نحوه بازخورد عملکرد موثر در حالی که ممکن است برخی از کارمندان را شگفت زده کند، ممکن است مدیران را به همان اندازه نگران کند حتی زمانیکه بازخورد مثبت است. اما، چه لذت بخش باشد یا نه، ارائه بازخورد سازنده یکی از مهم‌ترین مسئولیت‌های یک مدیر است. چنین تعاملاتی هنگامی که به درستی انجام شود، می‌تواند یک تکنیک قدرتمند برای بهبود رفتار و عملکرد کارکنان باشد.
موفق‌ترین بازخورد، در ابتدایی‌ترین سطح خود، مدیریت و کارمند را قادر می‌سازد تا تفاوت بین انتظارات و تولید را به‌طور دقیق و واضح تعریف کنند. با این حال، دستاوردهای یک فرد به ندرت با برچسب «خوب» یا «بد» مشخص می‌شود. کارمندان انسان‌هایی هستند که برای ارزیابی تمام نقاط خاکستری و تفاوت‌های ظریف رفتار، اقدامات و نتایج هر فرد هنر و تخصص مورد نیاز است.
خوشبختانه، برخی چارچوب‌های اساسی و بهترین شیوه‌های بازخورد عملکرد موثر وجود دارد که مدیران می‌توانند هنگام مواجهه با چشم‌انداز ارائه بازخورد، به آن‌ها تکیه کنند.
مطالعه بیشتر: آشنایی با نرم افزار مدیریت عملکرد کارکنان تسما
آیا همه بازخوردها باهم برابر هستند؟
آیا همه بازخوردها باهم برابر هستند؟همه بازخوردها باهم برابر نیستند. هنگام ارزیابی بازخورد عملکرد موثر، باید ارزیابی کنید که در هر یک از دو مقیاس مکمل: منفی تا مثبت و مبهم تا خاص قرار دارد. شما می‌توانید آن را همانند شکل زیر به عنوان یک شبکه با چهار ربع تجسم کنید:
بازخورد عملکرد موثر، بازخوردی که هم مثبت و هم خاص باشد. در ربع سمت راست بالا قرار می‌گیرد. بازخورد منفی اما خاص نیز می‌تواند موثر باشد، حتی اگر ارائه آن کمتر خوشایند باشد. بازخورد مبهم، چه مثبت و چه منفی، بسیار کمتر موثر است.
بیایید به نمونه‌هایی نگاه کنیم که چه نوع بازخوردهایی ممکن است در هر ربع در مورد کارمندی که وظیفه سازماندهی برخی داده‌ها برای تجزیه و تحلیل را بر عهده دارد، قرار گیرد:
همانطور که می‌بینید، بازخورد مبهم چندان مفید نیست و وقتی مثبت باشد، ممکن است چاپلوس کننده به نظر برسد، اما در واقع می‌تواند شک و اضطراب ایجاد کند. زیرا فرد ممکن است نتواند آن را به صورت واقعی درک کند.
بازخورد وقتی منفی است، عزت نفس کارمند را تحقیر و سردرگمی ایجاد می‌کند، زیرا گیرنده به طور خاص نمی‌داند چه اشتباهی رخ داده است.
از سوی دیگر، بازخورد خاص سازنده است و اخبار خوب یا بد را بدون آسیب رساندن به اعتماد کارمند ارائه می‌دهد. بازخورد منفی خاص، یک اقدام اصلاحی است که به هدایت کارمند به راه حل رضایت‌بخش‌تر کمک می‌کند. بازخورد مثبت خاص الهام بخش و انگیزه کارمند را برای ادامه عملکرد خوب و حتی کار برای فراتر از انتظارات دفعه بعد را فراهم می‌کند.
مطالعه بیشتر: مدیریت عملکرد موثر چیست؟
چرا بازخورد اهمیت دارد؟
به طور کلی بازخورد عملکرد موثر، چه مثبت و چه منفی در بهبود عملکرد افراد و سازمان‌ها بسیار موثر است. شرکت‌های برتر و موفق همواره به دنبال راه‌هایی برای ارتقاء عملکرد خود هستند و بازخورد مناسبی را دریافت و ارائه می‌دهند. این بازخورد، ارزشمندترین اطلاعات را فراهم می‌کند که به بهبود عملکرد فردی و سازمانی کمک می کند.
برای شرکت‌های با عملکرد برتر، تنها عبارت “بهبود مستمر” جذاب نیست؛ بلکه این شرکت‌ها تأکید بسیاری بر بازخورد در تمام ارتباطات داخلی و خارجی سازمان خود، از جمله ارتباط با مشتریان، کارکنان، تامین‌کنندگان، سهامداران و فروشندگان، دارند.
همچنین این شرکت‌ها علاوه بر ارائه بازخورد مثبت، به دریافت و پذیرش آن نیز اهمیت می‌دهند. برای دریافت فیدبک، معمولاً از یک پرسشنامه استاندارد استفاده می‌کنند.
مطالعه بیشتر: راهکارهای مدیریت عملکرد به منظور افزایش تعهد کارکنان
مزایای بازخورد عملکرد موثر
در ادامه، مهم‌ترین مزایای بازخورد عملکرد موثر برای افراد و سازمان‌ها آورده شده است.
1-ایجاد انگیزه
انگیزه کارمندان با دریافت بازخورد موثر، می‌تواند عملکرد را افزایش دهد. همچنین، درخواست بازخورد از کارمندان جهت بهبود فرآیندهای کاری، می‌تواند به افزایش انگیزه آن‌ها کمک کند.
2-بهبود عملکرد
اغلب افراد بازخورد را با انتقاد اشتباه می‌گیرند. بازخورد منفی اگر به درستی بیان شود انتقادی سازنده است که به بهبود و ارتقای عملکرد کمک می‌کند.
