اقدام فوری انجام دهید

پس از شفاف سازی، ضروری است که سازمان اقدام فوری انجام دهد. اجازه دادن به چالش‌های رهبری برای تداوم پرخطر است. زیرا مدیریت یک شرکت برای موفقیت آن بسیار مهم است. اقدام فوری همچنین نشان دهنده احترام به نظرات کارکنان است که می‌تواند اعتماد را تقویت کند. بسته به موضوع، راه‌های مختلفی وجود دارد که سازمان‌ها می‌توانند مدیریت خود را بهبود بخشند.

4. درخواست بازخورد

نظارت بر بهبود در رهبری می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا اثربخشی اقدامات خود را تعیین کنند. سازمان‌ها می‌‌توانند نظرسنجی‌‌هایی را بین کارمندان توزیع کنند تا از آن‌ها در مورد بهبود ارزیابی عملکرد مدیران و همچنین به طور خاص در مورد مشکلاتی که قبلاً متوجه شده بودند سؤال کنند. نکته‌ای که باید در نظر داشته باشید این است که مدیران ممکن است برای مدتی قبل از پسرفت بهبود یابند، بنابراین مهم است که بازخورد ثابت باشد.

 مزایای ارزیابی عملکرد مدیران

در ادامه برخی از مزایای ارزیابی عملکرد مدیران اشاره شده است:

1. مشارکت کارکنان را بهبود می‌بخشد

وقتی کارکنان متوجه می‌شوند که نظرات آن‌ها اهمیت دارد، به احتمال زیاد در مورد کار خود جدی هستند. به طور مشابه، یک فرآیند ارزیابی خوب می‌تواند به مدیران کمک کند تا مشکلاتی مانند فقدان ارتباطات باز را حل کنند. علاوه بر این، می‌تواند به کارکنان کمک کند تا نظرات خود را بیشتر بیان کنند و در مورد کار مشتاق باشند.

2. بهره وری را افزایش می‌دهد

رهبری مؤثر به استراتژی و نظارت بهتر تعمیم داده می‌شود. به طور مشابه، کارمندانی که رهبری خوبی را تجربه می‌کنند، بیشتر روی کار خود تمرکز می‌کنند. یک فرآیند موثر ارزیابی عملکرد مدیران  می تواند منجر به رهبری بهتر شود. نتیجه این امر این است که بهره وری بیشتر کارکنان را تضمین می‌کند.

3. به یک محیط کار سالم کمک می‌کند

ارزیابی‌ها به کارکنان نشان می‌دهد که می‌توانند به فرهنگ کاری شرکت کمک کنند. مدیران همچنین درک می‌کنند که احترام به کارکنان بخش مهمی از مسئولیت‌های محل کار آن‌ها است. این امر می‌تواند فرهنگ کاری سالم‌تر را تشویق کند که احترام متقابل و همکاری را ترویج می‌کند.

 ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟

در پاسخ به این سوال که ارزیابی عملکرد کارکنان چیست، می‌توان گفت که، بطور کلی ارزیابی عملکرد کارکنان که به عنوان بررسی عملکرد نیز از آن یاد می‌شود، یکی از فرایند‌های مدیریت عملکرد کارکنان محسوب می‌شود و همچنین یکی از مهم‌ترین وظایف مدیریت منابع انسانی می‌باشد، چرا که می‌تواند اثربخشی یک سازمان را تسهیل نماید. منظور از اثربخشی در این بخش نیز، میزان دستیابی به اهداف و برنامه‌های سازمان می‌باشد.

در حقیقت، ارزیابی عملکرد کارکنان، فرآیندی است که توسط سازمان‌ها پیش بینی می‌شود و برای ارائه بازخورد به کارکنان در مورد عملکرد شغلی آن‌ها و مستندسازی رسمی آن عملکرد، مورد استفاده قرار می‌گیرد. اگرچه هر سازمان به تناسب نیاز خود، چرخه‌های ارزیابی را تعیین می‌کنند اما اکثر آنها، بطور معمول، سالی یک بار ارزیابی عملکرد کارکنان را انجام می‌دهند.

 شاخص‌های OKR در ارزیابی عملکرد کارکنان

شاخص‌های کلیدی نتیجه یا به اختصار OKRنیز موضوعی است که باید در یک نرم‌افزار ارزیابی عملکرد لحاظ شده باشد. مدیریت اهداف برای کلیه سازمان‌ها فرایند مهم و حیاتی به شمار می‌روند. زیرا شناسایی اهداف و دستیابی به آنها شاهرگ اصلی حیات و مهم‌ترین فلسفه‌ی وجودی سازمان‌ها محسوب می‌شود. به کمک شاخص‌های کلیدی نتیجه OKR کارمندان می‌توانند بر روی یک هدف مشخص تمرکز کنند. علاوه بر این، شاخص‌های کلیدی نتیجه در اندازه‌گیری پیشرفت کلی یک هدف به مدیران ارشد کمک می‌کند. یک نرم‌افزار مدیریت عملکرد، کارمندان و سازمان را قادر می‌سازد تا اهداف مشخص، هوشمند و پویایی را برای خود تعیین کنند. علاوه بر این، به افراد این امکان را می‌دهد تا اهداف شخصی و غیرسازمانی خود را با اهداف سازمانی همسو کنند که این موضوع موثرترین راه برای تعالی سازمان محسوب می‌شود.

