نمودار گانت یک ابزار مدیریت پروژه است که به برنامه ریزی، زمان بندی و نظارت بر پروژه کمک می‌کند. استفاده از این نمودار می‌تواند برنامه ریزی و زمان بندی، همکاری از راه دور، تخصیص منابع و تفویض وظایف را بهبود بخشد. نمودار گانت تمام اطلاعات را به صورت بصری از طریق یک نمودار میله‌ای افقی نشان می‌دهد. مدیران پروژه و اعضای تیم می‌توانند تنها با نگاهی به نمودار، زمان بندی وظایف، وابستگی‌ها و پیشرفت را مشاهده کنند. برنامه ریزی برای همه کارها از قبل و قابل مشاهده کردن آنها در یک مکان، تیم‌ها را قادر می‌سازد تا به موقع وظایف خود را انجام دهند.
مطالعه بیشتر: مدیریت پروژه چیست و چه کارآیی دارد؟
نمودار گانت چیست؟
نمودار گانت چیست؟
نمودار گانت یا gantt chart یک تصویر گرافیکی رایج از یک برنامه پروژه است. این نمودار نوعی نمودار میله‌ای است که تاریخ شروع و پایان عناصر یک پروژه مانند منابع، برنامه ریزی و وابستگی‌ها را نشان می‌دهد. هنری گانت (1861-1919)، مهندس مکانیک آمریکایی، طراح این نمودار بود.
درک گانت
نمودار گانت پرکاربردترین نمودار در مدیریت پروژه است. این نمودارها در برنامه ریزی یک پروژه و تعیین توالی کارهایی که نیاز به تکمیل دارند بسیار کاربرد دارند. در بیشتر موارد، این نمودار به صورت نمودار میله‌ای افقی نمایش داده می‌شود. میله های افقی با طول های مختلف در نمودار نشان دهنده جدول زمانی پروژه است که می‌تواند شامل توالی کار، مدت زمان و تاریخ شروع و پایان هر کار باشد. این نوار افقی همچنین نشان می‌دهد که چقدر از یک کار نیاز به تکمیل شدن دارد.
نکته قابل توجه این است که طول میله متناسب با زمان لازم برای تکمیل یک کار است. وظایف پروژه در محور عمودی نشان داده شده است. نمودار گانت به برنامه ریزی، مدیریت و نظارت بر وظایف و منابع خاص در یک پروژه کمک می‌کند. این نمودار جدول زمانی پروژه را نشان می‌دهد که شامل کارهای برنامه ریزی شده و تکمیل شده در یک دوره می‌باشد و به مدیران پروژه در برقراری ارتباط با وضعیت پروژه یا طرح‌ها کمک می‌کند. این امر باعث می‌شود مدیران اطمینان حاصل کنند که پروژه در مسیر خود باقی مانده است.
مطالعه بیشتر: بررسی مراحل کنترل پروژه
مزایای نمودار گانت
یکی از مزایای نمودار گانت این است که وظایفی را که ممکن است به صورت موازی اجرا شوند و کارهایی را که تا زمانی که سایرین کامل نشوند نمی‌توانند شروع یا به پایان برسانند، مشخص می‌کند. این نمودار می‌تواند به شناسایی وظایفی که ممکن است از جدول زمانی پروژه حذف شده باشند کمک کند.
نمودار موارد مهمی که در زیر اشاره شده است را نشان می‌دهد:
- فعالیت‌‌های غیر ضروری را که می‌توان به تأخیر انداخت.
- فعالیت های حیاتی که باید به موقع تکمیل شوند.
- زمان فراموش شده کار یا زمان اضافی برای تکمیل کاری است که نباید پروژه را به تأخیر بیندازد.
نمودارهای گانت را می‌توان در مدیریت پروژه‌ها در هر اندازه و نوعی استفاده کرد. این‌ها ممکن است شامل زیرساخت های ساختمانی مانند سدها، پل‌‌ها و بزرگراه‌‌ها و یا شامل توسعه نرم افزار و سایر فناوری‌ها باشند. ابزارهای مدیریت پروژه مانند Microsoft Visio، Project، SharePoint و Excel یا نرم افزارهای تخصصی مانند Gantto یا Matchwareمی‌توانند در طراحی نمودارهای گانت کمک کنند.
مثالی از گانت
در عکس بالا وظایف در یک پروژه محور Y و مدت زمان آن در محور X نشان داده شده است. هر کاری با یک نوار نشان داده شده است. طول نوار نشان دهنده مدت زمان آن است. اگر دو میله روی محور X دیدید که همپوشانی دارند، بدانید که به طور همزمان رخ می‌دهند. همانطور که در این مثال مشاهده می‌کنید، این نمودار مدیران پروژه را قادر می‌سازد تا دید سریعی از اطلاعات پروژه از جمه موارد زیر را داشته باشند:
- فهرست وظایفی که یک پروژه را شامل می‌شود
- تاریخ شروع و پایان هر کار
- وابستگی بین وظایف
- برنامه ریزی
- پیشرفت هر کار
- صاحبان وظیفه
به طور کلی نمودار گانت برای حفظ پروژه در مسیر خود به خصوص زمانی که چندین کار وابسته بهم دارید یا بسیاری از وظایف به طور همزمان انجام می‌شوند مفید می‌باشد.
مطالعه بیشتر: استقرار نظام مدیریت استراتژیک
چگونه می‌توان از نمودار گانت استفاده کرد؟
نمودار گانت شناسایی مسیر حیاتی تکمیل پروژه را برای مدیران پروژه آسان می‌کند و این اطمینان را برای مدیران حاصل می‌کند که هیچ تاخیری در وظایف وجود ندارد. مدیران پروژه باید از نمودارهای گانت برای برنامه ریزی و زمان بندی پروژه، تخصیص منابع، پیگیری پیشرفت هر کار در هر زمان و اطمینان از اجرای به موقع وظایف حیاتی استفاده کنند.
چگونه یک نمودار گانت بسازیم
نمودار گانت را می‌توان با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه یا صفحه گسترده‌ای مانند Microsoft Excel یا Google Sheets ایجاد کرد. اما قبل از ترسیم این نمودار، باید تیم خود را گرد هم بیاورید و سپس برنامه ریزی کنید.
مطالعه بیشتر: مراحل تدوین برنامه استراتژیک
برنامه ریزی برای ایجاد برنامه گانت
قبل از ایجاد نمودار گانت، اطلاعات زیر را جمع آوری کنید:
- لیست وظایف
- تاریخ شروع و پایان هر کار
- وابستگی وظایف
- صاحبان وظیفه
- اعضای تیم به هر وظیفه اختصاص داده شده است
وقتی با تیم خود می‌نشینید، اولین چیزی که باید ایجاد کنید لیستی از وظایفی است که پروژه را تشکیل می‌دهند. پس از آن باید مدت زمان، منابع مورد نیاز، وابستگی‌ها و… را برای هر کار تخمین بزنید. این امر به شما در تخصیص صحیح منابع کمک می‌کند. به هر حال شما باید آمادگی داشته باشید که با پیشرفت پروژه، منابع خود را دوباره برنامه ریزی و تخصیص مجدد دهید.
نکته مهمی که باید به یاد داشته باشید این است که اطلاعات اولیه مورد نیاز برای ایجاد این نمودار، لیستی از وظایف با تاریخ شروع و پایان آنها می‌باشد. بسته به پیچیدگی‌های مجاز ابزار نمودار شما، می‌توانید جزئیات بیشتری مانند وابستگی وظایف، وظایف حیاتی، منابع تخصیص یافته و… را اضافه کنید.
