فرایند ارزیابی مدیران: راهنمایی به‌صورت گام به گام

مدیران تأثیر مستقیمی بر بهره‌وری، فرهنگ و مشارکت کارکنان در سازمان شما دارند. این مسئله دشوار نیست که چگونه ممکن است کارمندان فوق‌العاده‌ی خود را به‌خاطر مدیران سهمناک از دست بدهید.

داشتن مدیران مناسب برای ایجاد اعتماد، الهام و تشویق کارکنان می‌تواند تفاوت زیادی در سازمان شما ایجاد کند. اگرچه این مزیت آشکار است، اما چالش واقعی زمانی پیش می‌آید که نیاز دارید مدیران چنین راهبرانی را شناسایی و مهارت‌های رهبری و مدیریت افراد آن‌ها را ارزیابی کنید.

ما این راهنما را ایجاد کرده‌ایم تا به شما در درستی فرایند ارزیابی مدیران کمک کنیم. همچنین معیارها را برای ارزیابی مدیران خود شرح داده و ابزار کاملی را برای کمک به شما در این فرایند فراهم کرده‌ایم.

ارزیابی مدیران چیست؟

ارزیابی از عملکرد مدیران شما در سطوح مختلف است تا اطمینان حاصل شود که آنها انتظارات شما را برآورده و به تیم‌هایشان خدمت می‌کنند. این فرایند توانایی مدیران شما را در انجام وظایف خود در بخش‌های مربوطه بررسی می‌کند.

می‌توان آن را به‌عنوان یک تمرین کوچک دید که به شما کمک می‌کند عملکرد مدیران خود را درک کنید و بینش خاصی در مناطقی که نیاز به بهبود دارند فراهم می‌کند. ارزیابی مدیر برای تقویت عملیات شما و پیگیری پیشرفت بسیار اساسی است.

چرا ارزیابی مدیران دارای اهمیت است؟

ارزیابی مدیران برای شرکت‌ها و مدیران به طور یکسان یک برد – برد است؛ زیرا هر دو طرف می‌توانند زمینه‌های حیاتی برای بهبود را شناسایی کنند.

برای شرکت‌ها، ارزیابی مدیر یکی از ستون‌های مدیریت عملکرد مؤثر و رضایت بالای کارمندان است. همچنین ممکن است برای تیم رهبری یک چشم‌انداز جدید باشد و به نقاطی در سازمان که ممکن است نیاز به بازسازی داخلی دقیق داشته باشند کمک کند.

با استفاده از آن، می‌توانید یک طرح جامع برای بهینه‌سازی عملیات، افزایش رضایت مشتریان، افزایش مشارکت کارمندان و افزایش بهره‌وری را تدوین کنید.

مدیران از ارزیابی‌ها بهره می‌برند، زیرا فرصتی برای کار بر روی مهارت‌های رهبری خود دارند که آنها را قادر می‌سازد تا تیم‌ها را به طور مؤثر مدیریت و الهام بخشند تا بهترین عملکرد را از آن‌ها بگیرند.

یافته‌های شما از فرایند ارزیابی به‌عنوان پایه‌ای برای حفظ نیروی کار ماهر و تقویت فرهنگ‌سازمانی قوی عمل می‌کند.

معیارهای ارزیابی مدیران

در حالت ایده‌آل، شما باید به طور مداوم عملکرد مدیران خود را ارزیابی کنید تا اطمینان حاصل کنید که هنوز دارای توانایی‌های لازم برای کمک به تیم‌هایشان در مسیر موفقیت و پیشرفت هستند. معیارهای ارزیابی در شرکت‌ها متفاوت است، اما به‌طورکلی، شما باید مهارت‌های زیر را بررسی کنید:

ارتباطات

مدیران ارشد نیاز به مهارت‌های ارتباطی عالی در محل کار دارند تا اطلاعات را به کارکنان به‌وضوح منتقل کنند و از درک دستورالعمل‌ها اطمینان حاصل کنند.

زیپیا (Zippia) گزارش می‌دهد که ارتباط مؤثر یکی از عوامل کلیدی موفقیت تیم‌ها است که امکان بهره‌وری آن‌ها را تا ٪۲۵ افزایش می‌دهد. علاوه بر این، حدود ٪۸۶ از کارگران در نظرسنجی می‌گویند که ارتباطات ضعیف دلیل اصلی اکثر شکست شرکت‌هاست.

بنابراین، مدیران با مهارت‌های ارتباطی مناسب می‌توانند به موفقیت شرکت کمک کنند. برای تضمین بهره‌وری حداکثر، ارتباط آن‌ها باید ساده، گشوده، دقیق و به‌موقع باشد.