مطالعه بیشتر: شاخص‌های کلیدی عملکرد یا KPI چیست ؟

 ارتباط ارزیابی عملکرد کارکنان و مدیریت عملکرد کارکنان

همانطور که  پیشتر بدان اشاره کردیم ارتباط ارزیابی عملکرد کارکنان و مدیریت عملکرد کارکنان بر این مبنا است که ارزیابی عملکرد بخشی از فرایند‌های درون نظام مدیریت عملکرد کارکنان محسوب می‌شود. استقرار نظام مدیریت عملکرد کارکنان دارای مراحل بسیاری است که گزارشات حاصل از ارزیابی عملکرد کارکنان و بهره برداری از این نوع گزارشات تنها به چند مرحله از استقرار نظام مدیریت عملکرد مربوط می‌شود. استفاده از یک نرم افزار مدیریت عملکرد کارکنان، با طراحی درست و اصولی، می‌تواند ضمن تنظیم مسیر ارزیابی عملکرد کارکنان، شما را در مسیر صحیح مدیریت عملکرد کارکنان نیز قرار دهد.

 گام‌های چهارگانه استقرار مدیریت عملکرد کارکنان

معمولاً در بیشتر مدل‌های مدیریت عملکرد کارکنان، از مدل چهار مرحله‌ای دمینگ، شامل برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری، اجرا و نظارت مستمر، کنترل نقاط ضعف و قوت و ارائه بازخورد و در نهایت تحلیل و مرور عملکرد، الهام گرفته می‌شود که در ادامه به صورت اجمالی این مدل را بررسی خواهیم کرد.

 الف) گام اول: برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری برای تعیین استانداردهای عملکرد

برای برنامه‌ریزی اصولی و دستیابی به شاخص‌های عملکردی مناسب، بهتر است که در ابتدا، «تجزیه‌وتحلیل شغل» به‌عنوان منبعی محوری برای اطلاعات مرتبط با مشاغل سازمانی انجام گیرد. پس از جمع‌آوری اطلاعات مشاغل و جمع‌بندی آن، اولویت‌بندی و استخراج معیارهای عملکردی برای هر یک از مشاغل انجام می‌گیرد. معیارهای کلیدی عملکرد، شامل مجموعه‌ای از معیارهای عمومی و نیز برخی معیارهای خاص با توجه به رده‌های شغلی، ماهیت مشاغل و … است. در ادامه، می‌بایست ابزار سنجش هر یک از شاخص‌های عملکردی و دامنه و وزن آن‌ها را تعیین نماییم.

مطالعه بیشتر: مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) چیست؟

ب) گام دوم: اجرای ارزیابی، نظارت مستمر، پیگیری، مربیگری و اندازه‌گیری عملکرد

پس از روشن شدن اهداف و برنامه‌ها و توافق بر سر آن‌ها، مدیران و سرپرستان باید در نقش مربی به نظارت، حمایت، هدایت، آموزش، تفویض اختیار و ارائه بازخوردهای لازم بپردازند. مدیر در طی دوره ارزیابی باید با درک مقتضیات کار و مسئولیت‌ها، ارزیابی‌های لازم را به عمل آورده، بازخورد دهد و کارمند مورد نظر را به سمت تغییر و بهبود رفتار و عملکرد خود در مسیر اجرای موفق برنامه‌ها و دستیابی به اهداف، راهنمایی نماید. علاوه بر این، مدیریت و سرپرست بایستی در نقش مربی به کارکنان کمک نموده تا پس از هر اقدام، بازبینی و عکس‌العمل داشته باشند و از عملکرد و رفتارهایشان یاد بگیرند. (مربیگری فرآیندی انعطاف‌پذیر و پرورشی است که بر اساس توافق دوجانبه، بین دو نفر شکل می‌گیرد، به‌طوری‌که مربی به‌صورت مستمر و در راستای بهبود سطح عملکرد و افزایش توانمندی‌های فرد، به او بازخورد می‌دهد.)

مطالعه بیشتر: داده کاوی چیست و چگونه به رشد سازمان کمک می‌کند؟

ج) گام سوم: کنترل نقاط قوت و ضعف و استاندارد و ارائه بازخورد

سومین مرحله از فرآیند به هم‌پیوسته مدیریت عملکرد کارکنان، ارزیابی رفتار و عملکرد آن‌ها، در مقایسه با اهداف و انتظاراتی است که از قبل تعیین و توافق شده است که این مرحله، همراه با مشخص شدن نقاط ضعف و قوت آن‌ها است. کلید موفقیت این مرحله از کار، این است که کارکنان به مدیران اعتماد داشته باشند و نتایج این ارزیابی را قبول نمایند. باید توجه داشت که در ارزیابی رفتار و عملکرد کارکنان، مثل هر فعالیت یا اقدام انسانی دیگر، امکان خطا وجود دارد. در واقع ارزیابی کردن، از دشوارترین و پیچیده‌ترین کارهایی است که مدیران انجام می‌دهند.

