مراحل بودجه ریزی یکی از مهم‌ترین فعالیت‌های عملیاتی و استراتژیک شرکت‌ها است. 4 نوع بودجه بندی وجود دارد که عبارتند از: افزایشی، مبتنی بر صفر، مبتنی بر فعالیت و ارزش پیشنهادی که هر کدام مزایا و معایب خود را دارند. هر کدام از مراحل ذکر شده به نوع بودجه ریزی سازمان بستگی دارد. همان طور که می‌دانیم بودجه بندی یکی از مهم‌ترین فعالیت‌های هر شرکتی است. در واقع، نظرسنجی اخیر مک کینزی از 127 مدیر مالی نشان داد که 43 درصد از پاسخ‌دهندگان در صدد ساده‌سازی مراحل بودجه ریزی خود هستند تا به کسب و کارشان کمک کنند که به شوک‌‌هایی مانند همه‌گیری کووید-19 واکنش سریع‌تری نشان دهند. بودجه اصلی نقشه راه سازمان شما برای سال آینده است که که تضمین می‌کند منابع کافی برای اجرای کارآمد، پیگیری درآمد و هزینهها و تعیین اهداف رشد معین (که می‌تواند با شاخص‌های عملکرد کلیدی اندازه گیری شود) وجود دارد.
برای مطالعه بیشتر: گام‌های اساسی در مدیریت پروژه چیست؟
بودجه چیست؟
بودجه چیست؟قبل از اینکه مراحل بودجه ریزی در یک سازمان را شرح دهیم ابتدا به تعریف کلمه بودجه در یک سازمان پرداخته ایم. بودجه سندی است که کسب و کارها از آن برای ردیابی درآمد و هزینهها جهت تصمیم‌گیری عملیاتی استفاده میکنند. بودجه‌ها معمولاً ماهیت آینده نگر دارند. درآمد و هزینه بر اساس مفروضات و برآوردهای دوره‌های تحت پوشش هستند. به همین دلیل، سازمان‌ها اغلب بودجه‌های کوتاه مدت (ماهانه یا سه ماهه) و بلندمدت (سالانه) را ایجاد میکنند، که در آن بودجه کوتاه مدت به طور منظم تنظیم می‌شود تا اطمینان حاصل شود که بودجه بلندمدت در مسیر خود باقی می‌ماند.
انواع مختلف بودجه بندی
چهار نوع بودجه بندی متداول وجود دارد:
- افزایشی
- مبتنی بر فعالیت
- ارزش پیشنهادی
- مبتنی بر صفر
هر کدام مزایا و معایب خود را دارند و روشی که شرکت شما اتخاذ می‌کند به نیازهای آن بستگی دارد. به عنوان مثال، از مراحل بودجه ریزی نوع افزایشی سریع‌تر و ساده‌تر است، در حالی که بودجه ریزی مبتنی بر صفر رویکرد بسیار دقیق‌تری را می‌طلبد.
مراحل بودجه ریزی
هر مدیر مالی با مراحل بودجه ریزی آشنا است: تهیه، تصویب، اجرا و ارزیابی. این موارد بیشتر به مراحل مهم زیر تقسیم می‌شوند:
- شرایط مالی فعلی را در نظر بگیرید
- صورت‌های مالی خود را بررسی کنید تا ببینید چه وجوهی در دسترس است
- هزینهها و جریان نقدی را در نظر بگیرید
- به پیش بینی فروش و بودجه فروش خود و همچنین بودجه فعلی بخش نگاه کنید
- قبل از به‌روزرسانی بودجه، غرامت، پاداش و هزینه‌های سرمایه‌ای را در نظر بگیرید
- بررسی بودجه برای تصویب و توزیع.
با این حال، این فرآیند بسته به اینکه سازمان شما رویکردی از بالا به پایین یا پایین به بالا داشته باشد و از کدام یک از مراحل بودجه‌ریزی فوق استفاده می‌کند، عوامل مختلفی دارد. با رویکرد از بالا به پایین، تصمیمات کلیدی بودجه توسط مدیریت ارشد تعیین می‌شود. آن‌ها اهداف و دستورالعمل‌های مالی بودجه را تعیین میکنند و تیم‌های مدیریتی سطح متوسط و پایین را به کار می‌اندازند تا نحوه اجرای این دستورالعمل‌های بودجه‌ای توسط بخش‌شان را بررسی کنند.