اصول اخلاقی

مدیریت و اخلاق کسب‌وکار ارتباط تنگاتنگی باهم دارند: هر شرکتی اصول و قوانین خود را برای تعریف رفتار ایده‌آل مدیران و کارمندان خود را در شرایط خاص دارد؛ علاوه بر این، هر بخش دارای دستورالعمل‌ها، بهترین شیوه‌ها و مقررات خود است.

هنگام ارزیابی مدیران خود، اطمینان حاصل کنید که به طور هم‌زمان بر اصول اخلاقی کلی (مانند اینکه آیا مدیران شما با احترام با کارمندان برخورد می‌کنند، آیا منابع مالی شرکت را به‌خوبی مدیریت می‌کنند، یا آیا آنها با کارکنان خود منصفانه رفتار می‌کنند) و همچنین به زمینه‌هایی که به بخش و فعالیت‌های خاص کسب‌وکار شما مربوط می‌شود، تمرکز کنید.

این کار به شما امکان می‌دهد تا مدیرانی را شناسایی کنید که دارای اصول اخلاقی قوی هستند، قادر به حمایت ارزش‌های شرکت و الهام‌بخشی به کارکنان هستند و به موفقیت رسیدن آنان علاقه دارند.

عملکرد

روش بهتر برای ارزیابی عملکرد یک مدیر، اندازه‌گیری آن با کمک معیارهای عملکرد مختلف است. معیارهای عملکرد، نقاط داده‌ای هستند که می‌توانید از آن‌ها برای پیگیری فعالیت‌ها، فرایندها و نتایج کسب‌وکار خود استفاده کنید.

هنگام ارزیابی مدیران، اطلاعات مربوطه به رفتارها، عملکرد و فعالیت‌های فردی آن‌ها، و همچنین تیم‌های آن‌ها را جمع‌آوری کنید. عملکرد آن‌ها را در طول زمان ارزیابی کنید و آن را با سایر تیم‌ها و مدیران مقایسه کنید.

به طور خاص، می‌توانید از معیارهایی نظیر حجم فروش، تعداد سرنخ‌های فعال (و پیشرفت آن با گذر زمان)، پیشرفت در پروژه‌های خاص، زمان مدیریت، شناسایی و حل مشکلات، مدت ازکارافتادگی، نرخ غیبت، عملکرد کلی و موارد دیگر استفاده کنید.

معیارهای خاصی که باید استفاده کنید، بستگی به حوزه فعالیت مدیر دارد. اما قبل از انتخاب آن‌ها، اطمینان حاصل کنید که تحت کنترل مدیر شما هستند.

می‌توانید تعداد داده‌های لازم برای کسب‌وکار خود را پیگیری کنید، اما اطمینان حاصل کنید که داده‌های مربوط به موضوعات مهم را پیگیری می‌کنید تا گزارش‌های خود را دقیق نگه دارید و داده‌های معنادار را در اقیانوسی از جزئیات ناچیز غرق نکنید.

رضایت کارکنان رده‌پایین

هر چند ممکن است رابطه مستقیمی با مدیران خود داشته باشید، اما موفقیت کسب‌وکار شما تا حد زیادی به رده‌های پایین نیروی کار یا کارمندانی که مسئولیت فعالیت‌های روزانه شرکت را بر عهده دارند، بستگی دارد.

به‌عبارت‌دیگر، رابطه بین مدیران و تیم‌ها دوطرفه است: کارکنان سطح پایین به مدیران گزارش می‌دهند، اما مدیران نیز به همان اندازه مسئول آن‌ها هستند. در واقع، نقش مدیران این است که به نحوی عمل کنند تا اعضای تیمشان قادر باشند به‌خوبی عمل کرده و با موانع به بهترین شکل ممکن برخورد کنند.

همه اینها بدان معنی است که اعضای تیم می‌توانند به شما بینش ارزشمندی درباره عملکرد و توانایی‌های مدیران ارائه دهند.

سطح رضایت آن‌ها به شما دیدگاه متفاوتی درباره مدیرانتان می‌دهد و شما را برای ارزیابی بهتر مهارت‌های رهبری قادر می‌سازد. در واقع، بازخورد کارکنان به شما این فرصت را می‌دهد تا تجزیه‌وتحلیل جامعی از عملکرد مدیران داشته باشید و تعیین کنید آیا به‌اندازه لازم هستند یا خیر.

چگونه باید ارزیابی مدیران را انجام داد؟

ارزیابی مدیران مفید است اگر بخواهید اطلاعات دقیقی درباره نیروی کار مدیریتی خود، تیم‌های آن‌ها و توانایی آن‌ها در دستیابی به اهداف و ارائه نتایج جمع‌آوری کنید. در ادامه یک راهنمای مرحله‌به‌مرحله در مورد چگونگی انجام ارزیابی مدیران آمده است.