د) گام چهارم: تحلیل و مرور عملکرد و اقدامات اصلاحی و تبیین برنامه توسعه و بهبود فردی و گروهی

آخرین مرحله از فرآیند مدیریت عملکرد کارکنان که به‌نوعی تکمیل‌کننده فرآیند بوده و به آن ماهیت مدیریتی می‌دهد، مرور عملکرد کارکنان و اتخاذ اقدامات اصلاحی، با هدف بهبود عملکرد در دوره‌های آتی برنامه‌ریزی است.

مدیر پس از انجام ارزیابی‌های لازم و تکمیل فرم ارزیابی عملکرد کارمندانش که در آن نقاط قوت و ضعف کارمند و موفقیت‌ها و ناکامی‌های او منعکس شده است، باید در جلسه‌ای رودررو با کارمند، به تحلیل و بازنگری عملکرد و رفتار وی پرداخته و مشترکأ تصمیمات مهمی بگیرند که اجرای آن، به بهبود عملکرد و موفقیت هم‌زمان کارمند و سازمان بینجامد.

برای این‌که چرخه مدیریت عملکرد کارکنان کامل شود و به قولی بتوان مدیریت عملکرد شغل را انجام داده و آن را بهبود داد، باید این چرخه، همواره در جریان بوده و در هر دوره به‌صورت مستمر اهداف بازبینی، بازتعریف و بهبود داده شوند. به‌این‌ترتیب، می‌توانیم چرخه کسب‌وکار را به حرکت و گردش درآوریم و سازمان را در مسیر توسعه و بهبود قرار دهیم.

برای مطالعه بیشتر: کنترل پروژه چیست و چه تفاوتی با مدیریت پروژه دارد؟

 ارزیابی عملکرد سالانه در مقابل ارزیابی عملکرد مستمر

تفاوت اولیه بین ارزیابی عملکرد سالانه و ارزیابی عملکرد مستمر از نام آن‌ها مشهود است. در ارزیابی عملکرد سالانه، عملکرد یک کارمند در طی یک سال گذشته ارزیابی می‌شود. مدیر، عملکرد کارمند را بر اساس معیارهای از پیش تعریف شده، از جمله تحقق KPI‌ها و KRA‌ها و مهارت‌های ارتباطی ارزیابی می‌کند. کارمندان دستاوردها، مشارکت‌ها، میزان رشد، KRAهای انجام شده و غیره را ارائه می‌کند و در نهایت مدیر بازخورد، نگرانی‌های کارمند و جزئیات دیگر را جمع‌آوری کرده تا یک نقشه راه KRA مناسب برای کارمند ایجاد کند. این فرآیند شامل مقدار زیادی کاغذ، صفحات گسترده اکسل یا ارائه‌های پاورپوینت برای اشتراک گذاری و بررسی کار لازم است.

احتمال زیادی وجود دارد که برخی از اطلاعات حیاتی برای پوشش دادن در هنگام جمع‌آوری این داده‌ها از دست برود. به همین دلیل است که شرکت‌ها به یک سیستم ارزیابی عملکرد پیوسته پیچیده‌تر و راحت‌تر روی می‌آورند. با این حال، یافته‌های SHRM در سال 2021 نیز نشان می‌دهد که ارزیابی عملکرد سالانه به آرامی اما مطمئناً از بین می‌رود. برخلاف سیستم سنتی ارزیابی سالانه، برای بررسی عملکرد به داده‌های جمع‌آوری شده نیازی ندارد. در عوض، شامل بازخورد به موقع، جلسات بررسی منظم، بحث در مورد زمینه‌های احتمالی بهبود و اولویت‌های کاری است.

این رویکرد یک مرحله‌ای در یک زمان تضمین می‌کند که مدیر و منبع از همان ابتدا در یک صفحه قرار دارند. همچنین به آن‌ها کمک می‌کند تا از پتانسیل هر منبع بهره ببرند و از آن به نفع شرکت استفاده کنند. بررسی‌های به موقع عملکرد به کارمندان این امکان را می‌دهد که بدانند کجا برتر هستند و کجا عقب مانده‌اند. اینکار به آن‌ها آزادی عمل کافی می‌دهد تا در صورت نیاز برای بهبود بیشتر، اصلاحات لازم را انجام دهند.

مطالعه بیشتر: راه حل‌های هوش تجاری در سازمان ها

 بهترین شیوه‌های مدیریت عملکرد کارکنان

اکنون که مزایای مدیریت عملکرد کارکنان را بازگو کردیم، زمان آن رسیده است که بهترین روش‌ها را برای آن شرح دهیم.

1. به طور منظم بازخورد بدهید

ارائه بازخورد به موقع در زمان مناسب روند بررسی عملکرد شما را تقویت می‌کند. بنابراین، شما باید به طور منظم کار کارکنان خود را بررسی، ورودی‌ها را پیشنهاد و آن‌ها را اجرا کنید. در عین حال، کارکنان را تشویق کنید تغییراتی که احساس می‌کنند می‌تواند استراتژی مدیریت عملکرد فعلی را بهبود بخشد، پیشنهاد دهند. توصیه ما این است که همه آن‌ها را مرور کنید و مواردی را که به نظر شما مفید هستند اجرا کنید.

