سازمان مبتنی بر پروژه: مزایا و معایب

سازمان پروژه محور (PBOs) به اشکال مختلف سازمانی اطلاق می‌شود که سیستم‌های موقتی را برای انجام کار خود ایجاد می‌کند سازمان‌های پروژه‌محور برای کسب‌وکارهایی که نوآوری سریع را تقاضا و پیش‌بینی می‌کنند، مناسب‌تر هستند. بسیاری از مشاغل مانند سرگرمی، ساخت و ساز، هوافضا و غیره کار خود را با تقسیم آن به پروژه‌های مختلف سازماندهی می‌کنند.

در یک ساختار عملکردی، دپارتمان‌هایی ایجاد می‌شوند تا کار را با توجه به زمینه‌های تخصصی، مانند بازاریابی و امور مالی سازماندهی کنند. با این حال، اکثر فرآیندهای کسب و کار در یک سازمان پروژه محور به عنوان پروژه ساختار یافته اند. یک مدیر کسب و کار کوچک باید ساختاری مبتنی بر پروژه را اتخاذ کند. چرا که کارایی کار را بهبود می‌بخشد. اجرای مدیریت مبتنی بر پروژه همچنین باعث افزایش پاسخگویی می‌شود و به مدیر اجازه می‌دهد تا به سرعت با تغییرات بازار سازگار شود. با توجه به عملکرد سازمان مبتنی بر پروژه، در این مقاله با ساختار و مزایای سازمان‌های پروژه محور آشنا می‌شویم.

برای مطالعه بیشتر: آشنایی با مدیریت پروژه 

مبانی ساختار سازمانی پروژه محور

ساختار سازمان پروژه محور همانطور که از نام آن پیداست، پروژه‌ها واحدهای اولیه تعهدات اجرایی در سازمان‌های برنامه و بودجه هستند. یک مدیر عامل یا مدیر در راس و مدیران بخش‌های مختلف زیر نظر او می‌باشند. تیم‌های پروژه متشکل از اعضای مختلف مانند تحلیلگر، معمار، توسعه دهنده و غیره تشکیل شده اند.

PBOها را می‌توان توسط انواع مختلفی از سازمان ها، از جمله سازمان‌های عملکردی و ماتریسی، توسعه داد. پیاده سازی یک سیستم پروژه محور در سازمان ممکن است سلسله مراتب و بوروکراسی را در سازمان کاهش دهد. سازمان‌های برنامه و بودجه به جای سیاست‌ها و مواضع غیر ضروری، بر نتیجه نهایی پروژه‌ها تمرکز می‌کنند.

برای مطالعه بیشتر: برنامه ریزی پروژه چیست؟| معرفی مراحل و ابزارهای آن

عملکرد سازمان پروژه محور

یک پروژه بر روی یک کار یا هدف خاص متمرکز است که می‌تواند برای توسعه داخلی یا برای یک مشتری باشد. شرکت‌ها پروژه‌هایی را برای عملکرد مطابق با نیازهای خاص تنظیم می‌کنند تا از این چشم اندازهای تجاری استفاده کنند. تیم مطابق با پیشنهادات مشتری برای بازخورد کار می‌کند.

مدیر مسئول کیفیت کلی پروژه است. او اطمینان می‌دهد که پروژه‌ها به تیم‌هایی با دانش عملکردی مناسب دسترسی دارند. مسئولیت‌های مدیران پروژه شامل انتخاب اعضای تیم، تعیین وظایف به آن‌ها و نظارت بر عملکرد است. اعضای تیم تمام برنامه‌ها و همه کارها را اجرا می‌کنند.

مزایای سازمان پروژه محور

مزایای متعددی با سازمان پروژه محور مرتبط است:

• فرصت: به دلیل تعامل نزدیک بین وظایف پروژه و استراتژی‌های سازمان، محصولات و خدمات آن بهبود می‌یابد که به نوبه خود ارزش کسب و کار را افزایش می‌دهد و در نتیجه فرصت‌های نوآوری و بهبود نیز افزایش می‌یابد.
• درایت: ماهیت پویا یک پروژه به اعضای آن اجازه می‌دهد تا در معرض دانش و مهارت‌های مختلف قرار گیرند. آن  ها در برخورد با چالش‌های جدید و نوظهور تخصص کسب می‌کنند.
• مدیریت دانش: سازمان پروژه محور جریان نامحدود انتقال دانش را ترویج می‌کنند. آن‌ها منابع “درس‌های آموخته شده” را ایجاد می‌کنند که در آن دانش و تجربیات خود را در پروژه‌‌های موفق به اشتراک گذاشته و به کار می‌گیرند و سطح کلی و کالیبر اجرای پروژه را بالا می‌برند.
• اثربخشی: ساختارهای سازمانی منعطف سازمان‌های برنامه و بودجه هدایت منابع فیزیکی و انسانی را به سمت وظایفی که بیشترین سود را برای سازمان خواهد داشت، آسان‌تر می‌کند.
• برابری: احتمال سیاست داخلی و طرفداری به میزان قابل توجهی کمتر است.
• ارزیابی ها: تعهد اعضای تیم در نتیجه توجه شخصی توسط مدیر به هر یک از اعضای تیم افزایش می‌یابد.
• انعطاف پذیری: از آنجا که مدیر، کنترل مستقیم بر فعالیت‌های پروژه دارد، سرعت پاسخ و انعطاف پذیری افزایش می‌یابد.

برای مطالعه بیشتر: مشاوره مدیریت پروژه چیست؟|انواع خدمات و راه کارهای آن

معایب سازمان پروژه محور

• یک تیم پروژه برای تولید نتایج، در حالت ایده آل، بدون کمک طراحی شده است. جدا شدن از تیم‌های دیگر می‌تواند یک نقطه ضعف باشد.
• با ارتباطات کمتر بین تیم ها، انتقال دانش ممکن است مشکل ساز شود.
• وقتی پرسنل مدام از پروژه‌ای به پروژه دیگر تغییر مکان می‌دهند، تداوم شغلی و رشد حرفه‌ای کارکنان آسیب می‌بیند.

الگوی سازمان پروژه محور

الگوی سازمان پروژه محور یا POO را می‌توان به عنوان سازمانی تعریف کرد که:

• “مدیریت توسط پروژه ها” را به عنوان یک استراتژی سازمانی تعریف می‌کند
• سازمان‌های موقت را برای اجرای فرآیندهای پیچیده اعمال می‌کند
• پورتفولیوی پروژه از انواع مختلف پروژه را مدیریت می‌کند
• دارای ساختارهای سازمانی دائمی خاص برای ارائه عملکردهای یکپارچه
• “پارادایم مدیریت جدید” را اعمال می‌کند
• دارای فرهنگ مدیریت پروژه صریح است
• خود را پروژه محور می‌داند.

برای مطالعه بیشتر: مراحل طراحی مدل سازمان پروژه محور

POO پروژه‌ها را نه تنها به عنوان ابزاری برای انجام فرآیندهای پیچیده، بلکه به عنوان یک گزینه استراتژیک برای طراحی سازمانی شرکت، بخش یا مرکز سود در نظر می‌گیرد. با استفاده از “مدیریت توسط پروژه ها” اهداف سازمانی زیر دنبال می‌شود:

• تمایز سازمانی و تمرکززدایی از اختیارات مدیریتی
• تضمین کیفیت توسط کار تیمی پروژه و تعاریف کل نگر پروژه
• جهت گیری هدف
• یادگیری سازمانی توسط پروژه ها

سازمان‌های مختلف برای فرآیندهایی با سطوح مختلف پیچیدگی مناسب هستند. POO پروژه‌ها و برنامه‌ها را به عنوان سازمان‌های موقت برای اجرای فرآیندهای پیچیده درک می‌کند. برای فرآیندهای منحصر به‌فرد با پیچیدگی متوسط تا بالا، با مدت کوتاه تا متوسط (سه ماه تا 24 ماه)، پروژه‌ها فرم سازماندهی مناسب هستند. پروژه‌ها را می‌توان برای قراردادهایی برای مشتریان خارجی و همچنین برای توسعه محصول، کمپین‌های بازاریابی یا فعالیت‌های مهندسی مجدد برای مشتریان داخلی تعریف کرد.

برای مطالعه بیشتر: 6 نوع تغییر سازمانی و چگونگی مدیریت کردن آن بدانید

معایب در مقایسه با مزایا نسبتاً ناچیز است. سازمان‌ پروژه ‌محور به‌ویژه برای سازمان‌های تجاری کوچک یا متوسط مناسب است که مایل به توسعه سریع سازمان و محصولات باکیفیت هستند. سازمان‌های برنامه و بودجه بر اساس این اصل بنا شده‌اند و بر اساس آن عمل می‌کنند که هر بخش کوچکی از کار، صرف نظر از اندازه و ساختار سازمان، اهمیت دارد. به همین دلیل است که کار به پروژه‌ها تقسیم می‌شود تا بتوان به کار توجه فردی و انحصاری داشت.