در مراحل بودجه ریزی، رویکرد بالا به پایین اجازه می‌دهد تا سطح بالایی از کنترل از بالا وجود داشته باشد، وقتی مدیریت ارشد به اندازه کافی از مشکلات موجود آگاه نباشد، استراتژی از بالا به پایین ممکن است با مشکلاتی مواجه شود و مدیریت پایین‌تر را با وظیفه چالش برانگیز اجرای بودجه‌ای که برای نیازهای آن‌ها ناکافی است رها کند.
اما در مراحل بودجه ریزی با رویکرد پایین به بالا، مدیران سطوح پایین و میانی نقش بسیار فعال‌تری دارند. اگرچه آن‌ها ممکن است دستورالعمل‌های کلی را از بالا دنبال کنند، اما مسئول جمع آوری بودجه‌های خود هستند که سپس برای تشکیل بودجه اصلی گرد هم می‌آیند.
این رویکرد آخر کنترل کمتری را به مدیریت بالاتر می‌دهد و همچنین احتمالاً منجر به اهداف مخارج بالاتر می‌شود. مدیران فردی ممکن است اهداف کلی شرکت را در ذهن نداشته باشند، به این معنی که بودجه آن‌ها بیش از حد فردی است. اما انعطاف‌پذیری بیشتری را ارائه می‌دهد و به مدیران اجازه می‌دهد تا براساس دانش خود بودجه ایجاد کنند. این فرآیند همچنین می‌تواند ارتباطات و تعهد را بهبود بخشد، زیرا کارکنان احساس مشارکت و ارزش بیشتری میکنند و فعالیت های آن‌ها شرکت را در مسیر درستی می‌‌برد.
برای مطالعه بیشتر: تفاوت کنترل پروژه با مدیریت پروژه چیست؟
ساده سازی مراحل بودجه ریزی
مراحل بودجه ریزی هم زمان و هم هزینه سنگینی دارد و غیرمعمول نیست که یک بخش کامل به آن اختصاص داده شود. به منظور به دست آوردن حداکثر ارزش از مراحل بودجه‌ریزی، تعداد فزاینده‌ای از مدیران مالی رویکرد استراتژیک‌تری اتخاذ کرده و چگونگی ساده‌سازی این فرآیند را بررسی میکنند.
که ممکن است شامل سوالات زیر باشد: آیا مراحل بودجه‌بندی فعلی ما حداکثر ارزش را برای شرکت ایجاد می‌کند؟ آیا ما به بسیاری از فرآیندها و صفحات گسترده دستی که زمان بر و مستعد خطا هستند متکی هستیم؟ آیا رویکردی از بالا به پایین یا پایین به بالا داریم و آیا این رویکرد بهترین راه است؟ مشکلات چیست و چگونه می‌توان آن‌ها را برطرف کرد؟ چگونه یک رویکرد جدید ممکن است برنامه استراتژیک و اهداف شرکت را افزایش دهد؟
بر خلاف تجمیع مالی و گزارشگری، بودجه بندی و برنامه ریزی فضای بیشتری برای خلاقیت باقی می‌گذارد. با این حال، بودجه فقط به اندازه اطلاعاتی است که به آن وارد می‌شود. بهترین روش‌ها نیازمند داده‌های تمیز است که بخش مالی می‌تواند به سرعت و به طور منظم برای تجزیه و تحلیل از چندین بخش مختلف جمع آوری کند. نرم افزار بودجه بندی که همکاری، سرعت و دقت را تسهیل می‌کند، این پتانسیل را دارد که شرایط را متحول کند.
یک مرحله از مراحل بودجه ریزی روان، زمان و فضا را در اختیار شما قرار می‌دهد تا بررسی کنید چگونه یک بسته بودجه جدید ارزش افزوده و استراتژی را پشتیبانی می‌کند. این امر به شما امکان می‌دهد فرهنگی ایجاد کنید که در آن بودجه شما برای کسب و کار مناسب باشد – نه برعکس.