2. در شروع چرخه ارزیابی با KRAها ارتباط برقرار کنید

تعریف KRA درست در ابتدای هر چرخه ارزیابی، زمینه را برای مدیریت عملکرد موثر فراهم می‌کند. با همه KRAها و اهداف به وضوح تعریف شده، کارکنان شما دید بهتری از آنچه باید انجام دهند دارند. همچنین اعتماد بیشتری را در سطوح مختلف ایجاد، فرهنگ خلاق را تقویت و استقلال و بهره‌وری را افزایش می‌دهد. در نتیجه، باید اطمینان حاصل کنید که منابع شما از انتظارات شما و همچنین معیارهایی که برای ارزیابی آن‌ها استفاده می‌کنید آگاه هستند.

3. از تیم‌های خوب تقدیر کنید و به آن‌ها پاداش دهید

نتایج گالوپ نشان می‌دهد که 74 درصد از تیم‌هایی که برای کارشان قدردانی می‌شوند، احساس می‌کنند که هدفی در شرکت دارند. از این رو، شناسایی و پاداش دادن به منابع با عملکرد بالا برای تقویت حس تعلق و هدفمندی در کارکنان ضروری است.

مطالعه بیشتر: آشنایی با بهترین شیوه اختصاص پاداش به کارکنان

4. از ابزارهای مدیریت منابع مناسب برای اندازه گیری عملکرد استفاده کنید

راه حل‌های فناوری نوآورانه نیاز روز در هر بخش است. یک ابزار مدیریت منابع خوب می‌تواند به شما کمک کند تا مدیریت عملکرد خود را تا حد زیادی مدرن کنید. اطمینان حاصل کنید که ابزاری که انتخاب می‌کنید به شما امکان می‌دهد تخصیص منابع، استفاده و پیش‌بینی نیازهای آینده را برای برنامه‌ریزی جانشین پروری بهینه کند. به عنوان مثال، استفاده از صورت‌حساب می‌تواند با عملکرد بالا مرتبط باشد.

5. ایجاد یادگیری و توسعه برای ارتقاء مهارت

یادگیری یک فرآیند بی‌پایان است. حتی پیشکسوتان صنعت سطح C نیز باید خود را در جریان آخرین روندها نگه دارند. فناوری‌های جدید به بازار هجوم می‌آورند و هر از گاهی جایگزین فناوری‌های قدیمی می‌شوند. این روند مستلزم یک برنامه یادگیری و توسعه پویا برای کارکنان ماهر و تازه کار است. علاوه بر این، منابع انسانی در مهارت‌ها، رهبری، رفتار و سایر پارامترها متفاوت است. این باعث می‌شود استراتژی یک اندازه مناسب برای همه نامناسب باشد. بنابراین، شخصی سازی برنامه‌های توسعه خود برای کارکنان بر اساس سطح مهارت، انتظارات و غیره ضروری است. پیشنهاد ما این است که یک نقشه راه یادگیری و توسعه برای ارتقاء مهارت در شرکت خود مناسب برای منابع در تمام سطوح سلسله مراتبی ایجاد کنید.

عواملی که بر عملکرد کارکنان تأثیر می‌گذارد:

همان طور که در ابتدای مقاله اشاره شد مدیریت عملکرد کارکنان یک رویکرد پویا و استراتژیک برای حفظ یک فرهنگ با عملکرد بالا در یک شرکت است. هدف آن نشان دادن بهترین‌ها در هر کارمند و همسو کردن آن با چشم انداز و ماموریت بلند مدت شرکت است. عوامل متعددی وجود دارد که بر عملکرد کارکنان تأثیر می‌گذارد. چند عامل تعیین کننده رایج به شرح زیر است:

1. سطح رضایت و مشارکت کارکنان
2. فرهنگ کار
3. پاداش و شناخت
4. فرصتی برای یادگیری مهارت‌های جدید
5. آگاهی از اهداف و انتظارات شرکت از کارمند
6. راهبردهای آموزش و ارتقاء مهارت
7. درجه درک محصولات توسط کارمند
8. تخصیص کار براساس مهارت‌های کارمند

 مدیریت عملکرد کارکنان چگونه برای کارکنان سود دارد؟

1. افزایش رضایت در کار

فرآیند بازبینی عملکرد منسجم با شناسایی به موقع دستاوردها به کارکنان کمک می‌کند تا با انگیزه و متعهد به کار خود باشند. وقتی یک شرکت به پتانسیل منابع انسانی و به رفاه اهمیت می‌دهد، موجب می‌شود از اضطراب آن‌ها بکاهد. یک محیط بدون استرس و مساعد به عنوان یک کاتالیزور برای رشد حرفه و شرکت عمل می‌کند و سطح رضایت را افزایش می‌دهد.