3-کمک به افزایش یادگیری
یکی دیگر از مزایای بازخورد عملکرد موثر دریافت فیدبک از مشتریان، همکاران، مدیران و سایر افراد است که به فراهم کردن اطلاعات بیشتر و یادگیری کمک می‌کند. اهمیت توجه به بازخورد مداوم در سراسر سازمان، برای سنجش همسویی با اهداف، ایجاداستراتژی‌ها، توسعه محصولات و خدمات، بهبود روابط و دیگر امور، بسیار زیاد است.
4-کمک به رشد شخصی و حرفه‌ای
بازخورد باید همراه با گوش دادن فعالانه، اختصاص زمان برای تجزیه و تحلیل و سپس تفکر درباره بهترین راه‌حل ممکن برای بهبود عملکرد باشد. دریافت بازخورد سازنده، به شکل مثبت یا منفی، می‌تواند به بهبود مستمر نقاط ضعف و قوت در زندگی شخصی و حرفه‌ای افراد کمک کند.
مطالعه بیشتر: شاخص کلیدی عملکرد چیست؟
پنج نکته برای ایجاد بازخورد عملکرد موثر
وقتی برای ارائه بازخورد عملکرد موثر آماده می‌شوید، کار را از دو منظر در نظر بگیرید. در سطح بالاتر، هنگام تصمیم گیری در مورد اینکه موضوع اصلی چه خواهد بود، کارمند در کجای روند رشد خود با شرکت شما قرار دارد و می‌خواهید چه نوع نتایجی را در کوتاه مدت و بلندمدت مشاهده کنید، تصویر کلی را در نظر بگیرید.
از آنجا، می‌توانید با جزئیات مربوط به توانایی‌ها، مسئولیت‌ها، دستاوردها و غیره وارد ماجرا شوید. در ادامه چند نکته کاربردی وجود دارد که ثبت دقیق و موفقیت آمیز تمام اطلاعات مربوطه را ساده‌تر می‌کند:
1-خاص باشید
همانطور که قبلاً مشخص کردیم، خاص بودن برای ارائه بازخورد عملکرد موثر ضروری است. تا جایی که ممکن است، مثال‌ها و داده‌هایی را برای کمک به توضیح و شفاف‌سازی بازخورد خود وارد کنید. دقت نه تنها به کارمند کمک می‌کند تا موقعیت را به طور کامل‌تر درک کند، بلکه به شما کمک می‌کند وقتی مجبور به ارائه بازخورد منفی هستید، از لحن متهم‌آمیز خودداری کنید.
- بازخورد غیر مفید: شما کار بسیار خوبی با QA انجام داده اید.
- بازخورد مفیدتر: زمان اضافی که برای مستندسازی کامل تمام اشکالاتی که در مرحله QA کشف کردید به تیم توسعه کمک کرد تا سه روز زودتر از زمان برنامه ریزی شده راه اندازی شود.
2-انتظارات را شفاف بیان کنید
مهم است که به یاد داشته باشید که شما فقط در مورد آنچه در گذشته اتفاق افتاده است بازخورد ارائه نمی‌کنید، بلکه سعی می‌کنید دستورالعمل و راهنمایی برای آینده ارائه دهید. به کارکنان خود اطلاعاتی را که برای انجام اقدام لازم دارند، بدهید. خواه می‌خواهید رفتار خاصی را تغییر دهند، رویکرد متفاوتی در پیش بگیرند یا مهارت جدیدی بیاموزند، در مورد انتظارات خود شفاف و مستقیم صحبت کنید و مطمئن شوید که آن‌ها همه چیزهایی را که نیاز دارند در دسترس داشته و برای ایجاد تغییرات لازم قدرت دارند.
- بازخورد غیر مفید: در مورد رویکرد شما برای مدیریت جلسات پروژه شکایت‌هایی وجود دارد.
- بازخورد مفیدتر: تیم شما از رویکرد ساختارمندتری برای جلسات پروژه سود می‌برد. ارائه یک دستور کار رسمی قبل از هر جلسه و خلاصه‌ای از مراحل بعدی بعد از هر جلسه واقعا مفید خواهد بود.
3-مثبت فکر کنید
حتی زمانی که بازخوردها عالی نیستند، سعی کنید تا حد امکان آن را به صورت مثبت ارائه کنید. در صورت امکان، بازخورد منفی را در زمینه ارزش و پتانسیل کلی کارمند ارائه دهید. همچنین مهم است که وقتی صحبت از نقاط خاص می‌شود، بین بد و خوب تعادل ایجاد کنید. این طبیعت انسان است که بر بازخورد منفی تمرکز کند. یک قانون سرانگشتی خوب این است که برای هر نظر منفی، شش نظر مثبت درج کنید.
- بازخورد بی‌فایده: به نظر می‌رسد که هنگام نوآوری در رویه‌های فعلی، ابتکار عمل ندارید.
- بازخورد مفیدتر: من معتقدم که شما ایده‌های بسیار خوبی در مورد اینکه چگونه می‌توانیم رویه‌ها را بهبود ببخشیم دارید، و من دوست دارم بیشتر آن‌ها را به کار ببرم.
4-حرفه‌ای باشید
همیشه با نجابت و عینیت رفتار کنید. این احتمال را کاهش می‌دهد که یک کارمند برخی از نظرات را شخصی تفسیر و گفت و گوی بازخورد را از مسیر خارج کند.
- بازخورد بی‌فایده: من فکر نمی‌کنم شما بتوانید این پروژه را اداره کنید.
- بازخورد مفیدتر: در حالی که من واقعا از اشتیاق شما قدردانی می‌کنم، مطمئن نیستم که مجموعه مهارت‌های مناسبی برای مدیریت این پروژه داشته باشید.
