مراحل بودجه ریزی یکی از مهم‌ترین فعالیت‌های عملیاتی و استراتژیک شرکت‌ها است. 4 نوع بودجه بندی وجود دارد که عبارتند از: افزایشی، مبتنی بر صفر، مبتنی بر فعالیت و ارزش پیشنهادی که هر کدام مزایا و معایب خود را دارند. هر کدام از مراحل ذکر شده به نوع بودجه ریزی سازمان بستگی دارد. همان طور که می‌دانیم بودجه بندی یکی از مهم‌ترین فعالیت‌های هر شرکتی است. در واقع، نظرسنجی اخیر مک کینزی از 127 مدیر مالی نشان داد که 43 درصد از پاسخ‌دهندگان در صدد ساده‌سازی مراحل بودجه ریزی خود هستند تا به کسب و کارشان کمک کنند که به شوک‌‌هایی مانند همه‌گیری کووید-19 واکنش سریع‌تری نشان دهند. بودجه اصلی نقشه راه سازمان شما برای سال آینده است که که تضمین می‌کند منابع کافی برای اجرای کارآمد، پیگیری درآمد و هزینهها و تعیین اهداف رشد معین (که می‌تواند با شاخص‌های عملکرد کلیدی اندازه گیری شود) وجود دارد.
بودجه چیست؟
بودجه چیست؟قبل از اینکه مراحل بودجه ریزی در یک سازمان را شرح دهیم ابتدا به تعریف کلمه بودجه در یک سازمان پرداخته ایم. بودجه سندی است که کسب و کارها از آن برای ردیابی درآمد و هزینهها جهت تصمیم‌گیری عملیاتی استفاده میکنند. بودجه‌ها معمولاً ماهیت آینده نگر دارند. درآمد و هزینه بر اساس مفروضات و برآوردهای دوره‌های تحت پوشش هستند. به همین دلیل، سازمان‌ها اغلب بودجه‌های کوتاه مدت (ماهانه یا سه ماهه) و بلندمدت (سالانه) را ایجاد میکنند، که در آن بودجه کوتاه مدت به طور منظم تنظیم می‌شود تا اطمینان حاصل شود که بودجه بلندمدت در مسیر خود باقی می‌ماند.
متداول ترین انواع بودجه بندی
چهار نوع بودجه بندی متداول وجود دارد:
1- بودجه‌بندی افزایشی
این نوع بودجه‌بندی، با استفاده از ارقام واقعی سال گذشته، درصدی را کم یا اضافه می‌کند تا بودجه سال جاری به دست آید. بودجه‌ریزی افزایشی رایج‌ترین نوع بودجه است؛ چون ساده و درک آن آسان است. اگر عوامل اصلی هزینه (cost drivers) سال به سال تغییر نکند، بودجه‌بندی افزایشی مناسب است.
2- بودجه‌بندی مبتنی بر فعالیت
این بودجه‌ریزی نوعی بودجه از بالا به پایین است که میزان ورودی‌های مورد نیاز برای حمایت از اهداف یا خروجی‌های تعیین شده توسط شرکت را تعیین می‌کند. مثلاً هدف درآمدی یک شرکت 100 میلیون دلار است. برای دستیابی به این درآمد، شرکت باید ابتدا فعالیت‌هایی را مشخص کند که برای دستیابی به هدف فروش انجام می‌شود و سپس هزینه‌های انجام این فعالیت‌ها را در نظر بگیرد.
3- بودجه‌بندی ارزش پیشنهادی
این بودجه‌ریزی، یک طرز فکر برای مطمئن شدن از این است که هر هزینه‌ای واردشده به بودجه، واقعاً برای کسب و کار ارزش ایجاد می‌کند. هدف بودجه‌ریزی ارزش پیشنهادی، جلوگیری از هزینه‌های غیرضروری است؛ اگرچه این نوع بودجه‌بندی به دقیق و سخت گیر بودن بودجه‌بندی مبتنی بر صفر نیست.
4- بودجه‌ریزی مبتنی بر صفر
این نوع بودجه‌ریزی با این فرض شروع می‌شود که تمام بودجه‌های هر بخش، صفر است و باید از ابتدا تعریف شود. درواقع هیچ هزینه‌ای از قبل پذیرفته نیست. مدیران باید از نو ثابت کنند که تمام هزینهها لازم است؛ چون هیچ هزینه‌ای به طور خودکار تأیید نمی‌شود. بودجه‌ریزی مبتنی بر صفر بسیار سختگیرانه است؛ زیرا هدفش این است که از هرگونه هزینه غیرضروری جلوگیری کند و فقط هزینه‌هایی باقی بمانند که برای موفقیت و سوددهی واقعی شرکت ضروری هستند.
ساده سازی مراحل بودجه ریزی
مراحل بودجه ریزی هم زمان و هم هزینه سنگینی دارد و غیرمعمول نیست که یک بخش کامل به آن اختصاص داده شود. به منظور به دست آوردن حداکثر ارزش از مراحل بودجه‌ریزی، تعداد فزاینده‌ای از مدیران مالی رویکرد استراتژیک‌تری اتخاذ کرده و چگونگی ساده‌سازی این فرآیند را بررسی میکنند.
