نحوه استفاده از طرح توجیهی در مدیریت پروژه

رشد و شناخت آموزش مدیریت پروژه در چند سال گذشته تغییرات قابل توجهی داشته است و انتظار می‌رود این تغییرات ادامه و گسترش یابد. و با ظهور مدیریت پروژه نیاز به یک طرح توجیهی در مدیریت پروژه وجود دارد. اجرای یک پروژه بزرگ و پیچیده که تأثیر زیادی بر سازمان شما دارد، می‌تواند هیجان انگیز باشد. شما از یک سو در حال ترویج تغییر واقعی هستید، از سوی دیگر شکست را تجربه می‌کنید. اگر تا به حال طرح توجیهی در مدیریت پروژه انجام نداده اید، این مقاله به شما کمک می‌کند که آن را شروع کنید.

مطالعه بیشتر: مدیریت پروژه چیست و چه کارآیی‌هایی دارد؟

طرح توجیهی چیست؟

طرح توجیهی که گاهی اوقات تحلیل امکان سنجی یا گزارش امکان سنجی نامیده می‌شود، راهی برای ارزیابی موفقیت یا عدم موفقیت یک طرح پروژه است. یک طرح توجیهی در مدیریت پروژه، عملی بودن طرح پروژه شما را ارزیابی می‌کند تا قضاوت کند که آیا قادر به پیشبرد پروژه هستید یا خیر.
این کار را با پاسخ به دو سوال انجام می‌دهد:

• آیا تیم ما ابزار یا منابع مورد نیاز برای تکمیل این پروژه را دارد؟
• آیا بازگشت سرمایه به اندازه کافی بالا خواهد بود تا پروژه ارزش پیگیری داشته باشد؟

طرح توجیهی در مدیریت پروژه برای پروژه‌هایی که نشان دهنده سرمایه گذاری قابل توجهی برای کسب و کار شما هستند، مهم می‌باشد. پروژه‌هایی که همچنین تأثیر بالقوه زیادی بر حضور شما در بازار دارند، ممکن است نیاز به طرح توجیهی داشته باشند.

به عنوان مدیر پروژه، ممکن است شما مستقیماً مسئول اجرای طرح توجیهی نباشید، اما مهم است که بدانید این طرح چیست. با درک عناصر مختلف که در یک طرح توجیهی قرار می‌گیرند، می‌توانید از تیمی که این طرح را انجام می‌دهد بهتر حمایت کنید و بهترین نتیجه را برای پروژه خود تضمین کنید.

چه زمانی باید یک طرح توجیهی در مدیریت پروژه انجام دهید؟

یک طرح توجیهی در مدیریت پروژه باید پس از اجرای پروژه اما قبل از شروع هر کاری انجام شود. طرح بخشی از فرآیند برنامه ریزی پروژه است. در واقع بسته به پروژه، اغلب همراه با تجزیه و تحلیل SWOT یا ارزیابی ریسک پروژه انجام می‌شود.

طرح توجیهی در مدیریت پروژه کمک می‌کند:

• قبل از شروع پروژه، فرصت‌های بازار را تأیید کنید
• جایگزین‌های کسب و کار خود را محدود کنید
• مستنداتی در مورد مزایا و مضرات طرح پیشنهادی خود ایجاد کنید
• قبل از تصمیم گیری در مورد ادامه دادن یا عدم ادامه، اطلاعات بیشتری ارائه دهید

شما احتمالاً نیازی به طرح توجیهی در مدیریت پروژه ندارید اگر:

• شما از قبل می‌دانید که پروژه امکان پذیر است
• شما پروژه مشابهی را در گذشته اجرا کرده اید
• رقبای شما با ابتکار مشابهی در بازار موفق می‌شوند
• این پروژه کوچک، ساده است و دارای حداقل تاثیر تجاری بلندمدت است
• تیم شما طرح توجیهی را در سه سال گذشته انجام داده است

نکته‌ای که باید در نظر داشت این است که طرح توجیهی در مدیریت پروژه یک طرح پروژه نیست. در طول اجرای پروژه، شما در حال ارزیابی این هستید که آیا پروژه برای شرکت شما ایده خوبی است یا خیر، و اینکه آیا اهداف پروژه با برنامه استراتژیک کلی شما مطابقت دارد یا خیر. به طور معمول، هنگامی که مشخص کردید که پروژه ایده خوبی است، پس از آن یک طرح توجیهی انجام می‌دهید تا تأیید کنید که پروژه با ابزار و منابعی که در اختیار دارید امکان پذیر است.

مطالعه بیشتر: آشنایی با وظایف مشاور مدیریت پروژه

طرح توجیهی در مقابل منشور پروژه

منشور پروژه یک سند نسبتا غیر رسمی برای ارائه پروژه شما به سهامداران است. منشور پروژه را به عنوان مقدمه‌ای برای اهداف، مسئولیت‌ها و محدوده پروژه خود در نظر بگیرید. به طور معمول، حامیان پروژه شما یا ذینفعان اجرایی، منشور را قبل از تصویب پروژه بررسی می‌کنند.

پس از تصویب منشور پروژه، طرح توجیهی در مدیریت پروژه باید اجرا شود. این سندی برای بیان این نیست که آیا پروژه با اهداف تیم شما مطابقت دارد یا نه، بلکه راهی است برای اطمینان از اینکه پروژه کاری است که شما و تیمتان می‌توانید انجام دهید.