شناسایی اهداف عملکرد

ابتدا باید تعیین کنید که چه مواردی را می‌خواهید ارزیابی کنید. به‌عنوان‌مثال، وظایف مدیران شما چیست؟ کدام از آن‌ها نیاز به ارزیابی دارند؟ پاسخ به این سؤال به شما کمک می‌کند تا اهداف عملکرد خود را شناسایی کنید و بدانید به چه مواردی توجه کنید.

شناسایی اهداف عملکرد به شما امکان می‌دهد تا بتوانید بر روی حوزه‌های نیازمند ارزیابی و بازبینی تمرکز کنید، استرس لازم برای تجزیه‌وتحلیل همه چیز را از بین می‌برد و شما را قادر می‌سازد تا بر روی آنچه حائز اهمیت است تمرکز کنید.

به همین ترتیب، شما قادر خواهید بود تصمیمات حیاتی در مورد اهداف عملکرد خاص که اهمیت دارند بگیرید و قادر خواهید بود اهداف ارزیابی را تعریف کنید که به‌عنوان منطقی‌ترین گزینه برای هر مدیر باشند. این روند در نهایت فرایند ارزیابی مدیران را بهبود می‌بخشد و به شما امکان می‌دهد تا بر آنچه واقعاً نیاز به ارزیابی دارید تمرکز کنید.

تعیین اهداف واضح

تعیین اهدافتان به این معناست که در پایان فرایند ارزیابی به چه چیزی امیدوار هستید برسید. این مرحله مشابه مرحلة قبلی است. بااین‌حال، تفاوت این است که تعیین اهداف شما را قادر می‌سازد تا حوزه‌های مختلف ارزیابی را به‌صورت جزئی مشخص کنید و مطمئن شوید که آنها با انتظارات شما قبل از ارزیابی هماهنگ هستند.

به‌عبارت‌دیگر، این اهداف نتیجه مورد انتظار فرایند هستند. به‌عنوان‌مثال، یک هدف ممکن است شامل دانستن تأثیر شرایط کاری جدید شرکت شما بر مدیران باشد. یک هدف دیگر ممکن است تعیین این باشد که آیا نیاز به اتخاذ استراتژی جدید برای افزایش تولید دارید و چگونه می‌توانید با کمک تیم رهبری خود به بهترین شکل آن دست یابید.

این اهداف به شما کمک خواهند کرد تا یک مسیر روشنی را برای پیروی تعریف کنید، از اتلاف وقت جلوگیری کنید و در طول فرایند تمرکز خود را حفظ کنید.

جمع‌آوری و پیگیری داده‌های عملکرد

داده‌ها از سوابق شرکت شما، نگاهی به اینکه چقدر یک مدیر در طول سال‌ها عملکرد خوبی داشته است، ارائه می‌دهند. این در شرایطی که شما قصد دارید عملکرد مدیران را به‌صورت هدفمند و به مدت‌زمان مشخصی ارزیابی کنید، مفید است.

به‌علاوه، جمع‌آوری و ردیابی داده‌های عملکرد، فرایند ارزیابی مدیریتی را بسیار شفاف‌تر از تکیه بر «احساس درونی» یا بازخورد دیگران می‌کند.

بسته به اهداف خود، می‌توانید معیارهای مختلفی را در نظر بگیرید که می‌توانید از آنها برای جمع‌آوری داده‌ها استفاده کنید. فرض کنید قصد بر شناسایی یک استراتژی کسب‌وکار جدید برای مقیاس‌پذیری کسب‌وکار خود را دارید. می‌توانید معیارهایی مانند تعداد سرنخ‌های فعال، تعداد مخاطبین بالقوه مشتری، و میانگین تعداد مشتریان را مشخص کنید.

جمع‌آوری سوابق مدیران برای این معیارها به شما کمک خواهد کرد تا عملکردهای آن‌ها را درک کنید و به شما بینش می‌دهد که چگونه به آنها کمک کنید تا در این جهت خاص پیشرفت کنند.

آماده‌سازی برای ارزیابی

در این مرحله، باید اطلاعات کافی برای یک ارزیابی را داشته باشید. با استفاده از آن، می‌توانید پرونده‌های مربوط به اهداف خود برای هر مدیر و داده‌های سوابق آن‌ها ایجاد کنید. آماده‌سازی تمام داده‌ها، مواد، پرونده‌ها و ابزارهایی که برای انجام ارزیابی مدیر نیاز دارید، باعث کمترشدن خطاها در طول فرایند غربالگری (انتخاب) می‌شود.