مراحل بودجه ریزی ممکن است شامل سوالات زیر باشد: آیا مراحل بودجه‌بندی فعلی ما حداکثر ارزش را برای شرکت ایجاد می‌کند؟ آیا ما به بسیاری از فرآیندها و صفحات گسترده دستی که زمان بر و مستعد خطا هستند متکی هستیم؟ آیا رویکردی از بالا به پایین یا پایین به بالا داریم و آیا این رویکرد بهترین راه است؟ مشکلات چیست و چگونه می‌توان آن‌ها را برطرف کرد؟ چگونه یک رویکرد جدید ممکن است برنامه استراتژیک و اهداف شرکت را افزایش دهد؟
بر خلاف تجمیع مالی و گزارشگری، بودجه بندی و برنامه ریزی فضای بیشتری برای خلاقیت باقی می‌گذارد. با این حال، بودجه فقط به اندازه اطلاعاتی است که به آن وارد می‌شود. بهترین روش‌ها نیازمند داده‌های تمیز است که بخش مالی می‌تواند به سرعت و به طور منظم برای تجزیه و تحلیل از چندین بخش مختلف جمع آوری کند. نرم افزار بودجه بندی که همکاری، سرعت و دقت را تسهیل می‌کند، این پتانسیل را دارد که شرایط را متحول کند.
یک مرحله از مراحل بودجه ریزی روان، زمان و فضا را در اختیار شما قرار می‌دهد تا بررسی کنید چگونه یک بسته بودجه جدید ارزش افزوده و استراتژی را پشتیبانی می‌کند. این امر به شما امکان می‌دهد فرهنگی ایجاد کنید که در آن بودجه شما برای کسب و کار مناسب باشد – نه برعکس.
مراحل بودجه ریزی
هر مدیر مالی با مراحل بودجه ریزی آشنا است: تهیه، تصویب، اجرا و ارزیابی. این موارد بیشتر به مراحل مهم زیر تقسیم می‌شوند:
- شرایط مالی فعلی را در نظر بگیرید
- صورت‌های مالی خود را بررسی کنید تا ببینید چه وجوهی در دسترس است
- هزینهها و جریان نقدی را در نظر بگیرید
- به پیش بینی فروش و بودجه فروش خود و همچنین بودجه فعلی بخش نگاه کنید
- قبل از به‌روزرسانی بودجه، غرامت، پاداش و هزینه‌های سرمایه‌ای را در نظر بگیرید
- بررسی بودجه برای تصویب و توزیع.
با این حال، این فرآیند بسته به اینکه سازمان شما رویکردی از بالا به پایین یا پایین به بالا داشته باشد و از کدام یک از مراحل بودجه‌ریزی فوق استفاده می‌کند، عوامل مختلفی دارد. با رویکرد از بالا به پایین، تصمیمات کلیدی بودجه توسط مدیریت ارشد تعیین می‌شود. آن‌ها اهداف و دستورالعمل‌های مالی بودجه را تعیین میکنند و تیم‌های مدیریتی سطح متوسط و پایین را به کار می‌اندازند تا نحوه اجرای این دستورالعمل‌های بودجه‌ای توسط بخش‌شان را بررسی کنند.
در مراحل بودجه ریزی، رویکرد بالا به پایین اجازه می‌دهد تا سطح بالایی از کنترل از بالا وجود داشته باشد، وقتی مدیریت ارشد به اندازه کافی از مشکلات موجود آگاه نباشد، استراتژی از بالا به پایین ممکن است با مشکلاتی مواجه شود و مدیریت پایین‌تر را با وظیفه چالش برانگیز اجرای بودجه‌ای که برای نیازهای آن‌ها ناکافی است رها کند.
اما در مراحل بودجه ریزی با رویکرد پایین به بالا، مدیران سطوح پایین و میانی نقش بسیار فعال‌تری دارند. اگرچه آن‌ها ممکن است دستورالعمل‌های کلی را از بالا دنبال کنند، اما مسئول جمع آوری بودجه‌های خود هستند که سپس برای تشکیل بودجه اصلی گرد هم می‌آیند.
این رویکرد آخر کنترل کمتری را به مدیریت بالاتر می‌دهد و همچنین احتمالاً منجر به اهداف مخارج بالاتر می‌شود. مدیران فردی ممکن است اهداف کلی شرکت را در ذهن نداشته باشند، به این معنی که بودجه آن‌ها بیش از حد فردی است. اما انعطاف‌پذیری بیشتری را ارائه می‌دهد و به مدیران اجازه می‌دهد تا براساس دانش خود بودجه ایجاد کنند. این فرآیند همچنین می‌تواند ارتباطات و تعهد را بهبود بخشد، زیرا کارکنان احساس مشارکت و ارزش بیشتری میکنند و فعالیت های آن‌ها شرکت را در مسیر درستی میبرد.
