15 شیوه‌ی برتر مدیریت عملکرد کارکنان

چرا مدیریت عملکرد مهم است؟

در هر سازمانی، بدون توجه به‌اندازه کسب‌وکار، مهم است که بدانید کارکنان شما چه کاری را، چگونه و چرا این کار را انجام می‌دهند.

بدون سیستمی برای تعریف نقش‌ها، درک نقاط قوت و ضعف فردی، ارائه بازخورد سازنده، اقدامات ترغیب آمیز و پاداش رفتارهای مثبت، برای مدیران بسیار دشوارتر است تا به طور مؤثر کارکنان خود را رهبری کنند.

سازمان‌های هوشمند، عملکرد خود را با یک فرایند مدیریت انگیزشی هماهنگ می‌کنند. این دو سیستم در بسیاری از جوانب شباهت دارند، از تعریف نقش‌ها و تعیین اهداف تا بررسی و پاداش رفتار کارکنان، و به همین دلیل زمانی که به طور هم‌زمان اجرا می‌شوند، عملکرد خوبی دارند. استفاده از مدیریت انگیزشی همچنین به این معنی است که مرحله بسیار حائز اهمیت «پاداش» در مدیریت عملکرد به‌درستی انجام شده است.

اهمیت مدیریت عملکرد چیست؟

مدیریت عملکرد بخش مهمی از هر سازمان است. سه مشکل اصلی که سازمان‌ها با آن مواجه هستند عبارت‌اند از:

– حفظ تعهد کارکنان

– حفظ استعداد

– توسعه رهبران از درون سازمان

این مسائل، موضوعاتی هستند که مدیریت عملکرد به طور مؤثر به آن‌ها توجه می‌کند.

. حفظ تعهد کارکنان

مشارکت کارکنان یکی از تمرکزهای هر تیم مدیریتی است. در یک سیستم ارزیابی سالانه، اهداف در ابتدای سال تعیین می‌شوند و سپس ۱۲ ماه بعد مورد بررسی قرار می‌گیرند تا ببینید آیا آنها دست‌یافته شده‌اند یا خیر. این بازه زمانی طولانی بدون بازخورد یا بررسی، مطمئناً منجر به کاهش مشارکت می‌شود.

در واقع، طبق مطالعه تقسیم رشد، ۹۴٪ از کارکنان ترجیح می‌دهند که مدیرشان به آن‌ها بازخورد و فرصت‌های توسعه را به‌صورت لحظه‌ای ارائه دهد، و ۸۱٪ ترجیح می‌دهند حداقل هر فصل یکبار با مدیرشان بررسی دوره‌ای داشته باشند.

مطالعات نشان می‌دهند که کارکنان با دریافت بازخورد هر ماه یا هر فصل بهترین عملکرد را دارند، و بررسی‌های منظم به‌عنوان یک فضای حل مشکل، تنظیم اهداف در صورت نیاز، و تجدیدنظر در تمرکز بر روی هدف عمل می‌کنند. در واقع، شرکت‌هایی که کارکنان به‌منظور بررسی اهداف روزانه یا حتی بیشتر دوره‌ای جلسه دارند، تقریباً ۵۰٪ احتمال بیشتری برای داشتن عملکرد مالی بالاتر دارند.

در این نظرسنجی‌ها، کارمندان احساسات منفی‌ای نسبت به سیستم ارزیابی سالیانه داشتند:

• ٪۶۲ از کارمندان احساس کردند که بررسی عملکردشان ناقص بوده است
• ٪۴۸ بین بررسی‌های عملکرد احساس راحتی برای بیان مشکلات خود به مدیر را نداشتند
• ٪۶۱ احساس می‌کردند که این فرایند منسوخ شده است
• ٪۷۴ معتقد بودند که با بازخوردهای متداول‌تر، عملکرد بهتری خواهند داشت
• ٪۶۸ از مدیران اجرایی تا زمان بررسی عملکرد، با مشکلات کارکنان آشنا نشدند

تمام این موارد منجر به ازدست‌دادن فرصت‌های زیادی برای حل مشکلات و افزایش عملکرد و مشارکت کارکنان می‌شود.

با افزایش مشارکت کارکنان، ۹ شاخص عملکرد کلیدی نتایج موفقیت‌آمیز را نشان می‌دهند. غیبت، گردش مالی، کاهش سود، حوادث امنیتی، حوادث ایمنی بیمار و نقص کیفیت حداقل ۲۵٪ و اغلب بیشتر در همه موارد کاهش می‌یابند. تجربه مشتری، بهره‌وری و سودآوری همگی نتایج مثبتی را نشان می‌دهند.

این مطالعه توسط گالوپ، در یک طیف گسترده‌ای از صنایع انجام شده است و نشان می‌دهد که مشارکت کارکنان بدون توجه به صنعت یک عامل بحرانی است.

