مدیریت پروژه فرآیندی پویا است که در چارچوب خاص با توجه به استراتژی‌های سازمان انجام می‌شود به همین منظور نرم افزار مدیریت پروژه باید تمام جنبه‌های یک پروژه را به هم ارتباط دهد، چنین سیستمی می‌تواند نقش یک برج مراقبت مجازی را برای مدیران پروژه ایفا کند چرا که به کمک آن می‌توان همه چیز را در یک بستر زیر نظر گرفت. به همین منظور برای مدیریت موثر پروژه‌ها باید از نرم افزاری یکپارچه استفاده شود.
مطالعه بیشتر: آشنایی با نرم افزار مدیریت پروژه مپ
نرم افزار یکپارچه چیست؟
نرم افزار یکپارچه چیست؟
یکپارچگی در مهندسی نرم افزار به معنی قرار گرفتن زیر سیستم‌ها جهت ایجاد یک سیستم واحد است. نرم افزار یکپارچه در واقع مجموعه‌ای از نرم افزارهای هماهنگ و مرتبط با هم می‌باشدکه جهت رسیدن به یک هدف واحد طراحی شده اند. سیستم‌های یکپارچه، فرآیندهای کسب وکار را به هم متصل می‌کنند و گردش داده‌ها بین آن‌ها امکان پذیر است، به این ترتیب همه قابلیت‌های نرم افزار هماهنگ و مرتبط با هم عمل کرده و ورود داده‌های جدید در یک بخش بر دیگر بخش‌های مرتبط با آن اثر می‌گذارد.
مطالعه بیشتر: انواع مدیریت پروژه: 7 روش کاربردی و پرطرفدار
مزایا نرم افزارهای یکپارچه در مدیریت پروژه
در ادامه به برخی از مزایای نرم افزارهای یکپارچه در مدیریت پروژه می‌پردازیم:
1.صرفه جویی در هزینه
همانطور که در برخی موارد خرید تدارکات از یک تامین کننده نسبت به خرید از چند مرجع متفاوت به صرفه‌تر است، در مورد خرید نرم افزار نیز این موضوع صادق می‌باشد. هزینه‌های پیاده سازی یک نرم افزار یکپارچه بسیار پایین‌تر از هزینه استفاده از چند سیستم مجزاست. پس از نظر اقتصادی یک نرم افزار یکپارچه به صرفه‌تر خواهد بود.
مطالعه بیشتر: مشاوره مدیریت پروژه چیست؟
2.صرفه جویی در زمان
با استفاده از یک سیستم یکپارچه مدیران و تیم پروژه زمان کمتری را صرف کارهایی مانند زمانبندی، ثبت و بایگانی مستندات، تهیه داشبورد و… می‌کنند، این تا حدی از مشغله‌های کاری آنان می‌کاهد و در زمان صرفه جویی می‌کند.
3.کاهش خطاهای انسانی
ورود داده به یک سیستم توسط انسان ممکن است گاهی با خطا همراه باشد، سیستم‌های یکپارچه معمولاً دارای اتوماسیون قوی هستند به این ترتیب تعداد دفعات ورود داده به سیستم کاهش می‌یابد، این خودکار بودن گردش کار دخالت انسان در سیستم را به حداقل می‌رساند و گزارشات و داشبوردها را از خطاهای انسانی مصون نگه می‌دارد.
مطالعه بیشتر: راهنمای مقدماتی مدیریت پروژه در منابع انسانی
4.هماهنگی کل پروژه
اطمینان از همگام بودن فرآیندها، تشخیص گلوگاه‌ها و انحرافات را برای مدیران پروژه آسان می‌کند، اگر از یک ابزار یکپارچه مدیریت پروژه استفاده شود، می‌توان همگام با تغییرات فیزیکی از دیگر جهات مانند وضعیت مالی، سطح دسترسی منابع، تحویل دادنی‌ها و… پروژه را کنترل کرد، تا قبل از بروز مشکل از آن جلوگیری شود.
مطالعه بیشتر: کنترل پروژه چیست و چه تفاوتی با مدیریت پروژه دارد؟
5. بهبود گزارشات
کسب بینش دقیق از وضعیت فرآیندها پروژه برای مدیران و ذی نفعان اهمیت بسزایی دارد، با استفاده از یک سیستم یکپارچه می‌توان گزارشاتی در لحظه از جنبه‌های مختلف پروژه‌ها دریافت کرد به این ترتیب پروژه از همه جوانب اعم از پیشرفت فیزیکی، بودجه، منابع، نیروی انسانی و… زیر ذره بین قرار خواهد گرفت. در چنین نرم افزارهایی می‌توان شاخص‌های کلیدی عملکرد را تعریف کرد و وضعیت آن‌ها را نیز در قالب گزارش لحظه به لحظه با توجه به پیشرفت‌های صورت گرفته در پروژه‌ها مورد پیگیری قرار داد.
