مدیریت منابع چیست | دلایل اهمیت و نکات پیاده سازی

در این مقاله درباره مدیریت منابع و اهمیت آن در سازمان‌ها پرداخته‌ایم. طبق آخرین داده‌های فاینانس آنلاین نشان می‌دهد که 39 درصد از مواقع، پروژه‌ها به دلیل تغییر در اولویت‌های تجاری شکست می‌خورند. در واقع، شاخص عملکرد پیشرو برای یک کسب و کار موفق این است که چگونه یک تیم دقیقاً می‌تواند به اهداف اصلی تجاری خود برسد. این KPIحتی بالاتر از بودجه، زمان و محدوده هر پروژه است. بنابراین ممکن است با خود فکر کنید چگونه می‌توانید تعادل مناسبی بین اهداف شرکت، محدودیت‌های زمانی و مالی و طیف متنوعی از کارمندان ایجاد کنید؟

راز آن در مدیریت منابع است. اگر شما هم جزو آن دسته از کسانی هستید که این سوال برای شما مطرح شده است تا پایان مقاله همراه ما باشید.

مطالعه بیشتر: مدیریت عملکرد سازمانی به چه معناست

 مقدمه

مدیریت منابع، تمرین برنامه ریزی، زمان بندی و تخصیص افراد، پول و فناوری به یک پروژه یا برنامه است. در اصل، فرآیند تخصیص منابع برای دستیابی به بیشترین ارزش سازمانی است. مدیریت کردن منابع خوب باعث می‌شود که منابع در زمان و کار مناسب دسترس باشند. منابع برای رسیدن به هدف شما ضروری هستند، خواه تکمیل یک کار یا پروژه یا کمک به تجزیه و تحلیل باشد. هدف مدیریت منابع استفاده از بهترین ترکیب منابع برای برآوردن نیازها است.

 مدیریت منابع چیست؟

مدیریت منابع فرآیند تخصیص منابع مناسب، برای زمان و کار مناسب است. یک منبع همه چیزی است که برای اجرای یک پروژه نیاز دارید و می‌تواند ملموس یا نامشهود باشد.

منابع محسوس عبارتند از:

• تجهیزات
• امور مالی
• محل
• تدارکات

منابع نامشهود شامل زمان و منابع انسانی است. منابع نیز کیفیت‌های دیگری دارند. آن‌ها می‌توانند یکبار مصرف یا قابل استفاده مجدد، منبع داخلی از داخل سازمان، منبع خارجی از تامین کنندگان باشند.

به طور کلی مدیریت منابع یعنی؛ برنامه ریزی، زمان بندی و تخصیص منابع برای رسیدن به اهداف پروژه

مطالعه بیشتر: بررسی اصول مدیریت پروژه

 7 دلیل برای اهمیت مدیریت منابع

در اینجا 7 دلیل اصلی برای اهمیت مدیریت منابع برای کسب و کار شما آورده شده است:

1-صرفه جویی در هزینه

مدیریت کردن منابع به شما کمک می‌کند تا منابع حیاتی خود را به طور دقیق بسته به اینکه چه چیزی بیشتر از نظر مالی منطقی است توزیع کنید. به این معنا که شما برای پروژه‌های تجاری خود به میزان قابل توجهی هزینه کمتری کرده چرا که از هر منبعی به خوبی استفاده می‌کنید.

2-بهبود اثربخشی

مدیریت منابع، هر منبعی را که می‌تواند برای شرکت شما مفید باشد را شناسایی می‌کند. در غیر این صورت، می‌توانید هر گونه بودجه، مهارت، تجهیزات یا مکان کم استفاده را به فعالیت‌های تجاری مناسب تخصیص دهید.

3-پیش بینی بهتر

با تکنیک‌های مدیریت کردن منابع مناسب می‌توانید خواسته‌های پروژه را پیش بینی کنید. قبل از اینکه پروژه‌های خود را تحت تاثیر قرار دهید، می‌توانید کمبود منابع یا شکاف‌های مهارتی را تشخیص دهید و تصمیمات هوشمندانه‌ای برای کاهش این چالش‌ها بگیرید.

4-منابع کمیاب را مدیریت کنید

بسته به صنعت، ممکن است با پروژه‌هایی روبرو شوید که نیازهای بازار را برآورده می‌کنند اما منابع محدودی دارند. این منابع ممکن است از نظر زمان، سرمایه، تخصص یا چالش‌های زنجیره تامین باشد. مدیریت منابع به شما نشان می‌دهد که چگونه از آنچه دارید به بهترین شکل ممکن استفاده کنید و مشکلات را در طول پروژه پیش بینی کنید.