. حفظ استعداد

کارمندانی که با مدیریت برای بحث درباره عملکرد، حل مشکلات و دریافت آموزش‌های متنوع به‌صورت مکرر دیدار می‌کنند، احتمالاً بیشتر در شرکت باقی می‌مانند.

اگر کارمندان ببینند که تیم مدیریت زحمت می‌کشد تا آن‌ها را در حرفه‌ای شدن و دستیابی به اهدافشان یاری دهند و به طور مداوم به عملکردشان پاداش دهند، در این صورت انگیزه بیشتری برای ماندن در شرکت و تلاش بیشتر خواهند داشت.

. توسعه رهبران از درون سازمان

این توسعه پایدار و همکاری بین مدیران و کارمندان امکان توسعه رهبران از داخل شرکت را فراهم می‌کند.

هزینه‌های استخدام ممکن است؛ مانند هزینه‌های پذیرش سازمانی و آموزش کارکنان جدید بسیار بالا باشد. این که بتوانید رهبرانی را از درون شرکت پرورش دهید به این معنی است که این فرد بافرهنگ شرکت سازگار است و هزینه‌های آموزش و منابع صرف شده برای توسعه این فرد، دارایی از دست نرفته است.

این مسیر رهبری مانند نیروی انگیزشی برای کارمندان عمل می‌کند که آنها می‌توانند با انجام سخت‌کوشی و تلاش برای بهترین عملکرد خود، ترفیع و مزایای دیگر پاداش دریافت کنند.

مدیریت عملکرد نیازمند تمرکز مداوم مدیریت بر اهداف شرکت است و باید برای دستیابی به آن بهترین روش را در نظر بگیرد. این بازبینی مداوم اهداف به این معناست که آنها به‌احتمال زیاد مرتبط باقی می‌مانند، زیرا اهداف در طول سال باتوجه‌به فناوری جدید، تغییرات در بازار یا عوامل دیگر تعدیل خواهند شد.

۵ نمونه از مدیریت عملکرد کارکنان در شرکت های بزرگ 

البته درک تئوری مدیریت عملکرد یک چیز است، اما استفاده از آن در شرکت واقعی چیز دیگری است. بیایید نگاهی به برخی از نمونه‌های واقعی فرایند مدیریت عملکرد در عمل بیندازیم:

گوگل

جای تعجبی ندارد که گوگل در فهرست شرکت‌هایی حضور داشته باشد که از یک سیستم مدیریت نوآورانه استفاده می‌کنند. این شرکت همیشه پیشرو بوده است و فرایند مدیریت عملکرد آن مبتنی بر داده‌ها، تجزیه‌وتحلیل و همچنین اطمینان از آموزش مناسب مدیران خود، تکیه دارد.

هنگام ارزیابی سیستم مدیریت عملکرد، گوگل یک پروژه راه‌اندازی کرد که به ارزیابی مدیرانش اختصاص‌داده‌شده بود که منجر به یک فرایند آموزش جامع و توسعه آینده شده است که مدیران و در نتیجه کارکنان را، برای موفقیت آماده می‌کند.

همچنین از سیستمی برای تعیین اهداف استفاده می‌کنند که در صنایع مختلف جذب شده است. با استفاده از سیستم اهداف و نتایج کلیدی (OKRs)، فرایند تعیین اهداف را با نتایج بسیار خوبی بازنویسی می‌کنند.

فیس‌بوک

فیس‌بوک یکی دیگر از طراحان تکنولوژی، فرایند مدیریت عملکردی دارد که بر بازخورد همتا به همتا تأکید زیادی دارد. در بررسی‌های نیم سالانه، آن‌ها قادرند از این بازخورد برای دیدن عملکرد تیم‌ها استفاده کنند و درک کنند که همکاری کجا رخ می‌دهد و کجا نه. آن‌ها همچنین یک نرم‌افزار داخلی توسعه برای ارائه بازخورد مداوم و در زمان واقعی توسعه داده‌اند. این به کارکنان کمک می‌کند تا مشکلات را قبل از آنکه به مشکلات تبدیل شوند، حل کنند.

کارگیل 

کارگیل یک تولیدکننده و توزیع‌کننده مواد غذایی مستقر در ایالت مینه‌سوتا است که بیش از ۱۵۰۰۰۰ کارمند دارد و نشان می‌دهد که حتی شرکت‌های بزرگ می‌توانند ارزیابی‌های عملکردی پیچیده و غیر کارآمد را کنار بگذارند و یک سیستم جدید را راه‌اندازی کنند. در پی تحقیقات جدید درباره نارضایتی مدیریت از فرایند قدیمی، کارگیل سیستم «مدیریت عملکرد روزانه» خود را ایجاد کرد. این سیستم به‌صورت پیوسته طراحی شده است، با تمرکز بر روابط مثبت کارمند – مدیر، و با جمع‌آوری فعالیت‌ها و بازخوردها روزانه در گفتگوهایی که مشکلات را حل می‌کنند به‌جای اینکه عملکردهای گذشته را دوباره بررسی کنند.