مطالعه بیشتر: مقایسه مدیریت سبد پروژه و مدیریت پروژه

مطالعه امکان سنجی در مقابل پرونده تجاری

یک پرونده تجاری نسخه رسمی‌تر از منشور پروژه است. منشور پروژه برای ابتکارات کوچک یا ساده ایجاد می‌شود در حالی اگر یک ابتکار بزرگ و پیچیده را پیشنهاد می‌کنید که تأثیر قابل توجهی بر سازمان خواهد داشت در این حالت باید یک مورد تجاری ایجاد کنید. این سند طولانی‌تر و رسمی‌تر شامل اطلاعات مالی نیز می‌شود و معمولاً سهامداران ارشد بیشتری را در بر می‌گیرد.

پس از اینکه پرونده تجاری شما توسط ذینفعان مربوطه تأیید شد، پس از آن یک طرح توجیهی در مدیریت پروژه انجام دهید تا مطمئن شوید کار قابل انجام است. اگر متوجه شدید که اینطور نیست، ممکن است به ذینفعان اجرایی خود بازگردید و منابع، ابزار یا زمان بیشتری را درخواست کنید تا مطمئن شوید که پرونده تجاری شما امکان پذیر است یا خیر.

طرح توجیهی در مقابل طرح کسب و کار

طرح کسب و کار یک سند رسمی از اهداف سازمان شما است. یک طرح تجاری اغلب زمانی نوشته می‌شود که یک شرکت تاسیس می‌شود یا زمانی که تغییر قابل توجهی در عملیات شرکت ایجاد می‌شود. طرح کسب و کار شما به بسیاری از تصمیمات تجاری دیگر، از جمله برنامه استراتژیک سه تا پنج ساله شما اطلاع می‌دهد.
همانطور که برنامه تجاری و استراتژیک خود را اجرا می‌کنید، در پروژه‌های فردی سرمایه گذاری خواهید کرد. طرح توجیهی در مدیریت پروژه راهی برای ارزیابی عملی بودن هر پروژه یا ابتکار خاص است.

4 اصل تحلیل طرح توجیهی

چهار اصل اساسی برای طرح توجیهی در مدیریت پروژه وجود دارد: طرح توجیهی فنی، طرح توجیهی مالی، طرح توجیهی بازار (یا تناسب بازار) و طرح توجیهی عملیاتی.

1. طرح توجیهی فنی

یک طرح توجیهی فنی، منابع فنی موجود برای پروژه شما را بررسی می‌کند. این مطالعه تعیین می‌کند که آیا تجهیزات مناسب و کافی و همچنین دانش فنی مناسب برای تکمیل اهداف پروژه خود دارید یا خیر. به عنوان مثال، برنامه پروژه شما ایجاد 000/50 محصول در ماه را پیشنهاد می‌کند، اما شما فقط می‌توانید 000/30 محصول در ماه در کارخانه‌های خود تولید کنید، این پروژه از نظر فنی امکان پذیر نیست.

2. طرح توجیهی مالی

طرح توجیهی مالی توضیح می‌دهد که آیا پروژه شما از نظر مالی قابل دوام است یا خیر. گزارش طرح توجیهی مالی شامل تجزیه و تحلیل هزینه‌ها و منافع پروژه است. هدف در پایان طرح توجیهی مالی، درک مزایای اقتصادی پروژه است.

3. طرح توجیهی بازار

طرح توجیهی بازار، ارزیابی انتظارات تیم شما برای عملکرد بازار محصولات قابل تحویل پروژه می‌باشد. این بخش از گزارش شامل تجزیه و تحلیل بازار، تجزیه و تحلیل رقابت بازار و پیش بینی فروش است.

4. طرح توجیهی عملیاتی

یک طرح توجیهی عملیاتی ارزیابی می‌کند که آیا سازمان شما قادر به تکمیل این پروژه است یا خیر. این امر شامل الزامات کارکنان، ساختار سازمانی و هرگونه الزامات قانونی قابل اجرا است. در پایان طرح توجیهی عملیاتی، تیم شما متوجه می‌شود که آیا منابع، مهارت‌ها و شایستگی‌های لازم برای تکمیل این کار را دارید یا خیر.

مطالعه بیشتر: آشنایی با مزایا و معایب پروژه محور

6 مرحله برای انجام طرح توجیهی در مدیریت پروژه

• تجزیه و تحلیل اولیه را انجام دهید
• طرح توجیهی مالی را ارزیابی کنید
• طرح توجیهی بازار را اجرا کنید
• طرح توجیهی فنی و عملیاتی را در نظر بگیرید
• نقاط آسیب پذیر پروژه  را ارزیابی کنید
• پیشنهاد تصمیم گیری

سخن آخر طرح توجیهی در مدیریت پروژه….

در این مقاله مفهوم طرح توجیهی درمدیریت پروژه و همچنین نکات و مراحل انجام آن بررسی شد. طرح توجیهی در مدیریت پروژه ابزار مهمی برای ارزیابی یک پروژه قبل از شروع آن است. با درک طرح توجیهی یک پروژه، می‌توانید تصمیمات بهتری در مورد اجرای آن بگیرید.
امیدواریم با مطالعه این مقاله در درک بهتر مفهوم طرح توجیهی در مدیریت پروژه به شما کمک کرده باشد. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد مفاهیم مدیریت پروژه، مقالات مدیریت پروژه ما را جست و جو کنید تا روندهای جدید، شیوه‌های نوظهور، ملاحظات تطبیقی و شایستگی‌های اصلی مورد نیاز یک حرفه مدیریت پروژه را کسب کنید.