مطالعه بیشتر: کنترل پروژه چیست و چه تفاوتی با مدیریت پروژه دارد؟
6.کمک به تصمیم گیری
مشخص بودن خروجی‌ها در هر مرحله می‌تواند چراغ راه مدیران پروژه برای تصمیم گیری و تعیین استراتژی‌های مراحل بعدی باشد، ثبت مستندات و گزارش‌های فعالیت‌ها و پروژه‌های گذشته در بستری با اجزا مرتبط یک مخزن دانش برای استفاده از تجربیات گذشته در آینده است و این به مدیران پروژه کمک می‌کند تا راحت‌تر از آموخته‌های گذشته استفاده کنند.
مطالعه بیشتر: تفاوت مدیریت سبد پروژه و مدیریت پروژه
نرم افزار یکپارچه سازی مدیریت پروژه مپ
اگر به دنبال یک ابزار یکپارچه برای مدیریت پروژه‌های خود هستید پیشنهاد ما به شما پلتفرم نرم افزاری مپ می‌باشد. مپ یک بستر یکپارچه و سرویس گراست که از ماژول‌های مختلف مرتبط و همگام باهم تشکیل شده است، به کمک این پلتفرم می‌توان پروژه‌ها را در همه ابعاد اعم از مالی، منابع انسانی، منابع فیزیکی، قرارداد، تدارکات، برنامه‌های استراتژیک و… به شکل کاملا هماهنگ و یکپارچه مدیریت کرد. یکپارچگی در مپ از دو بعد مطرح است:
1.همگام بودن ماژول‌ها و بخش‌های مختلف
پلتفرم مپ به کمک تکنولوژی میکروسرویس، از سرویس‌های متعدد و مرتبط به منظور پوشش همه جوانب مدیریت پروژه پشتیبانی می‌نماید. به عنوان مثال ارتباطات ماژول مدیریت پروژه در درون خود یا با سایر سرویس‌ها به قرار زیر است:
- ارتباط جزئیات فعالیت با جزئیات پروژه
- ارتباط منابع فعالیت‌ها و منابع پروژه
- ارتباط اسناد و یادداشت‌های فعالیت‌ها با پروژه
- ارتباط گانت و تقویم پروژه
- ارتباط گانت و کانبان پروژه
- ارتباط با سرویس مالی و بودجه
- تعریف بودجه پروژه بر اساس سرفصل‌های حسابداری
- انتخاب عنوان و مقدار منابع مورد نیاز جهت اجرای هر فعالیت از فهرست‌ها بهاء تعریف شده
- ارتباط با سرویس مدیریت منابع انسانی
- انتخاب مجریان از کاربران حقیقی و حقوقی
- انتخاب تیم پروژه بر اساس مهارت‌ها سوابق کاری و تحصیلی ثبت شده در پرونده پرسنلی منابع انسانی
- ارتباط با سرویس مدیریت قرارداد
- ارتباط قراردادها با پروژه
- ارتباط قراردادها با مجریان فعالیت‌ها
- ارتباط با سرویس مدیریت استراتژیک
- ارتباط پروژه‌ها با اهداف سازمانی
- کنترل میزان پیشرفت اهداف سازمانی بر اساس میزان پیشرفت پروژه ها
- ارتباط با پیام رسان
- چت خصوصی با اعضای تیم پروژه
- ایجاد کانال و گروه براساس تیم پروژه
2. داشبورد وگزارشات بلادرنگ
در بستر مپ، داده‌ها به شکل متمرکز جمع آوری و مدیریت می‌شود، به این ترتیب که کاربر می‌تواند هر لحظه پروژه‌های خود را در قالب داشبورد رصد کند؛ به همین سبب خیلی سریع نارسایی در فرآیندهای پروژه شناسایی و از وقوع خطاهای بزرگ جلوگیری می‌شود. در واقع داده‌های ثبت شده در بخش‌های مختلف سیستم تجمیع و در داشبوردها به شکل بصری ارائه می‌گردد.
در مپ 3 داشبورد براساس داده‌های ثبت شده در سیستم، با توجه به سطح دسترسی کاربران در اختیار آنان قرار می‌گیرد، این داشبوردها عبارتند از :
- داشبورد میزکار: این داشبورد مربوط به فعالیت‌های هر کاربر می‌باشد. در واقع داشبورد میزکار گزارشی است از وضعیت فعالیت‌هایی که کاربر در آن‌ها نقش دارد.
- داشبورد پروژه: این داشبورد گزارش وضعیت هر پروژه را از جنبه‌های مختلف بودجه، وضعیت فعالیت ها، ظرفیت کاری و عملکرد تیم ارائه می‌دهد.
- داشبورد فهرست پروژه ها: این داشبورد در واقع گزارشی از پورتفولیو سازمان است، که وضعیت همه پروژه‌ها از جوانب مختلف پیشرفت فیزیکی، بودجه و مالی، منابع و عملکرد سازمان را گزارش می‌دهد.
و در آخر…
در این مقاله به ابزار یکپارچه سازی در مدیریت پروژه و مزایای آن اشاره کردیم. با توجه به موارد ذکر شده در بالا مپ یک ابزار یکپارچه مدیریت پروژه است که می‌تواند به مدیریت هماهنگ پروژه به شما کمک کند. کارشناسان ما در شرکت تحقیقاتی یسناپارس آماده پاسخگویی و مشاوره به شما متقاضیان عزیز می‌باشد.