سیستم «مدیریت عملکرد روزانه» نتایج بسیار مثبتی داشت، به‌طوری که ۶۹٪ از کارمندان اعلام کردند که بازخوردهای دریافتی برای توسعه حرفه‌ای آن‌ها مفید بوده و ۷۰٪ گزارش دادند که به دلیل گفتگوهای پیوسته درباره عملکرد با مدیر، احساس ارزشمندبودن دارند.

ادوبی

شرکت ادوبی محاسبه کرد که مدیران حدود ۸۰,۰۰۰ ساعت در سال را برای بررسی عملکرد صرف می‌کردند، تنها اینکه کارکنان گزارش داده‌اند که از آن بررسی‌ها ناامید شده‌اند و نرخ تعدیل و جایگزینی کارکنان به دلیل آن افزایش‌یافته است.

با مشاهده سیستمی که تنها نتایج منفی را تولید می‌کرد، تیم رهبری ادوبی جهش جسورانه‌ای به سیستم مدیریت عملکرد انجام داد که با آموزش مدیران در مورد انجام پذیرش‌های مکرر و ارائه راهنمایی‌های عملی آغاز شد، سپس شرکت به مدیران نیازمندی‌های لازم را برای رهبری مؤثر داد.

به مدیریت آزادی بیشتری داده شد تا چگونگی ساختاردهی پذیرش و جلسات بررسی عملکرد کارمندان را انجام دهند، همچنین بیشترین تصمیم‌گیری را درباره حقوق و پیشرفت‌ها داشتند. کارمندان اغلب برای “نظرسنجی‌های پالس” تماس می‌گیرند، یک روش برای تیم رهبری برای اطمینان حاصل‌کردن از اینکه مدیران فردی تیم‌های خود را به‌خوبی رهبری می‌کنند. یکی از نتایج مثبت این امر کاهش ۳۰ درصدی گردش مالی غیرارادی به دلیل برنامه‌پذیرش‌های متداول بود.

اکسنچر

اکسنچر یک شرکت بزرگ است با بیش از ۳۳۰,۰۰۰ کارمند، بنابراین تغییر سیستم‌های آن نیاز به تلاش بسیار زیادی دارد. زمانی که به سیستم جدید خود تغییر دادند، حدود %۹۰ از فرایند قبلی را حذف کردند. در حال حاضر، آن‌ها از یک فرایند مدیریت عملکردی انعطاف‌پذیرتر استفاده می‌کنند که کارمندان از مدیریت بازخوردهای مستمر و به‌موقع دریافت می‌کنند. این با تمرکز مجدد بر توسعه فوری کارمندان و یک اپلیکیشن داخلی برای ارتباط بازخورد همراه شده است.

در تمام این نمونه‌ها موضوع مشترکی وجود دارد. هر شرکت سیستمی را برای خود ایجاد کرده است، به‌جای پیروی از رویکرد یکسان برای همه آنچه برای یک شرکت کارساز است، ممکن است برای شرکت دیگر کارساز نباشد بستگی به صنعت، سرعت و انعطاف‌پذیری شرکت و هدف کلی سیستم است.

تفاوت بین مدیریت عملکرد و ارزیابی عملکرد

با نام‌ها و اهداف مشابه که گاهی نیز همخوانی دارند، عجیب نیست که برخی افراد دشواری دارند برای تشخیص تفاوت بین مدیریت عملکرد و ارزیابی عملکرد.

در واقع، ارزیابی عملکرد معمولاً بخشی از فرایند مدیریت عملکرد است، اگرچه برخی شرکت‌ها هنوز هم تنها به ارزیابی عملکرد اتکا می‌کنند.

راهی آسان برای درک تفاوت بین این دو این است که ارزیابی عملکرد واکنشی است و مدیریت عملکرد کنشی است.

ارزیابی عملکرد تمام اقدامات گذشته کارمند را در مدت‌زمان معین بررسی می‌کند و میزان عملکرد آنها در نقش و تعداد اهداف دست‌یافته شده را ارزیابی می‌کند.

مدیریت عملکرد به حال و آینده کارمند و آنچه می‌تواند برای کمک به عملکرد آینده و رسیدن به اهداف آینده انجام شود، نگاه می‌کند. مدیریت عملکرد بر توسعه و آموزش کارمند و چگونگی توسعه به نفع کارمند و شرکت متمرکز است.