2. تعارض را کاهش و کارایی را افزایش می‌دهد

مزیتی دیگری که مدیریت عملکرد کارکنان برای کارکنان دارد این است که موجب کاهش تعارض و افزایش کارایی می‌شود. یا به عبارتی دیگر یک فرآیند بررسی عملکرد موثر به کاهش تعارض بین کارکنان و مدیریت کمک کرده و بحث‌های یک به یک در مورد عملکرد کارکنان، موانع آن‌ها و مناطق قوی و ضعیف، تفاوت‌ها را برطرف می‌کند. همچنین باعث ایجاد اعتماد در کارکنان شده که آن‌ها را تشویق می‌کند تا با نگرش درست و مثبت کار کنند و کارایی آن‌ها را افزایش می‌دهد.

3. همسویی با اهداف شرکتی

انتقال اهداف شرکت، یک جنبه حیاتی از استراتژی مدیریت عملکرد است. علاوه بر این، با اختصاص بخش‌های مسئولیت کلیدی و شاخص‌های کلیدی عملکرد به کارمندان، آن‌ها ایده بهتری از آنچه باید انجام دهند به دست می‌آورند. بنابراین، کارکنان می‌توانند عملکرد خود را پیگیری و ارزیابی کنند و برای تحقق KRA‌ها، KPIها و همسو کردن تلاش‌ها با اهداف شرکتی بهتر کار کنند.

4. فرصت‌های بهتر برای رشد و ارتقاء

سود دیگری که مدیریت عملکرد کارکنان به کارکنان می‌رساند فرصت‌های بهتر برای رشد و ارتقاء است. جلسات منظم بررسی عملکرد برای بحث در مورد عملکرد، پیشرفت و مسئولیت‌ها به کاهش تنش کمک می‌کند. آن‌ها همچنین کارکنان را تشویق می‌کنند تا کار و مشارکت خود را به نمایش بگذارند و تمایل خود را برای ارتقاء و فرصت‌های رشد ابراز کنند. شناسایی نقاط قوت کارکنان و فراهم کردن فرصت مناسب برای موفقیت در آن زمینه‌ها برای مدیریت ساده می‌شود.

مدیریت عملکرد کارکنان چگونه برای یک شرکت سود دارد؟

1. مناطق بهبود را برجسته می‌کند

جلسات منظم بررسی عملکرد به شناسایی زمینه‌هایی که باید برای کارمندان تک تک کار کنند کمک می‌کند. در حالی که برخی ممکن است نیازمند ارتقاء مهارت باشد، برخی دیگر ممکن است به آموزش در مورد روندهای جدید برای پروفایل خود نیاز داشته باشند. با این تجزیه و تحلیل جمع آوری شده، مدیریت برای اجرای بهترین برنامه آموزشی و یادگیری کمک می‌کند. علاوه بر این، به آن‌ها کمک می‌کند تا در راس منابع انسانی آینده نگر باشند تا بتوانند پروژه‌های چندوجهی را انجام دهند و از رقبا جلوتر بمانند.

مطالعه بیشتر: ارائه راهکارهایی به منظور افزایش بهره وری کارکنان 2022

2. کارکنان را درگیر و با انگیزه نگه می‌دارد

سودی که مدیریت عملکرد کارکنان به شرکت‌ها می‌رساند این است که کارکنان را درگیر و با انگیزه نگه می‌دارد. یک سیستم ارزیابی عملکرد خوب باعث می‌شود که کارکنان احساس ارزشمندی کنند. تعریف کردن از آن‌ها برای کار خوب به کارمندان انگیزه می‌دهد. زمانی که کمک‌هایشان به‌سرعت شناسایی و قدردانی شود، روحیه آن‌ها بالا می‌ماند و برای برتری در کارشان تلاش می‌کنند و به نوبه خود، بهره وری کلی شرکت را نیز افزایش می‌دهد.

3. فرسایندگی برنامه ریزی نشده را کاهش می‌دهد

گزارش CNBC حاکی از آن است که از هر چهار کارمند یک نفر در حال بررسی ترک شغل خود پس از همه گیری کرونا است. این آمار برای جلب نظر کارفرمایان در سراسر جهان کافی است. در حالی که این گزارش عوامل مختلفی را در پشت این رقم نشان می‌دهد. مدیریت عملکرد کارکنان به کاهش آن و ارتباط دو طرفه با منابع انسانی به مدیران کمک می‌کند، برای اینکه بتوانند مسائل و انتظارات خود را بهتر درک کنند. علاوه بر این، به تنظیم KRAها و KPIهای آینده بر اساس توانایی‌ها و انتظارات آن‌ها کمک می‌کند. بنابراین، تضاد منافع و انتظارات بین مدیریت و منابع را به حداقل رسانده و تجربه کارمندان را افزایش و نرخ فرسایش را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد.

4. باعث موفقیت هر پروژه می‌شود

هم افزایی بین مدیریت عملکرد کارکنان و منابع انسانی برای موفقیت یک پروژه بسیار مهم است. یک برنامه مدیریت عملکرد بدون خطا می‌تواند به شما کمک کند تا آن را انجام دهید. بینش در مورد صلاحیت، استعداد، شایستگی‌ها، مهارت‌ها، سوابق کاری هر کارمند، بهینه سازی تخصیص کار را برای مدیران آسان‌تر می‌کند. علاوه بر این، ردیابی پیشرفت پروژه در زمان واقعی همراه با ورودی‌ها و همکاری ثابت، موفقیت را تضمین می‌کند.