5-افزایش رضایت کارکنان

پروژه‌های موفق به هر یک از اعضای تیم انگیزه می‌دهند، چرا که آن‌ها نقش فعالی را ایفا می‌کنند و به دلیل منابع ضعیف تحت استرس زیادی نیستند. از طرف دیگر، اگر نرخ شکست پروژه بالایی داشته باشید، تیم شما بی‌انگیزه و فرسوده می‌شود، که در نتیجه باعث افزایش نرخ گردش مالی خواهد شد.

6-ارتباطات ساده

بخش اصلی مدیریت منابع ارتباطات است که به شفافیت هر پروژه کمک می‌کند. به خاطر داشته باشید که مدیران به ندرت در یک زمان روی یک تعهد کار می‌کنند. در واقع، 59 درصد از مدیران بین 2 تا 5 پروژه به طور همزمان اجرا میکنند که 15 درصد از مدیران بیش از ده پروژه را در یک زمان اجرا می‌کنند. نرم افزار مدیریت منابع می‌تواند به عنوان یک پلتفرم برای به اشتراک گذاری و به روز رسانی اطلاعات با تیم و سهامداران استفاده شود.

7. ردیابی منابع در زمان واقعی

اگر کسب ‌و کار شما در مکان‌های مختلف با صدها منبع و کارمند با وظایف مختلف کار می‌کند، به راحتی می‌توانید بر همه چیز غلبه کنید. مدیریت منابع یک نمای کلی از تمام منابع شما ارائه می‌دهد تا به پیشرفت خود کمک کنید.

مطالعه بیشتر: مدیریت عملکرد کارکنان به چه معناست؟

 انواع مدیریت منابع چیست؟

فرآیند مدیریت منابع به صنعت شما، نوع پروژه و اندازه بستگی دارد. با این اوصاف، سه نوع اصلی مدیریت کردن منابع عبارتند از:

• زمانبندی منابع: زمانبندی تضمین می‌کند که زمان و ظرفیت شما با پروژه شما مطابقت دارد.
• برنامه ریزی منابع: این امر پروژه‌های گذشته، فعلی و آینده را تعیین می‌کند تا اطمینان حاصل شود که منابع خود را به شغل مناسب اختصاص می‌دهید.
• مدیریت پورتفولیو: کل مجموعه پروژه شما را برای برنامه ریزی بلندمدت و استفاده از منابع ارزیابی می‌کند.

مطالعه بیشتر: اصول مدیریت سبد پروژه یا پورتفولیو

 نحوه پیاده سازی تکنیک‌های مدیریت منابع

مدیریت منابع شامل چهار تکنیک اصلی است:

1. تخصیص منابع

به عبارت ساده، تخصیص منابع بیشترین ارزش را از منابع به شما می‌دهد. مهارت‌های تیم خود، بودجه موجود و برنامه پروژه را در نظر بگیرید تا بهترین راه برای تخصیص این منابع در طول فرآیند برنامه ریزی پروژه را درک کنید.

2. استفاده از منابع

این تکنیک دقیقاً به شما نشان می‌دهد که منابع خود را کجا تخصیص می‌دهید. به عنوان مثال، می‌توانید تشخیص دهید که تیم شما بیشترین زمان و تخصص را در کجا می‌گذراند یا اینکه کدام مهارت‌های آن‌ها سازنده‌تر است.

استفاده از منابع به شما کمک می‌کند تا اثربخشی تیم خود را بهبود بخشید، از فرسودگی شغلی جلوگیری کنید و بار کاری را مدیریت کنید. استفاده از منابع همچنین به شما بینشی در مورد کمبود یا فراوانی منابع خود در طول زمان می‌دهد.

3. تسطیح منابع

تسطیح منابع کمک می‌کند تا منابعی که بیش از حد و یا کم استفاده شده و همچنین استفاده ناکارآمد داشته است، متعادل شود.

 سخن پایانی

همه مشاغل موفق دارای یک استراتژی مدیریت منابع قابل توجه هستند. در غیر این صورت، شکست پروژه‌ها بسیار مکرر می‌شود، گردش مالی کارمندان و مشتریان افزایش می‌یابد و در نتیجه شما از عملکرد مالی ضعیف رنج می‌برد. مدیریت کردن منابع، عملکرد ثابت را در هر پروژه بدون در نظر گرفتن اندازه شرکت و صنعت تضمین می‌کند. توصیه ما به شما این است که از تکنیک‌های مدیریت در منابع برای رسیدن به اهداف تجاری خود امروز استفاده کنید.