در این مرحله، می‌توانید یک پرسش‌نامه ارزیابی تهیه کنید یا حتی تصمیم بگیرید از یک ارزیابی مهارت با تست‌های چندگانه استفاده کنید.

آزمون‌های مهارتی نه‌تنها برای استخدام استفاده می‌شوند؛ در واقع، آن‌ها می‌توانند یک روش کارآمد برای ارزیابی کارکنان و مدیران نیز باشند. آن‌ها به‌راحتی راه‌اندازی می‌شوند و نتایج عینی به شما ارائه می‌دهند که این امکان را می‌دهد که فرایند کلی را به‌سرعت پیش ببرید.

پرسیدن سؤالات واضح و مشخص

اکنون بخش ارزیابی واقعی است. برای این کار می‌توانید:

• از ارزیابی مهارتی استفاده کنید
• با مدیر مصاحبه کنید
• از تیم و سایر کارمندان بازخورد بگیرید

حین مصاحبه، به‌خاطر داشته باشید که پرسش‌های واضح و ساده بپرسید این پرسش‌ها ارزیابی شما را بهتر خواهند کرد. پرسش‌های مبهم هدف را نابود می‌کنند و به شما در انجام ارزیابی مناسب کمک نمی‌کنند.

بسته به نوع کالاها یا خدماتی که شرکت شما ارائه می‌دهد، ممکن است بخواهید دانش مدیر را در این زمینه بررسی کنید و از سایر پرسش‌های عمومی مرتبط با نقش خاص آن‌ها استفاده کنید.

برای مثال، اگر قصد ارزیابی مدیر پروژه را دارید، می‌توانید از سؤالات مصاحبه مدیر پروژه استفاده کنید، به‌عنوان‌مثال، از آن‌ها بپرسید که سه هدف کوتاه‌مدتی که به‌عنوان یک مدیر پروژه برای شرکت دستیابی کرده‌اند، را نام ببرند.

پاسخ‌های آن‌ها برای شما نگرش‌های جدیدی ارائه خواهد داد، نحوه تفکر آن‌ها را نشان خواهد داد و به شما در عمیق‌تر کردن دامنه داده‌ها کمک خواهد کرد

حفظ محرمانیت فرایند

حفظ محرمانه بودن روند ارزیابی این امکان را می‌دهد تا اطلاعاتی را کشف کنید که اعضای تیم ممکن است مایل به‌اشتراک‌گذاری آنها به‌صورت عمومی نباشند. به‌عنوان‌مثال، ممکن است نیاز به اطلاعات خاص از تیم مدیر داشته باشید و بهترین راه برای دریافت آن، تضمین ناشناس بودن آنها باشد.

به‌این‌ترتیب، می‌توانید اعتماد را برقرار کرده و اطمینان حاصل کنید که بازخورد واقعی را دریافت خواهید کرد.

ارزیابی‌های مدیریتی از حساسیت‌های بالایی برخوردارند و توجه به آن ضروری است. همچنین، ممکن است بخواهید هنگام صحبت با کارکنان رده‌پایین‌تر، بااحتیاط رفتار کنید تا از افشای اطلاعات مهم پرهیز کنید.

پس هویت‌ها را ناشناس نگه دارید و اطمینان حاصل کنید که اطلاعات حساس شرکت را حفظ می‌کنید.

عمل بر اساس بازخوردها

اگر شما بر نتایج و بازخوردی که دریافت می‌کنید عمل نکنید، تمام ارزیابی بی‌فایده خواهد بود. در نهایت، جمع‌آوری بازخورد کافی برای انجام اقدامات خاص یکی از اهداف اصلی این فرایند است.

بنابراین، پس از جمع‌آوری اطلاعات کافی، باید آن را تجزیه‌وتحلیل کنید، روندها را شناسایی کرده و مراحل بعدی را تعریف کنید.

به گفته گالوپ (Gallup)، برگزاری جلسات منظم بازخورد می‌تواند به کاهش نرخ جابه‌جایی کارکنان شرکت‌ها به مقدار ۱۴.۹٪ کمک کند؛ علاوه بر این، تیم‌هایی که مدیرانشان بازخوردی درباره نقاط قوت‌شان دریافت کرده‌اند، ۱۲.۵٪ بهتر از تیم‌هایی عمل کردند که مدیرانشان چنین بازخوردی نگرفتند.

بنابراین، جهت‌دهی منابع، خود به‌گونه‌ای که این امکان را می‌دهد بر اساس بازخورد عمل کرده و با مدیران خود در مورد آن بحث کنید، کلیدی برای کمک به آن‌ها برای بهبود و تبدیل‌شدن به رهبران بهتر است.