5. برنامه ریزی جانشینی را فعال می‌کند

اگر مدیریت عملکرد به درستی انجام شود، نقش مهمی در برنامه ریزی جانشین پروری ایفا می‌کند. نظارت بر عملکرد، مهارت‌ها، خواسته‌ها و رفتار تک تک کارکنان، به شما ایده خوبی از کالیبر آن‌ها می‌دهد. همچنین به شما کمک می‌کند تا نامزدهای با عملکرد بالا را شناسایی کنید تا در زمان پیش رو برای جانشینی و ارتقاء در نظر بگیرید. به این ترتیب، در اختیار داشتن مجموعه‌ای از کارمندان با استعداد، شما را از دردسر استخدام در آخرین لحظه و هزینه‌های بیش از حد جلوگیری می‌کند.

 رایج‌ترین خطاهای ارزیابی کارکنان کدام‌اند؟

دغدغه بسیاری از مدیران این است که بطور ناخودآگاه مرتکب خطاهایی در فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان می‌شوند که در نتیجه آن، ارزیابی به انحراف کشیده شده و نتایج کاملا” متفاوتی به دست می‌آید. موثرترین روش پیشگیری از وقوع خطاهای ارزیابی، اطلاع و آگاهی ارزیابی نسبت به وجود و نحوه وقوع آنهاست. لذا، در ادامه رایج‌ترین خطاهای ارزیابی را معرفی می‌کنیم.

خطای شباهت

وجود شباهت‌هایی بین ارزیاب و ارزیابی‌ شونده باعث شکل‌گیری این خطا می‌شود. مثلا” حین ارزیابی عملکرد کارکنان مشخص می‌شود که ارزیاب و ارزیابی‌ شونده در یک در یک محله بوده‌اند یا هم دانشگاهی هستند، کشف این نقاط اشتراک می‌تواند سبب سهل ‌گیری ارزیاب نسبت به ارزیابی‌ شونده شود و نتیجه ارزیابی را غیرواقعی نماید.

خطای تفاوت

مخالف خطای تشابه است و زمانی رخ می‌دهد که وجود تفاوت ‌هایی بین ارزیاب و ارزیابی ‌شونده (اعم از اختلاف نظر روی یک موضوع یا هر نوع تفاوت دیگر) در فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان آشکار گردد. نتیجه آن می‌تواند اعمال سخت‌گیری فراتر از حد معمول از سوی ارزیاب نسبت به ارزیابی ‌شونده باشد.

خطای سهل‌گیری

وقتی رخ می‌دهد که ارزیاب همه یا اکثر ارزیابی ‌شوندگان را خوب و بالاتر از میانگین ارزیابی می‌کند؛ دقیقا” مثل استادی که همیشه به دانشجویان خود، فارغ از توان علمی آنها، نمره بالا می‌دهد تا همه را خشنود نگه دارد. تلاش برای راضی نگه داشتن همگان و خود را انسانی خوب جلوه دادن از جمله دام‌های فراروی ارزیاب است.

خطای سخت‌گیری

این خطا مخالف خطای سهل ‌گیری است. در این حالت ارزیاب نسبت به همه رفتار سخت‌گیرانه داشته و به اصطلاح همه را از دم تیغ می‌گذراند.

خطای گرایش به حد وسط

به این معناست که، ارزیاب همیشه به همه یا اکثر ارزیابی ‌شوندگان نمره متوسط می‌دهد؛ نه خیلی بالا نه خیلی پایین. در واقع در این حالت، ارزیاب دچار خطای محافظه‌کاری شده است.

خطای هاله‌ای

این خطا زمانی رخ می‌دهد که وجود یک ویژگی برجسته در ارزیابی ‌شونده (مثل ویژگی ظاهری)، تمام توجه ارزیاب را به خود جلب نموده و اجازه نمی‌دهد ارزیاب سایر ویژگی‌های فرد را ببیند و مورد ارزیابی قرار دهد.

خطای اولین برخورد

این خطا زمانی شکل می‌گیرد که ارزیاب، تحت تاثیر و مجذوب اولین اقدامات، رفتارها و گفتارهای فرد ارزیابی‌ شونده می‌شود. تصور کنید در جلسه مصاحبه استخدامی، ارزیاب تحت تاثیر احوال‌پرسی گرم داوطلب استخدام در سازمان قرار می‌گیرد و بلافاصله به این نتیجه می‌رسد که این فرد، مناسب استخدام در سازمان است. در واقع، در این حالت ارزیاب تصمیم نهایی خود را بر اساس آنچه که در کل فرایند مصاحبه اتفاق می‌افتد اتخاذ نمی‌کند، بلکه براساس دقایق اولیه برخورد و آشنایی، تصمیم خود را می‌گیرد. در نتیجه می‌توانیم بگوییم، در این خطا اولین ذهنیت ارزیاب از ارزیابی ‌شونده تعیین‌کننده فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان خواهد بود.