رایج‌ترین اشتباهات هنگام بودجه‌ریزی
هنگام بودجه ریزی اشتباهات متداولی وجود دارد که عبارت اند از:
1- عدم پیگیری هزینه‌های واقعی
افراد بسیاری هزینه‌های متغیرشان را تخمین می‌زنند، اما مهم‌ترین بخش را از یاد می‌برند که آن، ردیابی هزینه‌های واقعی خود در چند ماه به منظور تنظیم دقیق بودجه است.
2- حذف هزینه‌های موردی
نادیده گرفتن هزینه‌های غیرمعمول مانند هدایا، تعطیلات، نگهداری خودرو و غیره. حتی اگر این هزینهها هر ماه وجود داشته باشد، باید هم در نظر گرفته شوند و هم برای آن‌ها برنامه‌ریزی شود.
3- نبود بودجه ثابت
بودجه، موضوعی پویا است؛ چون با تغییر شرایط، درآمد و هزینهها نیز تغییر می‌کند. بنابراین باید به طور منظم بودجه خود را بررسی و تنظیم کنید. البته خوش‌بینی بیش از حد می‌تواند بودجه‌تان را خراب کند. درواقع بودجه‌بندی موفق باید واقع‌بینانه باشد و خیلی سخت گیرانه نباشد؛ بودجه‌بندی، ماراتن است، نه دوی سرعت.
4- تکیه بر درآمد نامشخص
در صورت محقق نشدن منابع درآمدی نامشخص، حساب کردن روی پاداش‌ها، اضافه‌کاری یا سایر انواع درآمدهای غیرتضمینی به بروز مشکلاتی منجر می‌شود.
5- نادیده گرفتن بدهی‌ها
نادیده گرفتن بدهی در بودجه‌ریزی مانند بستن چشمان خود روی شمارش معکوس و نزدیک شدن لحظه به لحظه خطر است. بازپرداخت سریع بدهی‌های شخصی موجب پس‌انداز کردن و دست یافتن به آرامش مالی می‌شود.
6 ترفند کاربردی بودجه‌بندی برای دستیابی به استقلال مالی
برخی از ترفندهای بودجه بندی با هدف رسیدن به استقال مالی عبارت اند از:
اهداف مالی تعیین کنید
قبل از هر کاری باید اهداف مالی واضح تعیین کنید. این اهداف علاوه بر اینکه کمک می‌کند انگیزه خود را حفظ کنید، همچنین به شما در تصمیم‌گیری عاقلانه کمک می‌کند.
درآمد و هزینه‌های خود را پیگیری کنید
شروع کارتان با پیگیری تمام منابع درآمدی خود در ماه باشد. مرحله بعدی، پیگیری تمام هزینه‌هایتان در یک ماه است. این امر ارائه‌دهنده تصویر واضحی از عادات خرج کردنتان است و به حوزه‌هایی اشاره می‌کند که هزینهها را کاهش می‌دهد. همچنین به شما کمک می‌کند آگاه شوید چه مقدار پول ممکن است برای چیزهایی خرج کنید که امکان دارد از آن‌ها بی‌خبر بودید.
بودجه بسازید
با توجه به درآمد و هزینه‌های ماهانه‌تان، برنامه بودجه‌ای تنظیم کنید که تا حد ممکن واقعی باشد. برنامه بودجه شما باید دربرگیرنده بودجه جداگانه برای ملزومات، پس‌انداز و هزینه‌های متفرقه باشد. می‌توانید برای ساده‌تر شدن این فرایند، از ابزارها یا برنامه‌های بودجه‌ریزی آنلاین استفاده کنید؛ چون اکثر این ابزارها یا برنامه‌ها رایگان هستند و ویژگی‌های کاربردی دارند.
هزینه‌های فوری و ضروری را اولویت‌بندی کنید
مطمئن شوید که بودجه شما هزینه‌های حیاتی مانند مسکن، آب و برق، حمل و نقل، لوازم ضروری و مواد غذایی را در بر بگیرد. این کار استرس مالی را از بین میبرد و اطمینان می‌یابید که نیازهای اولیه شما برطرف می‌شود و می‌توانید بر ابعاد دیگر تمرکز کنید.
راه‌اندازی صندوق اضطراری
درصد مشخصی از بودجه‌تان را برای یک صندوق اضطراری کنار بگذارید. این صندوق باید حداقل سه تا شش ماه از هزینه‌های زندگی شما را پوشش دهد. هدف این کار، صرفه‌جویی کافی هنگام بروز مشکلات مالی پیش‌بینی نشده است. یکی از کارهایی که می‌توانید انجام دهید این است که یک حساب جداگانه برای صندوق اضطراری نگه دارید و از تلفیق آن با حساب هزینه خود پرهیز کنید.
سیستم پس‌انداز خودکار راه‌اندازی کنید
بسیاری از افراد در صرفه‌جویی منظم مقدار معینی پول، مشکل دارند و آن را فرآیندی دردسرساز می‌دانند. اما برای اینکه در هر ماه مقداری معین را پس‌انداز کنید، سیستم انتقال خودکار داشته باشید و آن را به حساب پس‌انداز خود متصل کنید. با این کار، به راحتی می‌توانید بخشی از درآمد خود را به طور منظم پس‌انداز کنید.