خطای آخرین برخورد

این خطا، مخالف خطای اولین برخورد است. در این حالت، ارزیاب تحت تاثیر آخرین رفتارها، گفتارها و عملکرد فرد قرار گرفته و بر آن اساس، تصمیم نهایی را می‌گیرد. به عنوان مثال، کارمندی که در طول دوره ارزیابی، عملکرد مناسبی نداشته است در آخرین روزهای نزدیک به روز ارزیابی، ارتباط خود را با مافوق بیشتر کرده، تلاش بیشتری از خود به نمایش می‌گذارد و بدین ترتیب، سبب می‌شود مافوق هنگام تکمیل فرم ارزیابی عملکرد کارکنان، مرتکب خطای آخرین برخورد شده و نمره خوبی را به وی اختصاص دهد؛ مگر آنکه مافوق از قبل، نسبت به این خطا آگاهی و اطلاع لازم را داشته باشد.

خطای مقایسه

در این خطا، ارزیاب به جای آنکه هر فرد را بر اساس معیارهای مشخص ارزیابی کند، افراد را با یکدیگر یا نفر قبلی مقایسه می‌کند. در نتیجه، فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان در اصطلاح شانسی می‌شود و از مسیر اصلی خود منحرف‌ می‌گردد. تصور کنید نفر اولی که ارزیابی شده، فردی ضعیف بوده و نفر دوم، فردی متوسط. اگر ارزیاب نفر دوم را با نفر اول مقایسه کند طبعا” نفر دوم را فردی خوب قلمداد خواهد کرد. اما اگر، فرد اول فردی خوب باشد و فرد دوم، فردی متوسط؛ در این حالت ارزیاب نفر دوم را فردی ضعیف قلمداد می‌نماید چرا که فرد متوسط را با فرد خوب مورد مقایسه قرار داده است. ارتکاب خطای مقایسه از سوی ارزیابان سبب می‌شود که نمره شما در ارزیابی عملکرد کارکنان، مصاحبه‌های استخدامی و … شدیدا” متکی به وضعیت نفر قبل باشد و اینجاست که شانس و قبال رخ می‌نمایاند.

خطای تعهد به تصمیم گذشته

گاهی اوقات ارزیاب در گذشته حرفی نسبت به فرد ارزیابی ‌شونده زده است. مثلا” گفته است که این فرد برای قرار گرفتن در سمت سر کارگر مناسب نیست. بعد از آن، هر  زمان صحبت انتصاب این فرد پیش آمده است ارزیاب سعی کرده است به شکل‌های مختلف و با ارائه دلایل و شواهد، ثابت کند که حرف قبلی او همچنان درست و پابرجاست و حق با اوست.

خطای تأثیر گذشته (تاثیر اضافی)

در این خطا، ارزیاب در ارزیابی عملکرد کارکنان کنونی، تحت تاثیر عملکرد خوب یا بد گذشتۀ فرد قرار می‌گیرد، لذا نمی‌تواند تصمیم درستی اتخاذ کند. فرض کنید کارمندی در گذشته عملکرد مناسبی نداشته است اما عملکرد وی بعدا بهتر شده است. ارزیاب هنگام ارزیابی عملکرد بهبود یافته فعلی به عملکرد ضعیف فرد در گذشته نگاه کرده و نمی‌تواند عملکرد خوب فعلی را هضم کند و بپذیرد و با شک و تردید بدان می‌نگرد. لذا، همچنان عملکرد فرد را ضعیف ارزیابی می‌کند. عکس این ماجرا نیز ممکن است رخ دهد. یعنی عملکرد ضعیف فعلی کارمندی که در دوره‌های گذشته، عملکرد خوبی داشته است به سختی از سوی ارزیاب (ارزیابی که تحت تاثیر خطای تاثیر گذشته می‌باشد) پذیرفته می‌شود.

خطای بی‌خبری

این خطا نیز یکی از خطاهایی است که کارکنان معمولا از آن شاکی هستند. در این نوع خطا، عدم دریافت گله و شکایت از ارزیابی‌شونده به معنای خوب بودن او قلمداد می‌گردد. بی‌خبری، خوش خبری است….

خطای کلیشه‌ای

این خطا که با نام‌های خطای تفکر قالبی و خطای تعمیم نیز معروف است، زمانی اتفاق می‌افتد که ارزیاب، فرد ارزیابی‌شونده را بر اساس گروهی که بدان تعلق دارد مورد ارزیابی قرار می‌دهد. مثلا” وقتی اظهار می‌کنیم فارغ‌التحصیلان دانشگاه فردوسی همگی افراد توانمندی هستند دچار خطای کلیشه شده‌ایم. این مثال‌ها همگی نمونه‌هایی از این خطا هستند: ارزیابی عملکرد کارمندان مرد از کارمندان زن بهتر است؛ تعهد سازمانی کارمندان قدیمی از کارمندان جدید بیشتر است؛ پرسنل واحد فروش از پرسنل واحد اداری خلاق ترند و ….

خطای تفاوت برداشت از شاخص‌ها و استانداردها

این خطا وقتی رخ می‌دهد که قرار است ارزیابی توسط گروهی از ارزیاب‌ها انجام شود. در ارزیابی گروهی، ممکن است هر یک از ارزیاب‌ها تفسیر و تحلیل متفاوتی نسبت به هر یک از شاخص‌ها و مقیاس‌های اندازه‌گیری داشته باشند. مثلا، ممکن است “خوب” یا “عالی” در نظر هر یک از ارزیاب‌ها معنا و مفهوم خاصی داشته باشد. لذا، فردی را که یک ارزیاب “عالی” می‌پندارد، ممکن است ارزیاب دیگر او را “خوب” قلمداد نماید و …. این تفاوت دیدگاه، جمع بندی نظرات و نتیجه‌گیری نهایی را سخت می‌کند.

خطای ترتیب

گاه ارزیابان و مصاحبه‌گران، وقت بیشتری را برای فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان نفرات اولیه اختصاص می‌دهند اما به تدریج و با به خاطر خستگی در مسیر ارزیابی، مدت زمان اختصاص یافته به نفرات بعدی کاهش یافته و از دقت، صحت و جامعیت ارزیابی کم می‌شود.

خطای خودارزیابی

در این خطا، ارزیاب، فرد ارزیابی‌شونده را از نظر میزان مشابهت با ویژگی‌های شخصی خودش مورد ارزیابی قرار می‌دهد. در واقع، ارزیاب ویژگی‌های خودش را ملاک و معیار قرار داده و ارزیابی‌شونده را از لحاظ میزان نزدیکی به این ویژگی‌ها ارزیابی می‌‌کند.

خطای کل‌نگری

در این خطا، ارزیاب به جای آنکه فرد را در تک تک معیارها و شاخص‌ها به طور جداگانه ارزیابی کند، سعی می‌کند بدون ورود به جزئیات، بصورت کلی، نمره‌ای به ارزیابی‌شونده اختصاص دهد. مثل معلمی که به جای تصحیح یکایک سئوالات امتحانی و لحاظ نمره هر سئوال بطور مجزا، یک نمره کلی به ورقه امتحانی دانش آموز اختصاص می‌دهد.

خطای فرافکنی

وقتی ارزیاب، رفتارها و اظهارنظرهای فرد ارزیابی‌شونده را به عوامل بیرونی نسبت می‌دهد، عملکرد و رفتار او را توجیه و وی را تبرئه می‌کند، این خطا به وقوع می‌پیوندد. وجود پیوندهای عاطفی، روابط خانوادگی و … بین ارزیاب و ارزیابی‌شونده یکی از دلایل اصلی فرافکنی است که با هدف دفاع از ارزیابی‌شونده صورت می‌گیرد.

خطای تاثیر مافوق

این خطا زمانی رخ می‌دهد که یک مقام بالاتر، جزء تیم ارزیابی است و در جلسه ارزیابی حضور دارد. در این حالت گاهی ممکن است سایر ارزیابان تحت تأثیر نظر مافوق قرار گرفته، از اعلام نظرات واقعی خود درخصوص فرد ارزیابی‌شونده امتناع کرده و همان نظر مافوق را تایید و تکرار کنند.

خطای تعصب

زمانی رخ می‌دهد که ارزیاب، علایق شخصی، اولویت‌ها و تعصبات خود را وارد فرایند ارزیابی کرده و آنها را به جای شاخص‌ها و معیارهای ارزیابی می‌نشاند این خطا بوقوع می‌پیوندد.
برای مطالعه بیشتر: ارزیابی عملکرد فصلی

در نهایت، مدیریت عملکرد کارکنان نه تنها یکی از عوامل کلیدی برای رشد و توسعه‌ی پایدار سازمان است، بلکه مسیری برای بهبود عملکرد فردی و سازمانی را ایجاد می‌کند. با بهره‌گیری از روش‌ها و ابزارهای مناسب برای ارزیابی، اهداف گذاری، بازخورد سازنده و توسعه‌ی مهارت‌های کارکنان، می‌توانیم بهبود مستمر در عملکرد و ارتقاء کیفیت خدمات را تجربه کنیم. بنابراین، به‌کارگیری استراتژی‌های مدیریت عملکرد موثر، نه‌تنها به ارتقاء عملکرد کارکنان، بلکه به تحقق اهداف و رسیدن به موفقیت‌های سازمانی کمک خواهد کرد.

 کلام آخر

در این مطلب ما ضمن ارائه تعریفی جامع از چرخه مدیریت عملکرد کارکنان، به بررسی هر یک از مراحل این چرخه به تفکیک، پرداختیم و همچنین دلایل اهمیت استفاده از این چرخه را بیان کردیم و تشریح کردیم که نرم افزار مدیریت عملکرد چگونه می‌تواند بر فرایند این چرخه تاثیر بگذارد. درصورتی که سازمان شما نیازمند نرم افزار مدیریت عملکرد کارکنان و استقرار آن، می‌باشد، می‌توانید با همکاران ما در شرکت یسناپارس تماس حاصل فرمایید.